Rapor tasarlama kılavuzu

Raporunuzun taslağını oluşturma

Bu adım gerekli değildir; Erişim Raporu Sihirbazı'nın veya Rapor aracının (her ikisi de İçerik Oluşturucu sekmesinde, Raporlar grubunda bulunur) raporunuz için yeterli başlangıç tasarımı sağladığını fark edebilirsiniz. Ancak, raporunuzu bu araçları kullanmadan tasarlamaya karar verirseniz, her alanın gittiği bir kutu çizerek ve her kutuya alan adını yazarak raporunuzun kaba bir taslağını bir kağıda çizmeyi yararlı bulabilirsiniz. Alternatif olarak, raporun bir kopyasını oluşturmak için Word veya Visio gibi programları kullanabilirsiniz. Hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, verilerin nasıl yinelendiğini göstermek için yeterli satır eklediğinizden emin olun.

Örneğin, ürün bilgileri için bir satır, ardından bu ürünün satışları için birkaç yinelenen satır ve son olarak ürün için bir satış toplamı satırı kullanabilirsiniz. Ardından, sıra bir sonraki ürün için yineler ve raporun sonuna kadar devam eder. Ya da raporunuz tablodaki verilerin basit bir listesi olabilir ve bu durumda taslağınız yalnızca bir dizi satır ve sütun içerebilir.

Taslağınızı oluşturduktan sonra, raporda görüntülemek istediğiniz verileri hangi tablo veya tabloların içerdiğini belirleyin. Tüm veriler tek bir tabloda yer alırsa, raporunuzu doğrudan o tabloya dayandırabilirsiniz. Daha sık olarak, istediğiniz veriler raporda görüntüleyebilmeniz için önce sorguda bir araya getirebileceğiniz çeşitli tablolarda depolanır. Sorgu, raporun RecordSource özelliğine eklenebilir veya ayrı, kaydedilmiş bir sorgu oluşturabilir ve raporu buna dayandırabilirsiniz.

Her rapor bölümüne hangi verilerin yerleştirildiğine karar verme

Her raporun bir veya daha fazla rapor bölümü vardır. Her raporda bulunan tek bölüm Ayrıntı bölümüdür. Bu bölüm, raporun temel alındığı tablo veya sorgudaki her kayıt için bir kez yineler. Diğer bölümler isteğe bağlıdır ve daha az tekrarlanır ve genellikle bir kayıt grubu, raporun sayfası veya raporun tamamı için ortak olan bilgileri görüntülemek için kullanılır.

Aşağıdaki tabloda her bölümün bulunduğu yer ve bölümün genellikle nasıl kullanıldığı açıklanmaktadır.

Rapor üst bilgisi ve alt bilgi bölümlerini veya sayfa üst bilgisi ve alt bilgi bölümlerini ekleme veya kaldırma hakkında bilgi için, bu makaledeki Rapor veya sayfa üst bilgisi ve alt bilgi bölümlerini ekleme veya kaldırma bölümüne bakın. Düzen görünümünde veya Tasarım görünümünde Grup, Sıralama ve Toplam bölmesini kullanarak grup üst bilgisi ve alt bilgi bölümleri ekleyebilirsiniz.

Ayrıntı verilerini düzenlemeye karar verme

Çoğu rapor tablosal veya yığılmış düzende düzenlenir, ancak Access istediğiniz kayıt ve alan düzenlemelerini kullanma esnekliği sağlar.

Tablo düzeni    Tablo düzeni elektronik tabloya benzer. Etiketler üst kısımdadır ve veriler etiketlerin altındaki sütunlara hizalanır. Tablosal, verilerin tablo benzeri görünümüne başvurur. Bu, Accessİçerik Oluşturucu sekmesininRaporlar grubunda Rapor'a tıkladığınızda oluşturduğu rapor türüdür. Tablo düzeni, raporunuzun basit bir liste biçiminde görüntülemek istediğiniz görece az sayıda alanı varsa kullanmak için iyi bir düzendir. Aşağıdaki çizimde, tablo düzeni kullanılarak oluşturulan bir çalışan raporu gösterilmektedir.

Yığılmış düzen    Yığılmış düzen, bir banka hesabı açtığınızda veya çevrimiçi bir satıcıdan alışveriş yaptığınızda doldurduğunuz bir forma benzer. Her veri parçası etiketlenir ve alanlar üst üste yığılır. Bu düzen, tablo biçiminde görüntülenemeyecek kadar çok alan içeren raporlar için iyidir; diğer bir deyişle sütunların genişliği raporun genişliğini aşıyor olabilir. Aşağıdaki çizimde yığılmış düzen kullanılarak oluşturulan bir çalışan raporu gösterilmektedir.

