ถ้าคุณมักจะค้นหาตารางใน Access หรือเรียงลําดับระเบียนตามเขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่ง คุณสามารถเร่งความเร็วการดําเนินการเหล่านี้ได้โดยการสร้างดัชนีสําหรับเขตข้อมูลนั้น Access ใช้ดัชนีในตารางเมื่อคุณใช้ดัชนีในหนังสือ เพื่อค้นหาข้อมูล Access ค้นหาตําแหน่งที่ตั้งของข้อมูลในดัชนี ในบางกรณี เช่น สําหรับคีย์หลัก Access จะสร้างดัชนีให้คุณโดยอัตโนมัติ ในบางครั้ง คุณอาจต้องการสร้างดัชนีด้วยตัวคุณเอง
บทความนี้จะแนะนําดัชนีและครอบคลุมวิธีตัดสินใจว่าเขตข้อมูลใดที่จะทําดัชนี และวิธีการสร้าง ลบ หรือเปลี่ยนดัชนี และยังอธิบายเงื่อนไขที่ Access สร้างดัชนีโดยอัตโนมัติ
ในบทความนี้
หมายเหตุ: คุณไม่สามารถใช้วิธีที่อธิบายโดยบทความนี้เพื่อสร้างดัชนีสําหรับตารางในฐานข้อมูลเว็บได้ ประสิทธิภาพของฐานข้อมูลบนเว็บจะขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของหลายปัจจัย เช่น เซิร์ฟเวอร์ SharePoint ที่โฮสต์ฐานข้อมูลเว็บ
ดัชนีคืออะไร
คุณสามารถใช้ดัชนีเพื่อช่วยให้ Access ค้นหาและเรียงลําดับระเบียนได้เร็วขึ้น ดัชนีจะเก็บตําแหน่งที่ตั้งของระเบียนโดยยึดตามเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลที่คุณเลือกทําดัชนี หลังจากที่ Access ได้รับตําแหน่งที่ตั้งจากดัชนี แล้ว Access จะสามารถรับข้อมูลโดยการย้ายไปยังตําแหน่งที่ตั้งที่ถูกต้องโดยตรง ด้วยวิธีนี้ การใช้ดัชนีอาจเร็วกว่าการสแกนผ่านระเบียนทั้งหมดเพื่อค้นหาข้อมูลได้มาก
วิธีเลือกเขตข้อมูลที่จะทำดัชนี
คุณสามารถสร้างดัชนีที่ยึดตามเขตข้อมูลเดียวหรือหลายเขตข้อมูลได้ คุณอาจต้องการทําดัชนีเขตข้อมูลที่คุณค้นหาบ่อยๆ เขตข้อมูลที่คุณเรียงลําดับ และเขตข้อมูลที่คุณรวมกับเขตข้อมูลในตารางอื่นในคิวรีหลายตาราง ดัชนีสามารถเร่งความเร็วการค้นหาและคิวรี แต่สามารถทําให้ประสิทธิภาพการทํางานช้าลงเมื่อคุณเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูล เมื่อคุณใส่ข้อมูลในตารางที่มีเขตข้อมูลที่มีการทําดัชนีอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล Access ต้องอัปเดตดัชนีทุกครั้งที่เพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงระเบียน การเพิ่มระเบียนโดยใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลหรือโดยการผนวกระเบียนที่นําเข้ามีแนวโน้มที่จะช้าลงถ้าตารางปลายทางมีดัชนี
หมายเหตุ: ทำดัชนีคีย์หลักของตารางโดยอัตโนมัติ
คุณไม่สามารถทําดัชนีเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลเป็นวัตถุ OLE, จากการคํานวณ หรือสิ่งที่แนบมาได้ สําหรับเขตข้อมูลอื่นๆ ให้พิจารณาการทําดัชนีเขตข้อมูล ถ้านําข้อมูลต่อไปนี้ไปใช้ทั้งหมด
-
ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลคือ ข้อความสั้น ข้อความยาว ตัวเลข วันที่/เวลา ตัวเลขอัตโนมัติ สกุลเงิน ใช่/ไม่ใช่ หรือ ไฮเปอร์ลิงก์
-
คุณคาดหมายว่าจะค้นหาค่าต่างๆ ที่เก็บอยู่ในเขตข้อมูลนั้น
-
คุณคาดหมายว่าจะเรียงลำดับค่าในเขตข้อมูลนั้น
-
คุณคาดว่าจะเก็บค่าที่แตกต่างกันมากมายในเขตข้อมูล ถ้าค่าหลายค่าในเขตข้อมูลเหมือนกัน ดัชนีอาจเร่งความเร็วคิวรีได้ไม่มากนัก
ดัชนีแบบหลายเขตข้อมูล
ถ้าคุณคิดว่าคุณมักจะค้นหาหรือเรียงลําดับตามเขตข้อมูลตั้งแต่สองเขตขึ้นไปในแต่ละครั้ง คุณสามารถสร้างดัชนีสําหรับชุดเขตข้อมูลนั้นได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมักจะตั้งค่าเกณฑ์สําหรับเขตข้อมูล ผู้ขาย และ ชื่อผลิตภัณฑ์ ในคิวรีเดียวกัน คุณควรสร้างดัชนีแบบหลายเขตข้อมูลบนเขตข้อมูลทั้งสอง
