Надання спільного доступу до документів і папок на сервері SharePoint Server

Надання спільного доступу до документа або папки

1. Перейдіть до OneDrive для роботи або навчальних закладів або бібліотеки сайту з документом або папкою, до яких потрібно надати спільний доступ.

2. Клацніть три крапки (...) поруч із документом або папкою, щоб відкрити виноску документа, а потім натисніть кнопку Спільний доступ.

   

3. У діалоговому вікні Спільний доступ введіть імена або адреси електронної пошти користувачів, яким потрібно надати спільний доступ до документа або папки.

4. Виберіть параметр дозволів для всіх користувачів, яким надається спільний доступ до документа або папки.

   

5. Якщо потрібно, введіть текст повідомлення, яке буде надіслано електронною поштою всім запрошеним користувачам. Електронний лист містить посилання на спільний документ.

6. Коли все буде готово, натисніть кнопку Надіслати. Усім одержувачам буде надіслано сповіщення про спільний доступ до документа або папки разом із будь-яким повідомленням, яке ви додали. 

На початок сторінки

Запитання й відповіді

• Як створити посилання для спільного доступу до документа або папки?

• Як надати спільний доступ до документа або папки всім користувачам в організації?

• Пошук документів або папок, до яких надано спільний доступ усім користувачам

• Як дізнатися, кому надано спільний доступ до документа або папки?

• Як скасувати спільний доступ до документа або папки?

Як створити спільне посилання на документ або папку?

 У OneDrive для роботи або навчальних закладів можна створити посилання, яке можна надіслати іншим користувачам:

• Відкривши діалогове вікно Спільний доступ і настроївши дозволи (див . спільний доступ до документа або папки), натисніть кнопку Копіювати посилання. Стандартний параметр дозволить будь-якому користувачу з вашої організації отримати доступ до документа або папки з установленими дозволами. 
  
  

• Щоб отримати доступ до параметрів посилання, клацніть піктограму настройок праворуч від кнопки Копіювати посилання. 
  
  

• У параметрах Посилання можна вибрати, для кого працюватиме посилання, змінити рівень дозволів і встановити дату завершення терміну дії посилання. 
  
  

На початок сторінки 

Як надати спільний доступ до документа всім користувачам в організації?

У OneDrive для роботи або навчальних закладів є два способи надати спільний доступ до документа всім:

• Скористайтеся діалоговим вікном Спільний доступ. Виконайте ті самі дії, описані вище, щоб надати спільний доступ до документа або папки, але введіть Усі в полі імені.

  

• Створіть папку "Поділився з усіма" (або папку зі схожим іменем) і розташуйте документи в цій папці під час створення. Щоб створити папку, натисніть кнопку + Створити > створити папку. Після створення папки можна надати спільний доступ до неї користувачам.

  

У діалоговому вікні Спільний доступ можна вибрати параметр "Усі, крім зовнішніх користувачів". Якщо ваша організація дозволяє зовнішній спільний доступ, до спільного доступу з "Усі" належать зовнішні користувачі: користувачі за межами організації, яких раніше запросили надати спільний доступ до документів як гості( ви або інші користувачі у вашій організації).

Якщо папку Поділився з усіма уже підготовлено, настройку дозволів не змінено, а бібліотеку OneDrive для роботи або навчальних закладів створено після червня 2014 року, усі отримують дозвіл на редагування документів, збережених у папці Поділився з усіма. Якщо OneDrive для роботи або навчальних закладів створено до цієї дати, папка Поділився з усіма почалася з дозволами лише на перегляд. Настройку дозволів можна будь-коли змінити, дотримуючись вказівок із надання спільного доступ до папки, наведених вище в цій статті.

