Перенесення даних Excel до настільних баз даних Access за допомогою невізуального екрана

У цій статті

• Підготовка аркуша Excel до імпорту або зв'язування

• Підготовка кінцевої бази даних Access до імпорту

• Імпорт даних

• Створення посилання на дані в Excel

  • Запуск майстра зв'язування електронних таблиць

    • Відкриття книги Excel в Access

    • Використання діалогового вікна Отримання зовнішніх даних – Електронна таблиця Excel

  • Створення посилання на дані Excel за допомогою майстра зв'язування електронних таблиць

Підготовка аркуша Excel до імпорту або зв'язування

Перш ніж переносити дані з аркуша Excel до Access, перевірте аркуш і вирішіть, як імпортувати з нього дані.

• Вирішіть, чи потрібно зв'язати або імпортувати весь аркуш чи лише його частину. Якщо потрібно Access лише частину аркуша, можна визначити іменований діапазон, який містить лише потрібні клітинки. Інструкції див. в статті Ім'я клітинки або діапазону даних в Excel за допомогою невізуального екрана.

• Переконайтеся, що аркуш Excel має плоский формат файлу, щоб майстер легко обробляв дані в ньому. Наприклад, виправте можливі значення помилок, видаліть непотрібні пусті стовпці та рядки та переконайтеся, що кожен стовпець містить однаковий тип даних у кожному рядку. Докладні відомості про те, як підготуватися до імпорту або зв'язування, див. в розділах "Підготовка аркуша", "Підготовка даних Excel" і "Виправлення неполадок із відсутніми або неправильними значеннями" в статті Імпорт даних або зв'язування з даними в книзі Excel.

Підготовка кінцевої бази даних Access до імпорту

Перш ніж імпортувати дані з аркуша Excel, перевірте, чи кінцева Access база даних готова до імпорту, і вирішіть, як зберігати імпортовані дані.

• Переконайтеся, що кінцева Access база даних не призначена лише для читання, і що у вас є дозволи на внесення змін до бази даних.

• Укажіть, чи потрібно зберігати дані в новій або наявній таблиці:

  • Якщо ви вирішите зберегти дані в новій таблиці, Access створить таблицю та додасть імпортовані дані до цієї таблиці. Якщо таблиця з указаним іменем уже існує, Access перезапише вміст таблиці імпортованими даними.

  • Якщо ви вирішите додати дані до наявної таблиці, рядки Excel аркуша буде додано до вказаної таблиці.

• Якщо ви вирішили додати дані Excel до наявної Access таблиці, переконайтеся, що параметри структури та поля у вихідних даних у Excel відповідають тим, які містяться в цільовій таблиці в Access. Щоб відкрити таблицю Access в режимі конструктора для перевірки, натисніть клавіші Alt+Е, Ї, Д. Перевірте таблицю зі списком у розділі "Підготовка кінцевої бази даних", крок 2 в розділі Імпорт даних або зв'язування з даними в книзі Excel.

Імпорт даних

Під час імпорту даних Access створює копію даних у новій або наявній таблиці, не змінюючи вихідний Excel аркуш.

1. Якщо вихідну книгу Excel відкрито, закрийте її.

2. Відкрийте кінцеву Access базу даних, де зберігатимуться імпортовані дані.

   : Якщо потрібно створити нову пусту базу даних, натисніть клавіші Alt+Ф, Н, Л.

3. Щоб відкрити діалогове вікно Отримати зовнішні дані – Електронна таблиця Excel , виконайте одну з наведених нижче дій залежно від версії Access, яка використовується.

   • У версії Microsoft 365 передплати або Access 2019 натисніть клавіші Alt+X, N, 1, F і X.

   • У Access 2016 р. натисніть клавіші Alt+X, щоб перейти на вкладку Зовнішні дані . Натискайте клавішу Tab, доки не дістанетеся групи Імпортувати & Посилання , натискайте клавішу зі стрілкою вправо, доки не пролунає фраза "Excel ", а потім натисніть клавішу Enter.