เมื่อคุณเรียงลําดับตารางตามดัชนีแบบหลายเขตข้อมูล Access จะเรียงลําดับก่อนตามเขตข้อมูลแรกที่กําหนดไว้สําหรับดัชนี คุณตั้งค่าลําดับของเขตข้อมูลเมื่อคุณสร้างดัชนีแบบหลายเขตข้อมูล ถ้ามีระเบียนที่มีค่าที่ซ้ํากันในเขตข้อมูลแรก Access จะเรียงลําดับตามเขตข้อมูลที่สองที่กําหนดไว้สําหรับดัชนี และอื่นๆ
คุณสามารถทำดัชนีแบบหลายเขตข้อมูลนี้ในเขตข้อมูลผสมได้ถึง 10 เขตข้อมูล
วิธีสร้างดัชนี
เมื่อต้องการสร้างดัชนี คุณต้องตัดสินใจก่อนว่าคุณต้องการสร้างดัชนีแบบเขตข้อมูลเดียวหรือดัชนีแบบหลายเขตข้อมูล คุณสร้างดัชนีบนเขตข้อมูลเดียวโดยการตั้งค่าคุณสมบัติ ดัชนี ตารางต่อไปนี้แสดงรายการการตั้งค่าที่เป็นไปได้สําหรับคุณสมบัติ ดัชนี
การตั้งค่าคุณสมบัติ ดัชนี |
ความหมาย |
---|---|
ไม่ใช่ |
ไม่สร้างดัชนีกับเขตข้อมูลนี้ (หรือลบดัชนีที่มีอยู่แล้ว) |
ใช่ (มีค่าซ้ำกันได้) |
สร้างดัชนีกับเขตข้อมูลนี้ |
ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) |
สร้างดัชนีที่ไม่ซ้ำกันกับเขตข้อมูลนี้ |
ถ้าคุณสร้างดัชนีที่ไม่ซ้ํากัน Access จะไม่อนุญาตให้คุณใส่ค่าใหม่ในเขตข้อมูลถ้ามีค่านั้นอยู่แล้วในเขตข้อมูลเดียวกันในระเบียนอื่น Access จะสร้างดัชนีที่ไม่ซ้ํากันสําหรับคีย์หลักโดยอัตโนมัติ แต่คุณอาจต้องการห้ามไม่ให้มีค่าที่ซ้ํากันในเขตข้อมูลอื่นด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างดัชนีที่ไม่ซ้ํากันบนเขตข้อมูลที่จัดเก็บหมายเลขลําดับประจําสินค้าเพื่อไม่ให้ผลิตภัณฑ์สองตัวมีหมายเลขลําดับประจําสินค้าเดียวกัน
สร้างดัชนีแบบเขตข้อมูลเดียว
-
ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ชื่อของตารางที่คุณต้องการสร้างดัชนี แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
-
ให้คลิก ชื่อเขตข้อมูล ของเขตข้อมูลที่คุณต้องการทำดัชนี
-
ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล ให้คลิกแท็บ ทั่วไป
-
ในคุณสมบัติ ดัชนี ให้คลิก ใช่ (มีค่าซ้ำกันได้) ถ้าคุณต้องการให้ซ้ำกันได้ หรือ ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) เพื่อสร้างดัชนีที่ไม่ซ้ำกัน
-
เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน หรือกด CTRL+S
สร้างดัชนีแบบหลายเขตข้อมูล
เมื่อต้องการสร้างดัชนีแบบหลายเขตข้อมูลสําหรับตาราง ให้คุณใส่แถวสําหรับแต่ละเขตข้อมูลในดัชนี และใส่ชื่อดัชนีเฉพาะในแถวแรกเท่านั้น Access จะถือว่าแถวทั้งหมดเป็นส่วนหนึ่งของดัชนีเดียวกันจนกว่าจะมาถึงแถวที่มีชื่อดัชนีอื่น เมื่อต้องการแทรกแถว ให้คลิกขวาที่ตําแหน่งที่คุณต้องการแทรกแถว แล้วคลิก แทรกแถว บนเมนูทางลัด
-
ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ชื่อของตารางที่คุณต้องการสร้างดัชนี แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
-
บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ดัชนี
หน้าต่าง ดัชนี จะปรากฏขึ้น ปรับขนาดหน้าต่างเพื่อให้แถวว่างบางแถวปรากฏขึ้นและแสดงคุณสมบัติดัชนี
-
ในคอลัมน์ ชื่อดัชนี ในแถวว่างแถวแรก ให้พิมพ์ชื่อสําหรับดัชนี คุณสามารถตั้งชื่อดัชนีหลังเขตข้อมูลดัชนีเขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่ง หรือใช้ชื่ออื่นก็ได้
-
ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้คลิกลูกศร จากนั้นให้คลิกเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการใช้กับดัชนีนั้น
-
ในแถวถัดไป ให้ปล่อยคอลัมน์ ชื่อดัชนี ว่างไว้ จากนั้นในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่สองสําหรับดัชนี ทําซ้ําขั้นตอนนี้จนกว่าคุณจะเลือกเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในดัชนี
-
