Đính kèm tệp và đồ họa vào các bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn

Quy tắc thiết kế phần đính kèm và cơ sở dữ liệu

Theo mặc định, mỗi trường trong cơ sở dữ liệu quan hệ đều chỉ chứa một phần dữ liệu. Ví dụ: nếu một trường địa chỉ chứa nhiều địa chỉ thì việc tìm kiếm địa chỉ, nếu có thể thực hiện, sẽ khó khăn. Vì vậy nhìn sơ qua, phần đính kèm có vẻ vi phạm quy tắc thiết kế cơ sở dữ liệu vì bạn có thể đính kèm nhiều hơn một tệp — một phần dữ liệu — vào trường. Tuy nhiên, phần đính kèm không vi phạm bất cứ quy tắc thiết kế nào, vì khi bạn đính kèm tệp vào bản ghi, Access sẽ tạo một hoặc nhiều bảng hệ thống và sử dụng những bảng ẩn phía sau đó để chuẩn hóa dữ liệu của bạn. Bạn không thể xem hoặc làm việc với những bảng đó.

Để biết thông tin về cách xem các bảng hệ thống khác, hãy xem bài viết Sử dụng Ngăn Dẫn hướng. Để biết thông tin về thiết kế cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết Thông tin cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Các cách bạn có thể dùng tệp đính kèm

Hãy nhớ những hướng dẫn này khi bạn làm việc với các tệp đính kèm:

• Bạn chỉ có thể đính kèm các tệp vào cơ sở dữ liệu mà bạn tạo trong Access và sử dụng định dạng tệp .accdb. Bạn không thể chia sẻ phần đính kèm giữa một cơ sở dữ liệu Access (.accdb) và cơ sở dữ liệu ở định dạng tệp cũ hơn (.mdb).

• Bạn phải tạo một trường trong bảng và đặt trường đó là kiểu dữ liệu Phần đính kèm. Sau khi bạn đặt kiểu dữ liệu là Phần đính kèm, bạn sẽ không thể thay đổi nữa.

• Bạn có thể lưu trữ nhiều tệp trong một bản ghi đơn. Ví dụ: bạn có thể lưu trữ các hình và các tệp đã tạo bằng các chương trình xử lý văn bản và trang tính.

• Bạn có thể đính kèm tối đa hai gigabyte dữ liệu (kích cỡ tối đa cho một cơ sở Access dữ liệu). Các tệp riêng lẻ không thể vượt quá kích cỡ 256 megabyte.

• Bạn hãy dùng hộp thoại Phần đính kèm để thêm, sửa và quản lý các phần đính kèm. Bạn có thể mở hộp thoại một cách trực tiếp từ trường đính kèm trong một bảng bằng cách bấm đúp vào trường. Nếu bạn muốn quản lý các phần đính kèm từ một biểu mẫu hoặc xem phần đính kèm từ một báo cáo, bạn hãy thêm điều khiển đính kèm vào biểu mẫu hay báo cáo rồi kết ghép điều khiển với phần đính kèm nằm dưới trường bảng.

• Theo mặc định, điều khiển đính kèm kết xuất hình ảnh và hiển thị biểu tượng chương trình tương ứng với các loại tệp khác. Ví dụ: giả sử bạn có một bức ảnh, một sơ yếu lý lịch và một bản vẽ Visio được đính kèm vào bản ghi. Khi bạn cuộn qua các phần đính kèm, điều khiển sẽ kết xuất hình ảnh và hiển thị các biểu tượng chương trình cho tài liệu và bản vẽ.

• Khi bạn mở hộp thoại Phần đính kèm từ một bảng hoặc biểu mẫu, bạn có thể thêm, loại bỏ, chỉnh sửa và lưu các tệp đính kèm. Khi bạn mở hộp thoại Phần đính kèm từ một báo cáo, bạn chỉ có thể lưu các tệp đính kèm vào một vị trí khác.

• Access sẽ nén các tệp đính kèm trừ khi các tệp vốn đã được nén. Ví dụ: các tệp JPEG được nén bằng chương trình đồ họa đã tạo ra chúng, vì vậy Access không nén chúng nữa.

