Chủ đề này cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước và cách thực hành tốt nhất về cách giúp tài liệu Word của bạn dễ truy nhập và mở khóa nội dung cho mọi người, bao gồm cả người khuyết tật.
Ví dụ: bạn sẽ tìm hiểu cách làm việc với Bộ kiểm tra Trợ năng để giải quyết các sự cố về trợ năng trong khi bạn đang viết tài liệu. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh để những người sử dụng bộ đọc màn hình có thể nghe nội dung của hình ảnh. Bạn cũng có thể tìm hiểu về cách sử dụng phông chữ, màu và kiểu để tối đa hóa tính toàn diện của tài liệu Word bạn trước khi chia sẻ chúng với người khác.
Trong chủ đề này
Các biện pháp tốt nhất để giúp dễ dàng truy nhập tài liệu Word
Bảng sau đây bao gồm các biện pháp tốt nhất để tạo tài Word người khuyết tật dễ dàng truy nhập.
|
Nội dung cần sửa |
Cách tìm |
Lý do cần sửa |
Cách sửa |
|---|---|---|---|
|
Tránh các sự cố về trợ năng phổ biến như thiếu văn bản thay thế (văn bản thay thế) và màu có độ tương phản thấp. |
Sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng. |
Giúp mọi người dễ dàng đọc tài liệu của bạn. |
|
|
Nói chung, tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác. Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng cấu trúc bảng đơn giản chỉ dành cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. |
Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô phối hoặc bảng lồng nhau, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng. Nhìn lướt qua trực quan các bảng của bạn để kiểm tra xem bảng có chứa bất kỳ hàng hoặc cột trống hoàn toàn nào không. |
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc. |
|
|
Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn. |
Để kiểm tra xem thứ tự của đầu đề có lô-gic hay không, hãy nhìn lướt qua trực quan mục lục của tài liệu. |
Để đặt sẵn thứ tự tab và giúp bộ đọc màn hình đọc tài liệu của bạn dễ dàng hơn, hãy sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn Word. Bạn cũng có thể sử dụng biểu ngữ đoạn văn để sắp xếp nội dung của mình. |
Sử dụng tiêu đề, tiêu đề phụ và kiểu đầu đề tích hợp sẵn |
|
Bao gồm văn bản thay thế với tất cả hình ảnh trực quan. |
Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng. |
Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác. |
|
|
Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa và Mách nước. |
Để xác định xem liệu văn bản siêu kết nối có phù hợp dưới dạng thông tin độc lập hay không và liệu văn bản siêu kết nối đó có cung cấp cho người đọc thông tin chính xác về mục tiêu đích hay không, hãy nhìn lướt qua bằng trực quan tài liệu của bạn. |
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. |
|
|
Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin. |
Để tìm phiên bản mã màu, hãy nhìn lướt qua bằng trực quan tài liệu của bạn. |
Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể. |
|
|
Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản. |
Để tìm độ tương phản màu không đủ, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng. Bạn cũng có thể tìm kiếm văn bản khó đọc hoặc khó phân biệt với nền trong tài liệu. |
Nếu tài liệu có mức độ tương phản cao giữa văn bản và nền thì nhiều người có thể xem và sử dụng nội dung. |
|
|
Tránh viết thông tin quan trọng trong các phần Đầu trang hoặc Chân trang của tài liệu. |
Đầu trang và Chân trang chỉ hiển thị trong dạng xem Bố trí In và Xem trước khi In. Bấm đúp vào Đầu trang hoặc Chân trang để kích hoạt và chỉnh sửa nội dung của nó. |
Những người sử dụng bộ đọc màn hình bỏ sót thông tin quan trọng vì bộ đọc màn hình sẽ không quét Đầu trang hoặc Chân trang. |
Sử dụng các kiểu tiêu đề, tiêu đề phụ và đầu đề dựng sẵn để bao gồm tiêu đề, phụ đề, số trang và tất cả thông tin quan trọng khác trong nội dung chính của tài liệu. Bao gồm mọi thông tin dư thừa trong phần Đầu trang hoặc Chân trang. |
Kiểm tra trợ năng khi bạn làm việc trong Word
Bộ kiểm khả năng trợ năng là một công cụ đánh giá nội dung của bạn và gắn cờ các sự cố về trợ năng mà nó gặp phải. Tài liệu này giải thích lý do tại sao mỗi sự cố có thể là một vấn đề tiềm ẩn đối với người khuyết tật. Bộ kiểm tra Trợ năng cũng gợi ý cách bạn có thể giải quyết các sự cố xuất hiện.
TrongWord, Bộ kiểm tra Trợ năng sẽ tự động chạy trong nền khi bạn đang tạo tài liệu. Nếu Bộ kiểm tra Trợ năng phát hiện các sự cố về trợ năng, bạn sẽ nhận được lời nhắc trên thanh trạng thái.
Để khởi chạy Bộ kiểm tra Trợ năng theo cách thủ công, hãy chọn Xem lại> kiểm tra trợ năng. Ngăn Trợ năng sẽ mở ra và giờ đây bạn có thể xem lại và khắc phục các sự cố về trợ năng. Để biết thêm thông tin, hãy đi tới mục Cải thiện trợ năng bằng Bộ kiểm tra Trợ năng vàKiểm tra trợ năng của tài liệu.
Tránh sử dụng bảng
Nói chung, hãy tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác, chẳng hạn như đoạn văn có đầu đề và biểu ngữ. Những bảng có độ rộng cố định có thể trở nên khó đọc đối với những người sử dụng Kính lúp, vì các bảng đó buộc nội dung phải có kích cỡ cụ thể. Điều này khiến phông chữ rất nhỏ, buộc người dùng Kính lúp cuộn theo chiều ngang, đặc biệt là trên thiết bị di động.
Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để đảm bảo bảng của bạn dễ truy nhập nhất có thể:
-
Tránh bảng có độ rộng cố định.
-
Đảm bảo rằng các bảng kết xuất chính xác trên tất cả các thiết bị, bao gồm cả điện thoại và máy tính bảng.
-
Nếu bạn có siêu kết nối trong bảng, hãy chỉnh sửa văn bản liên kết để chúng có ý nghĩa và không ngắt giữa câu.
-
Đảm bảo tài liệu dễ đọc bằng Kính lúp. Gửi bản thảo tài liệu cho chính bạn và xem nó trên thiết bị di động để đảm bảo mọi người sẽ không cần cuộn theo chiều ngang tài liệu trên điện thoại.
Sử dụng tiêu đề bảng
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc. Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản chỉ cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách thêm hàng tiêu đề vào bảng, đi đến mục Tạo bảng trợ năng trong Word.
Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô phối hoặc bảng lồng nhau, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
Sử dụng tiêu đề, tiêu đề phụ và kiểu đầu đề tích hợp sẵn
Tiêu đề, phụ đề và đầu đề được dùng để quét, cả trực quan và với công nghệ hỗ trợ.
Sử dụng các kiểu Tiêu đềvà Phụ đề dựng sẵn dành riêng cho tiêu đề và phụ đề của tài liệu.
Tốt nhất là đầu đề giải thích nội dung của phần tài liệu. Sử dụng các kiểu đầu đề tích hợp sẵn và tạo văn bản mô tả đầu đề để giúp người dùng bộ đọc màn hình xác định cấu trúc tài liệu và dẫn hướng đầu đề dễ dàng hơn.
Sắp xếp đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định và không bỏ qua mức đầu đề. Ví dụ: sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Sắp xếp thông tin trong tài liệu của bạn thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách sử dụng đầu đề và kiểu, hãy đi tới mục Cải thiện trợ năng với kiểu đầu đề.
Tạo biểu ngữ đoạn văn
Ngoài việc sử dụng đầu đề để sắp xếp nội dung trong tài liệu, bạn cũng có thể tạo biểu ngữ đoạn văn. Trong biểu ngữ đoạn văn, khối màu nền sẽ mở rộng trên toàn chiều rộng của tài liệu và tô sáng văn bản bên trong biểu ngữ. Đây là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho bảng để sắp xếp và phân tách nội dung.
Để biết hướng dẫn về cách tạo biểu ngữ đoạn văn, hãy đi đến mục Áp dụng tô bóng cho từ hoặc đoạn văn.
Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan
Văn bản thay thế giúp những người không thể nhìn thấy màn hình hiểu nội dung quan trọng trong nội dung trực quan. Nội dung trực quan bao gồm ảnh, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập mục đích của hình ảnh. Bộ đọc màn hình sẽ đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.
Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.
Mẹo: Để viết văn bản thay thế tốt, hãy đảm bảo truyền tải nội dung và mục đích của hình ảnh theo cách ngắn gọn và rõ ràng. Văn bản thay thế không được dài hơn một hoặc hai câu ngắn — thông thường, một vài từ được chọn cẩn thận sẽ hiệu quả. Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của". Để biết thêm thông tin về cách viết văn bản thay thế, hãy đi tới Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách thêm văn bản thay thế, hãy đi đến Thêm văn bản thay thế vào hình, ảnh, biểu đồ, đồ họa SmartArt hoặc đối tượng khác.
Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
Lưu ý:
-
Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế, còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc khiếm thính.
-
Thay vì nhóm các đối tượng trong sơ đồ, hãy làm phẳng sơ đồ vào ảnh và thêm văn bản thay thế vào ảnh. Nếu bạn nhóm các đối tượng, các đối tượng con vẫn theo thứ tự tab với các nhóm.
Thêm văn bản siêu kết nối trợ năng và Mách nước
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: tránh sử dụng văn bản liên kết như "Bấm vào đây", "Xem trang này", "Truy cập vào đây" hoặc "Tìm hiểu thêm". Thay vào đó, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích. Bạn cũng có thể thêm Mách nước xuất hiện khi con trỏ di chuột qua văn bản hoặc hình ảnh có chứa siêu kết nối.
Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Tạo nhiều nội dung hơn với các mẫu của Microsoft.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách tạo siêu kết nối và Mách nước trợ năng, đi đến mục Tạo liên kết trợ năng trong Word và Tạo hoặc chỉnh sửa siêu kết nối.
Sử dụng màu và định dạng phông chữ trợ năng
Phông chữ trợ năng không loại trừ hoặc làm chậm tốc độ đọc của bất kỳ ai đang đọc tài liệu, bao gồm những người có thị lực kém hoặc người khiếm thị hoặc người khiếm thị. Phông chữ phù hợp giúp cải thiện mức độ dễ đọc và dễ đọc của tài liệu.
Để biết hướng dẫn về cách thay đổi phông chữ mặc định, đi đến mục Thay đổi phông chữ mặc định trong Word.
Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng
Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:
-
Để giảm tải việc đọc, hãy chọn phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân.
-
Người bị khiếm thị có thể bỏ lỡ ý nghĩa được truyền tải bằng các màu cụ thể. Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó.
-
Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.
-
Thêm hình nếu màu được dùng để biểu thị trạng thái. Ví dụ: thêm ký hiệu dấu kiểm
Sử dụng màu phông trợ năng
Văn bản trong tài liệu của bạn phải có thể đọc được ở chế độ tương phản cao. Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.
Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:
-
Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt ở chế độ tương phản cao, hãy sử dụng cài đặt Tự động cho màu phông chữ. Để biết hướng dẫn về cách thay đổi màu phông trongWord, hãy đi tới mục Thay đổi màu phông.
