До болю знайома історія? Ви надсилаєте колегам електронною поштою файл. Вони додають свої відгуки, а потім вам доводиться об’єднувати коментарі та зміни із 3 або 4 копій оригіналу.
Цього можна уникнути. Якщо у вас є обліковий запис у Службі SharePoint або Microsoft OneDrive, ви можете зберігати файли, наприклад Word документи, в одному з цих місць, а потім скористатися командою Надати спільний доступ, щоб дозволити іншим користувачам читати або редагувати вашу копію файлу. Забудьте про купу файлів і працюйте тільки з однією копію з відгуками від усіх. (Можливості робити з файлом інших користувачів залежать від наданих їм дозволів).
Ось як виглядає цей процес від початку до кінця. Перейдіть далі до потрібного розділу.
Спочатку додайте SharePoint або OneDrive до списку розташувань у програмі Word
-
У програмі Word послідовно виберіть елементи Файл > Зберегти як > Додати розташування.
-
У розділі Додати розташування виберіть потрібну службу, наприклад Сайт SharePoint у службі Office 365 або Служба OneDrive.
-
Заповніть поля на екрані Вхід, що відобразиться для відповідної послуги. Можливо, доведеться звернутися до ІТ-відділу, щоб дізнатися ім’я користувача та пароль.
Коли все буде готово, нове розташування з’явиться в області Зберегти як програми Word.
Збереження в новому місці та надання спільного доступу
Коли ви додасте хмарне сховище до списку місць, ви можете надати спільний доступ до свого документа. Для кожного файлу це потрібно зробити лише один раз.
-
Відкрийте документ, до якого потрібно надати спільний доступ.
-
Послідовно виберіть елементи Файл > Зберегти як.
-
На сторінці Зберегти як двічі клацніть потрібне розташування: бібліотеку документів SharePoint, розташування на комп’ютері, сайт "Мій сайт" або службу OneDrive.
-
Надайте файлу ім’я й натисніть кнопку Зберегти. Якщо вас буде перенаправлено на вкладку Відомості, знову клацніть елемент Спільний доступ.
-
У розділі Поділитися з іншими (або, у програмі Word 2013, Запросити людей), введіть імена або адреси електронної пошти людей, яким потрібно надати доступ до файлу.
-
За потреби виберіть пункт Можна редагувати або Можна переглядати. Перший параметр дає змогу вашим колегам змінювати файл, другий гарантує, що файл не буде модифіковано.
-
За потреби введіть повідомлення в поле під рядком адреси, а потім натисніть кнопку Спільний доступ.
Надання спільного доступу до вже збереженого документа
Якщо файл уже збережено в службі SharePoint або OneDrive, виконайте ці кроки:
-
Відкрийте документ, до якого потрібно надати спільний доступ.
-
Клацніть елементи Файл > Спільний доступ > Поділитися з іншими (або, у програмі Word 2013, Запросити людей).
-
Введіть імена або адреси електронної пошти людей, яким потрібно надати доступ.
-
За потреби натисніть кнопку Можна редагувати або Можна переглядати. Перший параметр дає змогу колегам змінювати файл. Другий забезпечить захист файлу.
-
За потреби введіть повідомлення в поле під рядком адреси, а потім натисніть кнопку Спільний доступ.
Припинення спільного доступу до документа
Ось як можна припинити спільний доступ до документа.
-
Відкрийте документ, до якого не потрібно надавати спільний доступ.
-
Перейдіть на вкладку Файл і виберіть пункт Спільний доступ.
-
У розділі Поділитися з іншими (або, у програмі Word 2013, Запросити людей) клацніть правою кнопкою миші особу, яку потрібно видалити, і виберіть команду Видалити користувача.
Додаткові відомості про OneDrive та Microsoft 365
-
Щоб відкрити обліковий запис OneDrive, див. статтю Реєстрація облікового запису Microsoft.
-
Щоб підписатися на обліковий записMicrosoft 365 SharePoint, див. домашню сторінку Microsoft 365 .
-
Якщо в компанії є система SharePoint і ви маєте запитання про неї, звертайтеся до свого системного адміністратора.
