Điều này nghe quá quen thuộc phải không? Bạn gửi một tệp qua email cho đồng nghiệp của bạn. Họ thêm phản hồi của mình, rồi bạn phải tích hợp những nhận xét và thay đổi từ 3 hoặc 4 bản sao từ bản gốc của bạn.
Có cách khác để thực hiện việc này. Nếu bạn có tài khoản trên SharePoint hoặc Microsoft OneDrive, bạn có thể lưu trữ các tệp, chẳng hạn như tài liệu Word của mình, đến một trong những vị trí đó, rồi sử dụng lệnh Chia sẻ để cho phép người khác đọc hoặc chỉnh sửa bản sao tệp của bạn. Không còn hiện tượng các tệp chồng chéo lên nhau, chỉ một bản sao với phản hồi của tất cả mọi người. (Chính xác thì điều gì họ có thể làm với tệp của bạn tùy thuộc vào quyền mà bạn trao cho họ).
Đây là quá trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Chuyển thẳng đến phần bạn cần.
Bắt đầu bằng cách thêm SharePoint hoặc OneDrive vào danh sách chỗ trong Word
-
Trong Word, bấm Tệp > Lưu dưới Dạng > Thêm chỗ.
-
Dưới Thêm chỗ, hãy bấm dịch vụ mà bạn muốn dùng, như Office 365 SharePoint hoặc OneDrive.
-
Hoàn thành màn hình Đăng nhập xuất hiện cho mỗi dịch vụ. Bạn có thể cần liên hệ với bộ phận CNTT để có tên người dùng và mật khẩu.
Khi bạn hoàn tất, vị trí mới sẽ xuất hiện trên ngăn Lưu dưới dạng của Word.
Lưu vào chỗ mới của bạn và chia sẻ
Sau khi thêm vị trí lưu trữ đám mây vào danh sách địa điểm, bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình. Bạn chỉ cần làm điều này một lần cho một tệp.
-
Mở tài liệu mà bạn muốn chia sẻ.
-
Bấm Tệp > Lưu dưới Dạng.
-
Trên trang Lưu dưới Dạng, hãy bấm đúp vào vị trí bạn muốn dùng— thư viện tài liệu SharePoint, một vị trí trên máy tính của bạn, MySite hoặc OneDrive của bạn.
-
Đặt tên cho tệp và bấm Lưu. Nếu điều này đưa bạn trở lại tab Thông tin, hãy bấm Chia sẻ lần nữa.
-
Bên dưới Chia sẻ với Mọi người (hoặc, trong Word 2013, Mời Mọi người), hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ tệp.
-
Nếu bạn muốn, hãy chọn Có thể Sửa hoặc Có thể Xem. Tùy chọn đầu tiên cho phép đồng nghiệp của bạn thay đổi tệp, tùy chọn thứ hai giữ cho tệp của bạn an toàn hơn.
-
Nhập một tin nhắn vào hộp dưới dòng địa chỉ nếu bạn muốn, rồi bấm Chia sẻ.
Chia sẻ một tài liệu đã được lưu
Nếu bạn đã lưu một tệp vào SharePoint hoặc OneDrive, làm theo những bước sau.
-
Mở tài liệu mà bạn muốn chia sẻ.
-
Bấm Tệp > Chia sẻ > Chia sẻ với Mọi người (hoặc, trong Word 2013, Mời Mọi người).
-
Nhập tên hoặc địa chỉ email của những người mà bạn đang chia sẻ.
-
Nếu bạn muốn, hãy bấm Có thể Sửa hoặc Có thể Xem. Tùy chọn đầu tiên cho phép đồng nghiệp của bạn thay đổi tệp. Tùy chọn thứ hai giữ cho tệp của bạn an toàn hơn.
-
Nhập một tin nhắn vào hộp dưới dòng địa chỉ nếu bạn muốn, rồi bấm Chia sẻ.
Ngừng chia sẻ với mọi người
Và đây là cách để bạn ngừng chia sẻ tài liệu.
-
Mở tài liệu mà bạn không muốn chia sẻ.
-
Bấm Tệp > Chia sẻ.
-
Bên dưới Chia sẻ với Mọi người (hoặc, trong Word 2013, Mời Mọi người), bấm chuột phải vào tên người mà bạn muốn loại bỏ và bấm Loại bỏ Người dùng.
Tìm hiểu thêm về OneDrive và Microsoft 365
-
Để mở tài OneDrive của bạn, hãy xem Đăng ký tài khoản Microsoft.
-
Để đăng ký tàiMicrosoft 365 SharePoint mới, hãy xem trang chủ Microsoft 365 .
-
Nếu công ty bạn có SharePoint và bạn có thắc mắc về nó, hãy liên hệ với người quản trị hệ thống của bạn.
