Để tự động hóa tác vụ lặp lại, bạn có thể ghi lại một macro bằng Trình ghi Macro trong Microsoft Excel. Hãy tưởng tượng bạn có ngày tháng ở định dạng ngẫu nhiên và bạn muốn áp dụng một định dạng duy nhất cho tất cả. Macro có thể thực hiện điều đó cho bạn. Bạn có thể ghi một macro áp dụng định dạng bạn muốn, rồi phát lại macro bất cứ khi nào cần thiết.
Khi bạn ghi một macro, trình ghi macro sẽ ghi lại tất cả các bước trong mã Visual Basic for Applications (VBA). Các bước sau đây có thể bao gồm nhập văn bản hoặc số, bấm vào ô hoặc lệnh trên dải băng hoặc trên menu, định dạng ô, hàng hoặc cột hoặc thậm chí nhập dữ liệu từ nguồn bên ngoài, ví dụ: Microsoft Access. Ứng dụng Visual Basic (VBA) là tập hợp con của ngôn ngữ lập trình Visual Basic mạnh mẽ và đi kèm với hầu hết các ứng dụng Office. Mặc dù VBA mang lại cho bạn khả năng tự động hóa các quy trình trong và giữa các ứng dụng Office nhưng bạn không cần phải biết mã VBA hay lập trình máy tính nếu Trình ghi Macro đã thực hiện những điều bạn muốn.
Điều quan trọng là bạn cần phải biết rằng khi bạn ghi một macro, Trình ghi Macro sẽ chụp hầu hết mọi di chuyển mà bạn đã thực hiện. Vì vậy, nếu bạn gây ra lỗi trong trình tự của mình, ví dụ: bấm vào nút mà bạn không có ý định bấm, Trình ghi Macro sẽ ghi lại lỗi đó. Độ phân giải là để ghi lại toàn bộ trình tự hoặc sửa đổi mã VBA. Đây là lý do tại sao bất cứ khi nào bạn ghi một điều gì đó, tốt nhất là bạn nên ghi lại quy trình mà bạn đã quá quen thuộc. Bạn ghi quy trình càng trơn tru thì macro sẽ chạy cành hiệu quả khi bạn phát lại bản ghi đó.
Macro và công cụ VBA có thể được tìm thấy trên tab Nhà phát triển, bị ẩn theo mặc định, vì vậy, bước đầu tiên là phải bật tab. Để biết thêm thông tin, xem mục Hiển thị tab Nhà phát triển.
Ghi macro
Có một số điều hữu ích bạn nên biết về macro:
-
Khi bạn ghi một macro nhằm thực hiện một tập hợp các tác vụ trong một phạm vi trong Excel, macro sẽ chỉ chạy trên các ô trong phạm vi đó. Vì vậy, nếu bạn đã thêm một hàng bổ sung vào phạm vi, macro sẽ không chạy quy trình trên hàng mới mà chỉ trên các ô trong phạm vi.
-
Nếu bạn đã lên kế hoạch ghi quá trình dài các tác vụ, hãy lên kế hoạch có những macro liên quan nhỏ hơn thay vì có một macro dài.
-
Không nhất thiết chỉ những tác vụ trong Excel mới có thể được ghi vào macro. Quy trình macro của bạn có thể mở rộng tới các ứng dụng Office khác và mọi ứng dụng có hỗ trợ Ứng dụng Visual Basic (VBA) khác. Ví dụ: bạn có thể ghi macro mà trước tiên bạn cập nhật một bảng trong Excel, rồi mở Outlook để gửi email bảng đó đến một địa chỉ email.
Làm theo các bước sau đây để ghi macro.
-
Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Mã, bấm Ghi Macro.
-HOẶC-
Nhấn Alt+T+M+R .
-
Trong hộp tên Macro, nhập tên cho macro. Đặt tên dưới dạng mô tả càng tốt để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy tên nếu bạn tạo từ hai macro trở lên.
