Trong tài liệu được phối, trường MergeRec hiển thị vị trí số thứ tự của tài liệu hiện bản ghi dữ liệu. Số này phản ánh bất kỳ sắp xếp hoặc lọc nào mà bạn đã áp dụng nguồn dữ liệu trước khi phối. Bạn có thể sử dụng trường Phối Bản ghi để đánh số cho từng tài liệu được phối trong phối thư, theo thứ tự mà bạn đã sắp xếp nguồn dữ liệu.
Ví dụ: nếu cơ sở dữ liệu nhân sự chứa 2.000 bản ghi, giá trị của trường MergeRec sẽ nằm trong khoảng từ 1 đến 2.000. Tuy nhiên, để gửi thư biểu mẫu cho những nhân viên đạt đến ngày kỷ niệm 5 năm với công ty của bạn, bạn sẽ lọc nguồn dữ liệu, tạo ra một bộ bản ghi nhỏ hơn nhiều, chẳng hạn như 500.
Nếu bạn đã sử dụng toàn bộ cơ sở dữ liệu trong phối, giá trị MergeRec trong thư của một nhân viên cụ thể có thể là 1.000. Tuy nhiên, khi bộ lọc có hiệu lực, giá trị MergeRec của cùng một nhân viên đó sẽ không vượt quá 500.
Giá trị của trường Phối Bản ghi cho bản ghi dữ liệu cũng bị ảnh hưởng bởi thứ tự sắp xếp của nguồn dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn sắp xếp danh sách gửi thư của mình theo thứ tự bảng chữ cái theo thứ tự tăng dần, thì tên bắt đầu bằng chữ A sẽ có số MergeRec thấp. Tuy nhiên, nếu bạn sắp xếp cùng một danh sách theo thứ tự bảng chữ cái theo thứ tự giảm dần, thì cùng một tên sẽ có số MergeRec cao hơn.
Cú pháp
Khi bạn xem trường Phối Bản ghi trong tài liệu của mình, cú pháp sẽ trông như sau:
{ MERGEREC }
Lưu ý: Mã trường cho trường biết phải hiện những gì. Kết quả trường là những gì được hiển thị trong tài liệu sau khi đánh giá mã trường. Để chuyển giữa việc xem mã trường và kết quả của mã trường, hãy nhấn Alt+F9.
Hướng dẫn
Bạn có thể sử dụng trường Phối Bản ghi trong tài liệu hoặc như một phần của phối thư.
Để sử dụng trường Phối Bản ghi trong tài liệu, hãy làm như sau:
-
Trên tab Chèn , trong nhóm Văn bản , hãy bấm Phần Nhanh, rồi bấm Trường.
-
Trong danh sách Tên trường , chọn PhốiRec.
-
Bấm vào OK.
Để sử dụng trường MERGEREC như một phần của phối thư, trong khi bạn đang thiết lập phối thư, hãy làm như sau:
-
Trên tab Gửi thư , trong nhóm & Chèn Trường, bấm vào Quy tắc, rồi bấm vào Phối Bản ghi #.
Ví dụ
Ví dụ sau đây sử dụng trường Phối Bản ghi bên cạnh trường Ngày in để tạo các số hóa đơn duy nhất. Khi tài liệu chính được phối với nguồn dữ liệu, số kết quả từ trường Phối Bản ghi được chắp thêm vào các số thể hiện ngày và giờ in hóa đơn.
Số Hóa đơn: { PRINTDATE \@ "MMddyyyyHmm" }{ MERGEREC }
Đối với hóa đơn thứ mười hai, được in lúc 9:46 ngày 13 tháng 2 năm 2007, tài liệu có dạng như sau:
Số Hóa đơn: 02132007094612
