Трьохетапний робочий цикл відстежує стан елемента списку через три стани (етапи). Його можна використовувати для керування бізнес-процесами, які вимагають від організацій відстежувати високий рівень проблем або об'єктів, наприклад проблем підтримки клієнтів, інтересів збуту або завдань проекту. Наприклад, три стани для завдання проекту можуть бути, не початі, а виконуються та завершені.
Примітка.: Робочі цикли SharePoint 2010 вийшли з 1 серпня 2020 для нових орендарів і видаляються з діючих орендарів 1 листопада 2020. Якщо ви використовуєте робочі цикли SharePoint 2010, радимо перенести в надбудові Power автоматизувати або інші підтримувані рішення. Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю " робочий цикл SharePoint 2010".
У цій статті
Як працює Трьохетапний робочий цикл?
Трьохетапний робочий цикл підтримує бізнес-процеси, які вимагають від організацій відстеження стану питання або елемента через три стани, а також два переходи між державами. Під час кожного переходу між державами робочий цикл призначає завдання особі і надсилає користувачу оповіщення електронної пошти про завдання. Коли це завдання завершиться, робочий цикл оновлює стан елемента та прогресує до наступного стану. Трьохетапний робочий цикл працює з шаблоном списку відстеження питань . Однак його можна використовувати з будь-яким списком, який настроєно, щоб містити стовпець вибір із трьома або більше значеннями. Значення в цьому стовпці вибору служать для станів, які відстежуються робочим циклом.
Список може містити кілька стовпців вибору, а стовпець Вибір може містити більше трьох значень. Проте Трьохетапний робочий цикл можна настроїти лише для використання одного з стовпців вибору та лише трьох значень у вибраному стовпці вибору. Під час додавання трьохетапного робочого циклу до списку або бібліотеки, ви вибираєте стовпець Вибір і три значення, які надає стовпець.
Трьохетапний робочий цикл можна використовувати для керування бізнес-процесами, які потребують організації для відстеження великих обсягів проблем або об'єктів, наприклад проблем служби підтримки клієнтів, інтересів збуту або завдань проекту. Наприклад, працівники з невеликої компанії з планування подій можуть використовувати список відстеження проблем і настроєний Трьохетапний робочий цикл, щоб керувати багатьма завданнями, пов'язаними з планувальними подіями. Робочий цикл відстежує завдання планування подій трьома державами: активні, готові до перевіркита повні. Усі завдання з підготовки події, пов'язані з певною подією, складені в списку відстеження питань, створеному для цієї події, і позначено як активний. Координатор подій призначає окремим завданням учасникам команди, а потім запускає робочий цикл для цих елементів, щоб ініціювати роботу над завданням події.
Під час запуску робочого циклу створюється завдання для призначеного користувача. Коли учасник команди отримує завдання, він виконує роботу, яку потрібно виконати для виконання завдання. Це може бути робота, що відбувається за межі списку або сайту, де розташовано список відстеження проблем. Наприклад, якщо учасник команди отримує завдання робочого циклу для розробки плану кейтерингу, він або вона зв'язується з кейтеринговой компанії, а потім працює з ними, щоб розробити план. Коли план кейтерингу розробляється, учасник команди позначить завдання робочого циклу як завершене. На цьому етапі робочий цикл оновлює стан завдання події в списку відстеження питань від активного до готовності до перевірки, а також створюється друге завдання для координатора подій, щоб переглянути план громадського харчування. Після того, як координатор подій і затверджує план кейтерингу, вона позначить завдання робочого циклу як завершене, а робочий цикл оновлює стан завдання від готовності до перевірки , щоб завершити.
Примітка.: Учасник робочого циклу може завершити завдання робочого циклу в трьохетапному робочому циклі двома способами. Учасник може змінити завдання робочого циклу, щоб відмітити його як завершене, або учасник може змінити стан елемента робочого циклу у списку (якщо Учасник має дозвіл на змінення цього списку). Якщо учасник вручну оновлює стан елемента робочого циклу у списку, завдання робочого циклу завершується. Якщо учасник редагує завдання робочого циклу, який позначатиме його як завершене, стан елемента робочого циклу у списку оновлюється, щоб завершити.
