Mở và dùng hộp thư chung trong Outlook

Thêm hộp thư chung vào Outlook

Sau khi người quản trị thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng rồi khởi động lại Outlook. Hộp thư chung sẽ tự động xuất hiện trong ngăn Thư mục của bạn Outlook.

Gửi thư từ hộp thư chung

1. Mở Outlook.

2. Chọn Email mới.

3. Nếu bạn không thấy trường Từ ở đầu thư của mình, hãy chọn Tùy chọn > Từ.

4. Bấm vào Từ trong thư, rồi thay đổi thành địa chỉ email dùng chung. Nếu bạn không thấy địa chỉ email dùng chung của mình, chọn Địa chỉ email khác, rồi nhập địa chỉ email dùng chung.

5. Chọn OK.

6. Hoàn tất việc nhập thư của bạn, rồi chọn Gửi.

   Từ nay đến khi bạn muốn gửi thư từ hộp thư chung, địa chỉ sẽ sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ của bạn.

   Bất cứ khi nào bạn gửi thư từ hộp thư chung, người nhận sẽ chỉ thấy địa chỉ email dùng chung trong thư.

Trả lời thư được gửi đến hộp thư chung

1. Mở Outlook.

2. Mở email bạn muốn trả lời.

3. Trong trường Từ ở đầu thư của bạn, bạn sẽ thấy tên hộp thư chung của mình. Nếu bạn không thấy, hãy chọn hộp danh sách thả xuống Từ, rồi chọn hộp thư chung của bạn.

4. Hoàn tất việc nhập thư của bạn, rồi chọn Gửi.

   Khi bạn muốn gửi thư từ hộp thư chung, địa chỉ sẽ sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ của bạn.

   Bất cứ khi nào bạn gửi thư từ hộp thư chung, người nhận sẽ chỉ thấy địa chỉ email dùng chung trong thư.

Tìm kiếm trên hộp thư chung

Sau khi hộp thư chung được thêm vào Outlook, việc tìm kiếm trong hộp thư cũng tương tự như tìm kiếm trên Hộp thư Chính.

1. Mở Outlook.

2. Chọn một thư mục trong Hộp thư Chung trên Ngăn Thư mục ở bên trái.

3. Nhập truy vấn vào Hộp Tìm kiếm ở đầu Dải băng (Thanh Công cụ).

4. Bắt đầu Tìm kiếm bằng cách nhấn Enter hoặc bấm vào Nút Kính lúp ở bên phải Hộp Tìm kiếm.

   Danh sách Thư sẽ trả về kết quả dựa trên Tìm kiếm từ thư mục đã chọn trên Hộp thư Chung.

Sử dụng lịch dùng chung

Sau khi người quản trị đã thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng, rồi khởi động lại Outlook. Lịch dùng chung liên kết với hộp thư chung sẽ tự động được thêm vào danh sách Lịch của bạn.

1. Trong Outlook, đi đến dạng xem lịch biểu, rồi chọn hộp thư chung.

   

2. Khi bạn nhập cuộc hẹn, những người là thành viên của hộp thư chung sẽ có thể xem chúng.

3. Mọi thành viên của hộp thư chung đều có thể tạo, xem và quản lý các cuộc hẹn trên lịch, tương tự như cuộc hẹn cá nhân. Tất cả những người là thành viên của hộp thư chung đều có thể thấy các thay đổi đối với lịch dùng chung.

Sử dụng danh sách liên hệ chung

Sau khi người quản trị đã thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng, rồi khởi động lại Outlook. Danh sách liên hệ dùng chung liên kết với hộp thư chung sẽ tự động được thêm vào danh sách Liên hệ của tôi của bạn.

1. Trong Outlook, chọn Mọi người.

2. Bên dưới Liên hệ của tôi, chọn thư mục liên hệ cho danh sách các liên hệ chung.

   

Thêm hộp thư chung để hộp thư hiển thị bên dưới hộp thư chính của bạn

Sử dụng phương pháp này nếu bạn muốn giám sát email từ hộp thư chính và hộp thư chung cùng một lúc. Sau khi bạn hoàn thành tác vụ này, hộp thư chung và các thư mục của hộp thư chung sẽ được hiển thị trong ngăn dẫn hướng bên trái mỗi lần bạn mở Outlook trên web.

1. Đăng nhập vào tài khoản của bạn trong Outlook trên web.

2. Đối Exchange Online, bấm chuột phải vào Thư mục trong ngăn dẫn hướng bên trái, rồi chọn Thêm thư mục hoặc hộp thư dùng chung. Đối với hộp thư exchange tại chỗ, bấm chuột phải vào tên hộp thư chính của bạn (chẳng hạn như Molly Dempsey) trong ngăn dẫn hướng bên trái, rồi chọn Thêm thư mục hoặc hộp thư dùng chung.

