Cách thực hành tốt nhất cho các tổ chức khi sử dụng Lịch Outlook

Làm việc trong kịch bản người quản lý/đại diện

Nếu tổ chức của bạn cho phép làm việc trong kịch bản người quản lý/đại diện, hãy cấu hình Outlook để kết nối với hộp thư Exchange bằng cách dùng Chế độ Thư tín Lưu trữ Trung gian của Microsoft Exchange. Việc này cho phép bạn làm việc hiệu quả nhất.

Các phiên bản mới hơn của Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook for iOS, Outlook for Android và Microsoft Outlook for Mac bao gồm nhiều cải tiến cho tính năng đại diện. Để biết thêm thông tin về những phiên bản này, hãy xem:

Tính năng đại diện Outlook trong các phiên bản hỗn hợp của Microsoft Outlook và Entourage

Đối với kịch bản chia sẻ mô hình mới (REST), chúng tôi khuyến nghị mức cấp phép được đơn giản hóa (có thể chỉnh sửa, có thể xem tiêu đề và vị trí, v.v.) thay vì tùy chỉnh quyền cho đại diện. Mức cấp phép tùy chỉnh không được hỗ trợ trong chia sẻ mô hình mới và có thể dẫn đến kết quả không mong muốn.

Giới hạn số lượng đại diện

Outlook không giới hạn số lượng đại diện mà bạn thêm vào. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn chỉ nên trao quyền Người biên tập cho một (1) đại diện mà thôi. Điều này cho phép bạn theo dõi cuộc họp được xử lý khi nào và như thế nào. Trong trường hợp một đại diện có thể dùng nhiều thiết bị để truy nhập dữ liệu của bạn, việc trao quyền Người biên tập cho nhiều đại diện sẽ khiến cho bạn rất khó xác định lý do tại sao cuộc họp bị bỏ lỡ hay hết hạn.

Ngay cả khi bạn chỉ trao quyền Người biên tập cho một đại diện, bạn cũng cần tránh thêm quyền Người xem lại hay Người đóng góp cho nhiều đại diện. Lý do nằm ở chỗ việc thêm nhiều đại diện có thể làm cạn kiện các tài nguyên khác. Ví dụ: có thể đạt đến giới hạn kích cỡ cho dữ liệu quy tắc. Khi bạn thêm đại diện, nhiều thay đổi khác nhau sẽ xảy ra:

Outlook sẽ áp dụng quyền cho thư mục liên quan.
Thuộc tính Thư mục Hiện hoạt PublicDelegates sẽ được cập nhật để thêm cho đại diện quyền "Gửi với tư cách Đại diện cho".
Outlook thêm đại diện vào quy tắc chuyển tiếp trong hộp thư của người quản lý. Điều này giúp chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp tới đại diện.
Outlook lưu thông tin đại diện bổ sung trong hộp thư của người quản lý.

Mỗi vùng trong số những vùng cấu phần này có thể có giới hạn khác nhau. Việc chạm đến gần giới hạn này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và tính ổn định.

Lưu ý:

Trong giai đoạn phát triển và chạy thử sản phẩm, Microsoft dùng tối đa bốn (4) đại diện. Ngoài ra, các đại diện này chỉ dùng Outlook. Thiết bị không được dùng trong quá trình chạy thử.
Nếu đại diện có quyền Người biên tập bị buộc phải thay thế tạm thời hay vĩnh viễn, hãy thay đổi quyền Người biên tập thành quyền Người xem lại hoặc thành không có quyền nào. Sau đó, trao quyền Người biên tập cho đại diện mới hay đại diện dự khuyết.

