Пошук повідомлення або елемента за допомогою функції миттєвого пошуку

1. На панелі переходів у нижній частині екрана клацніть елемент Пошта.

   

   Якщо цей елемент не відображається, можливо, активовано згортання переходів, тож натомість відображатимуться піктограми:

   

   Або, крім того, що ввімкнуто стискання навігації, область папок може бути згорнуто, тому піктограми впорядковано по вертикалі. Щоб розгорнути область папок, натисніть кнопку Згорнути або розгорнути , як показано тут:

   

2. Знайдіть поле пошуку. Його розташовано у верхній частині списку повідомлень, як показано нижче.

   

3. Щоб знайти слово з повідомлення або повідомлення від певної особи, введіть слово чи ім’я особи (можна використовувати ім’я, прізвище або частину імені) у поле пошуку. У результатах відобразяться повідомлення з виділеним словом або іменем, указаним для пошуку.

   

4. Можна звузити результати пошуку, змінивши пошуковий запит. Ось кілька прикладів:

   • Введіть "звіти про витрати" (разом із лапками), щоб знайти повідомлення з цією фразою.

   • Введіть витрати AND звіт (слово "AND" має бути написано великими буквами), щоб знайти повідомлення, які містять обидва слова ("витрати" та "звіт"), не обов’язково в такій послідовності. Також можна використовувати слово "OR".

   • Введіть витрати NOT звіт (слово "NOT" має бути написано великими літерами), щоб знайти повідомлення, які містять слово "витрати" й не містять слово "звіт".

5. ПРИМІТКА. Пошук шукатиме елементи лише в разі пошуку всього слова або початку слова; якщо ви шукаєте середину або кінець слова, ви не знайдете його. Наприклад, якщо тема повідомлення містить повідомлення "Електронна пошта про Office365", такий елемент пошуку не буде знайдено:

   • "mail" - оскільки це кінець слова "електронна пошта"

   • "365" – оскільки це кінець слова "Office365"

   • "лід" – тому що це в середині слова "Office365"

6. Завершивши пошук, його результати можна очистити, натиснувши кнопку в полі пошуку.

Якщо не вдається знайти шукане, скористайтеся інструментами пошуку на стрічці, щоб уточнити результати пошуку. Якщо клацнути поле пошуку, можна вибрати область пошуку в лівій частині стрічки. Після визначення області можна уточнити пошук, вибравши відповідний параметр, наприклад рядок теми або відправника.

Область (де шукати). Тут можна вибрати пошук у певній папці, наприклад у всіх поштових скриньках або лише в поточній вибраній папці (зазвичай це папка Вхідні).

Уточнити (що шукати): вибравши область, можна додати інші умови в групі Уточнення . Якщо вибрати параметр, програма Outlook додасть до поля пошуку спеціальний сценарій, щоб обмежити його пошук.

Ось які параметри тут доступні:

• Отримано від – дає змогу фільтрувати результати пошуку таким чином, щоб відображалися лише повідомлення від певної особи. Наприклад, можна знайти всі повідомлення від Оксани.

• Тема – дає змогу фільтрувати результати пошуку за вмістом рядка теми повідомлення електронної пошти. Наприклад, можна знайти всі повідомлення з ключовим словом "звіт" у рядку теми.

• Містить вкладення – дає змогу відобразити всі повідомлення, які містять вкладення.

• Категоризовані – виберіть категорію, щоб переглянути всі повідомлення з позначкою певної категорії.

• Цього тижня – у розкривному меню виберіть проміжки часу, щоб уточнити результати пошуку залежно від часу, коли було отримано повідомлення.

• Кому – у розкривному меню виберіть відповідний параметр, щоб відфільтрувати результати за одержувачами електронної пошти. Наприклад, відобразити повідомлення, які ви отримали як копію, або повідомлення, надіслані певній особі.

• Непрочитані – дає змогу відобразити всі непрочитані повідомлення у вибраній папці.

