Експортування об’єкта бази даних до іншої бази даних Access

Огляд

Ви можете експортувати таблицю, запит, форму, звіт, макрос або модуль з однієї бази даних Access до іншої. Під час експорту об’єкта Access створить його копію в кінцевій базі даних.

Експортуйте об’єкти бази даних, якщо потрібно виконати одне з таких завдань:

• скопіювати структуру таблиці до іншої бази даних, щоб швидко створити нову таблицю;

• скопіювати структуру й макет форми або звіту до іншої бази даних, щоб швидко створити новий відповідний об’єкт;

• регулярно копіювати найновішу версію таблиці або форми до іншої бази даних. Для цього можна під час першого експорту об’єкту створити специфікацію та використовувати її для повторення цієї операції в майбутньому.

Зауважте, що експортувати об’єкт до іншої бази даних – це майже те саме, що відкрити другу базу даних та імпортувати об’єкт із першої. Між імпортом і експортом об’єктів баз даних в Access є дві ключові відмінності:

• Однією операцією можна імпортувати кілька об’єктів, а експортувати лише один. Якщо потрібно експортувати до іншої бази даних кілька об’єктів, зручніше відкрити кінцеву базу даних і скористатися операцією імпорту.

• Крім об’єктів бази даних, можна імпортувати зв’язки між таблицями, будь-які специфікації імпорту й експорту, рядки меню та панелі інструментів. Ви також можете імпортувати запит як таблицю. Під час експорту ці можливості недоступні.

Шукаєте відомості про імпорт об’єктів до бази даних Access? Див. статтю Імпорт об’єктів бази даних у поточну базу даних Access.

Підготовка до експорту

1. Відкрийте вихідну базу даних. Припустимі формати файлів – MDB та ACCDB. Якщо файл збережено у форматі MDE або ACCDE, вихідний об’єкт має бути таблицею, запитом чи макросом. З файлів у форматі MDE та ACCDE неможливо експортувати форми, звіти й модулі.

   Примітка.: Якщо база даних доступна лише для читання або у вас немає дозволів на внесення змін до неї, ви зможете експортувати об’єкти, але не зможете зберегти специфікацію експорту.

2. Визначте об’єкт, який потрібно експортувати. Якщо ви вперше експортуєте дані до бази даних Access, ознайомтеся з вмістом цієї таблиці:

   Елемент	Опис
   Один об’єкт на операцію	Однією операцією можна експортувати лише один об’єкт. Якщо об’єктів кілька, експортуйте кожен із них окремо або відкрийте кінцеву базу даних і скористайтеся операцією імпорту.
   Нова таблиця	Під час кожної операції експорту Access створює новий об’єкт в кінцевій базі даних. Якщо вона вже містить об’єкт із таким іменем, можна перезаписати наявний об’єкт або ввести інше ім’я для нового. Примітка.: Під час експорту неможливо додати записи до наявної таблиці. Якщо потрібно зробити саме це, слід створити запит на додавання. Докладні відомості про запити на додавання наведено в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.
   Експорт зв’язаної таблиці	Якщо експортувати зв’язану таблицю, нова таблиця в кінцевій базі даних також буде зв’язана. Вона матиме зв’язок із вихідною таблицею-джерелом. Наприклад, якщо експортувати з бази даних "Збут" таблицю "Працівники1", яку зв’язано з таблицею "Працівники" в базі даних "Заробітна плата", у кінцевій базі даних буде створено зв’язану таблицю. Ця нова таблиця матиме зв’язок безпосередньо з таблицею "Працівники" в базі даних "Заробітна плата".
   Частковий експорт	Експортувати частину об’єкта або лише кілька вибраних записів неможливо.
   Зв’язки	Одна операція експорту охоплює лише одну таблицю, тому скопіювати зв’язки неможливо. Якщо потрібно імпортувати кілька таблиць і зв’язки між ними, відкрийте кінцеву базу даних та імпортуйте об’єкти.
   Визначення таблиці	Ви можете експортувати всю таблицю або лише її визначення. Під час експорту визначення Access створює в кінцевій базі даних пусту копію таблиці.
   Джерело записів	Під час експорту запиту, форми або звіту Access не експортує автоматично відповідні джерела записів. Ви маєте експортувати їх власноруч, тому що в іншому разі запит, форма або звіт не працюватиме.
   Поля підстановки	Якщо поле вихідної таблиці містить значення, знайдені в іншій таблиці або запиті, і вам потрібно відобразити ці значення у відповідному полі в кінцевій базі даних, необхідно також експортувати цю пов’язану таблицю або запит. В іншому разі це поле міститиме лише індикатори підстановки.
   Підформи та підзвіти	Під час експорту форми або звіту Access не експортує автоматично відповідні підформи та підзвіти. Ви маєте окремо експортувати кожну підформу або підзвіт, а також відповідне джерело записів.