• Nếu chương trình được dùng để tạo ra tệp đính kèm được cài đặt trên máy tính của bạn, bạn có thể mở rồi sửa các tệp đính kèm trong chương trình đó.

• Bạn có thể lưu các tệp đính kèm vào các vị trí trên ổ đĩa cứng của bạn hoặc trên mạng. Sau đó bạn có thể sửa các phần đính kèm và bảo đảm là bạn hài lòng với những thay đổi của mình trước khi bạn lưu các thay đổi đó vào cơ sở dữ liệu của mình.

• Bạn có thể lập trình để điều khiển các phần đính kèm.

Các bước trong các phần sau đây sẽ giải thích cách thêm và quản lý các phần đính kèm.

Đầu Trang

Thêm một trường đính kèm vào một Biểu dữ liệu

1. Với bảng mở trong dạng xem Biểu dữ liệu, hãy bấm vào cột trống có sẵn đầu tiên. Để tìm cột trống, hãy tìm từ Thêm Trường Mới trong đầu đề cột.

2. Trên tab Trường Bảng, trong nhóm Định dạng , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh Kiểu Dữ liệu, rồi bấm vào Phần đính kèm.

   Access đặt kiểu dữ liệu cho trường là Phần đính kèm và đặt biểu tượng vào hàng tiêu đề của trường. Hình sau đây sẽ thể hiện một trường Đính kèm. Lưu ý biểu tượng kẹp giấy ở hàng đề mục của trường. Theo mặc định, bạn không thể nhập văn bản vào dòng đầu đề của các trường Đính kèm.

   

3. Lưu thay đổi của bạn.

   Hãy nhớ là bạn không thể chuyển đổi trường mới thành một kiểu dữ liệu khác nhưng bạn có thể xóa trường nếu bạn nghĩ mình đã làm sai.

Thêm một trường đính kèm vào dạng xem Thiết kế

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng bạn muốn thay đổi, rồi bấm dạng xem Thiết trên menu lối tắt.

2. Trong cột Tên Trường, chọn một hàng trống rồi nhập tên cho trường Đính kèm của bạn.

3. Trong cùng hàng, dưới Kiểu Dữ liệu, bấm Phần đính kèm.

4. Lưu thay đổi của bạn.

   Hãy nhớ là bạn không thể chuyển đổi trường mới thành một kiểu dữ liệu khác nhưng bạn có thể xóa trường nếu bạn nghĩ mình đã làm sai.

5. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Dạng xem, bấm mũi tên bên dưới nút Xem, rồi bấm Dạng xem Biểu dữ liệu để mở bảng và dùng.

   

   -hoặc-

   Bấm chuột phải vào tab tài liệu của bảng, rồi bấm Dạng xem Biểu dữ liệu trên menu lối tắt.

   -hoặc-

   Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng rồi bấm Mở trên menu lối tắt.

6. Chuyển tới các bước tiếp theo.

Đầu Trang

Thêm phần đính kèm vào bảng

1. Với bảng có chứa trường đính kèm của bạn đang mở ở dạng xem Biểu dữ liệu, hãy bấm đúp chuột vào trường đính kèm.

   Hộp thoại Phần đính kèm sẽ xuất hiện. Hình sau đây hiển thị hộp thoại.

   

2. Bấm vào Thêm. Hộp thoại Chọn Tệp sẽ xuất hiện.

3. Dùng danh sách Tìm trong để dẫn hướng tới tệp bạn muốn đính kèm vào bản ghi, chọn tệp hoặc các tệp, rồi bấm Mở.

   Bạn có thể chọn nhiều tệp thuộc bất kỳ kiểu dữ liệu được hỗ trợ nào. Để có một danh sách bao gồm các kiểu dữ liệu được hỗ trợ, xem Tham khảo Phần đính kèm ở phần sau trong bài viết này.

4. Trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm OK để thêm tệp vào bảng của bạn.

   Access thêm các tệp vào trường và tăng số lượng phần đính kèm tương ứng. Hình sau đây hiển thị một trường với hai hình ảnh đính kèm:

   

5. Lặp lại các bước này nếu cần để thêm tệp vào trường hiện tại hay các trường trong bảng của bạn.

Mở các tệp đính kèm từ một bảng

1. Với bảng được mở ở dạng xem Biểu dữ liệu, bấm đúp chuột vào ô trong trường đính kèm.

2. Trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm đúp chuột vào tệp bạn muốn mở.

   –hoặc–

   Chọn tệp và bấm Mở.