-
Sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng để phân tích tài liệu và tìm độ tương phản màu không đủ. Công cụ này hiện kiểm tra màu văn bản so với màu trang, nền ô trong bảng, tô sáng, màu tô hộp văn bản, đổ bóng đoạn văn, tô hình và SmartArt, đầu trang và chân trang cũng như các liên kết trong tài liệu.
-
Sử dụng Trình phân tích Độ tương phản Màu, một ứng dụng miễn phí giúp phân tích màu sắc và độ tương phản, đồng thời hiển thị kết quả gần như ngay lập tức.
Tạo danh sách trợ năng
Để giúp bộ đọc màn hình đọc tài liệu của bạn dễ dàng hơn, hãy sắp xếp thông tin trong tài liệu thành các cụm nhỏ như danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.
Thiết kế danh sách để bạn không cần thêm một đoạn văn thuần không có dấu đầu dòng hoặc số vào giữa danh sách. Nếu danh sách của bạn được chia thành một đoạn văn thuần, một số bộ đọc màn hình có thể thông báo sai số mục danh sách. Ngoài ra, người dùng có thể nghe thấy ở giữa danh sách rằng họ sẽ rời khỏi danh sách.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách tạo danh sách, đi đến mục Tạo danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn
Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng. Để giảm tải việc đọc, bạn có thể tăng khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách điều chỉnh giãn cách, đi đến mục Điều chỉnh thụt lề và dãn cách trong Word.
Kiểm tra trợ năng với Trình đọc Chân thực
Hãy thử đọc tài liệu bằng Trình đọc Chân thực để kiểm tra âm thanh của tài liệu.
-
Trong tài liệu của bạn, chọn Xem > Trình đọc Chân thực.
-
Trên tab Trình đọc Chân thực, chọn Đọc To.
-
Để thoát Trình đọc Chân thực, hãy chọn Đóng Trình đọc Chân thực.
Xem thêm
Trong chủ đề này
Cách tốt nhất để giúp dễ dàng truy Word liệu của bạn
Bảng sau đây bao gồm các biện pháp tốt nhất để tạo tài Word người khuyết tật dễ dàng truy nhập.
|
Nội dung cần sửa |
Lý do cần sửa |
Cách sửa |
|---|---|---|
|
Nói chung, tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác. Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng cấu trúc bảng đơn giản chỉ dành cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. |
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột. |
|
|
Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn. |
Để đặt sẵn thứ tự tab và giúp bộ đọc màn hình đọc tài liệu của bạn dễ dàng hơn, hãy sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn Word. |
|
|
Bao gồm văn bản thay thế (văn bản thay thế) với tất cả hình ảnh trực quan. |
Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác. |
|
|
Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa. |
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. |
|
|
Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin. |
Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể. |
|
|
Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản. |
Nếu tài liệu có mức độ tương phản cao giữa văn bản và nền thì nhiều người có thể xem và sử dụng nội dung. |
|
|
Tránh viết thông tin quan trọng trong các phần Đầu trang hoặc Chân trang của tài liệu. |
Những người sử dụng bộ đọc màn hình bỏ sót thông tin quan trọng vì bộ đọc màn hình sẽ không quét Đầu trang hoặc Chân trang. |
Sử dụng các kiểu tiêu đề, tiêu đề phụ và đầu đề dựng sẵn để bao gồm tiêu đề, phụ đề, số trang và tất cả thông tin quan trọng khác trong nội dung chính của tài liệu. Bao gồm mọi thông tin dư thừa trong phần Đầu trang hoặc Chân trang. |
Tránh sử dụng bảng
Nói chung, hãy tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác, chẳng hạn như đoạn văn có đầu đề. Những bảng có độ rộng cố định có thể trở nên khó đọc đối với những người sử dụng Kính lúp, vì các bảng đó buộc nội dung phải có kích cỡ cụ thể. Điều này khiến phông chữ rất nhỏ, buộc người dùng Kính lúp cuộn theo chiều ngang, đặc biệt là trên thiết bị di động.
Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để đảm bảo bảng của bạn dễ truy nhập nhất có thể:
-
Tránh bảng có độ rộng cố định.
-
Đảm bảo rằng các bảng kết xuất chính xác trên tất cả các thiết bị, bao gồm cả điện thoại và máy tính bảng.
-
Nếu bạn có siêu kết nối trong bảng, hãy chỉnh sửa văn bản liên kết để chúng có ý nghĩa và không ngắt giữa câu.
-
Đảm bảo tài liệu dễ đọc bằng Kính lúp. Gửi bản thảo tài liệu cho chính bạn và xem nó trên thiết bị di động để đảm bảo mọi người sẽ không cần cuộn theo chiều ngang tài liệu trên điện thoại.
Sử dụng tiêu đề bảng
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc. Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản chỉ cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.
-
Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Chọn Tùy chọn Kiểu, rồi chọn Hàng Tiêu đề.
-
Trong bảng, nhập đầu đề cột.
Sử dụng tiêu đề, tiêu đề phụ và kiểu đầu đề tích hợp sẵn
Tiêu đề, phụ đề và đầu đề được dùng để quét, cả trực quan và với công nghệ hỗ trợ.
Sử dụng các kiểu Tiêu đềvà Phụ đề dựng sẵn dành riêng cho tiêu đề và phụ đề của tài liệu.
Tốt nhất là đầu đề giải thích nội dung của phần tài liệu. Sử dụng các kiểu đầu đề tích hợp sẵn và tạo văn bản mô tả đầu đề để giúp người dùng bộ đọc màn hình xác định cấu trúc tài liệu và dẫn hướng đầu đề dễ dàng hơn.
Sắp xếp đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định và không bỏ qua mức đầu đề. Ví dụ: sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Sắp xếp thông tin trong tài liệu của bạn thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.
