Cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tài liệu

Trình sắp xếp Nội dung là một tính năng của SharePoint, tính năng này có thể tự động quản lý một số tác vụ thư viện quan trọng. Điều này không chỉ tiết kiệm được thời gian mà còn giúp đảm bảo thư viện tài liệu được quản lý nhất quán.

Trình sắp xếp Nội dung có thể làm những gì?

Trình sắp xếp Nội dung có thể tự động thực hiện các tác vụ sau:

Định tuyến tài liệu tới các thư viện và thư mục khác nhau Trên thực tế, Trình sắp xếp Nội dung sẽ hoạt động như một người gác cổng cho tài liệu. Mỗi lần một tài liệu được tải lên, Trình sắp xếp Nội dung sẽ dùng các quy tắc mà bạn đã tạo để xác định nơi nó sẽ di chuyển tài liệu đến. Sau đó, tính năng này sẽ định tuyến tài liệu đến thư viện hoặc thư mục thích hợp, mà thư viện hoặc thư mục đó có thể nằm ở một tuyển tập site khác. Các quy tắc có thể dựa trên sự kết hợp giữa các kiểu nội dung và siêu dữ liệu.
Tải tất cả tài liệu lên Thư viện Tự động Định tuyến Bạn có thể cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để đặt tất cả tài liệu đã tải lên vào một Thư viện Tự động Định tuyến, tại đây các siêu dữ liệu có thể được nhập vào và một quy trình gửi nộp đã được hoàn tất.

Quản lý kích cỡ thư mục Bạn có thể cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để kiểm soát số lượng mục trong các thư mục và đảm bảo không có thư mục nào chứa quá số lượng các mục đã xác định. Theo mặc định, giới hạn này là 2500 mục và khi đạt đến số lượng mục là 2501, Trình sắp xếp Nội dung sẽ tự động tạo một thư mục mới và đặt tài liệu vào đó. Bạn có thể chỉ rõ số lượng các mục mà Trình sắp xếp Nội dung cho phép trong một thư mục đơn lẻ.
Quản lý các bản gửi nộp trùng lặp Khi một tài liệu được tải lên đã tồn tại trong thư viện, bạn có thể để Trình sắp xếp Nội dung sử dụng SharePoint phiên bản hoặc thay đổi tên tệp bằng cách thêm các ký tự duy nhất. Điều này đảm bảo rằng cả tài liệu đang tồn tại lẫn bản trùng lặp đều được giữ lại.
Duy trì nhật ký kiểm tra Trình sắp xếp Nội dung có thể giữ các nhật ký kiểm tra về một tài liệu được lưu cùng với tài liệu đó sau khi được định tuyến.

Kích hoạt tính năng Trình Sắp xếp Nội dung trên một site

Tối thiểu bạn phải có quyền Sở hữu Site và các tính năng phát hành phải được bật.

Để kích hoạt tính năng Trình sắp xếp Nội dung cho một site

Dẫn hướng đến site mà bạn muốn cấu hình.
Bấm thiết rồi chọn Thiết đặt site từ menu thả xuống.

Ví SharePoint, bấm Thiết đặt , bấm Nội dung site, rồi bấm Thiết đặt site.
Trên trang Thiết đặt Site , trong nhóm Hành động Site , hãy bấm Quản lý tính năng site.
Bên cạnh tên tính năng của Trình sắp xếp Nội dung, bấm Kích hoạt. Khi tính năng đó được kích hoạt, từ Hiện hoạt sẽ xuất hiện trong cột Trạng thái.

Cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tài liệu

Lưu ý: Tối thiểu bạn phải có quyền Sở hữu Site để cấu hình Trình sắp xếp Nội dung.

Dẫn hướng đến site mà bạn muốn cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tự động các tài liệu tới các vị trí đã xác định.
Bấm thiết rồi chọn Thiết đặt site từ menu thả xuống.

Ví SharePoint, bấm Thiết đặt , bấm Nội dung site, rồi bấm Thiết đặt site.
Trong nhóm Quản trị Site, chọn Thiết đặt Trình sắp xếp Nội dung.

Lưu ý: Nối kết thiết đặt Trình sắp xếp Nội dung chỉ xuất hiện khi tính năng này được kích hoạt cho site này.
Trong phần Chuyển hướng Người dùng đến Thư viện Tự động Định tuyến, chọn hộp kiểm để thực thi Trình sắp xếp Nội dung. Điều này sẽ tự động chuyển hướng người dùng đến Thư viện Tự động Định tuyến khi họ tìm cách tải lên một tài liệu.
Trong phần Gửi đến Site Khác, hãy chọn hộp kiểm nếu bạn muốn cho phép các quy tắc định tuyến tài liệu đến một site khác.
Trong phần Phân chia Thư mục, hãy chọn hộp kiểm Tạo các thư mục con khi một vị trí đích có quá nhiều mục để tự động tạo ra các thư mục con khi một vị trí có quá số lượng các mục đã xác định.
- Trong ô Số lượng các mục trong một thư mục đơn lẻ, hãy nhập số lượng tài liệu có thể được lưu trong một thư mục trước khi một thư mục mới được tạo ra.
- Trong ô Định dạng tên thư mục, hãy chỉ rõ quy ước đặt tên cho bất kỳ thư mục mới nào được tạo ra.
Trong phần Bản gửi nộp Trùng lặp, hãy chọn xem bạn có muốn các bản trùng lặp sử dụng tính năng lập phiên bản hay không, hoặc các bản trùng lặp phải luôn có các ký tự duy nhất nối vào tên tệp của mục hay không.
Trong phần Lưu giữ Ngữ cảnh, hãy chọn hộp kiểm nếu bạn muốn lưu các bản nhật ký kiểm tra hoặc siêu dữ liệu dưới dạng một mục nhập kiểm tra trên mục hoặc tài liệu được gửi nộp
Trong phần Người quản lý Quy tắc , hãy nhập tên người dùng là người quản lý quy tắc trong tổ chức của bạn. Người quản lý quy tắc phải có quyền Quản lý Website để truy nhập vào trang thiết đặt quy tắc của Trình sắp xếp Nội dung. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo quy tắc Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tài liệu.
Chọn các hộp kiểm thích hợp để cho phép các email được gửi tự động đến các nhà quản lý quy tắc. Trình sắp xếp Nội dung có thể gửi email khi một bản trình nộp không khớp với một quy tắc, hoặc khi bất kỳ nội dung nào được trình nộp cho Trình sắp xếp Nội dung.

Lưu ý: Email phải được cấu hình bởi SharePoint hoặc người quản trị mạng của bạn để máy chủ hoặc dịch vụ có thể bật các hộp kiểm này.
Trong phần Các điểm Trình Nộp, hãy nhập thông tin về các site khác hoặc phần mềm gửi email mà có thể gửi nội dung đến site hiện tại.

Mẹo: Phần này cung cấp cho bạn địa chỉ URL của dịch vụ web để gửi nội dung đến site đó trong trường hợp bạn muốn tạo một dòng công việc hoặc tạo một giải pháp tùy chỉnh để gửi tài liệu từ một hệ thống email.

Cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tài liệu

Trình sắp xếp Nội dung có thể làm những gì?

Kích hoạt tính năng Trình Sắp xếp Nội dung trên một site

Cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tài liệu

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn muốn xem các tùy chọn khác?

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!