Lưu tài liệu Word dưới dạng mẫu

Cho dù bạn bắt đầu từ mẫu Microsoft hay cập nhật một mẫu của riêng mình, các công cụ tích hợp sẵn trong Word sẽ giúp bạn cập nhật mẫu phù hợp với nhu cầu của mình. Để cập nhật mẫu, hãy mở tệp, thực hiện những sửa đổi mà bạn muốn và sau đó lưu mẫu.

Trong Microsoft Word, bạn có thể tạo mẫu bằng cách lưu tài liệu dưới dạng tệp .dotx, tệp .dot hoặc fie .dotm (loại tệp .dotm cho phép bạn bật macro trong tệp).

Bấm Tệp > Mở.
Bấm đúp vào PC này.
Duyệt tới thư mục Mẫu Office Tùy chỉnh trong Tài liệu của Tôi.
Bấm mẫu của bạn và bấm Mở.
Thực hiện thay đổi bạn muốn, rồi lưu và đóng mẫu.

Thêm các điều khiển nội dung vào một mẫu

Làm cho mẫu trở nên linh hoạt bằng cách thêm và cấu hình các điều khiển nội dung, chẳng hạn như điều khiển văn bản có định dạng, ảnh, danh sách thả xuống hoặc bộ chọn ngày.

Ví dụ, bạn có thể tạo một mẫu có bao gồm một danh sách thả xuống. Nếu bạn cho phép chỉnh sửa danh sách thả xuống, người khác có thể thay đổi tùy chọn danh sách để đáp ứng nhu cầu của họ.

: Nếu không sẵn dùng các điều khiển nội dung, có lẽ bạn đã mở tài liệu hay mẫu vốn được tạo ra từ phiên bản Word cũ hơn. Để sử dụng điều khiển nội dung, bạn phải chuyển đổi tài liệu sang định dạng tệp mới hơn bằng cách bấm vào Tệp > > Chuyển đổi, rồi bấm OK. Sau khi bạn chuyển đổi tài liệu hay mẫu đó, hãy lưu nó lại.

Trước khi có thể thêm các điều khiển nội dung, bạn cần cho hiện ra tab Nhà phát triển.

Bấm Tệp > Tùy chọn > Tùy chỉnh Ribbon.
Trong phần Tùy chỉnh Ribbon, hãy chọn Tab Chính.
Trong danh sách, hãy chọn hộp kiểm Người phát triển rồi bấm OK.

Tắt trên tab Nhà phát triển trong ribbon của Word

Thêm các điều khiển nội dung

Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, hãy bấm Chế độ Thiết kế, rồi chèn các điều khiển bạn muốn.

nút thiết kế chế độ dành cho nhà phát triển

Chèn một điều khiển văn bản vào chỗ người dùng có thể nhập văn bản

Trong điều khiển nội dung văn bản có định dạng, người dùng có thể định dạng văn bản là đậm hoặc nghiêng và họ có thể gõ nhiều đoạn văn. Nếu bạn muốn hạn chế những nội dung mà người dùng thêm vào, hãy chèn điều khiển nội dung văn bản thuần túy.

Trong tài liệu, hãy bấm vào vị trí bạn muốn chèn điều khiển.
Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, bấm vào Điều khiển Nội dung Văn bản Có định dạng hoặc tùy chọn Kiểm soát Nội dung Văn bản Thuần .

Chèn điều khiển hình ảnh

Hãy bấm vào vị trí bạn muốn chèn điều khiển.
Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển , bấm điều khiển ảnh .

Chèn hộp tổ hợp hoặc danh sách thả xuống

Trong hộp tổ hợp, người dùng có thể chọn từ danh sách các lựa chọn do bạn cung cấp hoặc họ có thể gõ thông tin riêng của mình. Trong danh sách thả xuống, người dùng chỉ có thể chọn từ danh sách các lựa chọn.

Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, bấm vào nút Điều khiển Nội dung Hộp Tổ hợp hoặc Điều khiển Nội dung Danh sách Thả .
Chọn điều khiển nội dung, sau đó trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, hãy bấm Thuộc tính.
Để tạo danh sách các lựa chọn, hãy bấm Thêm bên dưới Thuộc tính Danh sách Hộp Tổ hợp hoặc Thuộc tính Danh sách Thả xuống.
Nhập một lựa chọn vào hộp Tên Hiển thị, chẳng hạn như Có, Không hoặc Có thể. Hãy lặp lại bước này cho đến khi tất cả các lựa chọn đều có trong danh sách thả xuống.
Điền vào bất kỳ thuộc tính nào khác bạn muốn.

