Chia sẻ và truy nhập lịch với quyền chỉnh sửa hoặc quyền đại diện trong Outlook

Đặt ai đó làm đại diện của tôi trong Outlook cổ điển

Người đại diện tự động nhận được quyền Gửi Thay mặt. Theo mặc định, người đại diện chỉ có thể đọc các yêu cầu họp và phúc đáp của bạn. Người đại diện không được cấp quyền để đọc các thư khác trong Hộp thư đến của bạn.

1. Chọn tab Tệp, rồi chọn Thiết đặt Tài khoản >Truy nhập Đại diện.

2. Trong hộp thoại, chọn Thêm.

   Nếu tính năng Thêm không xuất hiện, thì có thể là không tồn tại kết nối hiện hoạt giữa Outlook và Exchange. Thanh trạng thái Outlook hiển thị trạng thái kết nối.

3. Nhập tên của người mà bạn muốn chỉ định làm đại diện của mình hoặc tìm kiếm rồi chọn tên trong danh sách kết quả tìm kiếm.

   Lưu ý: Người đại diện phải là người trong Danh sách Địa chỉ Toàn cục (GAL) trong Exchange của tổ chức bạn.

4. Chọn Thêm, rồi chọn OK.

5. Trong hộp thoại Quyền Đại diện, hãy chấp nhận thiết đặt quyền mặc định hoặc chọn mức truy nhập tùy chỉnh cho các thư mục Exchange.

   Nếu người đại diện chỉ cần quyền để xử lý các yêu cầu họp và phúc đáp, thì thiết đặt quyền mặc định, chẳng hạn như Người đại diện nhận các bản sao của các thư liên quan đến cuộc họp được gửi cho tôi, là đủ. Bạn có thể để thiết đặt quyền Hộp thư đến là Không có. Yêu cầu họp và phúc đáp sẽ đi thẳng đến Hộp thư đến của người đại diện.

   Lưu ý: Theo mặc định, người đại diện được cấp quyền Người biên tập (có thể đọc, tạo và thay đổi các mục) đối với thư mục Lịch của bạn. Khi người đại diện trả lời cuộc họp thay mặt bạn, cuộc họp đó sẽ được tự động thêm vào thư mục Lịch của bạn.

6. Để gửi thư thông báo cho người đại diện về quyền đã thay đổi, bạn hãy chọn hộp kiểm Tự động gửi thông báo cho đại diện tóm tắt những quyền này.

7. Nếu muốn, bạn hãy chọn hộp kiểm Người đại diện có thể xem những mục riêng tư của tôi.

   Quan trọng: Thiết đặt này ảnh hưởng tất cả các thư mục Exchange. Những thư mục này bao gồm tất cả các thư mục Thư, Liên hệ, Lịch, Tác vụ và Nhật ký. Không có cách nào để cấp quyền truy nhập vào các mục riêng tư chỉ trong những thư mục đã xác định.

8. Chọn OK.

   Lưu ý: 

   • Những thư được gửi với quyền Gửi Thay mặt sẽ có cả tên của bạn và tên người đại diện kế bên Từ. Khi thư được gửi với quyền Gửi Dưới tên, chỉ tên của bạn xuất hiện.

   • Sau khi bạn thêm ai đó làm đại diện, họ có thể thêm hộp thư Exchange của bạn vào hồ sơ Outlook của họ. Để biết hướng dẫn, hãy xem quản lý mục lịch và thư của người khác.

Đầu Trang

Thay đổi quyền cho người đại diện

1. Chọn tab Tệp, rồi chọn Thiết đặt Tài khoản >Truy nhập Đại diện.

2. Chọn tên của người đại diện mà bạn muốn thay đổi quyền, rồi chọn Quyền.

   Lưu ý: Nếu bạn muốn loại bỏ tất cả các quyền Truy nhập Đại diện, thì đừng chọn Quyền mà thay vào đó hãy chọn Loại bỏ và bỏ qua các bước còn lại.

3. Thay đổi quyền cho bất kỳ thư mục Outlook nào mà người đại diện có quyền truy nhập.

4. Để gửi thư thông báo cho người đại diện về quyền đã thay đổi, bạn hãy chọn hộp kiểm Tự động gửi thông báo cho đại diện tóm tắt những quyền này.

