Giới thiệu về dòng công việc SharePoint

Trong bài viết này

• Dòng công việc là gì?

• Hai nền tảng Dòng công việc SharePoint

• Dòng công việc dựng sẵn

• Hỗ trợ cho dòng công việc tùy chỉnh

• Các bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc

Dòng công việc là gì?

Dòng công việc đôi khi được mô tả là một chuỗi các nhiệm vụ tạo ra một kết quả. Trong ngữ cảnh của Công nghệ và sản phẩm SharePoint, dòng công việc được định nghĩa hẹp hơn là sự chuyển động tự động hóa của các tài liệu hay các mục thông qua một chuỗi hành động hoặc nhiệm vụ liên quan đến quy trình kinh doanh. Dòng công việc có thể được sử dụng để quản lý nhất quán quy trình kinh doanh thông thường trong tổ chức bằng cách cho phép tổ chức đưa lô-gic kinh doanh vào các tài liệu hoặc các mục trong một danh sách hay thư viện SharePoint. Về cơ bản, lô-gic kinh doanh là một tập hợp hướng dẫn chỉ định và điều khiển các hành động xảy ra cho một tài liệu hoặc mục.

Dòng công việc có thể hợp lý hóa chi phí và thời gian cần thiết để điều phối các quy trình kinh doanh thông dụng, chẳng hạn như phê duyệt dự án hay kiểm điểm tài liệu bằng cách quản lý và theo dõi nhiệm vụ do con người thực hiện có liên quan tới các quy trình này. Ví dụ, trong site SharePoint, bạn có thể thêm dòng công việc vào thư viện tài liệu mà định tuyến tài liệu đến một nhóm người để phê duyệt. Khi tác giả tài liệu bắt đầu dòng công việc này trên một tài liệu trong thư viện đó, thì dòng công việc sẽ tạo nhiệm vụ phê duyệt tài liệu, gán các nhiệm vụ này cho người dự dòng công việc, sau đó gửi cảnh báo bằng email cho người dự kèm hướng dẫn nhiệm vụ và nối kết đến tài liệu cần được phê duyệt. Trong khi dòng công việc đang tiến hành, chủ sở hữu dòng công việc (trong trường hợp này là tác giả tài liệu) hoặc người dự dòng công việc có thể kiểm tra trang Trạng thái Dòng công việc để xem người dự nào đã hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc của họ. Khi những người dự dòng công việc hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc của họ thì dòng công việc kết thúc và chủ sở hữu dòng công việc tự động được thông báo rằng dòng công việc đã hoàn thành.

Các hành động trong dòng công việc Phê duyệt trong ví dụ trước làm theo quy trình thể hiện trong hình minh họa sau đây.

Dòng công việc không chỉ hỗ trợ quy trình công việc của con người hiện có mà còn mở rộng cách thức mọi người có thể cộng tác và làm việc với tài liệu, danh sách và thư viện. Người dùng site có thể bắt đầu và tham gia vào dòng công việc bằng cách sử dụng biểu mẫu có thể tùy chỉnh mà họ có thể truy nhập từ tài liệu hoặc mục trong danh sách hay thư viện SharePoint. Ngoài ra, chức năng dòng công việc trong Sản phẩm SharePoint được tích hợp chặt chẽ với Microsoft Office 2013 để các nhiệm vụ dòng công việc sau đây có thể được thực hiện trong cả hai sản phẩm:

• Xem danh sách dòng công việc sẵn có cho tài liệu hoặc mục.

• Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục.

• Xem, sửa, hoặc gán lại nhiệm vụ dòng công việc.

• Hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc.

Đầu Trang

Ba kiểu nền tảng dòng công việc SharePoint

Nền tảng dòng công việc SharePoint 2010 đã được chuyển tới Office 365 và SharePoint Server 2013, và do đó tất cả các dòng công việc của bạn đã được dựng trên nền tảng này vẫn tiếp tục hoạt động. Nền tảng này dựa trên Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Nền tảng dòng công việc SharePoint 2013 dựa trên Windows Workflow Foundation 4 (WF) và được thiết kế lại đáng kể. Có lẽ tính năng nổi bật nhất của nền tảng dòng công việc mới này là việc sử dụng Microsoft Azure làm máy chủ thực hiện dòng công việc. Công cụ thực hiện dòng công việc giờ đây nằm ngoài Office 365 và SharePoint Server 2013, và nằm trong Microsoft Azure.

Trong SharePoint Online, Microsoft Flow hiện đã sẵn dùng. Đây là công cụ dòng công việc mới nhất của chúng tôi, truy cập tại: https://flow.microsoft.com . Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng MS Flow, hãy truy cập: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Để khắc phục sự cố MS Flow, hãy truy cập, https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Đầu Trang

Dòng công việc dựng sẵn

Site SharePoint bao gồm một số dòng công việc dựng sẵn giải quyết các kịch bản kinh doanh phổ biến:

• Phê duyệt     Dòng công việc này định tuyến tài liệu hoặc mục tới một nhóm người để phê duyệt. Theo mặc định, dòng công việc Phê duyệt được liên kết với loại nội dung Tài liệu và do đó nó tự động sẵn dùng trong thư viện tài liệu.

• Thu thập Phản hồi     Dòng công việc này định tuyến tài liệu hoặc mục tới một nhóm người để phản hồi. Người xem lại có thể cung cấp phản hồi, sau đó phản hồi được thu thập và gửi cho người đã khởi tạo dòng công việc. Theo mặc định, dòng công việc Thu thập Phản hồi được liên kết với loại nội dung Tài liệu và do đó nó tự động sẵn có trong thư viện tài liệu.

