Процес керування проектом рідко буває простим. Але цей посібник допоможе вам зрозуміти керування проектами під час використання Project. Кожне посилання з наведених нижче вказує на сторінку з відомостями про певний аспект керування проектами зі статтями та короткими посібниками.
Ініціювання плану проекту
Що складніший проект, тим більше потрібно спланувати, перш ніж почати використовувати Project. На етапі ініціювання можна користуватися такими програмами як Word, Excel і SharePoint.
|
Мета проекту |
ОПИС |
|
Проекти часто бувають невдалими через недостатнє обмірковування на початковому етапі. Складаючи схеми, попередні специфікації та, можливо, бюджет, подумайте про зацікавлені сторони та спонсорів. Для невеликих проектів цю частину роботи можна виконати у програмі Microsoft Project. Для більших проектів скористайтеся програмами Word, Excel, SharePoint або навіть телефоном для записування своїх думок. |
|
|
Підтримувати зв’язки із зацікавленими сторонами не завжди просто. Проте це дуже важлива складова успіху будь-якого проекту. |
|
|
Створення звітів про проект і надання до них спільного доступу |
Для оптимізації процесу звітування, що потребує чимало часу та зусиль, програма Project пропонує низку доступних звітів. Фіксуйте плани, основні віхи проекту, вимоги до бюджету, потреби персоналу тощо. |
Створення графіка проекту
Створення графіка проекту вимагає чимало часу. Проте цей процес може відбуватися швидше, якщо етапи проекту класифікувати за трьома категоріями:
-
додавання завдань;
-
упорядкування завдань;
-
додавання людей.
-
Спілкування з командою
|
Мета проекту |
ОПИС |
|
Завершивши етап початкового планування, час переходити до створення проекту та складання графіка для нього. Це можна зробити за допомогою пустого проекту або використати один із шаблонів, створених іншими керівниками проектів (експертами в цій галузі або сфері бізнесу). |
|
|
Завдання – це дії, які виконуються в межах проекту. Дізнайтеся, як додавати завдання, змінювати їхні властивості та вираховувати їхню тривалість. |
|
|
Іноді завдання додаються у порядку, у якому ними не дуже зручно керувати. Дізнайтеся, як їх упорядковувати, використовуючи зведені завдання та підзавдання, а також зв’язуючи їх. |
|
|
Додавши до проекту завдання, подумайте про людей, які працюватимуть над ними. Пам’ятайте, що додавання людей та їх призначення для виконання завдань – це різні дії у програмі Project. |
|
|
Спільне використання ресурсів за допомогою пулів ресурсів і головних проектів |
Щоб керувати користувачами в кількох проектах, розташуйте всіх учасників у проекті в одному файлі проекту. Цей файл працює як пул ресурсів. У файлі пулу ресурсів можна надавати спільний доступ до ресурсів у кількох проектах (без сервера Project Server). |
|
Керування проектними витратами може видатися непростою справою для будь-якого керівника проекту. За допомогою програми Project цей процес можна значно полегшити. Ознайомтеся з порадами стосовно того, як не вийти за межі бюджету. |
Керування проектом
Створення графіка – це тільки початок. Керування завданнями проекту триває значно довше, ніж процес їх створення. Наприклад, завдання змінено, залучено нових людей, дату завершення потрібно перенести тощо. Програма Project пропонує всі необхідні засоби для моніторингу перебігу виконання проекту та його змінення для забезпечення найоптимальніших результатів.
|
МЕТА |
ОПИС |
|
Щоб прорізати складність графіка, знайдіть правильне подання. Діаграма Ганта дає змогу побачити, куди відбувається проект. Крім того, ви можете переглянути різні рівні деталізації в поданні календаря, мережевій схемі або часовій шкалі. |
|
|
Створивши початковий розклад, час почати бачити, як справи відбуваються. Створення базового плану та використання відповідних подань допоможе відстежувати перебіг виконання проекту. |
|
|
Відстеження перебігу виконання може здатися складним, але нижче наведено швидкий спосіб показати відсоток виконання за допомогою панелі перебігу на діаграмі Ганта. |
|
|
Щоб отримати найвищу продуктивність і результати від ресурси, потрібно керувати навантаженням ресурсів, щоб уникнути перенавантаження та неповного навантаження. |
|
|
Нічне страхіття будь-якого керівника проекту – зсунення дати завершення проекту після внесення змін у графік. Дізнайтеся про стратегії керування датою завершення проекту. |
|
|
Спілкування не завжди дається легко, особливо, коли йдеться про недобрі вісті. Програма Project полегшує спілкування із зацікавленими сторонами, пропонуючи привабливі звіти професійного рівня, які легко створювати та надсилати за лічені хвилини. |
|
|
Проект виходить за рамки бюджету? Потрібно скоригувати витрати? Дізнайтеся, як це можна зробити у графіку. |
|
|
Освоєний обсяг – це розширений метод відстеження. Але це не тільки для експертів. Його також можна використовувати, щоб відстежувати проект. |
|
|
Кожен етап проекту має слабкі сторони. Завчасно визначте потенційні ризики та опрацюйте їх, перш ніж вони перетворяться на реальні проблеми. |
|
|
Програма Project надає засоби, які дають змогу керувати залежностями між проектами, навіть завданнями в одному проекті, які залежать від завершення іншого проекту. |
