คำแนะนำเกี่ยวกับการออกแบบรายงาน

สร้างภาพร่างของรายงานของคุณ

ขั้นตอนนี้ไม่จําเป็น คุณอาจพบว่าตัวช่วยสร้างรายงาน Access หรือเครื่องมือรายงาน (ทั้งสองอย่างพร้อมใช้งานบนแท็บ Create ในกลุ่ม รายงาน) มีการออกแบบเริ่มต้นที่เพียงพอสําหรับรายงานของคุณ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณตัดสินใจที่จะออกแบบรายงานของคุณโดยไม่ใช้เครื่องมือเหล่านี้ คุณอาจพบว่าการทําภาพร่างคร่าวๆ ของรายงานบนแผ่นกระดาษโดยการวาดกล่องที่แต่ละเขตข้อมูลจะไปและเขียนชื่อเขตข้อมูลในแต่ละกล่องนั้นมีประโยชน์ อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถใช้โปรแกรม เช่น Word หรือ Visio เพื่อสร้างแบบจําลองของรายงาน ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีใดก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมแถวไว้เพียงพอเพื่อระบุวิธีการทําซ้ําข้อมูล

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้แถวสําหรับข้อมูลผลิตภัณฑ์ และแถวที่ซ้ํากันหลายๆ แถวสําหรับยอดขายของผลิตภัณฑ์นั้น และในที่สุดก็รวมแถวของยอดขายสําหรับผลิตภัณฑ์ จากนั้น ลําดับจะทําซ้ําสําหรับผลิตภัณฑ์ถัดไปไปเรื่อยๆ จนกว่าจะสิ้นสุดรายงาน หรือบางทีรายงานของคุณอาจเป็นรายการข้อมูลอย่างง่ายในตาราง ซึ่งในกรณีนี้ ภาพร่างของคุณสามารถมีได้เพียงชุดแถวและคอลัมน์

หลังจากที่คุณสร้างภาพร่างของคุณ แล้ว ให้ระบุว่าตารางใดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในรายงาน ถ้าข้อมูลทั้งหมดอยู่ในตารางเดียว คุณสามารถยึดรายงานของคุณกับตารางนั้นได้โดยตรง บ่อยครั้งที่ข้อมูลที่คุณต้องการถูกเก็บไว้ในหลายตารางที่คุณต้องรวบรวมไว้ในคิวรี ก่อนที่คุณจะสามารถแสดงบนรายงานได้ คิวรีสามารถฝังตัวในคุณสมบัติ RecordSource ของรายงาน หรือคุณสามารถสร้างคิวรีที่บันทึกแยกต่างหากและยึดตามรายงานนั้น

ตัดสินใจว่าจะใส่ข้อมูลใดในแต่ละส่วนรายงาน

รายงานแต่ละฉบับมีส่วนรายงานอย่างน้อยหนึ่งส่วน ส่วนหนึ่งที่แสดงอยู่ในรายงานทุกรายงานคือส่วน รายละเอียด ส่วนนี้จะทําซ้ําหนึ่งครั้งสําหรับแต่ละระเบียนในตารางหรือคิวรีที่รายงานยึดตาม ส่วนอื่นๆ จะมีหรือไม่ก็ได้และทําซ้ําน้อยลงและมักจะใช้เพื่อแสดงข้อมูลที่ใช้กันทั่วไปในกลุ่มระเบียน หน้าของรายงาน หรือทั้งรายงาน

ตารางต่อไปนี้อธิบายตําแหน่งที่แต่ละส่วนอยู่และวิธีการใช้ส่วนโดยทั่วไป

สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเพิ่มหรือการเอาส่วนหัวกระดาษและท้ายกระดาษของรายงาน หรือส่วนหัวกระดาษและท้ายกระดาษของหน้าออก ให้ดูส่วน เพิ่มหรือเอาส่วนหัวกระดาษและท้ายกระดาษของรายงานออก ในบทความนี้ คุณสามารถเพิ่มส่วนส่วนหัวและส่วนท้ายของกลุ่มได้โดยใช้บานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม ในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ

ตัดสินใจว่าจะจัดเรียงข้อมูลรายละเอียดอย่างไร

รายงานส่วนใหญ่จะจัดเรียงเป็นเค้าโครงแบบตารางหรือแบบเรียงซ้อน แต่ Access ให้ความยืดหยุ่นในการใช้งานเฉพาะกับการจัดเรียงระเบียนและเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

