Dùng Dọn Dẹp Hội thoại để xóa bỏ thư thừa

Hội thoại là gì?

Bạn có thể biết Hội thoại qua thuật ngữ chuỗi email. Hội thoại là bộ đầy đủ các email từ thư đầu tiên đến tất cả các thư trả lời. Các thư trong Hội thoại có cùng một chủ đề.

Ví dụ: khi bạn gửi thư cho một người và người đó trả lời thì đó là một Cuộc hội thoại. Trong nhiều Cuộc hội thoại, có thể có nhiều thư trả lời qua lại. Nhiều người có thể trả lời các thư khác nhau trong Cuộc hội thoại.

Dọn Dẹp Hội thoại là gì?

Dọn Dẹp Hội thoại đánh giá nội dung của mỗi thư trong Hội thoại. Nếu một bức thư có toàn bộ nội dung được bao gồm trong một thư thư trả lời thì thư trước đó sẽ bị xóa. Hãy xem xét ví dụ sau.

Jeff gửi thư cho Anne và Tim. Anne trả lời cho cả Jeff lẫn Tim trong nội dung thư Outlook của cô ấy, bao gồm thư gốc đầy đủ của Jeff. Bây giờ, Tim thấy thư của Anne và trả lời cho cả Jeff lẫn Anne. Thư trả lời của Tim bao gồm tất cả các thư trước trong Hội thoại. Dọn Dẹp Hội thoại có thể xóa bỏ tất cả các thư, ngoại trừ thư cuối cùng từ Tim vì trong thư đó là bản sao của tất cả các thư trước.

Dọn sạch Hội thoại hữu ích nhất khi Cuộc hội thoại có nhiều thư trả lời qua lại, đặc biệt là vời nhiều người nhận.

Loại bỏ thư dư thừa

1. (Dải băng cổ điển) Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xóa , bấm vào Dọn dẹp.

   

   (Dải băng đơn giản) Trên tab Trang đầu , bấm vào mũi tên bên cạnh Delete. 

   

2. Hãy chọn một trong các tùy chọn sau đây:

   • Dọn Dẹp Hội thoại    Hội thoại hiện tại được duyệt lại và xóa bỏ các thư thừa.

   • Dọn Dẹp Thư mục    Tất cả các Hội thoại trong thư mục đã chọn sẽ được duyệt lại và xóa bỏ các thư thừa.

   • Dọn dẹp Thư & mục con    Tất cả các Hội thoại trong thư mục đã chọn và bất kỳ thư mục con trong đó đều sẽ được duyệt lại và xóa bỏ các thư thừa.

Đầu Trang

Thay đổi tùy chọn Dọn Dẹp Hội thoại

Bạn có thể xác định loại trừ thư nào khỏi bị Dọn Dẹp và vị trí chuyển thư tới khi xóa bỏ chúng.

1. Bấm vào tab Tệp.

2. Bấm Tùy chọn.

3. Bấm Thư.

4. Dưới Dọn Dẹp Hội thoại, thực hiện bất kỳ việc nào sau đây:

   • Để thay đổi vị trí chuyển mục tới, đối với Các mục được dọn sẽ được chuyển đến thư mục này, hãy bấm Duyệt, rồi chọn thư mục Outlook. Theo mặc định, thư được di chuyển đến thư mục Khoản mục đã Xóa. Nếu bạn có nhiều tài khoản email trong hồ sơ Outlook của mình, mỗi tài khoản sẽ có thư mục Khoản mục đã Xóa riêng. Thư được chuyển tới thư mục Khoản mục đã Xóa tương ứng cho tài khoản email đó.

   • Để nhân bản cấu trúc thư mục của các mục mà tính năng Dọn Sạch xóa (khi bạn sử dụng lệnh Dọn Sạch Thư mục & Thư mục con), hãy chọn tùy chọn Khi dọn thư mục con, tạo lại cấu trúc phân cấp thư mục trong thư mục đích.

     : Tùy chọn này không khả dụng nếu đích là thư mục Khoản mục đã xóa.

   • Để luôn giữ các thư bạn chưa đọc, hãy chọn hộp kiểm Không di chuyển thư chưa đọc. Chúng tôi khuyên bạn không chọn tùy chọn này. Các thư còn lại trong Cuộc hội thoại sẽ chứa tất cả các thư được xóa, chẳng hạn như những thư bạn có thể chưa đọc.

   • Để luôn giữ các thư đã được phân loại, hãy chọn hộp kiểm Không di chuyển thư đã phân loại. Chúng tôi khuyên bạn chọn tùy chọn này. Phân loại áp dụng cho thư cụ thể và việc xóa một thư được phân loại sẽ làm mất thư đã phân loại đó.

   • Để luôn giữ các thư đã gắn cờ, hãy chọn hộp kiểm Không di chuyển thư đã gắn cờ. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn này. Cờ áp dụng cho thư cụ thể và việc xóa một thư được gắn cờ sẽ làm mất thư đã gắn cờ đó.

   • Để luôn giữ các thư được ký điện tử, hãy chọn hộp kiểm Không di chuyển thư được ký điện tử. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn này.

   • Để luôn giữ thư gốc khi có người thay đổi thư gốc trong thư trả lời, hãy chọn hộp kiểm Khi có thư thay đổi trong thư trả lời, không di chuyển thư gốc. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn này. Việc này sẽ đảm bảo bạn có bản ghi đầy đủ cho toàn bộ nội dung ở Cuộc hội thoại trong trường hợp có người thay đổi thư có trong thư trả lời.

Đầu Trang

Xem thêm