-
Hãy chọn văn bản bạn muốn định dạng.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Mở menu tab và chọn tab Trang đầu.
-
Chọn Kiểu, rồi chọn kiểu bạn muốn.
Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan
Văn bản thay thế giúp những người không thể nhìn thấy màn hình hiểu nội dung quan trọng trong nội dung trực quan. Nội dung trực quan bao gồm ảnh, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập mục đích của hình ảnh. Bộ đọc màn hình sẽ đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.
Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.
Mẹo: Để viết văn bản thay thế tốt, hãy đảm bảo truyền tải nội dung và mục đích của hình ảnh theo cách ngắn gọn và rõ ràng. Văn bản thay thế không được dài hơn một hoặc hai câu ngắn — thông thường, một vài từ được chọn cẩn thận sẽ hiệu quả. Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của". Để biết thêm thông tin về cách viết văn bản thay thế, hãy đi tới Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả.
Lưu ý:
-
Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế, còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc khiếm thính.
-
Thay vì nhóm các đối tượng trong sơ đồ, hãy làm phẳng sơ đồ vào ảnh và thêm văn bản thay thế vào ảnh. Nếu bạn nhóm các đối tượng, các đối tượng con vẫn theo thứ tự tab với các nhóm.
-
Chọn hình ảnh trực quan, ví dụ: một hình ảnh.
-
Trong thanh công cụ ở cuối màn hình, chọn Xem
-
Chọn Văn bản Thay thế, rồi nhập văn bản thay thế cho hình ảnh trực quan.
-
Chọn Xong.
Thêm văn bản siêu kết nối trợ năng
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: tránh sử dụng văn bản liên kết như "Bấm vào đây", "Xem trang này", "Truy cập vào đây" hoặc "Tìm hiểu thêm". Thay vào đó, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.
Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Tạo nhiều nội dung hơn với các mẫu của Microsoft.
-
Chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Mở menu tab và chọn tab Chèn.
-
Chọn Liên kết.
-
Trong trường ĐỊA CHỈ, nhập URL đích.
-
Văn bản bạn chọn sẽ hiển thị trong trường HIỂN THỊ. Đây là văn bản siêu kết nối. Nếu cần thiết, hãy thay đổi văn bản.
-
Chọn Xong.
Sử dụng màu và định dạng phông chữ trợ năng
Phông chữ trợ năng không loại trừ hoặc làm chậm tốc độ đọc của bất kỳ ai đang đọc tài liệu, bao gồm những người có thị lực kém hoặc người khiếm thị hoặc người khiếm thị. Phông chữ phù hợp giúp cải thiện mức độ dễ đọc và dễ đọc của tài liệu.
Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng
Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:
-
Để giảm tải việc đọc, hãy chọn phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân.
-
Người bị khiếm thị có thể bỏ lỡ ý nghĩa được truyền tải bằng các màu cụ thể. Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó.
-
Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.
-
Thêm hình nếu màu được dùng để biểu thị trạng thái. Ví dụ: thêm ký hiệu dấu kiểm
-
Hãy chọn văn bản bạn muốn định dạng.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Trên tab Trang đầu, chọn kiểu phông hiện tại để mở menu phông chữ, rồi chọn kiểu phông chữ bạn muốn hoặc điều chỉnh cỡ phông theo cách bạn muốn.
Sử dụng màu phông trợ năng
Văn bản trong tài liệu của bạn phải có thể đọc được ở chế độ tương phản cao. Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.
-
Hãy chọn văn bản bạn muốn định dạng.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Trên tab Trang đầu, chọn Màu Phông, rồi chọn màu phông bạn muốn.
Tạo danh sách trợ năng
Để giúp bộ đọc màn hình đọc tài liệu của bạn dễ dàng hơn, hãy sắp xếp thông tin trong tài liệu thành các cụm nhỏ như danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.
Thiết kế danh sách để bạn không cần thêm một đoạn văn thuần không có dấu đầu dòng hoặc số vào giữa danh sách. Nếu danh sách của bạn được chia thành một đoạn văn thuần, một số bộ đọc màn hình có thể thông báo sai số mục danh sách. Ngoài ra, người dùng có thể nghe thấy ở giữa danh sách rằng họ sẽ rời khỏi danh sách.
-
Trong tài liệu của bạn, đặt con trỏ ở vị trí bạn muốn tạo danh sách.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Mở menu tab và chọn tab Trang đầu.
-
Chọn Dấu đầu dònghoặc Đánh số, rồi chọn kiểu dấu đầu dòng hoặc đánh số bạn muốn.
-
Nhập từng mục danh sách vào danh sách.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn
Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng. Để giảm tải việc đọc, bạn có thể tăng khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.
-
Chọn văn bản của bạn.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Trên tab Trang đầu , chọn Định dạng Đoạn văn.
-
Chọn Giãn cách dòng, rồi chọn tùy chọn giãn cách bạn muốn.
Kiểm tra tính trợ năng cho tài liệu của bạn
Khi tài liệu của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể thử một số cách để đảm bảo tài liệu có thể truy nhập:
-
Chuyển sang phiên bản đầy đủ trên máy tính hoặc phiên bản web Word, rồi chạy Bộ kiểm tra Trợ năng. Bộ kiểm khả năng trợ năng là một công cụ đánh giá nội dung của bạn và gắn cờ các sự cố về trợ năng mà nó gặp phải. Tài liệu này giải thích lý do tại sao mỗi sự cố có thể là một vấn đề tiềm ẩn đối với người khuyết tật. Bộ kiểm tra Trợ năng cũng gợi ý cách bạn có thể giải quyết các sự cố xuất hiện. Để biết hướng dẫn, hãy đi tới mục Cải thiện trợ năng bằng Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Trong ứng Word for iOS, bạn có thể thử dẫn hướng các trang bằng bộ đọc màn hình tích hợp sẵn VoiceOver.
