Чи знайомий наведений нижче сценарій? Ви надішлете файл кільком співробітникам електронною поштою. Потім всі вони додають свій відгук, залишаючи вам завдання інтегрувати дані з кількох копій оригіналу.
Існує кращий спосіб впоратися з цим. Ви можете зберегти файл у Службі SharePoint або Microsoft OneDrive і скористатися командою Спільний доступ , щоб дозволити іншим користувачам читати або редагувати їх. Потім є лише одна копія для перевірки, яка містить відгуки всіх користувачів. (Дії, які вони можуть виконувати з файлом, залежать від надати їм дозволів.)
Ось цей процес.
Додайте SharePoint або OneDrive розташування до списку розташувань у Word
-
У Word виберіть Файл > Зберегти як > Додати розташування.
-
У розділі Додати розташування виберіть потрібну хмарну службу (наприклад, SharePoint, OneDrive).
-
Завершіть екран Вхід , який може з'явитися. За потреби зверніться до ІТ-відділу, щоб дізнатися ім'я користувача та пароль.
-
Зверніть увагу на нове розташування, доступне в області "Зберегти як" Word.
Збереження документа та надання спільного доступу до нього
Документ можна зберегти в доступному хмарному розташуванні. Це потрібно зробити лише один раз, після чого всі зміни можна буде вносити в один спільний файл.
-
У документі, до який потрібно надати спільний доступ, виберіть Файл > Зберегти як.
-
На сторінці Зберегти як двічі клацніть потрібне розташування (наприклад, OneDrive, SharePoint/Мій сайт)
-
Укажіть ім'я файлу, а потім натисніть кнопку Зберегти. Якщо ви повернетеся на вкладку Відомості , просто знову натисніть кнопку Спільний доступ .
-
У розділі Надати спільний доступ Люди введіть ім'я або адресу електронної пошти для кожного одержувача.
-
За потреби виберіть Можна редагувати або Можна переглядати. Перший параметр дає змогу колегам змінювати файл, другий – безпечніший.
-
За потреби додайте повідомлення в поле під рядком адреси. Потім натисніть кнопку Спільний доступ.
Надання спільного доступу до вже збереженого документа
Якщо файл уже збережено в SharePoint або OneDrive, виконайте наведені нижче дії.
-
Відкрийте документ, до якого потрібно надати спільний доступ.
-
Виберіть пункт Спільнийдоступ до файлу > > надати спільний доступ Люди
-
Введіть ім'я або адреси електронної пошти для кожного одержувача.
-
За потреби виберіть Можна редагувати або Можна переглядати. Перший параметр дає змогу колегам змінювати файл. Другий забезпечить захист файлу.
-
За потреби введіть повідомлення в поле під рядком адреси та натисніть кнопку Спільний доступ.
Припинення спільного доступу до документа
За потреби можна припинити спільний доступ для певних одержувачів.
-
Відкрийте документ.
-
Вибір файлу > спільного доступу
-
У розділі Надати спільний доступ Люди клацніть правою кнопкою миші будь-які імена, які потрібно видалити, а потім виберіть видалити користувача.
Додаткові відомості про OneDrive та Microsoft 365
-
Щоб відкрити обліковий запис OneDrive, див. статтю Реєстрація облікового запису Microsoft.
-
Щоб підписатися на обліковий запис Microsoft 365 SharePoint, див. домашню сторінку Microsoft 365 .
-
Якщо в компанії є система SharePoint і ви маєте запитання про неї, звертайтеся до свого системного адміністратора.
