วิธีแชร์ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป Access

ในบทความนี้

• ภาพรวมของวิธีการแชร์ข้อมูล Access

• แชร์ฐานข้อมูลเดียว

• แชร์ฐานข้อมูลแบบแยก

• แชร์ข้อมูลบนไซต์ SharePoint

• แชร์ข้อมูลโดยใช้เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล

ภาพรวมของวิธีการแชร์ข้อมูล Access

แอปพลิเคชันฐานข้อมูลเปลี่ยนแปลงและเติบโตขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ปัจจัยหลายอย่างที่ส่งผลกระทบต่อความต้องการและประสิทธิภาพรวมถึงจํานวนผู้ใช้ที่เกิดขึ้นพร้อมกันสภาพแวดล้อมเครือข่ายปริมาณงานเวลาแฝงขนาดของฐานข้อมูลเวลาการใช้งานสูงสุดและอัตราการเติบโตที่คาดไว้ กล่าวโดยย่อหากโซลูชันฐานข้อมูลของคุณประสบความสําเร็จอาจจําเป็นต้องพัฒนา โชคดีที่ Access มีเส้นทางวิวัฒนาการตั้งแต่แบบง่ายไปจนถึงขั้นสูง ซึ่งคุณสามารถใช้เวลานานในการปรับมาตราส่วนโซลูชันของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ตารางต่อไปนี้สรุปสถานการณ์สมมติและปริมาณงานของ Access เพื่อช่วยคุณเลือกเส้นทางนั้น

ด้านบนของหน้า

แชร์ฐานข้อมูลเดียว

นี่เป็นตัวเลือกที่ง่ายที่สุดและมีข้อกําหนดน้อยที่สุด แต่ยังให้ฟังก์ชันการทํางานน้อยที่สุด ในวิธีนี้ ไฟล์ฐานข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้บนไดรฟ์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน และผู้ใช้ทั้งหมดจะใช้ไฟล์ฐานข้อมูลร่วมกันพร้อมกัน ข้อจํากัดบางอย่างรวมถึงความน่าเชื่อถือและความพร้อมใช้งานถ้ามีผู้ใช้หลายคนเปลี่ยนแปลงข้อมูลพร้อมกันเนื่องจากวัตถุฐานข้อมูลทั้งหมดถูกแชร์ เทคนิคนี้ยังสามารถลดประสิทธิภาพการทํางานได้เช่นกัน เนื่องจากวัตถุฐานข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งทั่วทั้งเครือข่าย

ตัวเลือกนี้เหมาะสำหรับกรณีมีผู้ใช้เพียงไม่กี่คนที่จะใช้ฐานข้อมูลในเวลาเดียวกัน และผู้ใช้ไม่ต้องการกำหนดการออกแบบของฐานข้อมูลเอง แต่วิธีนี้มีความปลอดภัยน้อยกว่าวิธีอื่นๆ ในการแชร์ฐานข้อมูล เนื่องจากผู้ใช้แต่ละคนมีสําเนาแบบเต็มของไฟล์ฐานข้อมูล อยู่ จึงเพิ่มความเสี่ยงในการเข้าถึงไฟล์ฐานข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

เมื่อต้องการแชร์ฐานข้อมูลโดยใช้โฟลเดอร์ที่แชร์:

1. ในสภาพแวดล้อมที่บ้านหรือธุรกิจขนาดเล็ก ให้แชร์โฟลเดอร์กับบุคคลที่ระบุ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ การแชร์ไฟล์ผ่านเครือข่ายใน Windows

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่า Access ให้เปิดในโหมดแชร์บนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ทั้งหมด นี่เป็นการตั้งค่าเริ่มต้น แต่คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า ถ้าผู้ใช้เปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล จะรบกวนความพร้อมใช้งานของข้อมูล

   1. เริ่ม Access และภายใต้ ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือก

   2. ในกล่อง ตัวเลือกของ Access ให้คลิก การตั้งค่าไคลเอ็นต์

   3. ในส่วน ขั้นสูง ภายใต้ โหมดเปิดเริ่มต้น ให้เลือก แชร์ คลิก ตกลง แล้วออกจาก Access

3. คัดลอกไฟล์ฐานข้อมูลไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์ หลังจากที่คุณคัดลอกไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอตทริบิวต์ไฟล์ถูกตั้งค่าให้อนุญาตการเข้าถึงไฟล์ฐานข้อมูลแบบอ่าน/เขียน ผู้ใช้ต้องมีสิทธิในการอ่าน/เขียนเพื่อใช้ฐานข้อมูล

4. บนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้แต่ละคน ให้สร้างทางลัดไปยังไฟล์ฐานข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างทางลัดบนเดสก์ท็อปสําหรับโปรแกรมหรือไฟล์ Office

