Розширена функція @mention значно спрощує зв'язок із певними колегами та необхідні ресурси під час спільної роботи над створенням документів, презентацій і електронних таблиць. Використання символу @-sign може відкрити негайний доступ до відповідного контексту медіавмісту , навіть передбачаючи потенційні потреби ресурсу.
Примітки.:
-
Пошук, вибір і позначення користувачів за іменем, псевдонімом або ідентифікатором електронної пошти
-
Швидкі, майже миттєві результати пропозицій
-
Фотографії, представлені в плитках для легкої ідентифікації
-
Елементи, запропоновані перед вводом (нульовий запит)
-
Увійдіть до Microsoft 365 за допомогою робочого або навчального облікового запису і перейдіть до документа, збереженого у Бібліотека SharePoint або OneDrive для роботи або навчальних закладів.
Примітка.: Щоб ця функція працювала, потрібно увійти до Outlook на ПК.
-
Додати примітку з контекстного меню або з Перегляд > Створити примітку.
-
Введіть @ і кілька перших букв імені або прізвища особи, а потім виберіть потрібне ім'я (якщо в неї ще немає дозволу на відкриття документа, вам буде запропоновано надати його).
Порада.: Щоб бути більш невимушеним, не соромтеся видаляти все, крім імені людини в @згадці. Щоб додати більше людей, введіть @ знову і згадайте когось іншого.
-
Увійдіть до Microsoft 365 за допомогою робочого або навчального облікового запису і перейдіть до документа, збереженого у Бібліотека SharePoint або OneDrive для роботи або навчальних закладів.
Примітка.: Щоб ця функція працювала, потрібно увійти до Outlook для Mac.
-
Додати примітку з контекстного меню або з Перегляд > Створити примітку.
-
Введіть @ і кілька перших букв імені або прізвища особи, а потім виберіть потрібне ім'я (якщо в неї ще немає дозволу на відкриття документа, вам буде запропоновано надати його).
Порада.: Щоб бути більш невимушеним, не соромтеся видаляти все, крім імені людини в @згадці. Щоб додати більше людей, введіть @ знову і згадайте когось іншого.
-
Увійдіть у Office.com за допомогою робочого або навчального облікового запису Microsoft 365 і перейдіть до документа, збереженого у Бібліотека SharePoint або OneDrive для роботи або навчальних закладів.
-
Додати примітку з контекстного меню або з Перегляд > Створити примітку.
-
Введіть @ і кілька перших букв імені або прізвища особи, а потім виберіть потрібне ім'я (якщо в неї ще немає дозволу на відкриття документа, вам буде запропоновано надати його).
Порада.: Щоб бути більш невимушеним, не соромтеся видаляти все, крім імені людини в @згадці. Щоб додати більше людей, введіть @ знову і згадайте когось іншого.
Призначення завдань за допомогою @згадок
В інтернет-версії Word або Excel можна використовувати @згадки, щоб призначити завдання іншому користувачу, коли публікуєте примітку або відповідь. Коли ви створюєте завдання, воно відстежується під час усіх дій і перепризначень, щоб ви могли переглянути його журнал. Однак, оскільки завдання наразі доступні лише корпоративним користувачам в інтернет-версії Word і Excel, завдання не можна перепризначити в інших програмах. Однак ви все одно можете відповісти на примітку, вирішити це завдання, вирішивши примітку, а потім знову відкрити завдання, повторно відкривши ланцюжок приміток. У цих програмах також можна переглянути журнал приміток, але журнал завдань не відображатиметься. Наприклад, якщо призначити завдання в інтернет-версії Word, а потім відкрити документ у класичній програмі Word, відобразиться примітка, але не завдання. Якщо повторно відкрити документ в інтернет-версії Word, завдання знову відображатиметься, і ви зможете з ним взаємодіяти.
Щоб створити завдання:
-
Додайте нову примітку або відповідь на наявну примітку.
-
Скористайтеся @згадкою в примітці. З'явиться параметр призначення примітки як завдання згаданому користувачу.
-
Установіть прапорець Призначити.
-
Опублікуйте примітку або відповідь. Користувач, якому призначено завдання, отримає електронний лист зі сповіщенням про те, що йому призначено завдання. У коментарі він побачать призначене йому завдання.
Щоб перепризначити завдання:
-
Використовуйте @згадку в полі відповіді.
-
Установіть прапорець Перепризначити.
-
Опублікуйте відповідь. Користувач, якому перепризначено завдання, отримає електронний лист зі сповіщенням про те, що йому призначено завдання.
Щоб вирішити завдання, призначене вам:
-
У верхній частині примітки наведіть вказівник миші на коло поруч із Призначено для вас. У колі з'явиться позначка.
-
Клацніть коло з позначкою, щоб вирішити завдання.
Щоб знову відкрити вирішене завдання:
-
Відкрийте область приміток.
-
У верхній частині вирішеної примітки клацніть зелене коло з позначкою.
Примітка.: Клієнти з умовним доступом не зможуть створювати @згадок. По додаткові відомості зверніться до свого адміністратора.
-
На пристрої перейдіть до документа, збереженого у Бібліотека SharePoint або OneDrive для роботи або навчальних закладів.
-
Виділіть слова в документі, а потім торкніться Нова примітка.
