Veritabanı esasları

Bu makalede

• Veritabanı nedir?

• Bir Access veritabanının bölümleri

Veritabanı nedir?

Veritabanı, bilgi toplamaya ve düzenlemeye yönelik bir araçtır. Veritabanları kişiler, ürünler, siparişler veya başka herhangi bir şey hakkındaki bilgileri depolayabilir. Birçok veritabanı, bir sözcük işleme programında veya elektronik tablosunda liste olarak başlar. Liste büyüdükçe verilerde yedeklilik ve tutarsızlıklar görünmeye başlar. Verileri liste biçiminde anlamak zorlaşır ve verilerin alt kümelerini gözden geçirmek için arama yapmanın veya çekmenin sınırlı yolları vardır. Bu sorunlar görünmeye başladığında, verileri Access gibi bir veritabanı yönetim sistemi (DBMS) tarafından oluşturulan bir veritabanına aktarmak iyi bir fikirdir.

Bilgisayar ortamındaki veritabanı, bir nesne kapsayıcısıdır. Bir veritabanı, birden fazla tablo içerebilir. Örneğin üç tablo kullanan bir stok takip sistemi üç veritabanına sahip değildir; bunun yerine üç tabloyu da içeren tek bir veritabanından faydalanır. Başka bir kaynaktaki verileri veya kodları kullanmak üzere özel olarak tasarlanmamışsa, Access veritabanı tablolarını formlar, raporlar, makrolar ve modüller gibi diğer nesnelerle birlikte tek bir dosyada depolar. Access 2007-2016 biçiminde oluşturulan veritabanları ( Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 ve Access 2019 için Access tarafından da kullanılır) .accdb dosya uzantısına sahiptir ve önceki Access biçimlerde oluşturulan veritabanlarında dosya uzantısı .mdb.

Access kullanarak şunları yapabilirsiniz:

• Veri tabanına yeni bir veri girebilirsiniz; örneğin stoka yeni bir öğe ekleyebilirsiniz

• Veritabanındaki mevcut verileri düzenleyebilirsiniz; örneğin bir öğenin mevcut konumunu değiştirebilirsiniz.

• Bir öğenin satılması veya atılması durumunda bilgiyi silebilirsiniz

• Veriyi çeşitli yöntemlerle düzenleme ve görüntüleme

• Raporlar, e-posta iletileri, intranet veya İnternet üzerinden verileri başkalarıyla paylaşma

Access veritabanının bölümleri

Aşağıdaki bölümlerde, tipik bir Access veritabanının bölümlerinin kısa açıklamaları verilmiştir.

Tablolar

Bir veritabanı tablosu görünüm olarak bir elektronik tabloya benzer, burada veriler satır ve sütunlar içerisinde saklanır. Dolayısıyla elektronik tabloları veritabanı tablolarına almak genellikle oldukça kolaydır. Verilerin bir elektronik tabloda saklanması ve bir veritabanında saklanması arasındaki temel fark verinin düzenlenme biçiminden ileri gelir.

Veritabanını mümkün olan en esnek şekilde kullanabilmek için verilerin, artıkların oluşmadığı tablolarda düzenlenmesi gerekir. Örneğin çalışanlarınızın bilgilerini saklıyorsanız, sadece çalışanların verilerini tutmak üzere hazırlanmış bir tabloya her çalışan için sadece tek bir giriş yapmanız gerekir. Ürün verileri kendi tablosunda, şube verileri başka bir tabloda saklanır. Bu işleme normalleştirmedenir.

Tablodaki her satır kayıt olarak adlandırılır. Kayıtlar, tek tek bilgi parçalarının depolandığı yerdir. Her kayıt bir veya daha fazla alandan oluşur. Alanlar tablodaki sütunlara karşılık gelir. Örneğin, her kaydın (satırın) farklı bir çalışan hakkında bilgi içerdiği ve her alanın (sütun) ad, soyadı, adres gibi farklı türde bilgiler içerdiği "Çalışanlar" adlı bir tablonuz olabilir. Alanlar metin, tarih veya saat, sayı veya başka bir tür olsun, belirli bir veri türü olarak belirlenmelidir.

Kayıtları ve alanları açıklamanın bir diğer yolu da kitaplığın eski stil kart kataloğunu görselleştirmektir. Kabindeki her kart, veritabanındaki bir kayda karşılık gelir. Tek bir karttaki her bilgi parçası (yazar, başlık vb.) veritabanındaki bir alana karşılık gelir.

Tablolar hakkında daha fazla bilgi için, Tablolara giriş makalesine bakın.

Formlar

Formlar, verilerinizi girip düzenleyebileceğiniz bir kullanıcı arabirimi oluşturmanıza olanak sağlar. Formlar çoğu zaman çeşitli görevleri gerçekleştiren komut düğmeleri ve başka denetimler içerir. Verilerinizi tablo veri sayfalarında düzenleyerek, formları kullanmak zorunda kalmadan, kolaylıkla bir veritabanı oluşturabilirsiniz. Ancak çoğu veritabanı kullanıcısı tablolardaki verileri görüntülemek, düzenlemek ve tablolara veri girmek için formları kullanmayı tercih etmektedir.