Karma düzen    Tablosal ve yığılmış düzenlerin öğelerini karıştırabilirsiniz. Örneğin, her kayıt için, bazı alanları Ayrıntı bölümünün en üstündeki yatay bir satırda düzenleyebilir ve üst satırın altındaki bir veya daha fazla yığılmış düzende aynı kayıttaki diğer alanları düzenleyebilirsiniz. Aşağıdaki çizimde, karma düzen kullanılarak oluşturulan bir çalışan raporu gösterilmektedir. Kimlik, Soyadı ve Ad alanları tablosal denetim düzeninde, İş Unvanı ve İş Telefonu alanları ise yığılmış düzende düzenlenir. Bu örnekte kılavuz çizgileri, her çalışan için alanların görsel ayrımını sağlamak için kullanılır.

Yaslı düzen    Raporunuzu oluşturmak için Rapor Sihirbazı'nı kullanırsanız, iki yana yaslı bir düzen kullanmayı seçebilirsiniz. Bu düzen, kayıtları olabildiğince kısa bir şekilde görüntülemek için sayfanın tam genişliğini kullanır. Elbette, Rapor Sihirbazı'nı kullanmadan da aynı sonuçları elde edebilirsiniz, ancak alanları tam olarak hizalamak çok zahmetli bir işlem olabilir. Aşağıdaki çizimde, Rapor Sihirbazı'nın iki yana yaslanmış düzeni kullanılarak oluşturulan bir çalışan raporu gösterilmektedir.

Yaslı düzen, raporda çok sayıda alan görüntülüyorsanız kullanmak için iyi bir düzendir. Yukarıdaki örnekte, aynı verileri görüntülemek için tablo düzeni kullanırsanız, alanlar sayfanın kenarını genişletir. Yığılmış düzen kullanıyorsanız, her kayıt çok daha fazla dikey alan kaplar ve bu da kağıdı boşa harcar ve raporun okunmasını zorlaştırır.

Sayfanın Başı

Rapor veya sayfa üst bilgisi ve alt bilgi bölümleri ekleme

1. Gezinti Bölmesi'nde, değiştirmek istediğiniz rapora sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Tasarım Görünümü'ne tıklayın.

2. Raporda zaten hangi bölümlerin olduğunu doğrulayın. Bölümler, bölüm seçicileri olarak adlandırılan gölgeli yatay çubuklarla ayrılır. Her bölüm seçicideki etiket, hemen altındaki bölümü gösterir.

   

   Her raporun bir Ayrıntı bölümü vardır ve Rapor Üst Bilgisi, Sayfa Üst Bilgisi, Sayfa Alt Bilgisi ve Rapor Alt Bilgisi bölümlerini de içerebilir. Ayrıca, raporda gruplandırma düzeyleri varsa, grup üst bilgilerini veya alt bilgilerini (yukarıdaki çizimde gösterilen Dosya Üst Bilgisi gibi) görebilirsiniz. Varsayılan olarak, grup üst bilgileri ve alt bilgileri, grubun temeli olan alan adı veya ifadesi kullanılarak adlandırılır. Bu durumda, gruplandırma alanının adı "Dosya Olarak"dır.

3. Raporunuza sayfa üst bilgisi ve alt bilgi bölümleri veya rapor üst bilgisi ve alt bilgi bölümleri eklemek için, herhangi bir bölüm seçiciye sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Sayfa Üst Bilgisi/Alt Bilgisi veya Rapor Üst Bilgisi/Alt Bilgisi'ne tıklayın.

   Dikkat: Bölüm raporda zaten varsa, Access var olan bölümü ve içerdiği denetimleri sileceği konusunda sizi uyarır.

   Artık mevcut denetimleri taşıyabilir veya yeni bölümlere yeni denetimler ekleyebilirsiniz.

Access her zaman sayfa ve rapor üst bilgisi ve alt bilgi bölümlerini çiftler halinde ekler. Başka bir ifadeyle, ilgili alt bilgi bölümünü eklemeden sayfa veya rapor üst bilgisi bölümü ekleyemezsiniz. Her iki bölüme de ihtiyacınız yoksa, bir bölümü silemezsiniz, ancak raporunuz için fazladan dikey aralık eklemekten kaçınmak için kullanılmayan bölümü sıfır (0) yüksekliğinde yeniden boyutlandırabilirsiniz. İşaretçiyi, çift başlı bir oka dönüşene kadar kullanılmayan bölümün en altına getirin ve ardından bölüm gizlenene kadar yukarı doğru sürükleyin. Bölümde herhangi bir denetim varsa, bölümü tamamen gizleyebilmeniz için önce bunları silmeniz gerekir.

Rapor veya sayfa üst bilgisi ve alt bilgi bölümlerini kaldırma

1. Gezinti Bölmesi'nde, değiştirmek istediğiniz rapora sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Tasarım Görünümü'ne tıklayın.

2. Herhangi bir bölüm seçiciye sağ tıklayın ve ardından kısayol menüsünde Sayfa Üst Bilgisi/Alt Bilgisi veya Rapor Üst Bilgisi/Alt Bilgisi'ne tıklayın.