Làm việc với cuộc họp lặp lại

Thiết đặt ngày kết thúc và giới hạn số lần lặp lại

Outlook giúp dễ dàng lên lịch cuộc họp thường xuyên lặp đi lặp lại nhiều lần. Chúng tôi khuyên bạn luôn đặt ngày kết thúc và giới hạn chuỗi lặp lại thành một số lần xuất hiện cụ thể. Rất có thể, cuộc họp định kỳ sẽ yêu cầu sửa đổi tại một số điểm. Ví dụ, người dự sẽ được thêm vào hoặc loại bỏ khỏi một lần lặp lại duy nhất, hoặc địa điểm hoặc thời gian cuộc họp sẽ thay đổi do ngày nghỉ hoặc tình huống bất ngờ. Outlook sẽ lưu từng thay đổi đơn lẻ này thành ngoại lệ cuộc họp. Những cuộc họp có số ngoại lệ khổng lồ sẽ trở thành chuỗi cuộc họp khó có thể quản lý. Ngoài ra, Outlook có thể còn có hành vi ngoài dự kiến. Bạn luôn luôn có thể tạo chuỗi cuộc họp mới khi chuỗi cuộc họp hiện hành kết thúc. Khi suy nghĩ về số lần lặp lại, hãy cân nhắc đến tần suất. Trong khoảng thời gian một năm, cuộc họp hàng tuần hai lần sẽ có số lần lặp lại nhiều hơn cuộc họp hàng tháng trong cùng khoảng thời gian đó khoảng 90 lần.

Kết thúc cuộc họp lặp lại trước ngày kết thúc gốc

Mặc dù bạn có thể hủy một cuộc họp định kỳ, nhưng bạn vẫn nên thay đổi ngày kết thúc cho chuỗi lặp lại đó. Điều này cho phép bạn và người dự giữ lại được bản ghi cuộc họp trước đây. Nếu bạn hủy toàn bộ cuộc họp định kỳ, lịch sử đó sẽ bị mất. Tốt nhất là nên đặt một ngày kết thúc mới rồi gửi cập nhật tới tất cả người dự. Điều này sẽ kết thúc chuỗi họp sớm trong khi vẫn giữ được bản ghi các cuộc họp trước đây.

Lưu ý:

Nếu bạn kết thúc sớm chuỗi cuộc họp, các ngoại lệ liên quan đến cuộc họp định kỳ sẽ bị mất. Để tìm hiểu thêm về các trường hợp ngoại lệ, hãy xem mục "Đặt ngày kết thúc và giới hạn số lần xuất hiện" ở trên.
Cách thực hành tốt nhất này cũng áp dụng khi bạn cần thay đổi Chủ đề của chuỗi cuộc họp hiện có. Kết thúc chuỗi cuộc họp sớm và tạo một cuộc họp định kỳ mới bằng một Chủ đề khác.

Để biết thêm thông tin về huỷ tất cả cuộc họp trong tương lai của chuỗi, hãy xem: Hủy tất cả cuộc họp trong tương lai của chuỗi

Thay đổi người tổ chức

Outlook không cung cấp cách thay đổi người tổ chức cuộc họp. Để thay đổi người tổ chức cuộc họp định kỳ, hãy kết thúc cuộc họp đó. Để thực hiện điều này, hãy đặt ngày kết thúc sớm hơn và gửi cập nhật tới tất cả người dự. Sau khi bạn hoàn thành bước này, người tổ chức mới nên tạo một cuộc họp định kỳ mới.

Để biết thêm thông tin về việc thiết đặt ngày kết thúc sớm hơn, hãy xem Hủy cuộc họp.

Tránh dùng cuộc họp lặp lại để chia sẻ phần đính kèm

Phần đính kèm làm cho ngoại lệ của cuộc họp lặp lại thêm phức tạp. Mỗi ngoại lệ đều chứa bản sao đính kèm riêng. Vì ngoại lệ được thêm vào cuộc họp lặp lại, bản sao mới của phần đính kèm cũng được tạo ra. Nếu bạn thay đổi một bộ đính kèm thì thay đổi này sẽ không ảnh hưởng đến những ngoại lệ khác. Nếu bạn yêu cầu tất cả người dự phải có bản sao thay đổi mới nhất cho bất kỳ cuộc họp nhất định nào, bạn nên lưu tệp đính kèm vào SharePoint hoặc OneDrive và chia sẻ với liên kết bất cứ khi nào có thể.