3. Відкрийте кінцеву базу даних. Припустимі формати файлів – MDB та ACCDB. Також можна використовувати формати MDE та ACCDE. Переконайтеся, що база даних доступна не лише для читання та що ви маєте дозволи на внесення змін до неї.

   Примітки.: 

   • Якщо не вдається відкрити базу даних, можливо, інший користувач відкрив її в режимі монопольного доступу. Зазвичай потрібно знайти цього користувача та попросити його закрити базу даних і знову відкрити її у звичайному (багатокористувацькому) режимі.

   • Якщо базу даних захищено паролем, вам доведеться вводити його щоразу під час запуску майстра експорту або збереженої специфікації.

   • Якщо ви плануєте експортувати об’єкт до нової бази даних, спочатку потрібно створити пусту базу даних (без жодних таблиць, форм і звітів).

4. Якщо в кінцевій базі даних є об’єкт з таким самим іменем, як у вихідного об’єкта, ви маєте вирішити, що робити: перезаписати наявний об’єкт або ввести інше ім’я для нового.

   Тепер можна розпочати операцію експорту. Перейдіть до інструкцій у наступному розділі.

Експортування об’єкта бази даних до іншої бази даних Access

1. На вкладці Зовнішні дані в групі Експорт натисніть кнопку Access. 

   Порада.: Ви також можете запустити процес експорту, клацнувши об’єкт в області переходів правою кнопкою миші та вибравши пункти Експорт > Access.

2. Відкриється діалогове вікно Експорт – База даних Access.

3. У полі Ім’я файлу діалогового вікна Експорт – База даних Access зазначте ім’я кінцевої бази даних, а потім натисніть кнопку OK.

4. У діалоговому вікні Експорт змініть ім’я нового об’єкта, якщо не потрібно перезаписувати наявний об’єкт із таким ім’ям у кінцевій базі даних.

5. Якщо вибраний об’єкт – таблиця, виберіть, що потрібно експортувати: визначення й дані або лише визначення.

6. Натисніть кнопку OK щоб завершити операцію.

   Якщо в кінцевій базі даних є об’єкт із таким самим ім’ям, вам буде запропоновано перезаписати його або ввести інше ім’я. Виберіть Так, щоб перезаписати, або Ні, щоб повернутися до діалогового вікна Експорт. Введіть ім’я, якого немає в кінцевій базі даних, і натисніть кнопку OK.

   Access експортує об’єкти. Якщо станеться помилка, з’явиться повідомлення про неї. В іншому разі відкриється останній екран майстра, де можна створити специфікацію, щоб зберегти відомості про операцію експорту.

Додаткова інформація

• Відомості про те, як зберегти інформацію про експорт у специфікації, яку можна повторно використовувати, див. в статті Збереження відомостей про операцію імпорту або експорту у вигляді специфікації.

• Відомості про запуск збереженої специфікації експорту див. в статті Запуск збереженої операції імпорту або експорту.

• Відомості про те, як планувати запуск специфікацій у певний час, див. в статті Планування операцій імпорту або експорту.

• Відомості про те, як видалити специфікації, змінити їхні імена або оновити імена вихідних файлів у них, див. в статті Керування завданнями даних.