4. Відкриється діалогове вікно Отримання зовнішніх даних – Електронна таблиця Excel . Щоб указати файл Excel із даними, які потрібно імпортувати, виконайте одну з таких дій:

   • Щоб перемістити фокус до текстового поля Ім'я файлу , натисніть клавішу F, а потім вставте або введіть шлях до файлу Excel.

   • Щоб знайти файл, натисніть клавішу Р. Відкриється діалогове вікно Відкриття файлу . Перейдіть до потрібного файлу, а потім натисніть клавішу Enter, щоб вибрати його.

5. Щоб указати спосіб зберігання імпортованих даних, виконайте одну з таких дій:

   • Якщо потрібно зберегти дані в новій таблиці, натисніть клавішу I, щоб перейти до нової таблиці, і виберіть параметр Імпортувати вихідні дані до нової таблиці в поточній базі даних . Пізніше буде запропоновано присвоїти цій таблиці ім’я.

   • Якщо потрібно додати дані до наявної таблиці, натисніть клавішу А, щоб перейти до та вибрати параметр Додати копію записів до таблиці . Щоб вибрати таблицю, натисніть клавішу Tab один раз. Фокус переміститься до списку таблиць. Натисніть клавіші Alt + стрілка вниз, щоб розгорнути список, натискайте клавішу зі стрілкою вгору або вниз, доки не почуєте ім'я потрібної таблиці, а потім натисніть клавішу Enter, щоб вибрати її. Цей параметр недоступний, якщо база даних не містить таблиць.

6. Натискайте клавішу Tab, доки не дістанетеся кнопки OK , а потім натисніть клавішу Enter. Запуститься майстер імпорту електронних таблиць .

   : Якщо невізуальний екран не читає вікна майстра автоматично, натисніть клавіші ЕД + W.

7. Якщо вихідна книга Excel має лише один аркуш без діапазонів, перейдіть до наступного кроку. Якщо книга містить кілька аркушів або іменованих діапазонів, виберіть аркуш або діапазон, який потрібно імпортувати, виконайте одну з таких дій:

   • Щоб вибрати аркуш, натисніть клавіші Alt+Ї, один раз натисніть клавішу Tab, натискайте клавішу зі стрілкою вниз, доки не почуєте ім'я потрібного аркуша, а потім натисніть клавішу Enter, щоб вибрати його.

   • Щоб вибрати іменований діапазон, натисніть клавіші Alt+Ц, один раз натисніть клавішу Tab, натискайте клавішу зі стрілкою вниз, доки не почуєте назву потрібного діапазону, а потім натисніть клавішу Enter, щоб вибрати його.

8. Відкриється наступне вікно майстра. Якщо перший рядок вихідного аркуша або діапазону містить імена полів, натисніть клавішу I, щоб перейти до та вибрати параметр Перший рядок містить заголовки стовпців . Натисніть клавішу Enter, щоб перемістити фокус до наступного вікна майстра. Якщо дані додаються до наявної таблиці, перейдіть до кроку 12.

9. У новому вікні майстра за потреби можна вказати відомості про кожне поле, яке імпортується. Буде виділено перше поле на аркуші або в діапазоні. Ось що ви можете зробити:

   • Щоб змінити ім'я поточного поля, натисніть клавіші Alt+М, а потім введіть нове ім'я.

   • Щоб змінити тип даних поля, натисніть клавіші Alt+Т. Фокус переміститься до списку Тип даних . Щоб розгорнути список, натисніть клавіші Alt + стрілка вниз. Натискайте клавішу зі стрілкою вниз, доки не почуєте потрібне значення, а потім натисніть клавішу Tab один раз.

   • Щоб змінити, чи індексовано поле, натисніть клавіші Alt+I. Пролунає поточне значення. Щоб розгорнути список, натисніть клавіші Alt + стрілка вниз. Натискайте клавішу зі стрілкою вниз, доки не почуєте потрібне значення, а потім натисніть клавішу Tab один раз.

   • Якщо не потрібно імпортувати поточне поле, натисніть клавіші Alt+П, щоб перейти до цього поля, і виберіть параметр Не імпортувати поле .

10. Щоб вибрати інше поле, натискайте клавішу F6, доки не почуєте слово "Pane" (Область), а потім попросіть колегу вибрати потрібне поле. Змініть поля, як описано на кроці 9. Завершивши, натисніть клавішу Enter, щоб перейти до наступного вікна майстра.

