У програмах Office можна зберігати файли у форматі PDF або перетворювати їх на документи PDF, щоб надавати до них спільний доступ і друкувати їх у друкарнях. Для цього не потрібне інше програмне забезпечення або надбудови.
Формат PDF варто використовувати в наступних випадках:
-
файл має мати однаковий вигляд на більшості комп’ютерів;
-
файл має бути невеликим за розміром;
-
файл має відповідати галузевому формату.
Приклади: резюме, юридичні документи, бюлетені, файли, призначені для читання (не редагування) і друку, а також файли, призначені для професійного друку.
Увага!:
-
Багато програм, зокрема Microsoft Word, можуть відкривати та редагувати PDF-файли. Просто надати спільний доступ до файлу PDF недостатньо, щоб гарантувати, що одержувач не зможе редагувати файл.
-
Якщо перетворити електронну таблицю на файл PDF, під час перетворення буде втрачено внутрішні посилання в електронній таблиці, тому посилання потрібно перевірити. Зовнішні посилання на інші джерела, однак, буде добре.
Щоб переглянути покрокові вказівки, виберіть програму Office із розкривного списку.
-
Відкрийте таблицю або звіт, який потрібно опублікувати як файл PDF.
-
На вкладці Зовнішні дані в групі Експорт натисніть кнопку PDF або XPS.
-
У полі Ім'я файлу введіть або виберіть ім'я документа.
-
У списку Тип файлу виберіть PDF (*.pdf) .
-
Якщо для документа потрібна висока якість друку, виберіть Стандартний (публікація в Інтернеті та друк) .
-
Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, виберіть Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).
-
-
Натисніть кнопку Параметри , щоб настроїти друк сторінки, вибрати, чи потрібно друкувати виправлення, і вибрати параметри виводу. Натисніть кнопку OK .
-
Натисніть кнопку Опублікувати.
-
Якщо файл збережено раніше, виберіть Файл > Зберегти копію.Якщо файл не збережено, виберіть Файл > Зберегти як.
-
Натисніть кнопку Огляд , щоб вибрати розташування на комп'ютері, де потрібно зберегти файл.
-
У розкривному списку виберіть ЕЛЕМЕНТ PDF.
-
Виберіть команду Зберегти.
Виберіть Додаткові параметри > Параметри , щоб настроїти PDF-файл.
-
Щоб створити файл PDF лише з деяких сторінок у документі, виберіть потрібний параметр у розділі Діапазон сторінок.
-
Щоб включити відстежені зміни у файл PDF, у розділі Опублікувати виберіть документ із виправленнями. В іншому разі переконайтеся, що вибрано документ .
-
Щоб створити набір закладок у файлі PDF, виберіть елемент Створити закладки за допомогою. Потім виберіть заголовки або, якщо до документа додано закладки, Word закладки.
-
Якщо потрібно додати властивості документа до PDF-файлу, переконайтеся, що встановлено прапорець Властивості документа .
-
Щоб полегшити читання тексту в документі, виберіть теги структури документа для спеціальних можливостей.
-
Сумісний з ISO 19005-1 (PDF/A) Цей параметр дає змогу створити документ PDF версії PDF 1.7, тобто стандарту архівування. Вигляд документа формату PDF/A не змінюється, якщо його відкрити на іншому комп’ютері.
-
Текст точкового рисунка, якщо шрифти не можна вбудувати Якщо шрифти не можна вбудувати в документ, для збереження початкового вигляду тексту у файлі PDF використовуються точкові зображення. Якщо цей параметр не встановлено, а у файлі є шрифт, який не можна вбудувати, програма для читання файлів PDF може замінити його на інший.
-
Шифрування документа паролем Виберіть цей параметр, щоб файл PDF могли відкрити лише користувачі, які знають пароль. Коли ви натиснете кнопку OK, Word відкриється вікно Шифрування документа у форматі PDF, де можна ввести й повторно ввести пароль.
Відкриття файлу PDF і копіювання його вмісту в програмі Word
Щоб скопіювати будь-який вміст із файлу PDF, можна відкрити його в програмі Word.
Перейдіть до розділу Файл > Відкрити та перейдіть до PDF-файлу. Програма Word відкриє його вміст у новому файлі. Тепер із нього можна копіювати будь-який вміст, зокрема зображення й схеми.
Щоб зберегти файл у форматі PDF в Office для Mac, зробіть ось що:
-
Виберіть Файл.
-
Натисніть кнопку Зберегти як.
-
Виберіть Пункт Формат файлу в нижній частині вікна.
-
Виберіть PDF-файл зі списку доступних форматів файлів.
-
Введіть ім'я файлу, якщо його ще немає, а потім натисніть кнопку Експорт.
Примітка.: Якщо використовується функція Best for printing (Найкраще для друку), гіперпосилання можуть перетворюватись неправильно. Це відома проблема в Word для Mac.
Увага!:
-
Під час використання онлайнової служби можна використовувати лише шрифт, на який корпорація Майкрософт має юридичні права. Якщо документація містить настроюваний шрифт, він буде замінений і може спричинити проблеми. Цього можна уникнути, вбудувавши шрифти в документ.
-
Дізнайтеся більше про вбудовування шрифтів, відвідавши:
Щоб перетворити документ на файл PDF, можна скористатися вебпрограмами Word, PowerPoint і OneNote для Інтернету.
-
Виберіть Файл > Друк > Друк (у PowerPoint буде вибрано один із трьох форматів).
-
У розкривному меню в розділі Принтер виберіть Зберегти у форматі PDF , а потім натисніть кнопку Зберегти.
-
Потім у меню Провідника, що відкриється, можна назвати ФАЙЛ PDF і вибрати розташування для збереження, а потім натиснути кнопку Зберегти.
Так ви створите простий PDF-файл зі структурою й форматом вихідного документа.
Якщо вам потрібно більше можливостей керування файлом PDF, наприклад додаванням закладок, скористайтеся класичною програмою, щоб перетворити документ на файл PDF. Натисніть кнопку Відкрити в класичній програмі на панелі інструментів PowerPoint і OneNote, щоб почати роботу з класичною програмою, а потім у Word спочатку виберіть розкривний список Редагування, а потім натисніть кнопку Відкрити в класичній програмі .
Якщо у вас немає класичної програми, ви можете спробувати або придбати Microsoft 365.
Щоб експортувати Word документ або книгу Excel у формат PDF на пристрої з iOS, торкніться кнопки Файл у верхньому лівому куті, виберіть Експорт, а потім – PDF.
Portable Document Format (PDF) зберігає форматування документа й надає можливість спільного використання файлів. Під час перегляду або друку файлу у форматі PDF потрібний формат файлу буде збережено. Формат PDF також використовується для документів, які відтворюються за допомогою комерційних методів друку. Багато агентств і організацій вважають формат PDF припустимим, і засоби перегляду для PDF-файлів доступні на більшій кількості платформ, ніж для XPS.
XML Paper Specification (XPS) – це електронний формат файлу, який зберігає форматування документа й надає можливість спільного використання файлів. Завдяки формату XPS файл зберігає потрібний формат під час перегляду в Інтернеті або в друкованому стані, і дані у файлі не можна легко змінити.
Увага!: Більшість сучасних браузерів можуть відкривати та відображати PDF-файл. Якщо у вас старіша версія операційної системи, можливо, на пристрої знадобиться пристрій читання PDF-файлів, наприклад Acrobat Reader, доступний в Adobe Systems.
