เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนของ Word

Windows macOS

คุณได้สร้างรายการที่ติดต่อและข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการใช้สำหรับ Word จดหมายเวียน ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็น Excel สเปรดชีตที่มีอยู่แล้ว คุณเพียงแค่ต้องเตรียมข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน แต่ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็นไฟล์ที่ใช้แท็บเป็นตัวคั่น (.txt) หรือใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv) ก่อนอื่น คุณต้องนำเข้าข้อมูลลงใน Excel แล้วเตรียมข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel

ถ้าคุณกำลังใช้ Excel สเปรดชีตเป็นแหล่งข้อมูลของคุณสำหรับจดหมายเวียนใน Word ให้ข้ามขั้นตอนนี้ ถ้าแหล่งข้อมูลเป็นไฟล์ .txt หรือ .csv ให้ใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความเพื่อตั้งค่าข้อมูลของคุณใน Excel

หลังจากที่คุณนำเข้าไฟล์ .txt หรือ .csv เสร็จแล้ว ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 2

เปิด Excel
ไปที่ ข้อมูล > จากข้อความ/CSV
เลือกไฟล์ .txt หรือ .csv ที่คุณต้องการ จากนั้นเลือกนำเข้า
ในหน้าต่างแสดงตัวอย่าง ให้เลือก แปลงข้อมูล
เลือกรหัสไปรษณีย์หรือคอลัมน์อื่นๆ ในการจัดรูปแบบ
ไปที่ การแปลง > ชนิดข้อมูล: แล้วเลือก ข้อความ
เลือก แทนที่ปัจจุบัน
ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 - 7 ตามต้องการ
เลือก ปิด & โหลด
ไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น และบันทึกเป็นด้วยชื่ออื่น

เปิด Excel
Excel 2016 ไปที่ ข้อมูล > รับข้อมูลจากภายนอก > จากข้อความ
เลือกไฟล์ .txt หรือ .csv ที่คุณต้องการ จากนั้นเลือกนำเข้า
ใน ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ในบานหน้าต่าง ชนิดข้อมูลดั้งเดิม ให้เลือก มีการใช้ตัวคั่น
เลือก ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว เหนือบานหน้าต่าง แสดงตัวอย่าง ถ้าไฟล์มีส่วนหัว แล้วเลือก ถัดไป
ในบานหน้าต่าง ตัวคั่น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ตรงกับตัวคั่นที่ข้อมูลใช้ (เช่น แท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) แล้วเลือก ถัดไป
ภายใต้ แสดงตัวอย่างข้อมูล ให้เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์ และภายใต้ รูปแบบข้อมูลคอลัมน์ ให้เลือก ข้อมูล

หมายเหตุ: ทุกครั้งที่คุณนำรูปแบบข้อมูล ไม่ว่าจะแบบทั่วไป ข้อความ หรือวันที่ก็ตาม ไปใช้ในคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบจะปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น
ทำซ้ำขั้นตอนที่ 7 ตามความจำเป็น โดยการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำไปใช้
เลือก Finish
ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของ เวิร์กชีตที่มีอยู่ และที่อยู่เซลล์ แล้วเลือก ตกลง

ข้อควรระวัง: ที่อยู่เซลล์ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล จะแสดงเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน ข้อมูลจะได้รับการนำเข้าโดยเริ่มต้นด้วยที่อยู่เซลล์ที่มีชื่อ
บันทึกสเปรดชีตของคุณด้วยชื่อไฟล์ใหม่

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมแหล่งข้อมูลของคุณ

ใน Excel แหล่งข้อมูลของคุณที่คุณจะใช้สำหรับรายการผู้รับจดหมายใน Word จดหมายเวียน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดรูปแบบคอลัมน์ของข้อมูลตัวเลขได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การจัดรูปแบบคอลัมน์ที่มีตัวเลขเพื่อจับคู่ประเภทที่ระบุ เช่น สกุลเงิน

ถ้าคุณเลือกเปอร์เซ็นต์เป็นประเภท โปรดทราบว่ารูปแบบเปอร์เซ็นต์จะคูณค่าในเซลล์ด้วย 100 ถ้าคุณต้องการหลีกเลี่ยงตัวคูณนั้น ให้จัดรูปแบบคอลัมน์ของเปอร์เซ็นต์เป็นข้อความ