-
Để bật VoiceOver, chọn Cài đặt > trợ > voiceOver, rồi bật công tắc VoiceOver.
-
Để dẫn hướng nội dung trên tài liệu, trượt nhanh sang trái hoặc phải.
-
Khắc phục mọi sự cố trợ năng bạn phát hiện được khi điều hướng bằng bộ đọc màn hình.
-
Xem thêm
Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn
Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập với người khuyết tật
Trong chủ đề này
Cách tốt nhất để giúp dễ dàng truy Word liệu của bạn
Bảng sau đây bao gồm các biện pháp tốt nhất để tạo tài Word người khuyết tật dễ dàng truy nhập.
|
Nội dung cần sửa |
Lý do cần sửa |
Cách sửa |
|---|---|---|
|
Nói chung, tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác. Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng cấu trúc bảng đơn giản chỉ dành cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. |
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột. |
|
|
Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn. |
Để đặt sẵn thứ tự tab và giúp bộ đọc màn hình đọc tài liệu của bạn dễ dàng hơn, hãy sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn Word. |
|
|
Bao gồm văn bản thay thế (văn bản thay thế) với tất cả hình ảnh trực quan. |
Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác. |
|
|
Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa. |
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. |
|
|
Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin. |
Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể. |
|
|
Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản. |
Nếu tài liệu có mức độ tương phản cao giữa văn bản và nền thì nhiều người có thể xem và sử dụng nội dung. |
|
|
Tránh viết thông tin quan trọng trong các phần Đầu trang hoặc Chân trang của tài liệu. |
Những người sử dụng bộ đọc màn hình bỏ sót thông tin quan trọng vì bộ đọc màn hình sẽ không quét Đầu trang hoặc Chân trang. |
Sử dụng các kiểu tiêu đề, tiêu đề phụ và đầu đề dựng sẵn để bao gồm tiêu đề, phụ đề, số trang và tất cả thông tin quan trọng khác trong nội dung chính của tài liệu. Bao gồm mọi thông tin dư thừa trong phần Đầu trang hoặc Chân trang. |
Tránh sử dụng bảng
Nói chung, hãy tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác, chẳng hạn như đoạn văn có đầu đề. Những bảng có độ rộng cố định có thể trở nên khó đọc đối với những người sử dụng Kính lúp, vì các bảng đó buộc nội dung phải có kích cỡ cụ thể. Điều này khiến phông chữ rất nhỏ, buộc người dùng Kính lúp cuộn theo chiều ngang, đặc biệt là trên thiết bị di động.
Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để đảm bảo bảng của bạn dễ truy nhập nhất có thể:
-
Tránh bảng có độ rộng cố định.
-
Đảm bảo rằng các bảng kết xuất chính xác trên tất cả các thiết bị, bao gồm cả điện thoại và máy tính bảng.
-
Nếu bạn có siêu kết nối trong bảng, hãy chỉnh sửa văn bản liên kết để chúng có ý nghĩa và không ngắt giữa câu.
-
Đảm bảo tài liệu dễ đọc bằng Kính lúp. Gửi bản thảo tài liệu cho chính bạn và xem nó trên thiết bị di động để đảm bảo mọi người sẽ không cần cuộn theo chiều ngang tài liệu trên điện thoại.
Sử dụng tiêu đề bảng
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc. Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản chỉ cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.
-
Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Chọn Tùy chọn Kiểu, rồi chọn Hàng Tiêu đề.
Mẹo: Khi một tùy chọn được chọn, tùy chọn đó sẽ có màu xám.
-
Nhập đầu đề cột.
Sử dụng tiêu đề, tiêu đề phụ và kiểu đầu đề tích hợp sẵn
Tiêu đề, phụ đề và đầu đề được dùng để quét, cả trực quan và với công nghệ hỗ trợ.
Sử dụng các kiểu Tiêu đềvà Phụ đề dựng sẵn dành riêng cho tiêu đề và phụ đề của tài liệu.
Tốt nhất là đầu đề giải thích nội dung của phần tài liệu. Sử dụng các kiểu đầu đề tích hợp sẵn và tạo văn bản mô tả đầu đề để giúp người dùng bộ đọc màn hình xác định cấu trúc tài liệu và dẫn hướng đầu đề dễ dàng hơn.
Sắp xếp đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định và không bỏ qua mức đầu đề. Ví dụ: sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Sắp xếp thông tin trong tài liệu của bạn thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.
-
Hãy chọn văn bản bạn muốn định dạng.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Trên tab Trang đầu, chọn Kiểu, rồi chọn kiểu bạn muốn.
Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan
Văn bản thay thế giúp những người không thể nhìn thấy màn hình hiểu nội dung quan trọng trong nội dung trực quan. Nội dung trực quan bao gồm ảnh, đồ họa SmartArt, hình dạng, bảng, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập mục đích của hình ảnh. Bộ đọc màn hình sẽ đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.
Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.
Mẹo: Để viết văn bản thay thế tốt, hãy đảm bảo truyền tải nội dung và mục đích của hình ảnh theo cách ngắn gọn và rõ ràng. Văn bản thay thế không được dài hơn một hoặc hai câu ngắn — thông thường, một vài từ được chọn cẩn thận sẽ hiệu quả. Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của". Để biết thêm thông tin về cách viết văn bản thay thế, hãy đi tới Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả.
Lưu ý:
-
Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế, còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc khiếm thính.
-
Thay vì nhóm các đối tượng trong sơ đồ, hãy làm phẳng sơ đồ vào ảnh và thêm văn bản thay thế vào ảnh. Nếu bạn nhóm các đối tượng, các đối tượng con vẫn theo thứ tự tab với các nhóm.
-
Chọn hình ảnh trực quan, ví dụ: một hình ảnh.
