У цій статті наведено огляд деяких основних понять, пов'язаних із роботою з новими функціями керованих метаданих у SharePoint Server. У ній описано, як нові функції керованих метаданих забезпечують підтримку впровадження формальних класифікацій за допомогою керованих умов. Тут також пояснюється, як працюють суспільні позначки та як вони працюють із функціями керованих метаданих, наприклад керованими термінами та корпоративними ключовими словами.
У цій статті
Функції керованих метаданих
Нові функції керованих метаданих у програмі SharePoint Server увімкнуто в новій програмі-службі керованих метаданих, яка підтримує два основні компоненти:
-
Публікування типів вмісту Спільний доступ до типів вмісту в колекціях сайтів і веб-програмах. Докладні відомості про публікування типів вмісту див. в статтях Загальні відомості про типи вмісту та публікацію типів вмісту.
-
Класифікати Створення ієрархічних колекцій централізовано керованих термінів (які називаються наборами термінів), які можна використовувати як атрибути елементів на сайтах SharePoint. Ці набори термінів можна використовувати в різних колекціях сайтів і веб-програмах. Набори термінів можна створювати й керувати за допомогою функції, що називається засобом керування сховищем термінів.
Основні терміни та поняття
Є кілька основних термінів і понять, які зручно розуміти під час роботи з різними функціями метаданих у SharePoint Server. Розуміння цих понять допоможе вам зрозуміти концептуальну інформацію, описану далі в цій статті, а також в інших статтях про функції керованих метаданих.
Класифікувати
Класифікація – це ієрархічна класифікація слів, підписів або термінів, упорядкованих у групи на основі подібностей. Класифікацію може визначати й централізовано керувати один або кілька осіб. Міжнародна стандартна промислова класифікація (ISIC), розроблена ООН, є відомим прикладом промислової класифікації даних, що використовується для класифікації економічних даних. Класифікації корисні, оскільки вони надають логічну ієрархічну структуру метаданих, яка використовується для узгодженого класифікації відомостей.
Фолкломі
Фолсономія – це класифікація, яка призводить до того, що користувачі веб-сайту спільно застосовуються до вмісту на сайті слова, підписи або терміни. Якщо ви коли-небудь бачили хмару позначок на веб-сайті, ви побачили візуалізацію людей. На рисунку нижче показано веб-частину "Хмара тегів" на SharePoint сайту. Підхід на основі людині до метаданих може бути корисний, оскільки він торкається знань і досвіду користувачів сайту та авторів вмісту, що дає змогу класифікувати вміст, щоб розвиватися зі змінюваними бізнес-потребами та інтересами користувачів.
Набір термінів
Набір термінів – це група пов'язаних термінів.
Залежно від того, де створюється набір термінів, область його дії може бути локальною або глобальною:
-
Локальні набори термінів створюються в контексті колекції сайтів і доступні для використання (і видимі) лише користувачам цієї колекції сайтів. Наприклад, якщо додати стовпець керованих метаданих до списку або бібліотеки та створити новий набір термінів для цього стовпця, набір термінів локальний для колекції сайтів, яка містить цей список або бібліотеку.
-
Глобальні набори термінів доступні для всіх сайтів, які передплатили певну програму-службу керованих метаданих.
Набори термінів можна настроювати так, щоб їх можна було закрити. Це означає, що користувачі не можуть додавати до них нові терміни, коли вводяться значення для стовпця, зіставленого з набором термінів. Або їх можна настроїти на відкриття, тобто користувачі можуть додавати нові терміни до набору термінів, коли оновлюються значення стовпця, зіставленого з набором термінів.
Термін
Термін – це окремий елемент у наборі термінів, і це конкретне слово або фраза, які можна пов'язати з елементом на SharePoint Server сайту. Термін має унікальний ідентифікатор, і він може мати багато різних текстових підписів (синонімів). Якщо ви працюєте на багатомовних сайтах, він також може мати підписи різними мовами.
Існує два типи термінів:
Керовані умови
Керовані терміни зазвичай попередньо визначені та впорядковані в ієрархічні терміни, настроєні адміністратором сховища термінів або іншою особою з дозволами на роботу з керованими метаданими.