นอกจากนี้ รหัสไปรษณีย์ต้องถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความเพื่อรักษาข้อมูลในระหว่างจดหมายเวียน ถ้าไม่เสร็จสิ้นเมื่อนำเข้า ให้จัดรูปแบบเดี๋ยวนี้ เลขศูนย์นำหน้าในรหัส—ตัวอย่างเช่น 00399—จะถูกละทิ้งไปในระหว่างจดหมายเวียน ถ้าไม่ได้รับการจัดรูปแบบเป็นข้อความ

เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จะจัดรูปแบบ
ไปที่ หน้าแรก และในกลุ่ม ตัวเลข ให้เลือกกล่องลูกศรลง รูปแบบตัวเลข จากนั้นเลือกตัวเลือกในรายการ (เช่น ข้อความ)

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มสัญลักษณ์ที่เหมาะสมทั้งก่อนและหลังเขตข้อมูลผสาน ตัวอย่างเช่น ค่าสกุลเงินและเปอร์เซ็นต์จะแสดงในลักษณะนี้ถ้าคุณละเว้นสัญลักษณ์

เอกสารจดหมายเวียนที่อ่านว่า “การบริจาค 50.00 ของคุณ” และ “เสนอส่วนลด 20 ให้คุณ”

ถ้าคุณใส่สัญลักษณ์ จะทำให้ตัวเลขเข้าใจได้ง่ายขึ้น

เอกสารผลลัพธ์จดหมายเวียนจะอ่าน “การบริจาค $50.00 ของคุณ” และ “เสนอส่วนลด 20% ให้คุณ”

ในเอกสารจดหมายเวียนของคุณ ให้คุณเพิ่มสัญลักษณ์ก่อนหรือหลังเขตข้อมูลผสานดังนี้:

เอกสารจดหมายเวียนตัวอย่างที่มีเขตข้อมูลการบริการ จะถูกนำหน้าด้วยเครื่องหมายดอลลาร์ และเขตข้อมูลเปอร์เซ็นต์จะตามด้วยเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์

ดูเพิ่มเติม

ถ้าคุณได้สร้างรายการที่ติดต่อไว้ใน Excelสเปรดชีต การจัดรูปแบบรหัสไปรษณีย์ให้เป็นข้อความเป็นสิ่งสำคัญในการหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล ถ้าคุณกำลังนำเข้าผู้ติดต่อใดก็ตามลงในสเปรดชีตใหม่ ไม่ว่าจากไฟล์ข้อความ (.txt) หรือไฟล์ที่ใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv) ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความจะช่วยให้คุณนำเข้าและจัดรูปแบบข้อมูลของคุณได้

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel

ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีต Excel เป็นแหล่งข้อมูลของคุณสำหรับจดหมายเวียนใน Word ให้ไปยังขั้นตอนที่ 2 ในหัวข้อนี้ ถ้าแหล่งข้อมูลเป็นไฟล์ .txt หรือ .csv ที่มีที่ติดต่อ Gmail ของคุณ ตัวอย่างเช่น ใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความเพื่อตั้งค่าข้อมูลของคุณExcel

เปิด Excel และบนแท็บ ข้อมูล แล้วเลือก จากข้อความ
เลือกไฟล์ .csv หรือ .txt ที่คุณต้องการ แล้วเลือก รับข้อมูล
ใน ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ให้เลือก ถัดไป
ใน ตัวคั่น ตรวจสอบกล่องที่ตรงกับตัวคั่นที่แยกแต่ละองค์ประกอบของข้อมูลของคุณ (เช่นแท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) แล้วเลือก ถัดไป

เคล็ดลับ: บานหน้าต่าง แสดงตัวอย่างข้อมูลที่เลือก จะแสดงให้คุณเห็นผลลัพธ์ในลักษณะรูปแบบตาราง
ในแสดงตัวอย่างข้อมูลที่เลือก ให้เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์ จากนั้น ในรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ เลือกข้อความ
ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 ตามความจำเป็น โดยการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำไปใช้

หมายเหตุ: ทุกครั้งที่คุณนำรูปแบบข้อมูลไปใช้ในคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบจะปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น
คลิก เสร็จสิ้น
ในกล่องตอบโต้ นำเข้าข้อมูล เลือกตำแหน่งที่คุณต้องExcel เพื่อใส่ข้อมูลของคุณ แล้วคลิก ตกลง

หมายเหตุ: บันทึกสเปรดชีตของคุณด้วยชื่อไฟล์ใหม่