-
Введіть @ і кілька перших букв імені або прізвища особи, а потім виберіть потрібне ім'я (якщо в неї ще немає дозволу на відкриття документа, вам буде запропоновано надати його).
Порада.: Щоб бути більш невимушеним, не соромтеся видаляти все, крім імені людини в @згадці. Щоб додати більше людей, введіть @ знову і згадайте когось іншого.
Примітка.: Клієнти з умовним доступом не зможуть створювати @згадок. По додаткові відомості зверніться до свого адміністратора.
-
На пристрої перейдіть до документа, збереженого у Бібліотека SharePoint або OneDrive для роботи або навчальних закладів.
-
Виділіть слова в документі, а потім торкніться Нова примітка.
-
Введіть @ і кілька перших букв імені або прізвища особи, а потім виберіть потрібне ім'я (якщо в неї ще немає дозволу на відкриття документа, вам буде запропоновано надати його).
Порада.: Щоб бути більш невимушеним, не соромтеся видаляти все, крім імені людини в @згадці. Щоб додати більше людей, введіть @ знову і згадайте когось іншого.
Швидко знаходьте @згадки та реагуйте на них
У Word, Excel та PowerPoint, коли хтось згадує вас у примітці, ви отримаєте сповіщення електронною поштою з посиланням на примітку у файлі.
Крім того, у певних версіях Word, Excel та PowerPoint, у сповіщенні електронною поштою також відображається попередній перегляд тексту та ланцюжка приміток, пов'язаних із приміткою (також відомий як попередній перегляд контексту), і ви можете відповісти на примітку безпосередньо зі сповіщення електронною поштою (також відоме як вбудована відповідь).
Якщо вас згадали кілька разів, ви отримаєте посилання в одному електронному листі.
Примітка.: Ця функція недоступна для клієнтів, які використовують Microsoft 365 з обслуговуванням від 21Vianet.
Вимоги
Сповіщення електронною поштою міститимуть контекстний попередній перегляд і вбудовані відповіді, якщо хтось додасть примітку за допомогою наведених нижче версій Word, Excel та PowerPoint:
|
Операційна система Windows |
Операційна система Mac |
Сполучення клавіш для Інтернету |
Мобільна (Android/iOS) |
|
|---|---|---|---|---|
|
Word |
Ще ні. |
Ще ні. |
Так |
Так |
|
Excel |
Так (версія 1911 або пізніша) |
Так (версія 16.31 або пізніша) |
Так |
Так |
|
PowerPoint* |
Ще ні. |
Ще ні. |
Так |
Ще ні. |
*PowerPoint поки що не підтримує вбудовані відповіді
Щоб відповісти на примітку в електронному листі зі сповіщенням, потрібно використовувати Outlook для Windows, Інтернет-версія Outlook або Outlook Mobile. Незабаром з'явиться підтримка Outlook для Mac і темного режиму в Інтернет-версія Outlook.
Вимкнення контекстного попереднього перегляду
Адміністратори можуть використовувати SharePoint PowerShell командлет, щоб вимкнути контекстний попередній перегляд:
-
Інсталюйте найновішу версію модуля SharePoint Online Services Module для Windows PowerShell.
-
Підключіться до свого клієнта за допомогою Connect-SPOService.
-
Запустіть такий командлет: Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled:$false
Примітка.: Сповіщення електронною поштою про примітки, створені у файлі, захищеному правами або позначеному як конфіденційний за допомогою правил ЗВД, не включатимуть контекстний попередній перегляд або вбудовані відповіді, незалежно від того, чи ввімкнуто цю функцію.
Вимкнення сповіщень про примітки у OneDrive
За замовчуванням автор вихідного документа та всі учасники ланцюжка приміток отримують сповіщення щоразу, коли хтось створює або оновлює ланцюжок приміток. Якщо ланцюжок довгий і в ньому беруть участь кілька користувачів, можна припинити сповіщення та не перевантажувати папку "Вхідні".
Немає глобальних параметрів для вимкнення сповіщень про примітки. Учасники розмови мають зробити це самі у OneDrive. Щоб вимкнути сповіщення для приміток, виконайте такі дії:
-
На новій вкладці в браузері Microsoft Edge виберіть Запускач програм а потім виберіть OneDrive.
-
Перейти до Настройки > Параметри OneDrive.
-
У розділі Параметри сповіщеньвимкніть Сповіщення електронною поштою, коли інші користувачі відповідають на ваші примітки та Сповіщення електронною поштою, коли інші користувачі коментують мої документи.
Вимкнення сповіщень в Outlook
У нижній частині електронного листа зі сповіщенням, яке ви отримуєте в Outlook, можна вимкнути сповіщення для будь-яких подальших приміток або оновлень ланцюжка приміток, зроблених у файлі автором вихідного документа або будь-якими учасниками.
Цей параметр працює лише для одного файлу. Якщо ви отримуєте сповіщення про примітки в кількох файлах, потрібно вимкнути Сповіщення для цього файлу для кожного файлу.
Безпека даних приміток
Корпорація Майкрософт не зберігає внутрішніх даних приміток. Усі коментарі учасників розмови зберігаються лише з вашого боку. Корпорація Майкрософт не має доступу до перегляду ваших приміток.