Корпоративні ключові слова
Корпоративне ключове слово – це слово або фраза, які додаються до елементів SharePoint сайту. Корпоративні ключові слова впорядковано в єдиний набір не ієрархічних термінів у засобі керування сховищем термінів, який називається набором ключових слів. Оскільки користувачі зазвичай можуть додавати будь-яке слово або фразу до елемента як ключове слово, корпоративні ключові слова можна використовувати для тегів у стилі "фолклим". Адміністратори сховища термінів та інші особи з дозволом на керування метаданими можуть відмовитися від переміщення ключових слів із набору термінів "Ключові слова" та до певного набору термінів, після якого вони стають доступними в контексті певного набору термінів. Адміністратори сховища термінів також можуть зробити набір ключових слів закритим, щоб користувачі не змогли надсилати нові ключові слова й обмежуватимуться використанням наявних ключових слів.
Групувати
Групи визначають межі безпеки. Група – це набір наборів термінів, у яких усі спільні вимоги до безпеки. Лише користувачі, яких призначено учасниками певної групи, можуть керувати наборами термінів, які належать до групи, або створювати нові набори термінів у ньому. Організації мають створювати унікальні групи для наборів термінів з унікальним доступом або потребами безпеки.
Засіб керування сховищем термінів
Засіб керування сховищем термінів – це засіб, за допомогою якого класифікуються, адміністратори та інші особи, які керують класифікаціями, можуть створювати, імпортувати набори термінів і терміни, а також керувати ними. Засіб керування сховищем термінів відображає всі глобальні набори термінів і всі локальні набори термінів, доступні для колекції сайтів, з якої можна отримати доступ до засобу керування сховищем термінів.
Стовпець керованих метаданих
Стовпець Керовані метадані – це новий тип стовпця, який можна додавати до списків або бібліотек, щоб користувачі сайту або власники вмісту змогли вибрати значення з певного набору термінів керованих термінів і застосувати їх до вмісту. Стовпець Керовані метадані можна настроїти на зіставлення з наявним набором термінів або створити новий набір термінів, спеціально для цього стовпця. Якщо створити новий набір термінів спеціально для стовпця керованих метаданих, цей набір термінів стане локальним набором термінів, доступним лише для колекції сайтів, у якій його створено.
Стовпець "Корпоративні ключові слова"
Стовпець Корпоративні ключові слова – це стовпець, який можна додати до типів вмісту, списків або бібліотек, щоб користувачі змогли позначати елементи вибраними словами або фразами. Це стовпець із кількома значеннями за замовчуванням. Коли користувачі вводити в стовпець слово або фразу, вони з'являються з пропозиціями з прогнозованого набору термінів, які можуть містити елементи як із керованих наборів термінів, так і з набору термінів "Ключові слова". Користувачі можуть вибрати наявне значення або ввести нове (якщо набори термінів "Ключові слова" настроєно для відкриття доповнення користувачів).
Суспільні позначки
Суспільні позначки – це слова або фрази, які користувачі сайту можуть застосовувати до вмісту на сайті SharePoint, щоб допомагати їм категоризувати інформацію в змістовній структурі. Суспільні позначки також можна застосовувати до URL-адрес за межами SharePoint сайту. Суспільні позначки підтримують позначки на основі фольклору. Соціальна позначка складається з вказівників на три типи відомостей:
-
ідентичність користувача
-
URL-адреса елемента
-
термін
Ці вказівники зберігаються в соціальному сховищі тегів, яке входить до програми-служби профілів користувачів. З технічної причини соціальні позначки не входить до функцій керованих метаданих у програмі SharePoint Server, але вони підключаються до функцій керованих метаданих кількома важливими способами, які допомагають узгоджено використовувати метадані в організації. Термін частина соціальної позначки вказує на термін у наборі ключових слів у сховищі термінів для однієї з програм служби керованих метаданих, до яких підключено сайт.
Наприклад, коли ви створюєте нову соціальну позначку, ви можете вибрати з наявних термінів, які можуть містити керовані терміни, а також корпоративні ключові слова. Якщо вибрати один із цих наявних термінів, соціальна позначка вказуватиме на цей термін. Якщо не вибрати наявний термін і створити раніше використаний термін, для нього буде створено нове ключове слово в наборі термінів "Ключові слова" у сховищі термінів, а новий соціальний тег указує на цей термін.