Дії, описані в трьохетапному робочому циклі в попередньому прикладі, використовують такий процес:
Настроювання списку для використання трьохетапного робочого циклу
Перш ніж використовувати Трьохетапний робочий цикл, потрібно настроїти список із елементами, які планується відстежувати або керувати робочим циклом. Шаблон списку відстеження питань працює з трьохетапним робочим циклом. Проте можна також створити Настроюваний список, щоб використовувати ці робочі цикли. Якщо створити Настроюваний список, переконайтеся, що список містить принаймні один стовпець вибору , який містить три або більше значень вибору. Під час настроювання робочого циклу для використання зі списком вкажіть стовпець вибір , який містить значення стану, які відстежуватимуть робочий цикл.
Створення списку відстеження питань
За замовчуванням можна використовувати Трьохетапний робочий цикл із будь-яким списком, створеним зі шаблону списку відстеження питань .
-
У меню настройки
-
На сторінці "програми" клацніть елемент відстеження проблемі введіть ім'я для списку. Потрібне ім'я списку
-
Якщо потрібно надати Опис списку, натисніть кнопку Додаткові параметри.
-
У полі Опис введіть опис або мету, з якою створено список. Заповнювати це поле необов’язково.
-
-
Натисніть кнопку Створити.
Створення настроюваного списку для використання з трьохетапним робочим циклом
Якщо потрібно створити Настроюваний список для використання з трьохетапним робочим циклом, потрібно додати принаймні один стовпець вибору , який містить принаймні три значення станів, які відстежуватимуть робочий цикл.
-
У меню настройки
-
На сторінці "ваші програми" натисніть кнопку Настроюваний списокі введіть ім'я для списку. Це обов’язкове поле.
-
Якщо потрібно вказати Опис списку, натисніть кнопку Додаткові параметри.
-
У полі Опис введіть опис або мету, з якою створено список. Заповнювати це поле необов’язково.
-
Натискання кнопки «Створити».
Настроювання настроюваного списку для використання з трьохетапним робочим циклом
-
Виберіть Настроюваний список, створений на попередньому кроці.
-
На стрічці перейдіть на вкладку список, а потім у групі настройки натисніть кнопку Настройки списку.
-
У розділі стовпцівиберіть пункт створити стовпець.
-
У розділі ім'я та тип у розділі ім'я стовпцявведіть ім'я стовпця, який потрібно використати, щоб указати значення стану для робочого циклу. Наприклад, ви можете вказати ім'я для стану робочого циклу.
-
У розділі тип даних для цього стовпцявиберіть пункт вибір (меню).
-
У розділі додаткові настройки стовпця в розділі Описвведіть Необов'язковий опис для стовпця.
-
У розділі вимагати, щоб цей стовпець містив відомості, натисніть кнопку так.
-
У списку в розділі Введіть кожен вибір у окремому рядкувведіть три або більше значень вибору, які потрібно додати до цього стовпця. Ці значення стануть державами для робочого циклу. Наприклад, ви можете увести активний, готовий до перевірки, а також виконати три варіанти.
-
У розділі Відображати варіанти за допомогоювиберіть пункт розкривне меню або перемикачі.
-
У розділі дозволити додавання власних параметрівнатисніть кнопку ні.
-
Укажіть, чи потрібно використовувати певне значення за замовчуванням для цього стовпця, або якщо потрібно додати його до подання за замовчуванням для списку.
-
Натисніть кнопку OK.
Додавання трьохетапного робочого циклу до списку
Щоб використовувати елементи в цьому списку, потрібно додати трьохетапний робочий цикл до списку. Коли ви додаєте Трьохетапний робочий цикл до списку, ви вказуєте, який стовпець у списку містить значення стану, для яких потрібно відстежувати робочий цикл. Ви також вказуєте інформацію про те, що потрібно зробити на кожному етапі робочого циклу. Наприклад, можна вказати тему та текст для оповіщень електронної пошти, які отримуватимуть одержувачі завдань.
Трьохетапний робочий цикл увімкнуто за замовчуванням на більшості типів сайтів. Але адміністратор колекції сайтів може вимкнути цю функцію. Якщо Трьохетапний робочий цикл недоступний, зверніться до адміністратора колекції сайтів.
Увага!: Щоб додати робочий цикл до списку, потрібно мати дозвіл на керування списками.
-
Відкрийте список, до якого потрібно додати трьохетапний робочий цикл.
-
Перейдіть на вкладку список> Настройки спискуабо клацніть настройки для типу бібліотеки, яку потрібно відкрити. Наприклад, у бібліотеці документів клацніть Параметри бібліотеки документів.