   Chương trình được liên kết với tệp sẽ khởi động và mở tệp đính kèm — Các tệp Excel sẽ mở trong Excel, v.v...

   Một số tệp hình ảnh có thể mở trong Microsoft Windows Picture. Nếu bạn không chỉ muốn xem ảnh, hãy bấm chuột phải vào hình ảnh rồi bấm Chỉnh sửa. Thao tác này sẽ khởi động chương trình được dùng để tạo tệp, nếu bạn đã cài đặt chương trình đó trên máy tính của mình.

Lưu các thay đối cho tệp đính kèm

1. Nếu cần, hãy dùng chương trình mẹ để sửa tệp của bạn.

2. Lưu mọi thay đổi cho tệp và đóng chương trình mẹ. Hãy ghi nhớ là bất kỳ khi nào bạn thay đổi một tệp đính kèm, các thay đổi của bạn sẽ được lưu vào một thư mục Internet tạm thời trên ổ đĩa cứng của bạn. Xem ghi chú ở cuối phần này để biết thêm thông tin về thư mục đó.

3. Để lưu các thay đổi vĩnh viễn, hãy quay Access, rồi trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm OK.

   Thông báo với nội dung tương tự như sau sẽ xuất hiện:

   

4. Bấm Có để lưu các thay đổi của bạn.

   Lưu ý: Khi bạn mở tệp đính kèm trong chương trình mẹ để xem hoặc chỉnh sửa, Access đặt bản sao tạm thời của tệp vào thư mục tạm thời. Nếu bạn thay đổi tệp và lưu các thay đổi của bạn từ trong chương trình mẹ, bạn Access lưu các thay đổi của bạn vào bản sao tạm thời. Khi bạn quay lại Access và bấm OK để đóng hộp thoại Phần đính Access sẽ nhắc bạn lưu lại tệp đính kèm. Bấm Có để ghi tệp đã thay đổi vào cơ sở dữ liệu của bạn hoặc bấm Không để giữ nguyên tệp này trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Đầu Trang

Thêm điều khiển đính kèm vào một biểu mẫu hay báo cáo

Các bước trong mục này giải thích cách thêm điều khiển đính kèm vào một biểu mẫu hay báo cáo, rồi kết ghép điều khiển này với trường Phần đính kèm trong bảng cơ sở. Bạn hãy làm theo các bước tương tự như khi thêm điều khiển đính kèm vào một biểu mẫu hay báo cáo. Trước khi bạn bắt đầu, hãy nhớ rằng ít nhất một trong số các bảng trong cơ sở dữ liệu phải có trường đính kèm. Để biết thông tin về cách thêm trường đính kèm, hãy xem mục Thêm trường đính kèm vào một bảng trước đó trong bài viết này.

Vì thiết kế biểu mẫu và báo cáo có thể là những quy trình phức tạp, các bước trong những mục này giả sử bạn đã có cơ sở dữ liệu với ít nhất một bảng và một biểu mẫu hoặc báo cáo. Để biết thông tin về việc tạo bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo, hãy xem những bài viết sau đây:

• Tạo bảng và thêm trường

• Tạo biểu mẫu bằng cách sử dụng công cụ Biểu mẫu

• Tạo một báo cáo đơn giản

Quản lý phần đính kèm bằng một biểu mẫu

Sau khi bạn thêm một điều khiển đính kèm vào một biểu mẫu, bạn có thể thêm, sửa, loại bỏ và lưu các tệp đính kèm trực tiếp từ biểu mẫu đó. Khi một bản ghi có chứa nhiều phần đính kèm, bạn còn có thể cuộn qua các tệp đính kèm, một điều mà bạn không thể thực hiện khi làm việc với bảng.

Lưu từng phần đính kèm một

1. Trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm Lưu Như.

   Hộp thoại Lưu Phần đính kèm sẽ xuất hiện.