Таким чином, ключові слова, які використовуються в суспільних позначках, додаються до набору термінів "Ключові слова", який відображається в засобі керування сховищем термінів (якщо їх ще не існує) і нею можуть керувати адміністратори сховища термінів. Крім того, коли користувачі застосовують до вмісту корпоративні ключові слова або керовані терміни, оновлюючи стовпець корпоративних ключових слів або керованих метаданих, соціальні позначки можна створювати автоматично, щоб ці терміни відображались у вигляді позначок у каналах новин, хмарах тегів або профілів особистого сайту. Власники списків і бібліотек можуть активувати або вимкнути публікування метаданих, оновлюючи корпоративні метадані Настройки ключові слова для списку або бібліотеки.
Додивши соціальну позначку до елемента, можна вказати, чи потрібно зробити свою ідентичність і URL-адресу елемента приватною, але термін, який зберігається в сховищі термінів, завжди загальнодоступний.
Позначення соціальних мереж зручне, оскільки воно дає змогу користувачам сайту покращити видимість вмісту та інформації на сайті.
Докладні відомості про наслідки для соціальних тегів для конфіденційності та безпеки див. в цьому документі.
Додавання тегів
У найпоширенішому розумінні теги можуть свідчити про дію застосування метаданих до елемента незалежно від того, чи керовані вони керовані метадані або соціальна позначка. У цій статті використовується "тег" приятеля й не обмежується соціальними тегами.
Сценарії метаданих: від класифікцій до фолклендів
Функції керування метаданими у SharePoint Server підтримують низку підходів до керування та використання метаданих. Уявіть цей діапазон як вид безперервного. На одному з кінців цього безперервного плану є класифікатори, які є офіційними, централізовано керованими ієрархічними групами термінів. На іншому кінці цього діапазону є люди,які є класифікаціями співпраці, які ґрунтуються на вільному використанні тегів, коли окремі особи застосовують до вмісту позначки.
SharePoint Server підтримує як крайні крайні роботи цього безперервного використання, так і точки в дорозі. На одному кінці безперервної роботи ви можете впровадити офіційні класифікування за допомогою керованих умов і наборів термінів. На іншому кінці передбачено підтримку корпоративних ключових слів і соціальних тегів, які дають змогу користувачам сайту позначати вміст ключовими словами на власний вибір.
Між цими крайніми можна застосувати гнучкі ступені структури й контролю до метаданих, а також налаштувати область застосування цього елемента керування, вибравши параметр глобального масштабу на сайтах або на певних сайтах. Наприклад, у вас є можливість настроїти набори термінів на закриття або відкриття внесків користувачів. Можна використовувати корпоративні ключові слова та суспільні позначки в поєднаннях із керованими термінами. SharePoint Server дає організаціям змогу поєднувати переваги формальних керованих класифікацій із динамічними перевагами соціальних позначок настроюваними способами.
На схемі нижче наведено різні типи рішень на SharePoint, для яких можуть знадобитися різні підходи до метаданих на основі бізнес-потреб.
Переваги керованих метаданих
Використання керованих метаданих на сайтах в організації має кілька переваг:
Узгоджене використання метаданих Функції керованих метаданих у SharePoint Server дають змогу застосовувати скориговані ступені керування до метаданих, доданих до вмісту. За допомогою наборів термінів і керованих термінів можна встановлювати контроль над типами термінів, які можна додавати до вмісту, і ви можете контролювати, хто має можливість додавати нові терміни. Крім того, ви можете обмежити використання корпоративних ключових слів певним списком ключових слів, настроївши закритий набір термінів "Ключові слова".
Якщо однакові терміни послідовно використовуються на всіх сайтах, легше будувати надійні процеси або рішення, які по використовують метадані. Крім того, користувачі сайту, які працюють із метаданими, у списках і бібліотеках, а також у клієнтських програмах Office, можуть легко застосовувати узгоджені метадані до їхнього вмісту.
