Sử dụng mẫu site Bộ phận SharePoint

Trước tiên, hãy làm theo hướng dẫn về cách thêm mẫu vào site mới hoặc hiện có.

Khám phá nội dung site, phần web và trang được điền sẵn và quyết định những tùy chỉnh site cần thiết để phù hợp với thương hiệu, tiếng nói và mục tiêu kinh doanh tổng thể của tổ chức bạn. 

Trang site điền sẵn và mẫu trang:

• Trang chủ - Cung cấp một nơi đích cho người xem tham gia vào các tin tức, sự kiện, cuộc trò chuyện của phòng ban và tìm hiểu thêm về lãnh đạo và tầm nhìn.

• Lãnh đạo của chúng tôi - Giới thiệu về hồ sơ lãnh đạo phòng ban. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Hình ảnh và Văn bản.

• Nhóm của chúng tôi - Tổng quan về các nhóm làm việc cùng nhau trong bộ phận hoặc bộ phận. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa các phần web Hình ảnh, Văn bản và Nối kết Nhanh.

• Tầm nhìn và ưu tiên - Hiển thị các giá trị và mức ưu tiên của tổ chức ở cấp phòng ban. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản.

• Văn hoá- Làm nổi bật văn hóa phòng ban và cách làm việc. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản và Chính.

• Tài liệu- Thư viện tài liệu cung cấp khả năng truy nhập dễ dàng vào các tài nguyên của bộ phận.

• Trang- Lưu trữ các trang site và nội dung mẫu trang.

• Mẫu bài đăng tin tức - Sử dụng mẫu bài đăng tin tức có sẵn cho các sự kiện sẽ tái diễn và bản tin hàng tháng để nhanh chóng chia sẻ tin tức của bộ phận. Tùy chỉnh các mẫu bài đăng tin tức này bằng cách chỉnh sửa các phần web Văn bản, Hình ảnh, Mọi người và Liên kết Nhanh.

Sau khi bạn đã thêm mẫu site Bộ phận, đã đến lúc tùy chỉnh và biến mẫu thành của riêng bạn.

Giới thiệu tin tức và thông báo - Sử dụng phần web Chính để tô sáng thông tin quan trọng. Tô sáng tài nguyên - Sử dụng phần web Liên kết nhanh để cung cấp quyền truy nhập dễ dàng vào các tài nguyên của bộ phận. Xây dựng văn hóa và cộng đồng - Sử dụng phần web Sự kiện để kết nối các nhóm với nhau, các nhóm quan tâm và sự kiện. Tiết kiệm thời gian sử dụng mẫu trang dựng sẵn - Sử dụng mẫu trang cho bản tin và sự kiện. Thu hút các nhóm có khả năng lãnh đạo - Sử dụng phần web Mọi người để giới thiệu các nhóm và hồ sơ lãnh đạo. Kết nối mọi người với nhau - Sử dụng phần web Hội thoại Yammer để bắt đầu và gia nhập cuộc hội thoại.

Tùy chỉnh diện mạo site, dẫn hướngsite, phần web và nội dung của site để phù hợp với nhu cầu của người xem và tổ chức của bạn. Bắt đầu chỉnh sửa site trong chế độ chỉnh sửa bằng cách chọn Chỉnh sửa ở trên cùng bên phải của site. Khi bạn làm việc, Lưu dưới dạng bản nháp hoặc Tái phát hành thay đổi để hiển thị các chỉnh sửa cho người xem.

1. Sử dụng phần web Phần web Chính để giới thiệu tin tức và thông báo

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Chính, rồi chọn Chỉnh sửa thuộc tính ().

2. Sau đó, chọn các tùy chọn lớp và ô phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức.

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Chính.

2. Sử dụng phần web Nối kết Nhanh để cung cấp quyền truy nhập nhanh vào các tài nguyên của bộ phận

1. Dẫn hướng phần web Liên kết Nhanh và chọn liên kết, rồi chỉnh sửa thuộc tính ().

2. Chỉnh sửa nối kết, tiêu đề, biểu tượng và mô tả nếu cần.

3. Để thêm liên kết, hãy chọn + Thêm liên kết.

Xem các loại bố trí và tùy chọn chỉnh sửa khác nhau cho phần web Nối kết Nhanh.

3. Sử dụng phần web Sự kiện để hiển thị các sự kiện sắp tới

1.  Chọn Chỉnh sửa thuộc tính () trên phần web Sự kiện để xác định nguồn và bố trí sự kiện.

2. Để thêm hoặc chỉnh sửa sự kiện trong phần web Sự kiện, dẫn hướng đến phần web Sự kiện, rồi chọn + Thêm sự kiện.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng và chỉnh sửa phần web Sự kiện.

4. Sử dụng phần web Tin tức để hiển thị thông báo và mới

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Tin tức và chọn Chỉnh sửa thuộc tính ().

2. Sau đó, chọn nguồn tin tức có chứa thông tin bạn muốn hiển thị.

3. Chọn bố trí, tùy chọn xem và bộ lọc hiển thị tốt nhất thành viên của nhóm tổ chức.

4. Trong mục Sắp xếp, xác định thứ tự hiển thị tin tức.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Tin tức.

Sử dụng mẫu trang dựng sẵn cho bản tin và sự kiện recaps

1. Để xem bản tin và mẫu bài đăng tin tức, dẫn hướng đến Thiết đặt rồi chọn Nội dung site, rồi chọn Trang của site.