: Nếu bạn chọn hộp kiểm Không thể sửa nội dung, người dùng sẽ không thể bấm vào lựa chọn.

Chèn nút chọn ngày

Hãy bấm vào vị trí bạn muốn chèn điều khiển nút chọn ngày.
Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển , bấm vào nút Điều khiển Nội dung Bộ chọn Ngày .

Chèn hộp kiểm

Hãy bấm vào vị trí mà bạn muốn chèn điều khiển hộp kiểm.
Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển , bấm vào nút Điều khiển Nội dung Hộp kiểm .

Chèn điều khiển thư viện khối dựng

Bạn có thể dùng điều khiển khối dựng khi bạn muốn mọi người có thể chọn một khối văn bản cụ thể.

Ví dụ, điều khiển khối dựng sẽ hữu ích nếu bạn đang thiết lập mẫu hợp đồng và bạn cần thêm văn bản thảo sẵn khác tùy thuộc vào các yêu cầu cụ thể của hợp đồng. Bạn có thể tạo điều khiển nội dung văn bản có định dạng cho mỗi phiên bản văn bản thảo sẵn, sau đó bạn có thể dùng điều khiển khối dựng làm bộ chứa để quản lý nội dung văn bản có định dạng.

Bạn cũng có thể dùng điều khiển khối dựng trong biểu mẫu.

Hãy bấm vào vị trí bạn muốn chèn điều khiển.
Trên tab Nhà phát triển , trong nhóm Điều khiển , hãy bấm Điều khiển Nội dung Bộ sưu tập Khối Dựng .
Bấm vào điều khiển nội dung để chọn điều khiển đó.
Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, bấm Thuộc tính.
Bấm Thư viện và Thể loại cho những khối dựng mà bạn muốn sẵn có trong điều khiển khối dựng.

Đặt hoặc thay đổi thuộc tính cho điều khiển nội dung

Thay đổi điều khiển nội dung và bấm Thuộc tính trong nhóm Điều khiển.
Trong hộp thoại Thuộc tính Điều khiển Nội dung, hãy chọn xem điều khiển nội dung đó có thể xóa đi hay có thể chỉnh sửa được khi người khác dùng mẫu của bạn.
Để giữ cho các điều khiển nội dung hay thậm chí một vài đoạn văn bản nằm cùng nhau, chọn những điều khiển này hoặc văn bản này, sau đó bấm Nhóm trong nhóm Điều khiển.

Ví dụ, có lẽ bạn có một tuyên bố miễn trừ trách nhiệm dài ba đoạn văn. Nếu bạn dùng lệnh Nhóm để nhóm lại ba đoạn văn này, thì phần miễn trừ dài ba đoạn văn này không thể chỉnh sửa được và chỉ có thể xóa được dưới dạng một nhóm.

Thêm văn bản hướng dẫn vào mẫu

Văn bản hướng dẫn có thể nâng cao tính khả dụng của mẫu mà bạn tạo ra. Bạn có thể thay đổi văn bản hướng dẫn mặc định trong điều khiển nội dung.

Để tùy chỉnh văn bản hướng dẫn mặc định cho những người dùng mẫu, bạn hãy làm như sau:

Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, hãy bấm Chế độ Thiết kế.
Hãy bấm vào điều khiển nội dung nơi bạn muốn thay đổi văn bản hướng dẫn chỗ dành sẵn.
Sửa văn bản chỗ dành sẵn và định dạng văn bản đó theo bất kỳ cách nào bạn muốn.
Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, hãy bấm Chế độ Thiết kế để tắt tính năng thiết kế và lưu văn bản hướng dẫn.

Thêm bảo vệ vào mẫu

Bạn có thể thêm bảo vệ vào từng điều khiển nội dung trong một mẫu nhằm giúp ngăn chặn người khác xóa hay chỉnh sửa một điều khiển nội dung cụ thể hay một nhóm điều khiển, hoặc bạn có thể giúp bảo vệ toàn bộ nội dung mẫu bằng mật khẩu.