Покращене виявлення вмісту Якщо вміст на всіх сайтах організації має узгоджені метадані, легше знаходити й отримувати доступ до службових відомостей і даних за допомогою пошуку. Нові функції пошуку, наприклад панель узагальнення, яка відображається в лівій частині сторінки результатів пошуку, дає змогу користувачам фільтрувати результати пошуку на основі метаданих.
Крім того, ви можете налаштувати навігацію метаданими для списків і бібліотек, щоб користувачі змогли створювати динамічні подання інформації на основі певних полів метаданих. Користувачі можуть переходити між бібліотеками за папкою або зводом метаданих, а потім узгоджувати результати за допомогою додаткових фільтрів ключів.
Підвищення гнучкості Завдяки функціям керованих метаданих адміністратори сховища термінів (або інші особи з дозволом оновлювати керовані метадані) можуть підтримувати й адаптувати метадані в міру розвитку бізнесу. Ви можете легко оновити набір термінів у засобі керування сховищем термінів, і нові або оновлені терміни автоматично стають доступними для використання будь-де, де доступний стовпець керованих метаданих, пов'язаний із цим набором термінів. Якщо об'єднати кілька термінів в один термін, вміст, позначений цими термінами, автоматично оновлюється відповідно до цієї зміни. Для окремих термінів можна вказати кілька синонімів (або підписів). Якщо сайт має багатомовну лінгвальну лінію, для окремих термінів можна також указати багатомовні підписи.
Керування метаданими
Планування та настроювання керованих метаданих
Перш ніж використовувати функції керованих метаданих, організація може зацікавити певний ступінь планування. Необхідний ступінь планування більший або менш пропорційний до ступеня формальності та контролю, який потрібно навести на метадані.
Щоб надати користувачам можливість розробляти класифікує їх, можна просто додати до елементів ключові слова, а потім упорядкувати їх у відповідні набори термінів.
Якщо вашій організації потрібно використовувати керовані набори термінів для впровадження офіційних попередньо визначених класифікацій, то головним зацікавленим сторонам потрібно співпрацювати, щоб планувати та розробляти набори термінів і терміни, які використовуватимуться. Докладні відомості про цей процес планування див. в цій процедурі: планування термінів і наборів термінів. Докладні відомості про настроювання програми-служби керованих метаданих див. в розділі Адміністрування керованих метаданих.
Після того як ключові зацікавлені сторони в організації узгоджено з необхідними наборами термінів, можна скористатися засобом керування сховищем термінів, щоб імпортувати або створювати набори термінів, а також керувати наборами термінів і зберігати їх, коли користувачі починають працювати з метаданими. Якщо для веб-програми настроєно програму-службу керованих метаданих, а ви – адміністратор колекції сайтів або призначений адміністратор сховища термінів, можна перейти до засобу керування сховищем термінів. Для цього в меню Дії сайту виберіть елемент Сайт Настройки і в розділі Адміністрування сайту виберіть елемент Керування сховищем термінів.
Створення наборів термінів і керування ами
Засіб керування сховищем термінів надає елемент керування деревом, який можна використовувати для більшості завдань. Роль користувача в цьому засобі визначає, які завдання можна виконувати. Щоб працювати в засобі керування сховищем термінів, потрібно мати права адміністратора ферми, адміністратора сховища термінів або керівника групи чи учасника для наборів термінів. Докладні відомості про ці ролі див. в розділі Ролі керованих метаданих.
Щоб виконати дії з елементом в ієрархії, наведіть вказівник миші на ім'я застосунку-служби керованих метаданих, групи, набору термінів або термінів, які потрібно змінити, клацніть стрілку, що з'явиться, а потім у меню виберіть потрібні дії.
Наприклад:
Адміністратор сховища термінів може створювати та видаляти групи в програмі-службі керованих метаданих.
Якщо ви – адміністратор сховища термінів або керівник групи, ви можете створювати, імпортувати та видаляти набори термінів у групі. Набори термінів можуть створювати нові набори термінів.
Якщо ви – адміністратор сховища термінів, керівник групи або набір термінів Contributor, ви можете створювати та повторно використовувати терміни в наборі термінів, а також копіювати, переміщати або видаляти вибраний набір термінів.