ด้านบนของหน้า

แชร์ฐานข้อมูลแบบแยก

นี่เป็นตัวเลือกที่ดีถ้าคุณไม่มีไซต์ SharePoint หรือเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล คุณสามารถแชร์ฐานข้อมูลแบบแยกผ่าน Local Area Network (LAN) ได้ เมื่อคุณแยกฐานข้อมูล คุณจะจัดระเบียบฐานข้อมูลใหม่เป็นสองไฟล์ ได้แก่ ฐานข้อมูลส่วนหลังที่มีตารางข้อมูล และฐานข้อมูล Front-End ที่มีวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด เช่น คิวรี ฟอร์ม และรายงาน ผู้ใช้แต่ละคนโต้ตอบกับข้อมูลโดยใช้สําเนาของฐานข้อมูล Front-End ภายในเครื่อง

ประโยชน์ของการแยกฐานข้อมูลมีดังต่อไปนี้

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางาน    เฉพาะข้อมูลเท่านั้นที่จะถูกแชร์ทั่วทั้งเครือข่าย ไม่ใช่ตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูล

• ความพร้อมใช้งานที่มากขึ้น    ทรานสมการฐานข้อมูล เช่น การแก้ไขระเบียนจะเสร็จสมบูรณ์เร็วขึ้น

• ความปลอดภัยขั้นสูง    ผู้ใช้เข้าถึงฐานข้อมูลส่วนหลังผ่านตารางที่ลิงก์ มีโอกาสน้อยที่ผู้บุกรุกจะสามารถเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตผ่านทางฐานข้อมูล Front-End ได้

• ปรับปรุงความน่าเชื่อถือ    ถ้าผู้ใช้พบปัญหาและฐานข้อมูลปิดลงโดยไม่คาดคิด ความเสียหายของไฟล์ฐานข้อมูลใดๆ มักจะถูกจํากัดไว้ที่สําเนาของฐานข้อมูล Front-End ที่ผู้ใช้เปิดอยู่

• สภาพแวดล้อมการพัฒนาที่ยืดหยุ่น    ผู้ใช้แต่ละคนสามารถพัฒนาคิวรี ฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ได้อย่างอิสระโดยไม่มีผลกระทบต่อผู้ใช้รายอื่น นอกจากนี้ คุณยังสามารถพัฒนาและแจกจ่ายฐานข้อมูลส่วนหน้ารุ่นใหม่ได้โดยไม่รบกวนการเข้าถึงข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลส่วนหลัง

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แยกฐานข้อมูล Access

ด้านบนของหน้า

แชร์ข้อมูลบนไซต์ SharePoint

มีหลายวิธีในการแชร์ข้อมูล Access บนไซต์ SharePoint:

• เชื่อม โยง    กระบวนการลิงก์จะเชื่อมต่อกับข้อมูลในโปรแกรมอื่น เพื่อให้คุณสามารถดูและแก้ไขข้อมูลล่าสุดทั้งใน SharePoint และใน Access ได้โดยไม่ต้องสร้างและเก็บรักษาสําเนาของข้อมูลใน Access ถ้าคุณไม่ต้องการคัดลอกรายการ SharePoint ลงในฐานข้อมูล Access ของคุณ แต่ต้องการเรียกใช้คิวรีและสร้างรายงานที่ยึดตามเนื้อหาของรายการนั้นแทน คุณสามารถลิงก์ไปยังข้อมูลได้

• ย้าย    เมื่อคุณย้ายข้อมูลจาก Access ไปยังไซต์ SharePoint คุณจะสร้างรายการบนไซต์ SharePoint ที่ยังคงลิงก์ไปยังตารางในฐานข้อมูลของคุณ ตัวช่วยสร้างการส่งออกตารางไปยัง SharePoint ช่วยให้คุณย้ายข้อมูลจากตารางทั้งหมดของคุณในเวลาเดียวกัน และเพื่อรักษาความสัมพันธ์ของตารางเหล่านั้น

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู นําเข้า ลิงก์ หรือย้ายข้อมูลไปยัง SharePoint

คำเตือน    แม้ว่าคุณจะสามารถบันทึกไฟล์ฐานข้อมูล Access ไปยัง OneDrive หรือไลบรารีเอกสาร SharePoint ได้ เราขอแนะนําให้คุณหลีกเลี่ยงการเปิดฐานข้อมูล Access จากตําแหน่งที่ตั้งเหล่านี้ ไฟล์อาจถูกดาวน์โหลดลงในเครื่องเพื่อแก้ไข แล้วอัปโหลดอีกครั้งเมื่อคุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยัง SharePoint ถ้ามีผู้ใช้มากกว่าหนึ่งคนเปิดฐานข้อมูล Access จาก SharePoint สําเนาของฐานข้อมูลหลายชุดอาจถูกสร้างขึ้นและอาจเกิดลักษณะการทํางานที่ไม่คาดคิดบางอย่างขึ้น คําแนะนํานี้นําไปใช้กับไฟล์ Access ทุกชนิด รวมถึงฐานข้อมูลเดี่ยว ฐานข้อมูลแยก และรูปแบบไฟล์ .accdb, .accdc, .accde และ .accdr สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับใช้ Access ให้ดู ปรับใช้แอปพลิเคชัน Access