Lưu ý: Ký tự đầu tiên của tên macro phải là một chữ cái. Các ký tự tiếp theo có thể là các chữ, số hoặc ký tự gạch dưới. Không sử dụng các dấu cách trong tên macro; ký tự gạch dưới làm tốt vai trò như một dấu ngăn cách. Nếu bạn dùng một tên macro mà cũng là một tham chiếu ô, có thể bạn sẽ nhận được một thông báo lỗi là tên macro không hợp lệ .
-
Để gán lối tắt bàn phím để chạy macro, trong hộp Phím tắt, nhập chữ cái bất kỳ (cả chữ hoa hoặc chữ thường đều sẽ hoạt động) mà bạn muốn sử dụng. Tốt nhất là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift (chữ hoa), vì phím lối tắt macro sẽ ghi đè lên bất kỳ phím lối tắt Excel mặc định tương đương nào trong khi sổ làm việc chứa macro đang mở. Ví dụ: nếu bạn sử dụng Ctrl+Z (Hoàn tác), bạn sẽ mất khả năng Hoàn tác trong phiên bản Excel đó.
-
Trong danh sách Lưu giữ macro trong, chọn vị trí bạn muốn lưu trữ macro.
Nói chung, bạn sẽ lưu macro của mình ở vị trí Sổ làm việc Này, nhưng nếu bạn muốn macro sẵn dùng bất cứ khi nào bạn sử dụng Excel, hãy chọn Sổ làm việc Macro Cá nhân . Khi bạn chọn Sổ làm việc Macro Cá nhân, Excel sẽ tạo một sổ làm việc macro cá nhân ẩn (Cá_nhân.xlsb) nếu sổ làm việc đó chưa tồn tại, đồng thời, lưu macro trong sổ làm việc này.
-
Trong hộp Mô tả, tùy ý nhập mô tả ngắn gọn về những gì macro thực hiện.
Mặc dù trường mô tả là tùy chọn nhưng bạn nên nhập mô tả. Ngoài ra, thử nhập mô tả có ý nghĩa với mọi thông tin có thể hữu ích cho bạn hoặc những người dùng sẽ chạy macro khác. Nếu bạn tạo nhiều macro, mô tả có thể giúp bạn nhanh chóng xác định macro nào làm gì, nếu không bạn có thể phải đoán.
-
Bấm OK để bắt đầu ghi.
-
Thực hiện hành động mà bạn muốn ghi.
-
Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Mã , bấm vào Ngừng ghi
-HOẶC-
Nhấn Alt+T+M+R .
Làm việc với macro đã ghi trong Excel
Trong tab Nhà phát triển, bấm Macro để xem các macro liên kết với sổ làm việc. Hoặc nhấn Alt+ F8. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Macro.
Thận trọng: Không thể hoàn tác macro. Trước khi bạn chạy macro được ghi lần đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã lưu sổ làm việc mà bạn muốn chạy macro hoặc tốt hơn là chưa làm việc trên bản sao của sổ làm việc để ngăn những thay đổi ngoài ý muốn. Nếu bạn chạy macro và macro đó không thực hiện những điều bạn muốn, bạn có thể đóng sổ làm việc mà không lưu.
Sau đây là thông tin bổ sung về cách làm việc với macro trong Excel.