Đầu Trang

Thay đổi truy nhập đại diện cho các mục riêng tư

Nếu bạn đã gán quyền cho đại diện để họ có thể truy nhập thư mục Outlook của bạn, bạn có thể ẩn thông tin cá nhân trong các cuộc hẹn, cuộc họp, nhiệm vụ và liên hệ. Mở từng mục cá nhân và trong nhóm Thẻ , chọn Riêng tư.

Để cấp quyền truy nhập vào các mục riêng tư, bạn hãy làm như sau:

1. Chọn tab Tệp, rồi chọn Thiết đặt Tài khoản >Truy nhập Đại diện.

2. Chọn tên của người đại diện mà bạn muốn thay đổi quyền truy nhập vào cuộc hẹn riêng tư của mình, rồi chọn Quyền.

3. Chọn hộp kiểm Người đại diện có thể xem những mục riêng tư của tôi.

Đầu Trang

Bạn có thể cấp cho bất kỳ ai trong tổ chức quyền truy nhập người chỉnh sửa hoặc quyền truy nhập đại diện đối với lịch của bạn. Bạn có thể chỉ định người chỉnh sửa cho lịch chính của mình (có tên là "Lịch") hoặc cho bất kỳ lịch bổ sung nào bạn đã tạo. Bạn chỉ có thể chỉ định đại diện cho lịch chính của mình. Bạn không thể cấp quyền truy nhập người chỉnh sửa hoặc quyền truy nhập đại diện cho những người ở bên ngoài tổ chức của bạn.

Gán người chỉnh sửa không có quyền ủy quyền

1. Trong Outlook trên web, từ ngăn dẫn hướng, chọn Lịch.

2. Từ tab Trang đầu , chọn Chia sẻ Lịch.

3. Trong trang Chia sẻ và quyền, nhập tên hoặc địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ lịch của mình. Mặc dù bạn có thể chia sẻ lịch của mình với nhiều người, nhưng bạn chỉ có thể thêm từng người một.

4. Sau khi thêm người mà bạn muốn quản lý lịch của bạn, hãy chọn danh sách thả xuống bên cạnh tên của người đó, rồi chọn mức truy nhập bạn muốn cấp cho người đó.

5. Chọn Có thể chỉnh sửa để cấp cho người đó quyền thực hiện thay đổi đối với lịch của bạn.

   • Các tùy chọn Có thể xem khi tôi bận, Có thể xem tiêu đề và địa điểm và Có thể xem tất cả chi tiết cho phép người khác xem lịch của bạn nhưng không cho phép thực hiện thay đổi đối với lịch. Quyền truy nhập cho những người từ bên ngoài tổ chức của bạn bị giới hạn trong các tùy chọn này.

Gán đại diện

Người đại diện không chỉ có thể chỉnh sửa lịch của bạn mà còn có thể thay mặt bạn lên lịch và trả lời cuộc họp.

1. Trong Outlook mới từ ngăn dẫn hướng, chọn Lịch.

2. Từ tab Trang đầu , chọn Chia sẻ Lịch.

3. Trong trang Chia sẻ và quyền , nhập tên hoặc địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ lịch và gán quyền truy nhập đại diện. Mặc dù bạn có thể chia sẻ lịch của mình với nhiều người, bạn chỉ có thể thêm từng người một từ Outlook trên web.

4. Sau khi thêm người mà bạn muốn quản lý lịch của bạn, hãy chọn danh sách thả xuống bên cạnh tên của người đó, rồi chọn mức truy nhập bạn muốn cấp cho người đó.

   • Chọn Đại diện để cấp cho người đó quyền giống như người chỉnh sửa, ngoài ra người đó còn nhận được các yêu cầu và phản hồi cuộc họp thay mặt bạn. Để cho phép người đại diện xem các sự kiện trên lịch mà bạn đã đánh dấu Riêng tư, hãy chọn hộp kiểm Cho phép đại diện xem sự kiện riêng tư.

     

     Lưu ý: Các mục lịch được đánh dấu Riêng tư sẽ được bảo vệ. Hầu hết những người được bạn chia sẻ lịch chỉ nhìn thấy thời gian của các mục được đánh dấu Riêng tư chứ không thấy chủ đề, địa điểm cũng như các chi tiết khác. Ngoại lệ cho hoạt động bảo vệ này là khi bạn chọn hộp kiểm Cho phép đại diện xem sự kiện riêng tư.