2. Chọn thư mục Mẫu để xem mẫu bài đăng tin tức.

3. Thực hiện chỉnh sửa cho các mẫu, rồi chọn Lưu mẫu trang.

Sử dụng mẫu trang cho các bài đăng tin tức và bản kết lại sự kiện

1. Để sử dụng một trong các mẫu trong bài đăng tin tức mới, hãy bắt đầu bằng cách chọn Mới ở góc trên cùng bên trái, rồi chọn Bài đăng tin tức.

2. Chọn mẫu bài đăng tin tức bạn muốn sử dụng, rồi bắt đầu viết bài đăng tin tức của bạn.

Tìm hiểu thêm về cách tạo và sử dụng mẫu trang.

5. Sử dụng phần web Mọi người để hiển thị các liên hệ phòng ban chính

1. Bắt đầu bằng cách xóa hình ảnh của phần web Mọi người.

2. Tìm Hộp công cụ () ở bên phải. Chọn Xem tất cả các phần web, sau đó chọn hoặc kéo và thả Mọi người từ danh sách các phần web.

3. Chọn Chỉnh sửa thuộc tính () trên phần web Mọi người.

4. Nhập tên của một người hoặc nhóm, rồi chọn Lưu.

Tìm hiểu thêm về phần web Mọi người.

6. Sử dụng phần web Hội thoại Yammer để kết nối mọi người với nhau

1. Chọn Sửa thuộc tính () trên phần web hội thoại Yammer.

2. Chọn nguồn Hội thoại và Số lượng hội thoại cần hiển thị.

Tìm hiểu thêm về phần web Hội thoại Yammer.

Tùy chỉnh các trang sau trong site:

• Lãnh đạo của chúng tôi - Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Hình ảnh và Văn bản.

• Nhóm của chúng tôi - Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa cácphần web Hình ảnh, Văn bản và Nối kết Nhanh.

• Tầm nhìn và ưu tiên - Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phầnweb Văn bản.

• Văn hoá- Tùy chỉnh trang này bằng cách sửa phần web Văn bản và Chính.

• Mẫu bài đăng tin tức - Từ trang chủ dẫn hướng đến Cài đặt, rồi chọn Nội dung site. Ở đó bạn có thể xem các mẫu bài đăng tin tức đã sẵn sàng. Tùy chỉnh các mẫu bài đăng tin tức này bằng cách chỉnh sửa các phần web Văn bản, Hình ảnh, Mọi người và Liên kết Nhanh.

Tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng site

Trước khi bạn chia sẻ site của mình với người khác, hãy thực hiện những thao tác hoàn thiện trên site của bạn bằng cách đảm bảo người dùng có thể tìm thấy site, dẫn hướng qua các liên kết và trang một cách dễ dàng và nhanh chóng truy nhập nội dung trên site.

• Chỉnh sửa thư viện tài liệu bằng cách cập nhật tên thư mụcvà tải lên tài nguyên.

• Sửa và tùy chỉnh dẫn hướng site.

• Thay đổi diện mạo site của bạn bằng cách tùy chỉnh chủ đề, logo, bố trí đầu trang và diện mạo site của bạn.

• Thêm hoặc loại bỏ trang vào site này hoặc dẫn hướng site để phù hợp với nội dung hiện có.

• Chọn liên kết site này với site hub trong tổ chức của bạn hoặc thêm site này vào dẫn hướng site hub hiện có nếu cần.

Chia sẻ site của bạn với người khác sau khi bạn đã tùy chỉnh site của mình, được xem xét về độ chính xác và phát hành bản nháp cuối cùng. 

1. Chọn Chia sẻ site từ góc bên phải.

2. Nhận trợ giúp về việc quản lý site của bạn bằng cách thêm người sở hữu site và thành viên sẽ có quyền sửa nội dung site.

3. Trong ngăn Chia sẻ site, nhập tên của những người bạn muốn chia sẻ site. Bạn có thể chọn Mọi người (ngoại trừ người dùng bên ngoài) nếu bạn muốn mọi người trong tổ chức của mình có quyền truy nhập vào site. Mức cấp phép mặc định là Chỉ đọc.

   

4. Nhập tin nhắn tùy chọn để gửi cùng với thông báo bằng email sẽ gửi khi trang web được chia sẻ hoặc bỏ chọn hộp kiểm Gửi email nếu bạn không muốn gửi email.

5. Chọn Chia sẻ.

Sau khi bạn tạo và cho chạy site của mình, giai đoạn quan trọng tiếp theo là duy trì nội dung site. Đảm bảo bạn có kế hoạch duy trì cập nhật nội dung và phần web. 

Các biện pháp tốt nhất cho việc bảo trì site:

• Kế hoạch bảo trì trang web - Thiết lập lịch trình để xem lại nội dung trang web thường xuyên khi cần thiết để đảm bảo nội dung vẫn chính xác và có liên quan.

• Thường xuyên đăng tin tức - Phân phối các thông báo, thông tin và trạng thái mới nhất trong toàn tổ chức.  Tìm hiểu cách thêm bài đăng Tin tức trên site nhóm hoặc site liên lạc và cho người khác thấy những người sẽ đăng thông báo cách họ có thể sử dụng tin tức SharePoint.

• Kiểm tra các liên kết và phần web - Duy trì cập nhật liên kết và phần web để đảm bảo bạn đang tận dụng toàn bộ giá trị của trang web của mình.

• Sử dụng phân tích để cải thiện mức độ tương tác - Xem mức sử dụng trang web bằng cách sử dụng báo cáo dữ liệu sử dụng tích hợp sẵn để nhận thông tin về nội dung phổ biến, lượt truy cập trang web và hơn thế nữa.

• Xem lại định kỳ thiết đặt site của bạn - Sau khi đã tạo site trong SharePoint, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với thiết đặt, thông tin site và quyền cho site.