Адміністратор сховища термінів, керівник групи або набір термінів –contributor можуть створювати копії, повторно використовувати, об'єднувати, вилучати, переміщати та видаляти окремі терміни в наборі термінів.
На кожному рівні ієрархії можна настроїти певні властивості групи, набору термінів або термінів за допомогою області Властивості, яка відображається праворуч від елемента керування дерева сховища термінів.
Наприклад, налаштоваючи набір термінів, в області Властивості можна вказати такі відомості, як Ім'я, Опис, Власник, Контакт і Зацікавлені особи. Ви можете вказати, чи потрібно відкривати чи закривати набір термінів для нових від користувачів. Також можна вказати, чи потрібно, щоб набір термінів був доступний для позначок. Якщо зробити набір термінів недоступним для позначення, він не відображатиметься для більшості користувачів. Наприклад, якщо набір термінів ще розробляється, можна зробити так, щоб він був недоступний для позначення.
Застосування метаданих
Додавання позначок до вмісту за допомогою керованих термінів
Якщо стовпець Керовані метадані додано до типу вмісту, списку або бібліотеки, власники вмісту можуть позначати їхній вміст керованими термінами з певного набору термінів, змінюючи властивості елемента списку або бібліотеки, а потім оновлюючи відповідні поля у формі Редагування властивостей для елемента або документа. Стовпці керованих метаданих легко ідентифікувати, оскільки вони відображають піктограму позначок, за допомогою яких можна запустити діалогове вікно вибору термінів.
За допомогою області вибору термінів можна вибрати термін в ієрархії набору термінів. Це зручно, якщо ви не знайомі з доступними термінами. Якщо набори термінів відкрито, а стовпець керованих метаданих для нього дає змогу заповнювати значення, можливо, у вас буде можливість додати новий термін до набору термінів. Крім того, у вас може бути просто можливість надіслати відгук визначеному контакту для набору термінів.
Коли ви можете почати вводити потрібний термін, доступні терміни автоматично запропонуються на основі того, що ви почнете вводити, і ви можете вибрати потрібний термін. Після терміну, який указує на ім'я та ієрархію набору термінів, може з'явитися інформація в дужках. Це може допомогти вам обрати схожі терміни.
Якщо запропоновано повторювані або схожі терміни, можна також побачити описовий текст, який настроїв адміністратор сховища термінів, щоб допомогти користувачам у виборі відповідних елементів.
Позначення вмісту за допомогою корпоративних ключових слів
Якщо стовпець корпоративних ключових слів додано до типу вмісту, списку або бібліотеки, власники вмісту (або будь-хто з дозволами на додавання вмісту для списку чи бібліотеки) можуть позначати вміст із доступними керованими термінами або ключовими словами, редагуваваючи властивості елемента списку або бібліотеки та вводячи потрібні ключові слова в поле Корпоративні ключові слова. Якщо є відповідний або схожий термін, він запропонує варіант і ви зможете вибрати його. Крім того, можна додати нове ключове слово, якщо набори термінів "Ключові слова" настроєно для відкриття нових умов. Поле корпоративних ключових слів містить кілька значень, тому до елемента можна додати кілька ключових слів.
Додавання суспільних позначок до вмісту
Якщо функцію позначок соціальних мереж увімкнуто, можна позначати вміст на веб SharePoint сайті, який виявите змістовним або цікавим. Щоб позначити сторінку, можна скористатися піктограмою позначки, яка відображається у верхній частині сторінки.
Щоб позначити документи або елементи списку, можна скористатися командою позначок, яка відображається на стрічці на вкладці Бібліотека або Список.
Коли ви починаєте вводити тег або теги, які потрібно застосувати, можна вибрати будь-яке з наявних ключових слів чи керованих термінів або додати нові ключові слова, якщо набір термінів "Ключові слова" відкритий.
Ви також можете позначати вміст на зовнішніх сайтах, наприклад в інтрамережі або на веб-сайтах, додавши засіб "Позначки SharePoint нотатки" до браузера. Докладні відомості про тегування зовнішніх сайтів див. в відомості про початок роботи з «Мій сайт».
Докладні відомості про функції соціальних тегів див. в статті Використання позначок і нотаток для обміну інформацією з колегами.