เค้าโครงแบบตาราง    เค้าโครงแบบตารางจะคล้ายกับสเปรดชีต ป้ายชื่อจะอยู่ด้านบน และข้อมูลจะถูกจัดแนวในคอลัมน์ด้านล่างป้ายชื่อ แบบตาราง หมายถึงลักษณะที่ปรากฏเหมือนกับตารางของข้อมูล นี่คือชนิดของรายงานที่ Access สร้างขึ้นเมื่อคุณคลิก รายงาน ในกลุ่ม รายงาน ของแท็บ Create เค้าโครงแบบตารางเป็นวิธีที่ดีถ้ารายงานของคุณมีเขตข้อมูลจํานวนค่อนข้างน้อยที่คุณต้องการแสดงในรูปแบบรายการอย่างง่าย ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงรายงานพนักงานที่สร้างขึ้นโดยใช้เค้าโครงแบบตาราง

เค้าโครงแบบเรียงซ้อน    เค้าโครงแบบเรียงซ้อนจะคล้ายกับแบบฟอร์มที่คุณกรอกเมื่อคุณเปิดบัญชีธนาคารหรือซื้อสินค้าจากผู้ค้าปลีกออนไลน์ แต่ละส่วนของข้อมูลจะมีป้ายชื่อ และเขตข้อมูลจะเรียงซ้อนกัน เค้าโครงนี้เหมาะสําหรับรายงานที่มีเขตข้อมูลมากเกินไปที่จะแสดงในรูปแบบตาราง นั่นคือ ความกว้างของคอลัมน์จะเกินความกว้างของรายงาน ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงรายงานพนักงานที่สร้างขึ้นโดยใช้เค้าโครงแบบเรียงซ้อน

เค้าโครงแบบผสม    คุณสามารถผสมองค์ประกอบของเค้าโครงแบบตารางและแบบเรียงซ้อนได้ ตัวอย่างเช่น สําหรับแต่ละระเบียน คุณสามารถจัดเรียงบางเขตข้อมูลในแถวแนวนอนที่ด้านบนของส่วนรายละเอียด และจัดเรียงเขตข้อมูลอื่นๆ จากระเบียนเดียวกันในเค้าโครงแบบเรียงซ้อนอย่างน้อยหนึ่งเค้าโครงใต้แถวบนสุด ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงรายงานพนักงานที่สร้างขึ้นโดยใช้เค้าโครงแบบผสม เขตข้อมูล ID นามสกุล และชื่อจะถูกจัดเรียงเป็นเค้าโครงตัวควบคุมแบบตาราง และเขตข้อมูล ตําแหน่งงาน และ โทรศัพท์ธุรกิจ จะถูกจัดเรียงเป็นเค้าโครงแบบเรียงซ้อนกัน ในตัวอย่างนี้ เส้นตารางจะใช้เพื่อแยกฟิลด์ด้วยภาพสําหรับพนักงานแต่ละคน

เค้าโครงแบบชิดขอบ    ถ้าคุณใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเพื่อสร้างรายงานของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะใช้เค้าโครงแบบชิดขอบได้ เค้าโครงนี้ใช้ความกว้างเต็มของหน้าเพื่อแสดงระเบียนให้กระชับที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แน่นอนว่าคุณสามารถทําผลลัพธ์เดียวกันได้โดยไม่ต้องใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน แต่อาจเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากในการจัดเขตข้อมูลให้ตรงกัน ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงรายงานพนักงานที่สร้างขึ้นโดยใช้เค้าโครงชิดขอบของตัวช่วยสร้างรายงาน

เค้าโครงที่จัดชิดขอบเป็นเค้าโครงที่ดีที่จะใช้ถ้าคุณกําลังแสดงฟิลด์จํานวนมากในรายงาน ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ ถ้าคุณใช้เค้าโครงแบบตารางเพื่อแสดงข้อมูลเดียวกัน เขตข้อมูลจะขยายออกไปนอกขอบของหน้า ถ้าคุณใช้เค้าโครงแบบเรียงซ้อน แต่ละระเบียนจะใช้พื้นที่แนวตั้งมากกว่า ซึ่งจะทําให้กระดาษเสียและทําให้อ่านรายงานได้ยากขึ้น

ด้านบนของหน้า

เพิ่มส่วนหัวกระดาษและท้ายกระดาษของรายงานหรือหน้า

1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. ตรวจสอบว่าส่วนใดอยู่ในรายงานแล้ว ส่วนจะถูกคั่นด้วยแถบแนวนอนที่มีการแรเงาที่เรียกว่าตัวเลือกส่วน ป้ายชื่อบนตัวเลือกส่วนแต่ละตัวจะระบุส่วนที่อยู่ด้านล่างโดยตรง

   