Üst bilgi ve alt bilgi çiftini kaldırıyorsanız ve bu bölümler denetimler içeriyorsa, Access bölümleri silmenin denetimleri de sileceği ve eylemi geri alamayacağınız konusunda sizi uyarır. Bölümleri kaldırmak ve denetimleri silmek için Evet'e tıklayın veya işlemi iptal etmek için Hayır'a tıklayın.

Sayfanın Başı

Zengin metin alanı görüntüleyen bir metin kutusu için biçimlendirme stilleri ayarlama

1. Gezinti Bölmesi'nde rapora sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Düzen Görünümü'ne tıklayın.

2. Zengin metin alanını görüntüleyen metin kutusuna tıklayın ve biçim sekmesininYazı Tipi grubunda, uygulamak istediğiniz biçimlendirme stiline tıklayın.

   Access, bir tablo veya sorgu için Veri Sayfası görünümü veya form için Form görünümü gibi veri girişini destekleyen bir görünümde henüz bu tür biçimlendirme uygulanmamış (ancak değer uygulanmamış) zengin metin alanındaki tüm metne biçimlendirme uygular. Örneğin, alandaki metnin bir bölümü kırmızı yazı tipi rengiyle biçimlendirilirse ve metin kutusuna mavi yazı tipi rengi uygularsanız, Access tek tek kırmızı olarak biçimlendirilmiş metinler dışında tüm metni maviye çevirir. Başka bir örnek olarak, alandaki metnin bir bölümü 11 punto yazı tipi boyutuyla biçimlendirilirse ve metin kutusuna 14 punto yazı tipi boyutu uygularsanız, Access 14 punto yazı tipi boyutunu 11 puntoda tek tek biçimlendirilmiş metinler dışında metnin tamamına uygular.

   Ek alanları    Ek alanları, başka bir veri türü için kullanılmayan özel bir denetim kullanır. Tek bir Ek alanı kullanarak bir kayda birden çok dosya ekleyebilirsiniz, ancak alan aynı anda yalnızca bir ek hakkındaki bilgileri görüntüleyebilir. Varsayılan olarak, denetim tarafından görüntülenen ekin dosya türüne bağlı olarak ek denetimi bir simge veya görüntü görüntüler. İsterseniz, ek denetiminin özelliklerini tüm ekli dosyaların simge olarak görüntülenmesini veya alanın yalnızca ataş simgesini ve ek sayısını görüntülemesini sağlayabilirsiniz. Raporunuz üzerinde zaten bir ek denetimi kullandığınızı varsayarsak, denetimin özelliklerini denetimin farklı kullanımları için ayarlamak için aşağıdaki yordamı kullanabilirsiniz.

Ek alanının görüntü özelliklerini ayarlama

1. Gezinti Bölmesi'nde rapora sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Düzen Görünümü'ne tıklayın.

2. Ek denetimine tıklayın. Özellik sayfası şimdiye kadar görüntülenmediyse, F4 tuşuna basarak görüntüleyin. Özellik sayfasında Biçim sekmesine tıklayın.

   Ek denetiminin özelliklerini ayarlamak için aşağıdaki tabloyu kılavuz olarak kullanın.

   Özellik	Ayar
   Farklı Görüntüle	Resim/Simge grafikleri resim olarak, diğer tüm dosyaları da simge olarak görüntüler. Bu varsayılan ayardır. Simge tüm dosyaları simge olarak görüntüler. Ataş , parantez içindeki eklerin sayısıyla birlikte bir ataş simgesi görüntüler.
   Varsayılan Resim	Ekli dosya olmadığında ek denetiminde varsayılan bir resim görünmesini sağlamak için, özellik kutusunda tıklayın, istediğiniz resme gidin ve aç'a tıklayın. Not:  Farklı Görüntüle özelliği Ataş olarak ayarlandıysa varsayılan resim görüntülenmez.
   Resim Hizalama	Listeden istediğiniz hizalamayı seçin. Varsayılan ayar Orta'dır. Bu ayarın ayarlanması, Resim Boyutu Modu özelliğinin ayarına bağlı olarak beklenmeyen sonuçlara neden olabilir.
   Resim Boyutu Modu	Bu ayar yalnızca Farklı Görüntüle özelliği Görüntü/Simge olarak ayarlandıysa kullanılabilir. Küçük resim , resmi gerçek boyutunda görüntüler. Denetime sığmayacak kadar büyükse görüntü kırpılır. Esnetme , görüntüyü tüm denetimi dolduracak şekilde genişletir. Not: Ek denetimi resimle tam olarak aynı boyutta olmadığı sürece, bu ayarın kullanılması görüntüyü bozarak dikey veya yatay olarak esnetilmiş gibi görünmesini sağlar. Yakınlaştırma , görüntüyü kırpmadan veya bozmadan mümkün olduğunca büyük görüntüler. Bu varsayılan ayardır.

3. Grafikleri görüntülemek için denetimi kullanıyorsanız, istediğiniz ayrıntı miktarını görebilmek için ek denetiminin boyutunu ayarlayın.

Sayfanın Başı