Bạn nhận được thư hàng tuần hay thậm chí hàng ngày cảnh báo rằng bạn sắp hết dung lượng hộp thư? Dọn dẹp Hộp thư là một công cụ dọn dẹp một lần mà bạn có thể sử dụng để cắt tỉa kích cỡ hộp thư của mình.
|
Hỗ trợ có hướng dẫn trong trình duyệt của bạn có thể cung cấp các giải pháp kỹ thuật số cho các sự cố Office |
-
Trong Outlook, hãy chọn Công>Cụ >Dọn Dẹp Hộp thư.
-
Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:
-
Xem tổng kích cỡ hộp thư của bạn và các thư mục riêng lẻ trong hộp thư.
-
Tìm các mục cũ hơn một ngày nhất định hoặc lớn hơn một kích cỡ nhất định.
-
Lưu trữ các mục bằng tính năng Tự Lưu trữ.
-
Xem kích cỡ thư mục Các mục Đã xóa và làm trống thư mục Các mục Đã xóa của bạn.
-
Xem kích cỡ của thư mục Xung đột và xóa thư mục này.
-
Cách thực hành tốt nhất để giữ cho hộp thư của bạn gọn gàng
Nếu email của bạn được lưu trữ trên một máy chủ email chẳng hạn như Exchange, khi hộp thư của bạn đạt đến giới hạn trên, người quản trị của bạn có thể bắt đầu giới hạn chức năng. Ví dụ: ở mức 90 MB, bạn có thể nhận được cảnh báo, ở mức 100 MB, bạn có thể không gửi được email và ở mức 110 MB, bạn có thể không nhận được email.
Dưới đây là một số cách để kiểm soát kích cỡ hộp thư của bạn:
-
Lưu trữ các mục cũ hơn – Di chuyển các mục cũ mà bạn muốn giữ lại vào nội dung lưu trữ. Bạn có thể tạo một tài Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) riêng biệt mà bạn có thể mở Outlook bất kỳ lúc nào bạn cần. Theo mặc định, Outlook tự động lưu trữ các mục theo định kỳ. Bạn cũng có thể lưu trữ các mục theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn. Bằng cách đó, bạn có thể quyết định mục cần lưu trữ, thời điểm lưu trữ và nơi lưu trữ các mục đó.
Lưu ý: Nếu bạn không thấy lệnh Lưu trữ thì có thể tổ chức của bạn đã tắt tính năng này.
-
Làm trống thư mục Các mục Đã xóa – Làm trống thư mục Các mục Đã xóa thường xuyên để đảm bảo bạn không giữ lại những thư không cần thiết.
-
Làm trống thư mục Email Rác – Làm trống định kỳ thư mục Email Rác để lưu không gian hộp thư đến của bạn cho những thư bạn thực sự muốn.
-
Lưu trữ tệp đính kèm bên ngoài hộp thư của bạn – Khi tệp đính kèm tích lũy theo thời gian, chúng có thể chiếm nhiều dung lượng. Đối với phần đính kèm bạn muốn giữ, hãy cân nhắc lưu chúng vào một site nhóm, OneDrive hoặc vào các thư mục trên máy tính của bạn.