-
Trong thanh công cụ ở cuối màn hình, chọn Xem
-
Chọn Văn bản Thay thế, rồi nhập văn bản thay thế cho hình ảnh trực quan.
Thêm văn bản siêu kết nối trợ năng
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: tránh sử dụng văn bản liên kết như "Bấm vào đây", "Xem trang này", "Truy cập vào đây" hoặc "Tìm hiểu thêm". Thay vào đó, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.
Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Tạo nhiều nội dung hơn với các mẫu của Microsoft.
-
Chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Mở menu tab và chọn tab Chèn .
-
Chọn Liên kết, rồi chọn Chèn Liên kết.
-
Trong trường Địa chỉ, nhập URL đích.
-
Văn bản bạn chọn sẽ hiển thị trong trường Văn bản để hiển thị. Đây là văn bản siêu kết nối. Nếu cần thiết, hãy thay đổi văn bản.
-
Chọn Chèn.
Sử dụng màu và định dạng phông chữ trợ năng
Phông chữ trợ năng không loại trừ hoặc làm chậm tốc độ đọc của bất kỳ ai đang đọc tài liệu, bao gồm những người có thị lực kém hoặc người khiếm thị hoặc người khiếm thị. Phông chữ phù hợp giúp cải thiện mức độ dễ đọc và dễ đọc của tài liệu.
Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng
Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:
-
Để giảm tải việc đọc, hãy chọn phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân.
-
Người bị khiếm thị có thể bỏ lỡ ý nghĩa được truyền tải bằng các màu cụ thể. Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó.
-
Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.
-
Thêm hình nếu màu được dùng để biểu thị trạng thái. Ví dụ: thêm ký hiệu dấu kiểm
-
Hãy chọn văn bản bạn muốn định dạng.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Trên tab Trang đầu, chọn kiểu phông hiện tại để mở menu phông chữ, rồi chọn kiểu phông chữ bạn muốn hoặc điều chỉnh cỡ phông theo cách bạn muốn.
Sử dụng màu phông trợ năng
Văn bản trong tài liệu của bạn phải có thể đọc được ở chế độ tương phản cao. Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.
-
Hãy chọn văn bản bạn muốn định dạng.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Trên tab Trang đầu, chọn Màu Phông, rồi chọn màu phông bạn muốn.
Mẹo: Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt, hãy chọn cài đặt Tự động.
Tạo danh sách trợ năng
Để giúp bộ đọc màn hình đọc tài liệu của bạn dễ dàng hơn, hãy sắp xếp thông tin trong tài liệu thành các cụm nhỏ như danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.
Thiết kế danh sách để bạn không cần thêm một đoạn văn thuần không có dấu đầu dòng hoặc số vào giữa danh sách. Nếu danh sách của bạn được chia thành một đoạn văn thuần, một số bộ đọc màn hình có thể thông báo sai số mục danh sách. Ngoài ra, người dùng có thể nghe thấy ở giữa danh sách rằng họ sẽ rời khỏi danh sách.
-
Trong tài liệu của bạn, đặt con trỏ ở vị trí bạn muốn tạo danh sách.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Trên tab Trang đầu, chọn Dấu đầu dòng hoặc Đánh số, rồi chọn kiểu dấu đầu dòng hoặc đánh số bạn muốn.
-
Nhập từng mục danh sách vào danh sách.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn
Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng. Để giảm tải việc đọc, bạn có thể tăng khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.
-
Chọn văn bản của bạn.
-
Trong thanh công cụ phía trên bàn phím trên màn hình, chọn Xem
-
Trên tab Trang đầu , chọn Định dạng Đoạn văn.
-
Chọn tùy chọn giãn cách bạn muốn.
Kiểm tra tính trợ năng cho tài liệu của bạn
Khi tài liệu của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể thử một số cách để đảm bảo tài liệu có thể truy nhập:
-
Chuyển sang phiên bản đầy đủ trên máy tính hoặc phiên bản web Word, rồi chạy Bộ kiểm tra Trợ năng. Bộ kiểm khả năng trợ năng là một công cụ đánh giá nội dung của bạn và gắn cờ các sự cố về trợ năng mà nó gặp phải. Tài liệu này giải thích lý do tại sao mỗi sự cố có thể là một vấn đề tiềm ẩn đối với người khuyết tật. Bộ kiểm tra Trợ năng cũng gợi ý cách bạn có thể giải quyết các sự cố xuất hiện. Để biết hướng dẫn, hãy đi tới mục Cải thiện trợ năng bằng Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Trong ứng Word for Android, bạn có thể thử dẫn hướng các trang bằng bộ đọc màn hình tích hợp sẵn TalkBack.
-
Để bật TalkBack, hãy chọn Cài đặt > trợ > talkBack, sau đó bật công tắc Sử dụng dịch vụ.
-
Để dẫn hướng nội dung trên tài liệu, trượt nhanh sang trái hoặc phải.
-
Khắc phục mọi sự cố trợ năng bạn phát hiện được khi điều hướng bằng bộ đọc màn hình.