   รายงานทุกรายงานจะมีส่วน รายละเอียด และยังสามารถประกอบด้วยส่วนหัวของรายงาน ส่วนหัวของหน้า ส่วนท้ายของหน้า และส่วนท้ายของรายงาน นอกจากนี้ ถ้ามีระดับการจัดกลุ่มในรายงาน คุณอาจเห็นส่วนหัวหรือส่วนท้ายของกลุ่ม (เช่น ส่วนหัวเป็นไฟล์ ที่แสดงในภาพประกอบก่อนหน้า) ตามค่าเริ่มต้น ส่วนหัวและส่วนท้ายของกลุ่มจะถูกตั้งชื่อโดยใช้ชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ที่เป็นพื้นฐานของกลุ่ม ในกรณีนี้ ชื่อของเขตข้อมูลการจัดกลุ่มคือ "ตั้งชื่อเป็น"

3. เมื่อต้องการเพิ่มส่วนหัวและส่วนท้ายของหน้า หรือส่วนหัวกระดาษและท้ายกระดาษของรายงานลงในรายงานของคุณ ให้คลิกขวาที่ตัวเลือกส่วนใดๆ แล้วคลิก ส่วนหัว/ส่วนท้ายของหน้า หรือ ส่วนหัว/ส่วนท้ายของรายงาน บนเมนูทางลัด

   ข้อควรระวัง: ถ้ามีส่วนนั้นอยู่ในรายงานอยู่แล้ว Access จะเตือนคุณว่าส่วนนั้นจะลบส่วนที่มีอยู่และตัวควบคุมที่มีอยู่ในส่วนนั้น

   ขณะนี้คุณสามารถย้ายตัวควบคุมที่มีอยู่หรือเพิ่มตัวควบคุมใหม่ไปยังส่วนใหม่ได้แล้ว

Access เพิ่มส่วนหัวและส่วนท้ายของหน้าและรายงานเป็นคู่เสมอ นั่นคือ คุณไม่สามารถเพิ่มส่วนหัวของหน้าหรือรายงานโดยไม่ต้องเพิ่มส่วนท้ายที่สอดคล้องกัน ถ้าคุณไม่ต้องการทั้งสองส่วน คุณจะไม่สามารถลบส่วนได้ แต่คุณสามารถปรับขนาดส่วนที่ไม่ได้ใช้ให้มีความสูงเป็นศูนย์ (0) เพื่อหลีกเลี่ยงการเพิ่มระยะห่างแนวตั้งเพิ่มเติมลงในรายงานของคุณได้ วางตัวชี้ที่ด้านล่างของส่วนที่ไม่ได้ใช้จนกว่าจะเปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว แล้วลากขึ้นด้านบนจนกระทั่งส่วนนั้นถูกซ่อน ถ้ามีตัวควบคุมใดๆ ในส่วน นี้ คุณต้องลบตัวควบคุมเหล่านั้นก่อนที่คุณจะสามารถซ่อนส่วนนั้นได้ทั้งหมด

เอาส่วนส่วนหัวและส่วนท้ายของรายงานหรือหน้าออก

1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. คลิกขวาที่ตัวเลือกส่วนใดๆ แล้วคลิก หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ หรือ ส่วนหัว/ส่วนท้ายของรายงาน บนเมนูทางลัด

ถ้าคุณกําลังเอาคู่หัวกระดาษและท้ายกระดาษออก และส่วนเหล่านั้นมีตัวควบคุมอยู่ Access เตือนคุณว่าการลบส่วนจะลบตัวควบคุมด้วย และคุณจะไม่สามารถเลิกทําการกระทําได้ คลิก ใช่ เพื่อเอาส่วนออกและลบตัวควบคุม หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อยกเลิกการดําเนินการ

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าสไตล์การจัดรูปแบบสําหรับกล่องข้อความที่แสดงเขตข้อมูล Rich Text

1. คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด

2. คลิกกล่องข้อความที่แสดงเขตข้อมูล Rich Text จากนั้น บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม ฟอนต์ ให้คลิกสไตล์การจัดรูปแบบที่คุณต้องการนําไปใช้

   Access นําการจัดรูปแบบไปใช้กับข้อความทั้งหมดในเขตข้อมูล Rich Text ที่ยังไม่มีการจัดรูปแบบชนิดนั้น (แต่ไม่ใช่ค่า) ในมุมมองที่สนับสนุนรายการข้อมูล เช่น มุมมองแผ่นข้อมูลสําหรับตารางหรือคิวรี หรือมุมมองฟอร์มสําหรับฟอร์ม ตัวอย่างเช่น ถ้าส่วนของข้อความในเขตข้อมูลถูกจัดรูปแบบด้วยสีฟอนต์สีแดง และคุณนําสีฟอนต์สีน้ําเงินไปใช้กับกล่องข้อความ Access จะเปลี่ยนข้อความทั้งหมดเป็นสีน้ําเงิน ยกเว้นข้อความที่ถูกจัดรูปแบบเป็นสีแดง อีกตัวอย่างหนึ่ง ถ้าส่วนของข้อความในเขตข้อมูลถูกจัดรูปแบบด้วยขนาดฟอนต์ 11 พอยต์ และคุณนําขนาดฟอนต์ 14 พอยต์ไปใช้กับกล่องข้อความ Access นําขนาดฟอนต์ 14 พอยต์ไปใช้กับข้อความทั้งหมด ยกเว้นข้อความที่ถูกจัดรูปแบบเป็นรายบุคคลที่ 11 พอยต์

   เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมา    เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาใช้ตัวควบคุมพิเศษที่ไม่ใช้สําหรับชนิดข้อมูลอื่น คุณสามารถแนบไฟล์หลายไฟล์ลงในระเบียนโดยใช้เขตข้อมูล สิ่งที่แนบมา เดียว แต่เขตข้อมูลนั้นสามารถแสดงข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมาได้ครั้งละหนึ่งรายการเท่านั้น ตามค่าเริ่มต้น ตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาจะแสดงไอคอนหรือรูป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดไฟล์ของสิ่งที่แนบมาที่แสดงโดยตัวควบคุมอยู่ในปัจจุบัน ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติสําหรับตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาเพื่อให้ไฟล์ที่แนบทั้งหมดแสดงเป็นไอคอน หรือเพื่อให้เขตข้อมูลแสดงไอคอนที่หนีบกระดาษและจํานวนสิ่งที่แนบมา สมมติว่าคุณใช้ตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาในรายงานของคุณอยู่แล้ว คุณสามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อปรับคุณสมบัติของตัวควบคุมสําหรับการใช้งานตัวควบคุมที่แตกต่างกัน

การตั้งค่าคุณสมบัติการแสดงสําหรับเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมา

1. คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด

2. คลิกตัวควบคุมสิ่งที่แนบมา ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ บนแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ รูปแบบ

   ใช้ตารางต่อไปนี้เป็นแนวทางในการตั้งค่าคุณสมบัติของตัวควบคุมสิ่งที่แนบมา

   คุณสมบัติ	Setting
   แสดงเป็น	รูปภาพ/ไอคอน แสดงกราฟิกเป็นรูปภาพและไฟล์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นไอคอน ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น ไอคอน แสดงไฟล์ทั้งหมดเป็นไอคอน คลิปหนีบกระดาษ จะแสดงไอคอนที่หนีบกระดาษตามด้วยจํานวนสิ่งที่แนบมาในวงเล็บ
   รูปภาพเริ่มต้น	เมื่อต้องการให้รูปภาพเริ่มต้นปรากฏในตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาเมื่อไม่มีไฟล์ที่แนบมา ให้คลิก ในกล่องคุณสมบัติ เรียกดูรูปภาพที่คุณต้องการ แล้วคลิก เปิด หมายเหตุ: รูปภาพเริ่มต้นจะไม่แสดงถ้าคุณสมบัติ แสดงเป็น ถูกตั้งค่าเป็น คลิปหนีบกระดาษ
   การจัดแนวรูปภาพ	เลือกการจัดแนวที่คุณต้องการจากรายการ การตั้งค่าเริ่มต้นคือ กึ่งกลาง การปรับการตั้งค่านี้อาจทําให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด โดยขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณสมบัติ โหมดขนาดรูปภาพ
   โหมดขนาดรูปภาพ	การตั้งค่านี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณสมบัติ แสดงเป็น ถูกตั้งค่าเป็น รูปภาพ/ไอคอน คลิป แสดงรูปในขนาดจริง รูปจะถูกตัดถ้ามีขนาดใหญ่เกินกว่าที่จะใส่ให้พอดีกับภายในตัวควบคุมได้ ยืด รูปเพื่อให้เต็มตัวควบคุมทั้งหมด หมายเหตุ: การใช้การตั้งค่านี้จะบิดรูปเว้นแต่ว่าตัวควบคุมสิ่งที่แนบมามีขนาดเท่ากันกับรูปภาพ ทําให้รูปปรากฏเป็นแนวตั้งหรือแนวนอน การย่อ/ขยาย จะแสดงรูปให้ใหญ่ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยไม่ตัดหรือทําให้รูปผิดเพี้ยน ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น

3. ถ้าคุณใช้ตัวควบคุมเพื่อแสดงกราฟิก ให้ปรับขนาดของตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาเพื่อให้คุณสามารถดูรายละเอียดที่คุณต้องการได้

ด้านบนของหน้า