Настроювання організатора вмісту для спрямування документів

Для чого служить організатор вмісту?

Організатор вмісту може автоматично виконувати описані нижче завдання.

• Спрямування документів до різних бібліотек або папок.    Фактично організатор вмісту функціонує як шлюз для документів. До кожного надісланого документа організатор вмісту застосовує правила, якими ви визначили, куди слід перемістити документ. Потім він спрямовує документ до відповідної бібліотеки або папки, яка може міститися в іншій колекції сайтів. Правила можуть базуватися на комбінації метаданих і типів вмісту.

• Передавання всіх документів до проміжної бібліотеки    Ви можете настроїти організатор вмісту так, щоб переміщувати всі надіслані документи до проміжної бібліотеки, де можна ввести метадані та завершити процес надсилання.

• Керування розміром папки.    Ви можете настроїти організатор вмісту так, що він відстежуватиме кількість елементів у папках і слідкуватиме, щоб кількість елементів у кожній папці не перевищувала певне число. За промовчанням обмеження становить 2 500 елементів, а коли кількість елементів сягає 2 501, організатор вмісту автоматично створює нову папку й переміщує туди документ. Ви можете вказати для організатора вмісту найбільшу дозволену кількість елементів в одній папці.

• Керування повторюваними надсиланнями.    Коли передано документ, який уже існує в бібліотеці, організатор вмісту може використовувати SharePoint версії або змінити ім'я файлу, додавши унікальні символи. Завдяки цьому зберігається і наявний документ, і дублікат.

• Ведення контрольних журналів.    Організатор вмісту може вести контрольні журнали про документ, які зберігаються з документом після його спрямування.

Увімкнення функції організатора вмісту на сайті

Потрібно мати принаймні дозволи власника сайту, і необхідно ввімкнути засоби публікації.

Ось як активувати функцію організатора вмісту для сайту.

1. Перейдіть на сайт, який потрібно настроїти.

2. Натисніть кнопку Настройки а потім у розкривному меню виберіть параметри сайту .

   Для SharePoint клацніть настройки , виберіть вміст сайту, а потім – Параметри сайту.

3. На сторінці Параметри сайту в групі Дії сайту натисніть кнопку Керування функціями сайту.

4. Біля назви функції організатора вмісту натисніть кнопку Активувати. Коли функція активується, у стовпці Стан з’явиться слово Активний.

   

Настроювання організатора вмісту для спрямування документів

1. Перейдіть на сайт, для якого потрібно настроїти автоматичне спрямування документів до вказаних розташувань через організатор вмісту.

2. Натисніть кнопку Настройки а потім у розкривному меню виберіть параметри сайту .

   Для SharePoint клацніть настройки , виберіть вміст сайту, а потім – Параметри сайту.

3. У групі Адміністрування сайту виберіть пункт Параметри організатора вмісту.

   Примітка.: Посилання на параметри організатора вмісту відображається, лише якщо для цього сайту активовано цю функцію.

4. У розділі Переспрямування користувачів до проміжної бібліотеки встановіть прапорець, щоб застосовувати організатор вмісту. Це автоматично переспрямовує користувачів до проміжної бібліотеки під час спроби надіслати документ.

5. Щоб правила могли спрямувати документи на інший сайт, установіть прапорець у розділі Надсилання на інший сайт.

6. Щоб автоматично створювати вкладені папки після того, як кількість елементів у певному розташуванні перевищить указане значення, у розділі Розділи папок встановіть прапорець Створювати вкладені папки, коли кінцеве розташування міститиме забагато елементів.

   • У полі Кількість елементів в одній папці введіть кількість документів, які можуть зберігатися в папці, перш ніж буде створено нову папку.

   • У полі Формат імені папки вкажіть правило іменування для нових створюваних папок.

7. У розділі Повторювані надсилання вкажіть, що робити з повторами: використовувати для них функцію керування версіями чи завжди додавати до імен повторюваних файлів унікальні символи.

8. Щоб зберігати контрольні журнали або метадані як запис відстеження надісланого елемента чи документа, установіть прапорець у розділі Збереження вмісту.

9. У розділі Диспетчери правил введіть імена користувачів, які є диспетчерами правил в організації. Диспетчери правил повинні мати дозволи на керування веб-сайтом, щоб отримати доступ до сторінки настройок правил організатора вмісту. Докладні відомості див. в статті Створення правил організатора вмісту для спрямування документів.

10. Щоб повідомлення електронної пошти автоматично надсилалися диспетчерам правил, установіть відповідні прапорці. Організатор вмісту може надіслати повідомлення електронної пошти, якщо надісланий елемент не відповідає правилу або до організатора вмісту надіслано якийсь вміст.

    Примітка.: Щоб ці прапорці були ввімкнені, потрібно настроїти електронну пошту в SharePoint або адміністратора мережі для сервера або служби.

11. У розділі Точки надсилань введіть відомості про інші сайти або програми електронної пошти, які можуть надсилати вміст до поточного сайту.

    Порада.:  У цьому розділі надається URL-адреса веб-служби для надсилання вмісту на сайт; це корисно, якщо вам потрібно створити робочий цикл або настроюване рішення для надсилання документів із системи електронної пошти.