11. Додавання первинного ключа для нової таблиці. Первинний ключ визначає записи в таблиці, щоб ви могли швидше отримувати дані. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб дозволити Access додати первинний ключ, натисніть клавішу A.

    • Щоб вибрати власний первинний ключ, натисніть клавішу С. Щоб визначити клавішу, яку потрібно використовувати, натисніть клавішу Tab один раз. Фокус переміститься до списку ключів. Щоб розгорнути список, натисніть клавіші Alt + стрілка вниз. Натискайте клавішу зі стрілкою вгору або вниз, доки не почуєте потрібну клавішу.

    • Якщо ви не хочете використовувати первинні ключі, натисніть клавішу O.

    Щоб перейти до останнього вікна майстра, натисніть клавішу Enter.

12. Відкриється останнє вікно майстра. Фокус опиниться в полі Імпортувати до таблиці , і пролунає поточне ім'я цільової таблиці. Якщо потрібно змінити ім'я таблиці, введіть нове ім'я, а потім натисніть клавішу Enter, щоб завершити імпорт.

    : Якщо ви почуєте оповіщення про те, що таблиця вже існує, і потрібно перезаписати наявну таблицю імпортованими даними, натисніть клавішу Y. Щоб перейменувати таблицю, натисніть клавіші Щ. Натисніть клавіші Alt+I, щоб повернути фокус до поля Імпорт до таблиці , введіть інше ім'я таблиці, а потім натисніть клавішу Enter.

13. Якщо імпорт був повністю або частково успішним, Access відображає стан імпорту. Access також пропонує зберегти етапи імпорту, щоб швидко повторити їх без майстра імпорту. Щоб вибрати цей параметр, натисніть клавіші Alt+V. Щоб назвати етапи імпорту, натисніть клавіші Alt+А, а потім введіть ім'я для операції імпорту. Щоб зберегти етапи імпорту, натисніть клавіші Alt+S. Якщо імпорт не пройдено, пролунає фраза "Сталася помилка під час імпортування файлу", а потім – ім'я файлу. Натисніть клавішу Enter, щоб вийти з оповіщення.

Створення посилання на дані в Excel

За допомогою майстра зв'язування електронних таблиць можна створити зв'язок із бази даних Access з даними в Excel, щоб використовувати засоби запитів і звітування в Access, не зберігаючи копію Excel даних у базі даних.

Під час створення зв'язку з аркушем Excel або іменованим діапазоном Access створюється нова таблиця, зв'язана з вихідними клітинками. Будь-які зміни, внесені до вихідних клітинок у Excel, відображаються у зв'язаній таблиці в Access. Однак у Access не можна редагувати вміст відповідної таблиці. Якщо потрібно додати, відредагувати або видалити дані, потрібно внести зміни у вихідний Excel файл.

База даних може містити кілька зв’язаних таблиць.

Додаткові відомості

Створення таблиць у настільних базах даних Access за допомогою невізуального екрана

Створення запиту в локальних базах даних Access за допомогою невізуального екрана

Створення форми в локальних базах даних Access за допомогою невізуального екрана

Експорт таблиці Access до текстового файлу за допомогою невізуального екрана

Сполучення клавіш в Access

Налаштування пристрою для роботи зі спеціальними можливостями в Microsoft 365

Технічна підтримка клієнтів з особливими потребами

Корпорація Майкрософт прагне забезпечити якомога кращі умови роботи для всіх своїх клієнтів. Якщо у вас є особливі потреби або ви маєте запитання щодо спеціальних можливостей, зверніться по технічну підтримку до служби Microsoft Disability Answer Desk. Її фахівці чудово знають, як використовувати численні спеціальні засоби, і можуть надавати допомогу англійською, іспанською, французькою й американською мовами жестів. Щоб отримати контактні дані для свого регіону, перейдіть на сайт служби Microsoft Disability Answer Desk.

Якщо ви користувач у державній установі, комерційній організації або на підприємстві, зверніться до корпоративної служби підтримки Disability Answer Desk.