-
У розділі дозволи та керуваннявиберіть пункт Параметри робочого циклу.
-
На сторінці "настройки робочого циклу" натисніть кнопку Додати робочий цикл.
-
На сторінці "Додавання робочого циклу" в розділі робочий цикл у розділі вибір шаблону робочого циклу виберіть елемент Трьохетапний.
-
У розділі ім'я Введіть унікальне ім'я для робочого циклу.
-
У розділі список завдань вкажіть список завдань, який потрібно використовувати з робочим циклом.
Примітки.:
-
Ви можете використовувати список завдань за замовчуванням або створити новий. Якщо використовується список завдань за замовчуванням, учасники робочого циклу зможуть легко знаходити й переглядати завдання робочого циклу, використовуючи подання "Мої завдання" у списку завдань.
-
Створення нового списку завдань, якщо завдання для цього робочого циклу розкритимуть конфіденційні або конфіденційні дані, які потрібно залишити окремо зі списку загальні завдання.
-
Створення нового списку завдань, якщо у вашій організації буде багато робочих циклів, або якщо робочі цикли будуть залучати багато завдань. У цьому випадку, можливо, знадобиться створити списки завдань для кожного робочого циклу.
-
-
У розділі " список журналу " Виберіть список журналу, який використовуватиметься з цим робочим циклом. У списку Журнал відображаються всі події, які трапляються під час кожного екземпляра робочого циклу.
Примітка.: Ви можете використовувати список журналу за замовчуванням або створити новий. Якщо у вашій організації буде багато робочих циклів, можливо, знадобиться створити окремий список журналу для кожного робочого циклу.
-
У розділі " варіанти запуску " виконайте одну з наведених нижче дій.
-
Якщо потрібно дозволити запуск робочого циклу вручну, установіть прапорець дозволити цьому робочого циклу вручну запустити автентифікований користувач із дозволами на участь . Установіть прапорець вимагати керування списками дозволів, щоб почати робочий цикл, Якщо потрібно вимагати додаткові дозволи для запуску робочого циклу.
-
Якщо потрібно, щоб робочий цикл автоматично запускалася під час створення нових елементів, установіть прапорець запускати цей робочий цикл під час створення нового елемента .
-
-
Натисніть кнопку Далі.
-
У розділі стани робочого циклу в розділі вибір полявибору виберіть стовпець вибір зі списку, який містить значення, які потрібно використовувати для станів у робочому циклі, а потім виберіть потрібні значення стовпців для початкового стану, середнього станута остаточного стану робочого циклу.
-
У двох розділах вкажіть, що потрібно робити, якщо робочий цикл ініційовано (варіанти першого завдання в робочому циклі) і вкажіть, що потрібно робити, якщо робочий цикл змінюється на середній стан (варіанти другого завдання в робочому циклі), вкажіть наведені нижче відомості.
Відомості про завдання
|
Поле |
Опис |
|---|---|
|
Назва завдання: |
Крім того, ви можете змінити назву повідомлення, яке відображатиметься в завданні, коли робочий цикл ініційовано або досягне середнього стану. Якщо встановлено прапорець включити поле списку , поле, яке ви вибрали, буде додано до кінця повідомлення. |
|
Опис завдання: |
Введіть будь-яку інформацію, яку потрібно додати до опису завдання. Якщо встановлено прапорець включити поле списку , поле, яке ви вибрали, буде додано до кінця повідомлення. Якщо встановлено прапорець вставити посилання на елемент списку , посилання на елемент списку буде включено до опису. |
|
Термін виконання завдання: |
Якщо потрібно вказати термін для завдання, установіть прапорець включити поле списку , а потім виберіть стовпець дата зі списку, що містить відомості про дату, які потрібно використовувати для терміну дії. |
|
Завдання призначено для: |
Щоб призначити завдання користувачу, указаним у списку, натисніть кнопку включити поле списку, а потім виберіть стовпець зі списку, який містить відомості про користувача, які потрібно використовувати. Під час запуску цього робочого циклу перше завдання призначається особі, ім'я якого відображається в цьому стовпці для елемента робочого циклу. Щоб призначити це завдання в усіх екземплярах цього робочого циклу користувачу, який ви вказали, натисніть кнопку Настроювана, а потім введіть або виберіть ім'я особи, якій потрібно призначити завдання. |
-
Установіть прапорець Надіслати повідомлення електронної пошти , якщо потрібно, щоб учасники робочого циклу отримували оповіщення електронної пошти про завдання робочого циклу.