• Позначені – дає змогу відобразити повідомлення, позначені до виконання.

• Важливі – дає змогу відобразити всі повідомлення, які було позначено як важливі.

• Інші – виберіть потрібний параметр у меню, щоб додатково уточнити результати пошуку. Наприклад, можна відфільтрувати повідомлення за важливістю або розміром.

Пам’ятайте, що ці параметри можна об’єднувати та підбирати потрібним чином.

Ось приклад. Припустімо, що потрібно знайти всі отримані від Оксани повідомлення з ключовим словом "звіт" у рядку теми.

Щоб настроїти пошук у цьому прикладі:

1. Переконайтеся, що вибрано папку Вхідні, а потім клацніть поле Пошук.

2. Виберіть у групі Область елемент Вкладені папки.

3. Клацніть поле Від і введіть Оксана, щоб замінити виділений текст у полі пошуку.

4. Клацніть поле Тема й введіть звіт, щоб замінити виділений текст у полі пошуку.

5. У розкривному меню поруч із написом Цього тижня виберіть пункт Минулого місяця.

   

Отримуєте забагато результатів? Або хочете просто уточнити пошук?

1. Клацніть у полі пошуку.

2. На вкладці Пошук натисніть кнопку Засоби пошуку і виберіть пункт Розширений пошук.

   

У діалоговому вікні Розширений пошук можна вказати складніші умови пошуку та навіть шукати в календарі, списку контактів, нотатках і завданнях.

1. Виберіть вкладку Додатково.

2. У розділі Установити додаткову умову натисніть кнопку Поле, а потім виберіть пункт Усі поля повідомлення. Відобразиться меню полів, у яких можна здійснювати пошук, наприклад Від, Кому, Отримано, Тема й багато інших.

   

3. Спочатку виберіть поле, а потім виберіть умову та значення для перевірки. Наприклад:

   Відправник/ Містить/ Кеті шукатиме повідомлення від користувача, ім'я якого містить слово "Каті". Зверніть увагу, що замість умови дорівнює (точно) використовується умова містить, оскільки не потрібно шукати точний збіг. Отже, якщо ім'я електронної пошти Кеті – "Кеті Джордан", функція From/is (точно)/Кеті не працюватиме, тому що нам потрібно вказати повне ім'я Кеті, Кеті Джордан, щоб отримати точний збіг. Тому в такому випадку дуже зручно використовувати умову містить.

4. Додайте всі потрібні додаткові умови для перевірення. Ми використали три додаткові умови.

Якщо задати умови Від | Містить | Катерина, буде знайдено повідомлення від певного відправника, ім’я якого містить "Катерина". Зверніть увагу, що замість умови дорівнює (точно) використовується умова містить, оскільки не потрібно шукати точний збіг. Таким чином, якщо ім’я Катерини в електронній пошті – Катерина Тищенко, умова Від | дорівнює (точно) |Катерина не працюватиме, оскільки, щоб отримати точний збіг, потрібно вказати повне ім’я, Катерина Тищенко. Тому в такому випадку дуже зручно використовувати умову містить.

Тепер давайте додамо, скажімо, такі умови:

• Отримано | між | 01.05.2013 і 31.05.2013

• Повідомлення | містить | бюджет

• Кому | містить | Артем

  

Тепер програма Outlook шукатиме повідомлення від відправника з рядком "Катерина" в імені, отримані у травні 2013 року, що містять слово "бюджет", і які (крім вас) також надсилалися особі з рядком "Артем" в імені. Нижче показано ці чотири додані умови в збільшеному вигляді.

У кінці натисніть кнопку Знайти, щоб запустити пошук.

Якщо потрібно отримувати понад 250 результатів, можна обійти це обмеження.

1. Клацніть елементи Файл > Параметри > Пошук.

2. У розділі Результати зніміть прапорець Прискорити пошук, обмеживши кількість відображуваних результатів.