   

3. Trong hộp thoại Thêm thư mục dùng chung, nhập tên của hộp thư chung mà bạn là thành viên, chẳng hạn như info@contoso.com.

Hộp thư chung hiển thị trong danh sách Thư mục của bạn ở Outlook trên web. Bạn có thể bung rộng hoặc thu gọn các thư mục của hộp thư chung giống như bạn có thể làm với hộp thư chính của mình. Bạn cũng có thể loại bỏ hộp thư chung khỏi danh sách Thư mục của mình. Để loại bỏ, bấm chuột phải vào hộp thư chung, rồi bấm vào Loại bỏ thư mục dùng chung.

Nhận thông báo về thư mới trong hộp thư chung

Để nhận thông báo về thư mới trong Hộp thư đến của hộp thư chung, bạn phải mở hộp thư chung trong một cửa sổ trình duyệt riêng.

Mở hộp thư chung trong cửa sổ trình duyệt riêng

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp này nếu bạn muốn xem và quản lý email cho hộp thư chung trong cửa sổ trình duyệt của riêng nó. Phương pháp này cũng cho phép bạn nhận thông báo về các mục mới trong Hộp thư đến của hộp thư chung.

1. Đăng nhập vào tài khoản của bạn trong Outlook trên web.

2. Trên thanh dẫn hướng Outlook trên web, bấm vào tên của bạn. Một danh sách sẽ xuất hiện.

3. Bấm vào Mở một hộp thư khác.

4. Nhập địa chỉ email của hộp thư khác mà bạn muốn mở, rồi bấm Mở. Một phiên Outlook trên web khác sẽ mở trong một cửa sổ riêng, cho phép bạn truy nhập vào hộp thư khác.

   Mẹo: Nếu bạn nhập sai địa chỉ email của hộp thư, kết quả là "Không tìm thấy kết quả khớp". Hãy thử nhập lại địa chỉ email.

Gửi email từ hộp thư chung

1. Chọn Thư mới ở trên danh sách thư mục. Một biểu mẫu thư mới sẽ mở ra trong ngăn đọc.

2. Ở phía trên cùng của thư, chọn Hiển > Từ.

   

   Tùy chọn này cho bạn biết người nhận thư email sẽ nhìn thấy thư đến từ hộp thư chung và không phải từ tài khoản email của riêng bạn.

3. Lần đầu bạn sử dụng hộp thư chung, bạn cần thêm địa chỉ vào các tùy chọn sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ:

   1. Bấm chuột phải vào địa chỉ Từ, rồi chọn Loại bỏ.

      

   2. Nhập địa chỉ dùng chung. Lần sau khi bạn trả lời từ hộp thư chung, địa chỉ của hộp thư chung sẽ xuất hiện dưới dạng một tùy chọn trong danh sách thả xuống Từ.

4. Để thêm người nhận, nhập tên của một người bất kỳ trong thư mục danh bạ hoặc danh sách địa chỉ của tổ chức bạn hoặc nhập địa chỉ email vào hộp Đến hoặc Cc. Lần đầu bạn nhập tên của một người, Outlook trên web sẽ tìm kiếm địa chỉ của người đó. Trong tương lai, tên người đó sẽ được lưu vào bộ đệm ẩn để được tìm ra nhanh chóng.

5. Nhập chủ đề.

6. Nhập thư bạn muốn gửi.

7. Khi thư đã sẵn sàng để gửi, bấm vào Gửi.

Trả lời thư được gửi đến hộp thư chung

Lần đầu tiên bạn trả lời thư được gửi đến hộp thư chung, bạn cần thêm địa chỉ dùng chung vào hộp thả xuống Từ. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Mở Outlook trên web và đi đến hộp thư chung của bạn.

2. Mở một thư đã được gửi tới địa chỉ dùng chung.

3. Bấm Trả lời.

4. Ở phía trên cùng của thư, chọn Hiển > Từ.

   

5. Bấm chuột phải vào địa chỉ Từ, rồi chọn Loại bỏ.

   

6. Nhập địa chỉ dùng chung và gửi thư. Lần sau khi bạn trả lời từ hộp thư chung, địa chỉ của hộp thư chung sẽ xuất hiện dưới dạng một tùy chọn trong danh sách thả xuống Từ.

Gửi thư trả lời tự động từ hộp thư chung

Chỉ người quản Microsoft 365 bạn mới có quyền thiết lập khả năng gửi trả lời tự động từ hộp thư chung. Để biết hướng dẫn, hãy yêu cầu người quản trị của bạn xem Tạo hộp thư chung.