Lưu ý: Các hành động thêm và loại bỏ phần đính kèm vào cuộc họp độc lập, không định kỳ được hỗ trợ đầy đủ.

Xử lý tất cả mọi yêu cầu và hủy cuộc họp

Mặc dù bạn có thể trực tiếp xoá yêu cầu cuộc họp trong Hộp thư đến nhưng bạn nên xử lý đúng đắn yêu cầu cuộc họp bằng chấp nhận hay từ chối yêu cầu đó. Luôn sử dụng lệnh Loại bỏ khỏi Lịch để xử lý hủy cuộc họp khỏi Hộp thư đến của bạn. Tránh xử lý trực tiếp cuộc họp trong mô-đun Lịch.

Tránh sao chép cuộc họp

Theo thiết kế, Outlook sẽ loại bỏ mọi nối kết giữa cuộc họp đã sao chép và cuộc họp gốc. Điều này giúp ngăn ngừa sự không nhất thiết. Phiên bản mới hơn của Outlook thêm chuỗi văn bản "Sao chép:" vào chủ đề. Điều này giúp bạn dễ dàng nhận ra bản sao cuộc họp.

Bắt đầu từ Outlook phiên bản 2311 sao chép cuộc họp không còn được hỗ trợ. Đây là một thay đổi có chủ ý để ngăn không cho sao chép cuộc họp. Hành động liên quan đến cuộc họp đã sao chép mang lại kết quả không mong muốn, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên tránh sao chép cuộc họp. Đây là cách thực hành tốt nhất được ghi chép lâu dài. Để hạn chế kết quả không mong muốn, Nhóm Outlook thực hiện chặn sao chép cuộc họp.

Để biết thêm thông tin về bản cập nhật gần đây để chặn sao chép cuộc họp, hãy xem:

Outlook chặn sao chép cuộc họp có nội dung "Không hỗ trợ sao chép cuộc họp".

Chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp

Khi bạn dùng Outlook để chuyển tiếp cuộc họp đến một người ban đầu không được mời vào cuộc họp, Outlook sẽ gửi thông báo chuyển tiếp cuộc họp đến người tổ chức cuộc họp. Khi người tổ chức nhận được thông báo, người dự mới sẽ được thêm vào cuộc họp của người tổ chức. Nếu những người dự hiện tại cần biết việc người dự mới được thêm vào cuộc họp, thì người tổ chức phải mở cuộc họp và gửi cập nhật cuộc họp đến tất cả người dự.

Lưu ý: Nếu bạn muốn cho ai đó biết về một cuộc họp nhưng không mời họ, chỉ cần kéo yêu cầu họp từ lịch của bạn vào biểu tượng Thư ở phía dưới bên trái của Outlook. Thao tác này mở một email kèm thông tin về cuộc họp mà bạn có thể gửi đi. Lưu ý rằng email này không thêm (những) người nhận vào cuộc họp và chỉ chứa các thông tin cuộc họp như ngày tháng, thời gian, chủ đề và lịch công tác.

Dành cho người dùng Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 còn giới thiệu Thông báo Chuyển tiếp Cuộc họp như là một phần của tính năng Bộ trợ giúp Thiết lập lịch. Nếu bạn sử dụng Outlook kết nối đến hộp thư trên tổ chức Exchange Server, hành vi thông báo chuyển tiếp cuộc họp có thể phụ thuộc vào thiết đặt Exchange, nếu được cấu hình bởi Người quản trị Exchange. Chẳng hạn, Người quản trị Exchange có thể ngăn không cho gửi thông báo chuyển tiếp cuộc họp tới tên miền từ xa.