-
Xem thêm
Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn
Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập với người khuyết tật
Trong chủ đề này
Cách tốt nhất để giúp dễ dàng truy Word dành cho web liệu của bạn
Bảng sau đây bao gồm các biện pháp tốt nhất để tạo tài Word dành cho web người khuyết tật dễ dàng truy nhập.
|
Nội dung cần sửa |
Cách tìm |
Lý do cần sửa |
Cách sửa |
|---|---|---|---|
|
Tránh các sự cố về trợ năng phổ biến như thiếu văn bản thay thế (văn bản thay thế) và màu có độ tương phản thấp. |
Sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng. |
Giúp mọi người dễ dàng đọc tài liệu của bạn. |
|
|
Nói chung, tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác. Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng cấu trúc bảng đơn giản chỉ dành cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. |
Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô phối hoặc bảng lồng nhau, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng. Nhìn lướt qua trực quan các bảng của bạn để kiểm tra xem bảng có chứa bất kỳ hàng hoặc cột trống hoàn toàn nào không. |
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc. |
|
|
Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn. |
Để kiểm tra xem thứ tự của đầu đề có lô-gic hay không, hãy nhìn lướt qua trực quan mục lục của tài liệu. |
Để đặt sẵn thứ tự tab và giúp bộ đọc màn hình đọc tài liệu của bạn dễ dàng hơn, hãy sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn Word dành cho web. Bạn cũng có thể sử dụng biểu ngữ đoạn văn để sắp xếp nội dung của mình. |
Sử dụng tiêu đề, tiêu đề phụ và kiểu đầu đề tích hợp sẵn |
|
Bao gồm văn bản thay thế với tất cả hình ảnh trực quan. |
Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng. |
Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác. |
|
|
Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa và Mách nước. |
Để xác định xem liệu văn bản siêu kết nối có phù hợp dưới dạng thông tin độc lập hay không và liệu văn bản siêu kết nối đó có cung cấp cho người đọc thông tin chính xác về mục tiêu đích hay không, hãy nhìn lướt qua bằng trực quan tài liệu của bạn. |
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. |
|
|
Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin. |
Để tìm phiên bản mã màu, hãy nhìn lướt qua bằng trực quan tài liệu của bạn. |
Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể. |
|
|
Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản. |
Để tìm độ tương phản màu không đủ, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng. Bạn cũng có thể tìm kiếm văn bản khó đọc hoặc khó phân biệt với nền trong tài liệu. |
Nếu tài liệu có mức độ tương phản cao giữa văn bản và nền thì nhiều người có thể xem và sử dụng nội dung. |
|
|
Tránh viết thông tin quan trọng trong các phần Đầu trang hoặc Chân trang của tài liệu. |
Đầu trang và Chân trang chỉ hiển thị trong dạng xem Bố trí In và Xem trước khi In. Bấm đúp vào Đầu trang hoặc Chân trang để kích hoạt và chỉnh sửa nội dung của nó. |
Những người sử dụng bộ đọc màn hình bỏ sót thông tin quan trọng vì bộ đọc màn hình sẽ không quét Đầu trang hoặc Chân trang. |
Sử dụng các kiểu tiêu đề, tiêu đề phụ và đầu đề dựng sẵn để bao gồm tiêu đề, phụ đề, số trang và tất cả thông tin quan trọng khác trong nội dung chính của tài liệu. Bao gồm mọi thông tin dư thừa trong phần Đầu trang hoặc Chân trang. |
Kiểm tra trợ năng khi bạn làm việc trong Word
Bộ kiểm khả năng trợ năng là một công cụ đánh giá nội dung của bạn và gắn cờ các sự cố về trợ năng mà nó gặp phải. Tài liệu này giải thích lý do tại sao mỗi sự cố có thể là một vấn đề tiềm ẩn đối với người khuyết tật. Bộ kiểm tra Trợ năng cũng gợi ý cách bạn có thể giải quyết các sự cố xuất hiện.
TrongWord, Bộ kiểm tra Trợ năng sẽ tự động chạy trong nền khi bạn đang tạo tài liệu. Nếu Bộ kiểm tra Trợ năng phát hiện các sự cố về trợ năng, bạn sẽ nhận được lời nhắc trên thanh trạng thái.
Để khởi chạy Bộ kiểm tra Trợ năng theo cách thủ công, hãy chọn Xem lại >kiểm tra trợ năng. Ngăn Trợ năng sẽ mở ra và giờ đây bạn có thể xem lại và khắc phục các sự cố về trợ năng. Để biết thêm thông tin, hãy đi tới mục Cải thiện trợ năng bằng Bộ kiểm tra Trợ năngvà Kiểm tra trợ năng cho tài liệu của bạn.
Tránh sử dụng bảng
Nói chung, hãy tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác, chẳng hạn như đoạn văn có đầu đề và biểu ngữ. Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để đảm bảo bảng của bạn dễ truy nhập nhất có thể:
-
Tránh bảng có độ rộng cố định.
-
Đảm bảo rằng các bảng kết xuất chính xác trên tất cả các thiết bị, bao gồm cả điện thoại và máy tính bảng.
-
Nếu bạn có siêu kết nối trong bảng, hãy chỉnh sửa văn bản liên kết để chúng có ý nghĩa và không ngắt giữa câu.
-
Đảm bảo tài liệu dễ đọc bằng Kính lúp. Gửi bản thảo tài liệu cho chính bạn và xem nó trên thiết bị di động để đảm bảo mọi người sẽ không cần cuộn theo chiều ngang tài liệu trên điện thoại.
Sử dụng tiêu đề bảng
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc. Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản chỉ cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.
Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô phối hoặc bảng lồng nhau, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
Sử dụng tiêu đề, tiêu đề phụ và kiểu đầu đề tích hợp sẵn
Tiêu đề, phụ đề và đầu đề được dùng để quét, cả trực quan và với công nghệ hỗ trợ.
Sử dụng các kiểu Tiêu đềvà Phụ đề dựng sẵn dành riêng cho tiêu đề và phụ đề của tài liệu.
Tốt nhất là đầu đề giải thích nội dung của phần tài liệu. Sử dụng các kiểu đầu đề tích hợp sẵn và tạo văn bản mô tả đầu đề để giúp người dùng bộ đọc màn hình xác định cấu trúc tài liệu và dẫn hướng đầu đề dễ dàng hơn.
Sắp xếp đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định và không bỏ qua mức đầu đề. Ví dụ: sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Sắp xếp thông tin trong tài liệu của bạn thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách sử dụng đầu đề và kiểu, hãy đi tới mục Cải thiện trợ năng với kiểu đầu đề.