2. Dùng danh sách Lưu trong để dẫn hướng tới vị trí mới cho tệp, rồi bấm Lưu.

Lưu tất cả các đính kèm

1. Trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm Lưu Tất cả.

   Hộp thoại Lưu Phần đính kèm sẽ xuất hiện.

2. Dùng danh sách Tìm trong để dẫn hướng tới vị trí mới cho tệp, rồi bấm Lưu.

Đầu Trang

Loại bỏ phần đính kèm

1. Bấm chuột phải vào trường đính kèm trong bảng của bạn để mở hộp thoại Phần đính kèm.

   –hoặc–

   Trong biểu mẫu của bạn (ở dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Biểu mẫu), hãy dẫn hướng tới bản ghi có chứa phần đính kèm bạn muốn loại bỏ, rồi bấm nút Xem Phần đính kèm trên thanh công cụ Mini để mở hộp thoại.

2. Trong hộp thoại Phần đính kèm, chọn tệp bạn muốn xóa bỏ rồi bấm Loại bỏ.

Đầu Trang

Mở bảng, biểu mẫu hay báo cáo từ Ngăn Dẫn hướng

1. Nhấn F11.

   Lưu ý: Nếu Ngăn Dẫn hướng đóng, thì thao tác nhấn F11 sẽ mở nó và đặt tiêu điểm vào trong ngăn. Nếu ngăn mở, thì thao tác nhấn F11 sẽ đóng nó. Bạn phải nhấn lại F11 để mở ngăn và chuyển tiêu điểm tới ngăn.

2. Dùng phím MŨI TÊN LÊN và MŨI TÊN XUỐNG để chọn bảng, biểu mẫu hay báo cáo bạn muốn mở.

3. Nhấn ENTER để mở đối tượng đã chọn.

   Nếu bạn mở bảng, bạn Access đặt con trỏ vào trường đầu tiên trong bảng. Nếu bạn mở biểu mẫu hoặc báo cáo, Access sẽ đặt tiêu điểm vào trường đầu tiên.

Xem các phần đính kèm từ bảng

1. Nếu cần, dùng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ đến trường đính kèm bạn muốn.

2. Nhấn PHÍM CÁCH.

   Hộp thoại Phần đính kèm sẽ xuất hiện.

3. Nhấn phím TAB để di chuyển giữa các nút trong hộp thoại và để di chuyển từ các nút xuống danh sách các tệp đính kèm dưới Phần đính kèm.

   Lưu ý: Các bản ghi có thể chứa từ một phần đính kèm trở lên. Nếu bạn cần chọn một phần đính kèm từ một danh sách bao gồm hai hay nhiều tệp, nhấn phím TAB để di chuyển tới danh sách tệp, rồi dùng các phím mũi tên để chọn tệp bạn muốn. Tiếp theo, nhấn phím TAB để trở về các nút và chọn hành động bạn muốn.

4. Khi bạn chọn được tệp và nút bạn muốn, nhấn ENTER.

5. Khi bạn kết thúc, hãy nhấn phím TAB hoặc dùng phím MŨI TÊN LÊN và MŨI TÊN XUỐNG để chọn OK, rồi sau đó nhấn ENTER.

Cuộn qua các phần đính kèm từ một biểu mẫu hay báo cáo

Chỉ áp dụng các bước này nếu bạn có Bàn phím Microsoft Natural và khi bản ghi có chứa nhiều phần đính kèm.

1. Nếu cần, dùng phím TAB để di chuyển tiêu điểm đến điều khiển đính kèm. Theo mặc định, Access tô sáng điều khiển và nhãn liên kết với điều khiển, nếu nhãn tồn tại.

2. Nhấn phím Ứng dụng.

   Menu lối tắt sẽ xuất hiện.

3. Nhấn phím TAB hoặc sử dụng phím mũi tên để chọn Chuyển tiếp hoặc Quay lại, rồi nhấn ENTER.

4. Lặp lại bước 2 nếu cần để cuộn giữa các tệp đính kèm.

Mở hộp thoại Phần đính kèm từ một biểu mẫu hay báo cáo

Chỉ áp dụng các bước này nếu bạn có Microsoft Natural Keyboard.

