Bunu kabul edebilirsiniz; projelerinizi yönetmek için bir Microsoft Excel elektronik tablosu kullanıyordunuz ve değiştirmek için gerçekten iyi bir neden görmüyorsunuz. Yalnız değilsin.
Tüm projelerinizi hızla listelemenize, istediğiniz şekilde düzenlemenize ve hatta Gantt Grafiği görünümü benzer bir şey oluşturmanıza yardımcı olduğundan, Excel'de bir proje planı başlatmak caziptir. Ancak projenizdeki değişiklikleri hesaplama konusunda elektronik tablo yetersiz kalır.
Birden çok projede, kesintiye uğramış zamanlamalarda ve paylaşılan kaynaklarda hokkabazlık yaparken bulduğunuzda, elektronik tablodaki bir zamanlamayı korumak zor bir görev haline gelir. Dinamik zamanlama altyapısı, kaynak yönetimi araçları ve daha iyi iletişim desteğiyle Microsoft Project, yolundan ayrılmamanıza yardımcı olabilir.
Ne yapmak istiyorsunuz?
Kurumsal çapta kaynak yönetiminden yararlanma
Projeleri izlemek için elektronik tablolar kullandığınızda, birden çok proje için tek bir kaynak atandığında ne olur? Proje planınızın dışındaki kaynakları el ile veya üçüncü taraf bir programla yönetmeniz gerekir. Kaynaklar genellikle yanlışlıkla fazla yüklenmiş olur ve çalışmayı yeniden zamanlamaya çalışırken çok zaman harcayabilirsiniz.
Microsoft Project Server'ı kullanarak, kuruluşunuzdaki tüm projeler merkezi, kuruluş genelindeki bir kaynak havuzu çizebilir. Bu, proje yöneticilerinin bir kaynağı göreve atamadan önce kaynağın kullanılabilirlik hızla görmelerini sağlar.
Project'in tarih değişikliklerinin etkisini hesaplamasına izin ver
Bir projeyi elektronik tabloda izlediğinizi varsayalım. Bu proje, farklı bir proje belirli bir teslim öğesi oluşturana kadar başlatılamaz. Bu teslim edilebilirin 18 Haziran'da yapılması planlanıyor. Şimdi 25 Haziran ve hala bekliyorsunuz. Elektronik tablonuzu bu teslim edilebilir öğeye bağlı olan görev için yeni bir tarihle güncelleştirmeniz ne kadar sürer? Görev projenin sonuna yaklaştığında belki çok uzun sürmez, ancak başlangıç yakınsa ne olur? Peki projenizde 50'den fazla görev varsa ne olacak? 100'den fazla görev mi?
Project, dinamik zamanlama altyapısıyla proje zamanlamanızı ve kaynak atamalarınızı hızla ayarlamanıza yardımcı olabilir. Tüm bağımlılıkları, teslim edilebilir öğeleri ve kaynak atamalarını hesaplayarak bir tarih değişikliğini ve etkilerini sorunsuz bir şekilde işler. Yalnızca zamanlamayı otomatik olarak yeniden hesaplamakla kalmaz, Project her zamanlama vardiyasının etkisini hızla görebilmeniz için değiştirdiği tarihleri de vurgular.
Esnek raporlama yöntemlerini kullanma
Projenizin durumunu tartışmak için on dakika içinde yöneticinizle ani bir toplantınız var. Projenizin ilerleme durumunu içeren bir rapor getirmek istiyorsunuz, ancak bu kadar kısa sürede yapabileceğiniz en iyi şey elektronik tablonuzu yazdırmak ve tüm verilerin doğru olmasını ummaktır. Yöneticinize projeniz hakkında daha sağlam bir rapor sağlamak istiyorsunuz, ancak elektronik tablo kullanırken bu kadar kısa sürede bu mümkün değildir.
Project ile, verileri Microsoft Visio Professional'daki bir Özet Diyagrama aktaran bir şablonu kullanan bir görsel raporu hızla oluşturabilirsiniz. Projeniz için ayarladığınız özel alanlar dahil olmak üzere raporda vurgulamak istediğiniz alanları seçebilir ve yönetimle toplantınız için temiz, kısa bir rapor sunabilirsiniz.
Excel ile tümleştirme
Proje verilerinizi Excel'e aktararak, projenizin zamanlamasını ve kaynaklarını izlemek için Project'in avantajlarından yararlanırken güçlü elektronik tablo işlevselliğini kullanmaya devam edebilirsiniz. Ayrıca, Excel verilerini proje planınıza aktarabilir veya ekleyebilirsiniz.