Примітка.: Якщо потрібно переконатися, що учасники робочого циклу отримують оповіщення електронної пошти та нагадування про завдання робочого циклу після запуску робочих циклів, зверніться до адміністратора колекції сайтів, щоб перевірити, чи ввімкнуто для сайту повідомлення електронної пошти.
Відомості про повідомлення електронної пошти
|
Поле |
Опис |
|---|---|
|
Дія |
Введіть ім'я користувача, якому потрібно надіслати оповіщення електронної пошти про завдання робочого циклу. Установіть прапорець включити завдання, призначене для того, щоб надіслати оповіщення електронної пошти для власника завдання. |
|
Тема |
Введіть рядок теми, який потрібно використовувати для оповіщення електронної пошти. Установіть прапорець використовувати заголовок завдання , якщо потрібно додати назву завдання до рядка теми повідомлення електронної пошти. |
|
Тексті |
Введіть відомості, які мають відображатися в тілі повідомлення оповіщення електронної пошти. Установіть прапорець вставити посилання на елемент списку , якщо потрібно додати посилання на елемент списку в повідомленні. |
-
Натисніть кнопку OK.
Запуск трьохетапного робочого циклу для елемента
Трьохетапний робочий цикл спочатку потрібно додати до списку, щоб зробити його доступним для використання в цьому списку. Перегляньте попередні розділи, щоб отримати докладні відомості.
Трьохетапний робочий цикл можна настроїти на автоматичний запуск під час додавання нових компонентів до списку або його можна настроїти, щоб дозволити користувачам, які мають певні дозволи для запуску робочого циклу вручну. Деякі робочі цикли можуть дозволити обидва варіанти.
Щоб вручну запустити Трьохетапний робочий цикл для елемента списку, виконайте наведені нижче дії. Потрібно мати дозвіл на редагування елемента для списку. Для деяких робочих циклів може знадобитися мати дозвіл на керування списками.
Примітка.: Якщо потрібно переконатися, що учасники робочого циклу отримують оповіщення електронної пошти та нагадування про завдання робочого циклу після запуску робочого циклу, зверніться до адміністратора колекції сайтів, щоб перевірити, чи ввімкнуто для вашого сайту повідомлення електронної пошти.
-
Відкрийте список, що містить елемент, для якого потрібно запустити Трьохетапний робочий цикл.
-
Клацніть три крапки поруч із елементом, для якого потрібно почати робочий цикл, і в меню, що Відкриється, виберіть пункт робочі цикли.
Примітка.: Команда « робочі цикли » доступна, лише якщо елемент входить до списку або бібліотеки, яка містить принаймні один робочий цикл, пов'язаний із ним.
-
У меню настройки
-
У розділі запуск нового робочого циклуклацніть ім'я трьохетапного робочого циклу, який потрібно запустити.
Робочий цикл почнеться негайно.
Завершення завдання робочого циклу в трьохетапному робочому циклі
Щоб завершити завдання робочого циклу в трьохетапному робочому циклі, потрібно мати принаймні дозвіл на редагування елемента для списків завдань, у яких записуються завдання робочого циклу.
-
Відкрийте список завдань для сайту, а потім виберіть Мої завдання в меню подання , щоб знайти завдання робочого циклу.
Примітка.: Якщо робочий цикл не використовує список завдань сайту за замовчуванням, завдання робочого циклу може не відображатися у списку завдань . Щоб знайти завдання робочого циклу, перейдіть до списку або бібліотеки, де зберігається елемент робочого циклу. Наведіть вказівник миші на ім'я елемента, який потрібно виконати, клацніть стрілку, що Відкриється, і виберіть пункт робочі цикли. На сторінці "стан робочого циклу" в розділі " виконувані робочі цикли" клацніть ім'я робочого циклу, у якому ви є учасником. У розділі завданняклацніть завдання робочого циклу, а потім перейдіть до кроку 3.
-
Відкрийте список, що містить елемент, який потрібно відмітити як завершене.
-
Наведіть вказівник миші на ім'я завдання, яке потрібно виконати, клацніть стрілку, що Відкриється, а потім виберіть команду редагувати елемент.
-
У діалоговому вікні завдання введіть або виберіть відомості, які потрібно виконати, щоб завершити завдання, а потім натисніть кнопку зберегти.