1. Nếu cần, dùng phím TAB để di chuyển tiêu điểm đến điều khiển đính kèm. Theo mặc định, Access tô sáng điều khiển và nhãn liên kết với điều khiển, nếu nhãn tồn tại.

2. Nhấn phím Ứng dụng.

   Menu lối tắt sẽ xuất hiện.

3. Nhấn phím TAB hoặc sử dụng phím mũi tên để chọn Xem Phần đính kèm, rồi nhấn ENTER.

   Hộp thoại Phần đính kèm sẽ xuất hiện.

4. Nhấn phím TAB để di chuyển giữa các nút trong hộp thoại và để di chuyển từ các nút xuống danh sách các tệp đính kèm dưới Phần đính kèm (Bấm chuột phải để sửa).

   Các bản ghi có thể chứa từ một phần đính kèm trở lên. Nếu bạn cần chọn một phần đính kèm từ một danh sách bao gồm hai hay nhiều tệp, nhấn phím TAB để di chuyển tới danh sách tệp, rồi dùng các phím mũi tên để chọn tệp bạn muốn. Tiếp theo, nhấn phím TAB để trở về các nút và chọn hành động bạn muốn.

5. Khi bạn chọn được tệp và nút bạn muốn, nhấn ENTER.

6. Khi bạn kết thúc, nhấn phím TAB hoặc dùng phím mũi tên để chọn OK, rồi sau đó nhấn ENTER.

Đầu Trang

Định dạng tệp hình ảnh được hỗ trợ

Access vốn hỗ trợ các định dạng tệp đồ họa sau, nghĩa là điều khiển đính kèm có thể kết xuất chúng mà không cần phần mềm bổ sung.

BMP (Windows Bitmap)

RLE (Bitmap Mã hóa Độ dài Loạt)

DIB (Bitmap Độc lập Thiết bị)

GIF (Dạng thức Trao đổi Đồ họa)

JPEG, JPG, JPE (Nhóm Liên hợp các Chuyên gia Đồ họa)

EXIF (Định dạng Tệp có thể Trao đổi)

PNG (Đồ họa Khả chuyển trên Mạng)

TIFF, TIF (Định dạng Tệp Ảnh có Gắn thẻ)

ICON, ICO (Biểu tượng)

WMF (Siêu tệp Windows)

EMF (Siêu tệp Nâng cao)

Các định dạng được hỗ trợ cho các tài liệu và các tệp khác

Thông thường, bạn có thể đính kèm tệp bất kỳ được tạo ra bằng một trong những chương trình Microsoft Office. Bạn còn có thể đính kèm các tệp nhật ký (.log), tệp văn bản (.text, .txt) và tệp nén .zip.

Quy ước đặt tên tệp

Tên của các tệp đính kèm có thể chứa mọi ký tự Unicode được hệ thống tệp NTFS sử dụng trong Microsoft Windows hỗ trợ. Ngoài ra, tên tệp phải tuân theo các hướng dẫn sau:

• Tên không vượt quá 255 ký tự, bao gồm cả đuôi trong tên tệp.

• Tên không chứa các ký tự sau đây: dấu hỏi (?), dấu trích dẫn ("), dấu gạch chéo ngược hoặc xuôi (/ \), dấu ngoặc đóng hoặc mở (< >), dấu sao (*), thanh hoặc ký hiệu ống dẫn thẳng đứng (|), dấu hai chấm (:) hay dấu phân đoạn (¶).

Các loại tệp có Access nén

Khi bạn đính kèm bất kỳ loại tệp nào sau đây vào cơ sở dữ liệu, Access sẽ nén chúng nếu chúng chưa được nén.

Định dạng tệp bị chặn

Access chặn các loại tệp đính kèm sau đây. Tại thời điểm này, bạn không thể bỏ chặn bất cứ loại tệp nào được liệt kê ở đây.

Đính kèm tệp vào các bản ghi bằng lập trình

Access tiết lộ mô hình đối tượng và giao diện lập trình để đính kèm tệp vào bản ghi theo lập trình bằng cách sử dụng mã Visual Basic for Applications (VBA) . Để biết thông tin về việc đính kèm tệp theo chương trình, hãy xem các bài viết LoadFromFilevà SaveToFile.

Đầu Trang