ด้านบนของหน้า

แชร์ข้อมูลโดยใช้เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล

คุณสามารถใช้ Access กับผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล เช่น SQL Server เพื่อแชร์ฐานข้อมูลของคุณ วิธีนี้ทําให้คุณได้รับประโยชน์มากมาย แต่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติม ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล

วิธีนี้จะคล้ายกับการแยกฐานข้อมูลเนื่องจากตารางถูกเก็บไว้บนเครือข่าย และผู้ใช้แต่ละคนจะมีสําเนาของไฟล์ฐานข้อมูล Access ภายในเครื่องที่มีลิงก์ไปยังตาราง พร้อมกับคิวรี ฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ประโยชน์ของวิธีการแชร์นี้จะขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลที่คุณใช้ แต่โดยทั่วไปจะรวมถึงบัญชีผู้ใช้และการเข้าถึงข้อมูลที่เลือก ความพร้อมใช้งานของข้อมูลที่ยอดเยี่ยม และเครื่องมือการจัดการข้อมูลแบบรวมที่ดี นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ยังทํางานกับ Access เวอร์ชันก่อนหน้าได้ดี ดังนั้นผู้ใช้บางรายต้องไม่ใช้เวอร์ชันเดียวกัน เฉพาะตารางเท่านั้นที่จะถูกแชร์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู โยกย้ายฐานข้อมูล Access ไปยัง SQL Serverนําเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในฐานข้อมูล SQL Server และ ลิงก์หรือนําเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Azure SQL Server

ข้อดีของการแชร์ฐานข้อมูลโดยใช้เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลคือ

• ประสิทธิภาพและความสามารถในการปรับขนาดสูง    ในหลายสถานการณ์ เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลให้ประสิทธิภาพการทํางานดีกว่าไฟล์ฐานข้อมูล Access เพียงอย่างเดียว ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลจํานวนมากยังให้การสนับสนุนสําหรับฐานข้อมูลขนาดใหญ่มากขนาดเทราไบต์ ประมาณ 500 เท่าของขีดจํากัดปัจจุบันสําหรับไฟล์ฐานข้อมูล Access (สองกิกะไบต์) โดยทั่วไปผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลจะทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากโดยการประมวลผลคิวรีแบบขนาน (โดยใช้เธรดดั้งเดิมหลายเธรดภายในกระบวนการเดียวเพื่อจัดการการร้องขอของผู้ใช้) และลดความต้องการหน่วยความจําเพิ่มเติมเมื่อมีการเพิ่มผู้ใช้เพิ่มเติม

• เพิ่มความพร้อมใช้งาน    ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณสํารองข้อมูลฐานข้อมูลของคุณได้ในขณะที่กําลังใช้งาน ดังนั้น คุณไม่จําเป็นต้องบังคับให้ผู้ใช้ออกจากฐานข้อมูลเพื่อสํารองข้อมูล นอกจากนี้ ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลมักจะจัดการการแก้ไขพร้อมกันและการล็อกระเบียนอย่างมีประสิทธิภาพมาก

• ความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง    ไม่สามารถทําให้ฐานข้อมูลใดมีความปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ได้ อย่างไรก็ตาม ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลมีความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง ซึ่งจะช่วยปกป้องข้อมูลของคุณจากการใช้งานที่ไม่ได้รับอนุญาต ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลส่วนใหญ่มีความปลอดภัยตามบัญชี ทําให้คุณสามารถระบุได้ว่าใครสามารถดูตารางใดได้บ้าง แม้ว่าส่วนหน้าของ Access จะได้รับมาอย่างไม่ถูกต้อง แต่การใช้ข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตก็จะถูกป้องกันด้วยความปลอดภัยตามบัญชีผู้ใช้

• ความสามารถในการกู้คืนอัตโนมัติ    ในกรณีที่ระบบล้มเหลว (เช่น ระบบปฏิบัติการหยุดทํางานหรือไฟฟ้าดับ) ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลบางตัวจะมีกลไกการกู้คืนอัตโนมัติที่กู้คืนฐานข้อมูลไปยังสถานะล่าสุดของความสอดคล้องกันในเวลาไม่กี่นาที โดยไม่มีการแทรกแซงของผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล

• การประมวลผลบนเซิร์ฟเวอร์    การใช้ Access ในการกําหนดค่าไคลเอ็นต์/เซิร์ฟเวอร์จะช่วยลดปริมาณการใช้งานเครือข่ายด้วยการประมวลผลคิวรีฐานข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ก่อนที่จะส่งผลลัพธ์ไปยังไคลเอ็นต์ การให้เซิร์ฟเวอร์ทําการประมวลผลมักจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทํางานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่

• Azure SQL Server    นอกเหนือจากประโยชน์ของ SQL Server แล้วยังมีความสามารถในการปรับขนาดแบบไดนามิกโดยไม่มีการหยุดทํางานการเพิ่มประสิทธิภาพอัจฉริยะความสามารถในการปรับขนาดและความพร้อมใช้งานทั่วโลกการขจัดต้นทุนฮาร์ดแวร์และลดการดูแลระบบ

ด้านบนของหน้า