5. Sau khi đã hoàn tất việc thêm người mà bạn muốn chia sẻ lịch và đã chọn xong quyền bạn muốn cấp cho người đó, hãy chọn Chia sẻ. Nếu bạn quyết định không chia sẻ ngay lịch của mình, hãy chọn Loại bỏ.

   Người được bạn chia sẻ lịch sẽ nhận được một email thông báo. Khi người đó chọn nút Chấp nhận trong thư mời, ứng dụng sẽ thêm lịch của bạn vào danh sách của lịch của người đó.

6. Sau khi bạn đã cấp cho người khác quyền truy nhập đại diện vào lịch của mình, bạn sẽ thấy một tùy chọn bổ sung trong mục Chia sẻ và quyền cho phép bạn kiểm soát cách xử lý các yêu cầu và phản hồi cuộc họp. Nếu bạn có nhiều đại diện, bạn sẽ cần thực hiện điều này cho từng đại diện của mình.

7. Bên dưới mục Đại diện, bên cạnh mục Gửi thư mời và phản hồi đến, chọn một trong các tùy chọn sau:

   • Chỉ đại diện Các yêu cầu và phản hồi cuộc họp chỉ được gửi đến đại diện của bạn.

   • Đại diện và gửi cho tôi bản sao Các yêu cầu và phản hồi cuộc họp được gửi đến bạn và đại diện của bạn. Chỉ đại diện của bạn mới thấy tùy chọn chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu cuộc họp và thông báo được gửi đến bạn sẽ xuất hiện giống như một thư email thông thường. Bạn vẫn có thể phản hồi cho cuộc họp bằng cách mở mục lịch, rồi gửi phản hồi.

   • Cả đại diện của tôi và tôi Các yêu cầu và phản hồi cuộc họp sẽ được gửi cho cả bạn lẫn đại diện của bạn. Cả bạn và đại diện đều có thể có thể phản hồi cho thư mời họp.

8. Nếu bạn quyết định không chia sẻ lịch của mình với người khác, bên dưới Đại diện, chọn Loại bỏ cho người mà bạn không còn muốn làm đại diện. 

Dừng chia sẻ lịch

Nếu bạn muốn ngừng chia sẻ lịch của mình với người khác và loại bỏ quyền của họ, hãy làm như sau: 

1. Trong Outlook mới từ ngăn dẫn hướng, chọn Lịch.

2. Từ tab Trang đầu , chọn Chia sẻ Lịch.

   Theo mặc định, lịch chính của bạn được gọi là "Lịch". Nếu bạn đã tạo lịch khác, bạn có thể chọn một trong số các lịch đó để thay thế. Bạn không thể loại bỏ quyền chia sẻ khỏi lịch của những người khác.

3. Chọn Loại bỏ cạnh người mà bạn muốn ngừng chia sẻ lịch.

   Người đó bị loại bỏ khỏi danh sách người có quyền truy cập lịch của bạn. Nếu người đó thuộc tổ chức của bạn, lịch của bạn sẽ bị loại bỏ khỏi danh sách lịch của họ. Nếu người đó ở bên ngoài tổ chức của bạn, bản sao lịch của bạn sẽ không bị loại bỏ nhưng sẽ không còn đồng bộ với lịch của bạn hoặc nhận cập nhật.

Gán quyền sửa

1. Trong Outlook.com, từ ngăn dẫn hướng, chọn Lịch.

2. Từ tab Trang đầu , chọn Chia sẻ Lịch.

3. Trong trang Chia sẻ và quyền, nhập tên hoặc địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ lịch của mình. Mặc dù bạn có thể chia sẻ lịch của mình với nhiều người, nhưng bạn chỉ có thể thêm từng người một.

4. Sau khi đã thêm người bạn muốn chia sẻ lịch, hãy chọn danh sách thả xuống bên cạnh tên của họ, rồi chọn cấp độ truy nhập bạn muốn họ có.

5. Chọn Có thể chỉnh sửa để cấp cho người này quyền thực hiện thay đổi đối với lịch của bạn.  Sau đó, chọn Chia sẻ. Người được bạn chia sẻ cùng sẽ nhận được lời mời qua email để Chấp nhận và xem lịch.