Tạo biểu ngữ đoạn văn
Ngoài việc sử dụng đầu đề để sắp xếp nội dung trong tài liệu, bạn cũng có thể tạo biểu ngữ đoạn văn. Trong biểu ngữ đoạn văn, khối màu nền sẽ mở rộng trên toàn chiều rộng của tài liệu và tô sáng văn bản bên trong biểu ngữ. Đây là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho bảng để sắp xếp và phân tách nội dung.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách tạo biểu ngữ đoạn văn, đi đến mục Áp dụng tô bóng cho từ hoặc đoạn văn.
Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan
Văn bản thay thế giúp những người không thể nhìn thấy màn hình hiểu nội dung quan trọng trong nội dung trực quan. Nội dung trực quan bao gồm ảnh, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập mục đích của hình ảnh. Bộ đọc màn hình sẽ đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.
Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.
Mẹo: Để viết văn bản thay thế tốt, hãy đảm bảo truyền tải nội dung và mục đích của hình ảnh theo cách ngắn gọn và rõ ràng. Văn bản thay thế không được dài hơn một hoặc hai câu ngắn — thông thường, một vài từ được chọn cẩn thận sẽ hiệu quả. Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của". Để biết thêm thông tin về cách viết văn bản thay thế, hãy đi tới Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách thêm văn bản thay thế, hãy đi đến Thêm văn bản thay thế vào hình, ảnh, biểu đồ, đồ họa SmartArt hoặc đối tượng khác.
Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
Lưu ý:
-
Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế, còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc khiếm thính.
-
Thay vì nhóm các đối tượng trong sơ đồ, hãy làm phẳng sơ đồ vào ảnh và thêm văn bản thay thế vào ảnh. Nếu bạn nhóm các đối tượng, các đối tượng con vẫn theo thứ tự tab với các nhóm.
Thêm văn bản siêu kết nối trợ năng và Mách nước
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: tránh sử dụng văn bản liên kết như "Bấm vào đây", "Xem trang này", "Truy cập vào đây" hoặc "Tìm hiểu thêm". Thay vào đó, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích. Bạn cũng có thể thêm Mách nước xuất hiện khi con trỏ di chuột qua văn bản hoặc hình ảnh có chứa siêu kết nối.
Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Tạo nhiều nội dung hơn với các mẫu của Microsoft.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách tạo siêu kết nối và Mách nước trợ năng, đi đến mục Tạo liên kết trợ năng trong Word và Tạo hoặc chỉnh sửa siêu kết nối.
Sử dụng màu và định dạng phông chữ trợ năng
Phông chữ trợ năng không loại trừ hoặc làm chậm tốc độ đọc của bất kỳ ai đang đọc tài liệu, bao gồm những người có thị lực kém hoặc người khiếm thị hoặc người khiếm thị. Phông chữ phù hợp giúp cải thiện mức độ dễ đọc và dễ đọc của tài liệu.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách thay đổi phông chữ mặc định, đi đến mục Thay đổi phông chữ mặc định trong Word.
Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng
Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:
-
Để giảm tải việc đọc, hãy chọn phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân.
-
Người bị khiếm thị có thể bỏ lỡ ý nghĩa được truyền tải bằng các màu cụ thể. Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó.
-
Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.
-
Thêm hình nếu màu được dùng để biểu thị trạng thái. Ví dụ: thêm ký hiệu dấu kiểm
Sử dụng màu phông trợ năng
Văn bản trong tài liệu của bạn phải có thể đọc được ở chế độ tương phản cao. Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.
Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:
-
Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt ở chế độ tương phản cao, hãy sử dụng cài đặt Tự động cho màu phông chữ. Để biết hướng dẫn về cách thay đổi màu phông trong Word, hãy đi tới mục Thay đổi màu phông.
-
Sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng để phân tích tài liệu và tìm độ tương phản màu không đủ. Công cụ này hiện kiểm tra màu văn bản so với màu trang, nền ô trong bảng, tô sáng, màu tô hộp văn bản, đổ bóng đoạn văn, tô hình và SmartArt, đầu trang và chân trang cũng như các liên kết trong tài liệu.
-
Sử dụng Trình phân tích Độ tương phản Màu, một ứng dụng miễn phí giúp phân tích màu sắc và độ tương phản, đồng thời hiển thị kết quả gần như ngay lập tức.
Tạo danh sách trợ năng
Để giúp bộ đọc màn hình đọc tài liệu của bạn dễ dàng hơn, hãy sắp xếp thông tin trong tài liệu thành các cụm nhỏ như danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.
Thiết kế danh sách để bạn không cần thêm một đoạn văn thuần không có dấu đầu dòng hoặc số vào giữa danh sách. Nếu danh sách của bạn được chia thành một đoạn văn thuần, một số bộ đọc màn hình có thể thông báo sai số mục danh sách. Ngoài ra, người dùng có thể nghe thấy ở giữa danh sách rằng họ sẽ rời khỏi danh sách.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách tạo danh sách, đi đến mục Tạo danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn
Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng. Để giảm tải việc đọc, bạn có thể tăng khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách điều chỉnh giãn cách, đi đến mục Điều chỉnh thụt lề và dãn cách trong Word.
Kiểm tra trợ năng với Trình đọc Chân thực
Hãy thử đọc tài liệu bằng Trình đọc Chân thực để kiểm tra âm thanh của tài liệu.
-
Trong tài liệu của bạn, chọn Xem > Trình đọc Chân thực.
-
Trên tab Trình đọc Chân thực, chọn Đọc To.
-
Để thoát Trình đọc Chân thực, hãy chọn Đóng Trình đọc Chân thực.
Xem thêm
Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng
Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn
Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập với người khuyết tật
Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật
Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.
Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.