Nói chung, chúng tôi khuyên người dự không nên chuyển tiếp cuộc họp nếu họ không ở cùng tổ chức Exchange với người tổ chức cuộc họp, trừ phi tất cả những điều kiện sau đều thỏa:

Người dự đang dùng Microsoft Outlook 2010 hay phiên bản mới hơn.
Người quản trị Exchange của người dự cho phép gửi thông báo chuyển tiếp cuộc họp tới tên miền từ xa.
Người tổ chức đang sử dụng máy khách Microsoft Outlook bạn.

Trong trường hợp người dự sử dụng hệ thống thư không phải Exchange, thông thường chúng tôi khuyên bạn không nên chuyển tiếp cuộc họp, trừ khi tất cả các điều kiện sau đều đúng:

Người dự đang dùng Microsoft Outlook 2010 hay phiên bản mới hơn.
Người tổ chức đang sử dụng máy khách Microsoft Outlook bạn.

Nếu vì bất cứ lý do gì mà người tổ chức không nhận được thông báo chuyển tiếp cuộc họp thì người dự sẽ không được thêm vào cuộc họp của người tổ chức. Nếu sau đó người tổ chức thay đổi cuộc họp và gửi thông tin cập nhật thì thông tin cập nhật này chỉ được gửi đến người được mời ban đầu. Người dự mà trước đó đã nhận được bản sao chuyển tiếp của cuộc họp sẽ không nhận được bản cập nhật.

Nếu những hạn chế trên ngăn bạn chuyển tiếp lời mời họp thành công và nhất quán, tốt nhất là chỉ cần yêu cầu người tổ chức cuộc họp thêm người dự mong muốn. Điều quan trọng là bạn cần yêu cầu người tổ chức cuộc họp thêm người dự mà bạn muốn mời nếu bạn không chắc chắn cả môi trường của bạn lẫn của người dự mà bạn muốn mời có đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên hay không.

Lưu ý: Đại diện Outlook không nhận được Thông báo Chuyển tiếp Cuộc họp.

Đề xuất thêm đối với người dùng Microsoft Exchange

Duy trì thiết bị kết nối với lịch

Đảm bảo rằng tất cả các thiết bị kết nối với Lịch đều đã cài đặt phiên bản cập nhật mới nhất. Một số thiết bị dùng Exchange ActiveSync để đồng bộ hoá Lịch và thư mục khác. Các thiết bị này bao gồm Outlook for iOS, Outlook for Android, Apple iOS và các thiết bị chạy Android. Thiết bị di động BlackBerry của Research in Motion (RIM) và thiết bị khác cũng có thể đồng bộ hoá với Lịch.

Để biết thêm thông tin về một số sự cố đã biết, hãy xem: Các sự cố hiện tại với Microsoft Exchange ActiveSync và các thiết bị bên thứ ba.

Lưu ý: Trong một số trường hợp, nhiều thiết bị và máy khách Outlook có thể sửa nhiều mục cùng lúc và điều này có thể gây ra xung đột. Để giảm thiểu khả năng xảy ra sự cố, không xử lý cùng một mục trên hai hoặc nhiều máy khách hoặc thiết bị trong một khoảng thời gian tương đối ngắn.

Duy trì bổ trợ tích hợp với Outlook

Hầu hết, nếu không phải tất cả, Outlook sẽ truy nhập vào Outlook liệu. Phần bổ trợ có thể thay đổi Outlook mục mà bạn đang chỉnh sửa cùng lúc, cho dù là trong Outlook hoặc trên thiết bị khác. Điều này có thể gây ra xung đột. Để giảm thiểu khả năng xảy ra sự cố, hãy đảm bảo cài đặt bản cập nhật mới nhất cho mọi phần bổ trợ hoặc chương trình được tích hợp với Outlook. Gỡ cài đặt hoặc tắt bất kỳ chương trình và phần bổ trợ nào trong số này mà bạn không sử dụng hoặc không cần tích hợp với Outlook.