Thêm bảo vệ vào các phần trong mẫu

Mở mẫu mà bạn muốn thêm chức năng bảo vệ.
Chọn điều khiển nội dung mà bạn muốn hạn chế thay đổi.

: Chọn nhiều điều khiển bằng cách nhấn giữ phím CTRL trong lúc bấm vào các điều khiển.
Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, bấm Nhóm rồi bấm Nhóm lần nữa.
Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, bấm Thuộc tính.
Trong hộp thoại Thuộc tính Điều khiển Nhóm, bên dưới Khóa, hãy thực hiện một trong những việc sau:
- Chọn hộp kiểm Không thể xóa điều khiển nội dung, cho phép chỉnh sửa nội dung của điều khiển nhưng không thể xóa chính điều khiển đó ra khỏi mẫu hay tài liệu dựa trên mẫu đó.
- Chọn hộp kiểm Không thể sửa điều khiển nội dung, cho phép bạn xóa được điều khiển nhưng không cho phép bạn sửa nội dung trong điều khiển.

Dùng thiết đặt này khi bạn muốn bảo vệ văn bản nếu có bao gồm văn bản này. Ví dụ, nếu bạn thường đưa vào một tuyên bố miễn trừ trách nhiệm, bạn có thể giúp đảm bảo cho văn bản luôn không đổi, và bạn có thể xóa phần tuyên bố này đối với những tài liệu không cần đến.

Gán mật khẩu cho mẫu

Để gán mật khẩu cho tài liệu sao cho chỉ người xem lại vốn đã biết mật khẩu mới có thể loại bỏ được phần bảo vệ này, hãy làm như sau:

Mở mẫu mà bạn muốn gán mật khẩu.
Trên tab Xem lại, trong nhóm Bảo vệ, bấm Hạn chế Chỉnh sửa.
Dưới Bắt đầu áp dụng, bấm Có, hãy Bắt đầu Áp dụng Bảo vệ.
Nhập một mật khẩu trong hộp Nhập mật khẩu mới (tùy chọn), và sau đó xác nhận mật khẩu.

: Nếu bạn chọn không dùng mật khẩu, bất kỳ ai cũng có thể thay đổi các hạn chế chỉnh sửa của bạn.

Hãy dùng mật khẩu mạnh bao gồm chữ viết thường hoặc viết hoa, số và biểu tượng. Mật khẩu yếu không phối hợp các yếu tố này. Mật khẩu mạnh: Y6dh!et5. Mật khẩu yếu: House27. Mật khẩu phải dài ít nhất 8 ký tự. Nói chung, mật khẩu càng dài thì càng bảo mật.

Điều quan trọng là bạn cần nhớ mật khẩu của mình. Nếu bạn quên mật khẩu của mình, Microsoft không thể truy xuất lại mật khẩu đó. Hãy lưu giữ mật khẩu mà bạn viết ra ở một nơi an toàn, cách xa thông tin mà mật khẩu đó bảo vệ.

Mẫu là loại tài liệu sẽ tạo bản sao của chính nó khi bạn mở.

Ví dụ, kế hoạch kinh doanh là một tài liệu phổ biến được viết trong Word. Thay vì tạo cấu trúc kế hoạch kinh doanh từ đầu, bạn có thể sử dụng mẫu với bố trí trang, phông chữ, lề và kiểu được xác định trước. Tất cả những gì bạn cần làm là mở một mẫu và điền vào văn bản và thông tin cụ thể cho tài liệu của bạn. Khi bạn lưu tài liệu dưới dạng tệp .docx hoặc .docm, bạn lưu tài liệu riêng biệt với mẫu mà tài liệu dựa trên đó.

Trong mẫu, bạn có thể cung cấp các mục được đề xuất hoặc văn bản bắt buộc cho người khác sử dụng, cũng như các điều khiển nội dung như danh sách thả xuống được xác định trước hoặc logo đặc biệt. Bạn có thể thêm bảo vệ vào một mục của mẫu hoặc bạn có thể áp dụng mật khẩu cho mẫu để giúp bảo vệ nội dung của mẫu không bị thay đổi.

Bạn có thể tìm thấy mẫu Word cho hầu hết các loại tài liệu trên Office.com. Nếu bạn có kết nối Internet, hãy bấm tab Tệp , bấm Mới, rồi bấm vào thể loại mẫu mà bạn muốn. Bạn cũng có thể tạo mẫu của riêng mình.