|
Tác vụ |
Mô tả |
|
Đọc thông tin cụ thể về cài đặt bảo mật có sẵn cho macro và ý nghĩa của cài đặt. |
|
|
Có một số cách để bạn có thể chạy macro, chẳng hạn như sử dụng phím tắt, đối tượng đồ họa, Thanh công cụ Truy nhập Nhanh, nút hoặc thậm chí khi mở sổ làm việc. |
|
|
Bạn sử dụng Trình soạn thảo Visual Basic để chỉnh sửa macro đính kèm vào sổ làm việc. |
|
|
Nếu sổ làm việc có chứa macro VBA mà bạn muốn sử dụng ở nơi khác, bạn có thể sao chép mô-đun có chứa macro đó vào một sổ làm việc đang mở khác bằng Trình soạn Microsoft Visual Basic. |
|
|
Gán macro cho một đối tượng, hình dạng hoặc đồ họa |
|
|
Bạn có thể gán macro cho biểu tượng đồ họa, rồi thêm vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh hoặc dải băng. |
|
|
Bạn có thể gán macro cho biểu mẫu và điều khiển ActiveX trong trang tính. |
|
|
Tìm hiểu cách bật hoặc tắt macro trong các tệp Office. |
|
|
Mở Trình soạn thảo Visual Basic |
Nhấn Alt+F11 |
|
Tìm hiểu cách tìm trợ giúp trên các thành phần Visual Basic. |
Làm việc với mã đã ghi trong Trình soạn thảo Visual Basic (VBE)
Bạn có thể làm việc với mã đã ghi trong Trình soạn thảo Visual Basic (VBE) và thêm biến số riêng của bạn, cấu trúc điều khiển và mã khác mà Trình ghi Macro không thể ghi lại. Vì trình ghi macro chụp hầu như mọi bước bạn thực hiện trong quá trình ghi, bạn cũng có thể dọn sạch bất cứ mã đã ghi không cần thiết nào mà không phục vụ mục đích nào trong macro. Việc xem lại mã đã ghi của bạn là một cách tuyệt vời để tìm hiểu hoặc làm trau dồi kỹ năng lập trình VBA của bạn.
Để biết thêm thông tin về sửa đổi mã đã ghi trong một ví dụ, xem mục Bắt đầu với VBA trong Excel.
Ghi macro
Có một số điều hữu ích bạn nên biết về macro:
-
Khi bạn ghi một macro nhằm thực hiện một tập hợp các tác vụ trong một phạm vi trong Excel, macro sẽ chỉ chạy trên các ô trong phạm vi đó. Vì vậy, nếu bạn thêm một hàng bổ sung vào phạm vi, macro sẽ không chạy quy trình trên hàng mới mà chỉ các ô trong phạm vi ban đầu.
-
Nếu bạn đã lên kế hoạch ghi quá trình dài các tác vụ, hãy lên kế hoạch có những macro liên quan nhỏ hơn thay vì có một macro dài.
-
Không nhất thiết chỉ những tác vụ trong Excel mới có thể được ghi vào macro. Quy trình macro của bạn có thể mở rộng tới các ứng dụng Office khác và mọi ứng dụng có hỗ trợ Ứng dụng Visual Basic (VBA) khác. Ví dụ: bạn có thể ghi macro mà trước tiên bạn cập nhật một bảng trong Excel, rồi mở Outlook để gửi email bảng đó đến một địa chỉ email.
Macro và công cụ VBA có thể được tìm thấy trên tab Nhà phát triển, bị ẩn theo mặc định, vì vậy, bước đầu tiên là phải bật tab.
-
Đi tới Excel >Tuỳ chọn... > Dải băng & công cụ.
-
Trong thể loại Tùy chỉnh Ribbon , trong danh sách Tab Chính , chọn hộp kiểm Nhà phát triển, rồi bấm Lưu.
Làm theo các bước sau đây để ghi macro.
-
Trên tab Nhà phát triển, bấm Vào Ghi Macro.
-
Trong hộp tên Macro, nhập tên cho macro. Đặt tên dưới dạng mô tả càng tốt để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy tên nếu tạo nhiều macro.
Lưu ý: Ký tự đầu tiên của tên macro phải là một chữ cái. Các ký tự tiếp theo có thể là các chữ, số hoặc ký tự gạch dưới. Không sử dụng các dấu cách trong tên macro; ký tự gạch dưới làm tốt vai trò như một dấu ngăn cách. Nếu bạn dùng một tên macro mà cũng là một tham chiếu ô, có thể bạn sẽ nhận được một thông báo lỗi là tên macro không hợp lệ .
-
Trong danh sách Lưu giữ macro trong, chọn vị trí bạn muốn lưu trữ macro.