• Thu thập Chữ ký    Dòng công việc này định tuyến tài liệu Microsoft Office tới một nhóm người để thu thập chữ ký số của họ. Dòng công việc này phải được bắt đầu trong chương trình Office 2013. Người dự phải hoàn thành nhiệm vụ chữ ký của mình bằng cách thêm chữ ký số của họ vào tài liệu trong chương trình Office liên quan. Theo mặc định, dòng công việc Thu thập Chữ ký được liên kết với loại nội dung Tài liệu và do đó nó tự động sẵn có trong thư viện tài liệu. Tuy nhiên, dòng công việc Thu thập Chữ ký chỉ xuất hiện cho tài liệu trong thư viện tài liệu khi tài liệu đó chứa một hoặc nhiều Dòng Chữ ký Microsoft Office.

• Phê duyệt Phát hành     Dòng công việc này tương tự như dòng công việc Phê duyệt trong việc tự động định tuyến nội dung đến các chuyên gia theo chủ đề và bên liên quan để xem lại và phê duyệt. Điều làm nên sự khác biệt cho dòng công việc phê duyệt phát hành này là nó được thiết kế dành riêng cho các site phát hành nơi mà việc phát hành các trang web mới và cập nhật được kiểm soát chặt chẽ.

• Ba trạng thái     Dòng công việc này có thể được dùng để quản lý quy trình kinh doanh yêu cầu tổ chức phải theo dõi lượng lớn vấn đề hoặc mục, chẳng hạn như vấn đề hỗ trợ khách hàng, mối bán hàng hoặc nhiệm vụ dự án.

Mỗi dòng công việc phía trên có thể được tùy chỉnh cho tổ chức của bạn theo một số cách. Ví dụ, khi bạn thêm một dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung để làm cho nó sẵn dùng trên tài liệu hoặc mục, bạn có thể tùy chỉnh danh sách nhiệm vụ và danh sách lịch sử lưu trữ thông tin về dòng công việc.

Khi người dùng site bắt đầu một dòng công việc trên một tài liệu hoặc mục, người dùng có thể chọn tùy chỉnh thêm dòng công việc bằng cách xác định danh sách người dự, ngày đến hạn và hướng dẫn nhiệm vụ.

Đầu Trang

Hỗ trợ cho dòng công việc tùy chỉnh

Mặc dù dòng công việc dựng sẵn có thể được tùy chỉnh đôi chút để đáp ứng các nhu cầu khác nhau, nhưng tổ chức của bạn có thể chọn thiết kế và phát triển các dòng công việc duy nhất cho quy trình kinh doanh trong tổ chức. Dòng công việc có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo yêu cầu của quy trình kinh doanh. Nhà phát triển có thể tạo dòng công việc do người dùng site bắt đầu, hoặc họ có thể tạo dòng công việc bắt đầu tự động dựa trên sự kiện, chẳng hạn như khi tạo hoặc thay đổi mục danh sách. Nếu tổ chức của bạn đã phát triển và triển khai dòng công việc tùy chỉnh, các dòng công việc này có thể sẵn dùng thay cho dòng công việc dựng sẵn đã mô tả.

Có hai cách tạo dòng công việc tùy chỉnh:

• Người dùng đặc quyền có thể thiết kế dòng công việc không mã để sử dụng trong một danh sách hoặc thư viện cụ thể bằng cách sử dụng Microsoft SharePoint Designer 2013 và Office Visio 2013     Dòng công việc SharePoint Designer 2013 được tạo từ danh sách các hoạt động dòng công việc sẵn có và người tạo dòng công việc có thể triển khai dòng công việc trực tiếp vào danh sách hoặc thư viện nơi chúng sẽ được sử dụng. SharePoint Designer 2013 cũng kết hợp chặt chẽ với Visio 2013 để cung cấp trải nghiệm phát triển dòng công việc trực quan giúp dựng sơ đồ bằng hình và đường kết nối. Bạn cũng có thể nhập dòng công việc từ Visio 2013 vào SharePoint Designer 2013 và ngược lại.

• Các nhà phát triển phần mềm chuyên nghiệp có thể tạo dòng công việc bằng cách sử dụng Visual Studio 2012 trở lên     Các dòng công việc này chứa mã và hoạt động dòng công việc tùy chỉnh. Sau khi nhà phát triển chuyên nghiệp tạo dòng công việc tùy chỉnh, người quản trị máy chủ có thể triển khai chúng trên nhiều site.

Đầu Trang

Các bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc

Có một số bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc trên tài liệu hoặc mục danh sách. Mỗi bước có thể được hoàn tất bởi các cá nhân trong các vai trò khác nhau. Ví dụ, người quản trị site có thể cho phép dòng công việc sẵn dùng trong thư viện tài liệu, người tạo nội dung có thể bắt đầu dòng công việc hoặc sửa đổi dòng công việc đang thực hiện, và người thứ ba (ví dụ, người kiểm điểm hoặc người phê duyệt tài liệu) có thể hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc.

Xem thêm

Tổng quan về các dòng công việc có trong SharePoint

Dòng công việc trong SharePoint 2013

Phát triển dòng công việc trong SharePoint Designer 2013 và Visio 2013

Bắt đầu với dòng công việc SharePoint Server 2013