Bu komut düğmelerini formda hangi verilerin görüntüleneceğini belirlemek, diğer formları veya raporları açmak ve çeşitli görevleri gerçekleştirmek üzere programlayabilirsiniz. Örneğin, müşteri verilerini girdiğiniz ve "Müşteri Formu" olarak adlandırdığınız bir forma sahip olabilirsiniz. Müşteri formunda, o müşteri için yeni sipariş girişi yapabileceğiniz formu açan bir düğme yer alabilir.

Formlar aynı zamanda diğer kullanıcıların veritabanındaki verilerle etkileşimini denetlemenize olanak tanır. Örneğin, sadece belirli alanları gösteren ve belli işlemlerin gerçekleştirilmesine izin veren bir form oluşturabilirsiniz. Bu sayede verilerinizi koruyabilir ve verilerin gerekli şekilde girilmesini sağlayabilirsiniz.

Formlar hakkında daha fazla bilgi için, Formlara giriş makalesine bakın.

Raporlar

Raporlar, verileri biçimlendirmek, özetlemek ve sunmak için kullandığınız raporlardır. Bir rapor genellikle "Bu yıl her müşteriden ne kadar para aldık?" veya "Müşterilerimiz hangi şehirlerde bulunuyor?" gibi belirli bir soruyu yanıtlar. Her rapor, bilgileri mümkün olan en okunabilir şekilde sunmak için biçimlendirilebilir.

Raporlar herhangi bir zamanda çalıştırılabilir ve daima veritabanındaki geçerli veriyi yansıtır. Raporlar genellikle çıktısı alınabilecek şekilde biçimlendirilir, ayrıca ekranda görüntülenebilir, başka bir programa verilebilir veya e-posta iletisine ek olarak gönderilebilir.

Raporlar hakkında daha fazla bilgi için Access'te raporlara giriş makalesine bakın.

Sorgular

Sorgular, bir veritabanında pek çok farklı işlevi gerçekleştirebilir. En sık kullanılan işlevi, tablolardan belirli verilerin bulunup, alınmasıdır. Görmek istediğiniz veri genellikle çeşitli tablolara dağılmış durumdadır ve sorgular sayesinde bunları tek bir veri sayfasında görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca tüm kayıtları aynı anda görmek istemeyeceğinizden dolayı, sorgular sayesinde sadece istediğiniz kayıtları almanıza olanak tanıyan bir veri "filtresi" ölçütü ekleyebilirsiniz.

Bazı sorgular " güncelleştirilebilir", bu sayede sorgu veri sayfaları aracılığıyla, esas alınan tablolardaki verileri düzenleyebilirsiniz. Güncelleştirilebilir bir Sorgu ortamında çalıştığınızda, değişiklikleriniz sadece sorgu veri sayfasında değil ayrıca tablolarda da gerçekleştirilir.

İki temel sorgu türü vardır: Bunlar seçme sorguları ve eylem sorgularıdır. Bir seçme sorgusu, veriyi bulup alır ve kullanıma hazır hale getirir. Sorgunun sonuçlarını ekranda görüntüleyebilir, yazdırabilir veya panoya kopyalayabilirsiniz. Diğer yandan sorgu sonuçlarını bir form veya rapora yönelik kayıt kaynağı olarak kullanabilirsiniz.

Bir eylem sorgusu, adından da anlaşılacağı gibi, verilerle ilgili bir görev gerçekleştirir. Eylem sorguları yeni tablolar oluşturmak, mevcut tablolara veri eklemek, verileri güncelleştirmek veya silmek üzere kullanılabilir.

Sorgular hakkında daha fazla bilgi için, Sorgulara giriş makalesine bakın.

Makrolar

Access 'daki Makrolar, veritabanınıza işlevsellik eklemek için kullanabileceğiniz basitleştirilmiş bir programlama dili olarak düşünülebilir. Örneğin form üzerindeki bir komut düğmesine bir makro ekleyebilirsiniz, bu sayede söz konusu düğmenin her tıklanışında bu makro çalıştırılabilir. Makrolar bir raporun açılması, bir sorgu işleminin gerçekleştirilmesi veya veritabanının kapatılması gibi görevleri yerine getiren eylemler içerir. Elle gerçekleştirdiğiniz çoğu veritabanı işlemi makrolar sayesinde otomatik hale getirilebilir, bundan dolayı zaman kazandıran cihazlardır.

Makrolar hakkında daha fazla bilgi için, Access ile programlamaya giriş makalesine bakın.

Modüller

Modüller, tıpkı makrolar gibi, veritabanınıza işlev eklemek üzere kullanabileceğiniz nesnelerdir. Makro eylemleri listesinden seçim yaparak Access makrolar oluştururken, modülleri Visual Basic for Applications (VBA) programlama dilinde yazarsınız. Bir modül bildirimler, ifadeler ve yordamların toplamından oluşur ve bir birim olarak bir arada depolanır. Bir modül sınıf modülü veya standart modül olabilir. Sınıf modülleri formlara veya raporlara eklenir ve genellikle eklendikleri form ve rapora özgü yordamlar içerir. Standart modüller, diğer nesnelerle bağdaştırılmamış genel yordamlar içerir. Standart modüller Gezinti Bölmesi’nde Modüller altında listelenirken sınıf modülleri burada yer almaz.

Modüller hakkında daha fazla bilgi için, Access ile programlamaya giriş makalesine bakın.

Sayfanın Başı