На початок сторінки

Пошук документів, до яких надано спільний доступ усім користувачам

Документи, до яких ви надаєте спільний доступ усім користувачам, не відображатимуться в поданні Я маю доступ у OneDrive для роботи або навчальних закладів. У чому причина? Врахуйте, що залежно від розміру організації можуть бути сотні, якщо не тисячі документів, до яких надано спільний доступ усім користувачам. Окрім того, іноді не потрібно надсилати повідомлення електронної пошти із запрошенням усім користувачам в організації.

Натомість користувачі можуть знайти ці документи за:

• Через посилання, надіслане їм безпосередньо в повідомленні електронної пошти.

  Ви можете створити або отримати URL-адресу будь-якого документа, вибравши три крапки (...) праворуч від документа, а потім натисніть кнопку Копіювати посилання.
  
  Скопіюйте та вставте URL-адресу в електронний лист, адресований певним користувачам, яких потрібно сповістити.

• За допомогою поля пошуку , розташованого у верхній частині сторінки.

  У цьому прикладі Адель Венс шукає за ключовим словом "Міжнародний маркетинг", щоб знайти будь-які відповідні документи, якими вона поділилася в своїй організації.
  
  

На початок сторінки

Як дізнатися, кому надано спільний доступ до документа?

1. Клацніть три крапки (...) поруч із потрібним документом, а потім виберіть керування доступом.

   У списку відображатимуться імена користувачів, яким надано спільний доступ до документа, кількість користувачів із доступом і їхні дозволи. Ви можете прокрутити список, щоб переглянути всі імена, або скористатися полем пошуку, щоб знайти конкретну особу. 

   
    

   Порада.: Якщо в бібліотеці, де ви працюєте, є стовпець Спільний доступ, можна вибрати текст, щоб відкрити діалогове вікно Керування доступом.
   
   

2. Групи, яким ви надаєте спільний доступ, відобразяться на вкладці групи. Виберіть Групи  вибір у верхній частині списку, щоб переглянути всі групи в організації, які мають доступ до документації та їхніх дозволів.

   

3. Якщо для документа створено зв'язки зі спільним доступом, вони відображатимуться на вкладці посилання. Виберіть вкладку Посилання у верхній частині списку, щоб переглянути всі посилання, створені для документа, хто має доступ, і рівень дозволів. 
   
   

Як скасувати спільний доступ до документа або папки?

Щоб знову зробити документ або папку приватною, можна скасувати спільний доступ до них.

Щоб скасувати спільний доступ для окремого користувача або групи, виконайте наведені нижче дії.

1. Доступ до діалогового вікна Керування доступом (див. статтю Як дізнатися, кому надано спільний доступ до документа, щоб дізнатися, як отримати доступ).

2. У діалоговому вікні Керування доступом виберіть дозволи для особи, якій потрібно скасувати спільний доступ.

3. У списку дозволів виберіть пункт Видалити прямий доступ. 
   
   

Щоб деактивувати посилання для спільного доступу:

1. Доступ до діалогового вікна Керування доступом (див. статтю Як дізнатися, кому надано спільний доступ до документа, щоб дізнатися, як отримати доступ).

2. У діалоговому вікні Керування доступом виберіть вкладку посилання .

3. Клацніть піктограму Видалити посилання, щоб видалити посилання. 
   
   

4. Натисніть кнопку Видалити, коли з'явиться запит на підтвердження.

Щоб скасувати спільний доступ, виконайте наведені нижче дії.

1. Доступ до діалогового вікна Керування доступом (див. статтю Як дізнатися, кому надано спільний доступ до документа, щоб дізнатися, як отримати доступ).

2. У діалоговому вікні Керування доступом натисніть кнопку Скасувати спільний доступ.
   
   

3. Натисніть кнопку Скасувати спільний доступ, коли з'явиться запит на підтвердження.

   Примітка.: Якщо вибрати пункт Скасувати спільний доступ, усі спільний доступ буде видалено з вибраного документа або файлу, зокрема для окремих користувачів, груп, а також буде деактивовано всі створені посилання для спільного доступу. ​​​​​​​

На початок сторінки