Nói chung, bạn sẽ lưu macro của mình ở vị trí Sổ làm việc Này, nhưng nếu bạn muốn macro sẵn dùng bất cứ khi nào bạn sử dụng Excel, hãy chọn Sổ làm việc Macro Cá nhân. Khi bạn chọn Sổ làm việc Macro Cá nhân, Excel sẽ tạo một sổ làm việc macro cá nhân ẩn (CÁ NHÂN. XLSB) nếu nó chưa tồn tại và lưu macro trong sổ làm việc này. Sổ làm việc trong thư mục đó được mở tự động bất cứ khi nào Excel khởi động và bất kỳ mã nào bạn đã lưu trữ trong sổ làm việc macro cá nhân sẽ được liệt kê trong hộp thoại Macro, được giải thích trong mục tiếp theo.
-
Để gán lối tắt bàn phím để chạy macro, trong hộp Phím tắt, nhập chữ cái bất kỳ (cả chữ hoa hoặc chữ thường đều sẽ hoạt động) mà bạn muốn sử dụng. Tốt nhất là sử dụng tổ hợp phím không tương ứng với các phím lối tắt hiện có, vì phím tắt macro sẽ ghi đè lên bất kỳ phím lối tắt Excel mặc định tương đương nào trong khi sổ làm việc chứa macro đang mở.
-
Trong hộp Mô tả, tùy ý nhập mô tả ngắn gọn về những gì macro thực hiện.
Mặc dù trường mô tả là tùy chọn nhưng bạn nên nhập mô tả. Việc nhập mô tả có ý nghĩa với mọi thông tin có thể hữu ích cho bạn hoặc những người dùng khác sẽ chạy macro sẽ hữu ích. Nếu bạn tạo nhiều macro, mô tả có thể giúp bạn nhanh chóng xác định macro nào làm gì, nếu không bạn có thể phải đoán.
-
Bấm OK để bắt đầu ghi.
-
Thực hiện hành động mà bạn muốn ghi.
-
Trên tab Nhà phát triển, bấm Dừng Ghi.
Làm việc với macro đã ghi trong Excel
Trong tab Nhà phát triển, bấm Macro để xem các macro liên kết với sổ làm việc. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Macro.
Lưu ý: Không thể hoàn tác macro. Trước khi bạn chạy macro được ghi lần đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã lưu sổ làm việc mà bạn muốn chạy macro hoặc tốt hơn là chưa làm việc trên bản sao của sổ làm việc để ngăn những thay đổi ngoài ý muốn. Nếu bạn chạy macro và macro đó không thực hiện những điều bạn muốn, bạn có thể đóng sổ làm việc mà không lưu.
Sau đây là thông tin bổ sung về cách làm việc với macro trong Excel.
|
Tác vụ |
Mô tả |
|
Tìm hiểu cách bật hoặc tắt macro trong Excel for Mac. |
|
|
Nếu sổ làm việc có chứa macro VBA mà bạn muốn sử dụng ở nơi khác, bạn có thể sao chép mô-đun có chứa macro đó vào một sổ làm việc đang mở khác bằng Trình soạn Microsoft Visual Basic. |
|
|
Gán macro cho một đối tượng, hình dạng hoặc đồ họa |
|
|
Bạn có thể gán macro cho biểu tượng đồ họa, rồi thêm vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh hoặc dải băng. |
|
|
Bạn có thể gán macro cho biểu mẫu và điều khiển ActiveX trong trang tính. |
|
|
Mở Trình soạn thảo Visual Basic |
Trên tab Nhà phát triển, bấm vào Visual Basic hoặc bấm vào menu Công cụ > Macro > visual basic Trình soạn thảo.... |
|
Tìm hiểu cách tìm trợ giúp trên các thành phần Visual Basic. |
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn luôn có thể hỏi chuyên gia trong Cộng đồng kỹ thuật Excel hoặc nhận hỗ trợ trong Cộng đồng.