เมื่อต้องการเปลี่ยนลําดับการจัดเรียงค่าของเขตข้อมูล ในคอลัมน์ ลําดับการจัดเรียง ของหน้าต่าง ดัชนี ให้คลิก จากน้อยไปหามาก หรือ จากมากไปหาน้อย ลําดับการจัดเรียงเริ่มต้นคือ จากน้อยไปหามาก
-
ในหน้าต่าง ดัชนี ภายใต้ คุณสมบัติดัชนี ให้ตั้งค่าคุณสมบัติดัชนีสําหรับแถวในคอลัมน์ ชื่อดัชนี ที่มีชื่อของดัชนี ตั้งค่าคุณสมบัติตามตารางต่อไปนี้
ป้ายชื่อ
ค่า
หลัก
ถ้า ใช่ ดัชนีจะเป็นคีย์หลัก
ไม่ซ้ำกัน
ถ้า ใช่ ทุกค่าในดัชนีจะต้องไม่ซ้ำกัน
ละเว้นค่า Null
ถ้า ใช่ ระเบียนที่มีค่า Null ในเขตข้อมูลที่ทำดัชนีจะถูกแยกออกจากดัชนี
-
เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน หรือกด CTRL + S
-
ปิดหน้าต่างดัชนี
วิธีลบดัชนี
ถ้าคุณพบว่าดัชนีไม่จําเป็นหรือมีผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทํางานมากเกินไป คุณสามารถลบออกได้ เมื่อคุณลบดัชนี คุณจะเอาเฉพาะดัชนีออกเท่านั้น และไม่ใช่เขตข้อมูลที่สร้างดัชนีหรือเขตข้อมูล
-
ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ชื่อตารางที่คุณต้องการลบดัชนีออก แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
-
บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ดัชนี
หน้าต่าง ดัชนี จะปรากฏขึ้น ปรับขนาดหน้าต่างเพื่อให้แถวว่างบางแถวปรากฏขึ้นและแสดงคุณสมบัติดัชนี
-
ในหน้าต่างดัชนี ให้เลือกแถวหนึ่งหรือหลายแถวที่มีดัชนีที่คุณต้องการลบ จากนั้นให้กดปุ่ม DELETE
-
เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน หรือกด CTRL + S
-
ปิดหน้าต่าง ดัชนี
วิธีดูและแก้ไขดัชนี
คุณอาจต้องการดูดัชนีของตารางเพื่อชั่งน้ำหนักผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน หรือเพื่อยืนยันว่าเขตข้อมูลเฉพาะได้รับการทำดัชนีแล้ว
-
ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ชื่อตารางที่คุณต้องการแก้ไขดัชนี แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
-
บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ดัชนี
หน้าต่าง ดัชนี จะปรากฏขึ้น ปรับขนาดหน้าต่างเพื่อให้แถวว่างบางแถวปรากฏขึ้นและแสดงคุณสมบัติดัชนี
-
ดูหรือแก้ไขดัชนีและคุณสมบัติดัชนีให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
-
เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน หรือกด CTRL + S
-
ปิดหน้าต่าง ดัชนี
การสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติ
ในบางกรณี Access จะสร้างดัชนีให้คุณโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ดัชนีจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสําหรับเขตข้อมูลใดๆ ที่คุณกําหนดให้เป็นคีย์หลักของตาราง
แหล่งอื่นของการสร้างดัชนีอัตโนมัติคือตัวเลือก ดัชนีอัตโนมัติในการนําเข้า/สร้าง ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access Access ทําดัชนีเขตข้อมูลใดๆ ด้วยชื่อที่เริ่มต้นหรือลงท้ายด้วยอักขระที่ใส่ในกล่อง ดัชนีอัตโนมัติบนนําเข้า/สร้าง โดยอัตโนมัติ เช่น IDคีย์โค้ด หรือ num เมื่อต้องการดูหรือเปลี่ยนการตั้งค่าปัจจุบัน ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้:
-
คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก
-
คลิก ตัวออกแบบวัตถุ จากนั้น ภายใต้ ออกแบบตาราง เพิ่ม แก้ไข หรือเอาค่าออกในกล่อง ดัชนีอัตโนมัติเมื่อนําเข้า/สร้าง ใช้เครื่องหมายอัฒภาค (;) เพื่อแยกค่า
หมายเหตุ: ถ้าชื่อเขตข้อมูลเริ่มต้นหรือลงท้ายด้วยค่าที่แสดงอยู่ในกล่องนี้ แสดงว่ามีการทำดัชนีเขตข้อมูลนั้นแล้วโดยอัตโนมัติ
-
คลิก ตกลง
เนื่องจากแต่ละดัชนีเพิ่มเติมต้องการให้ Access ทํางานเพิ่มเติม ประสิทธิภาพการทํางานจึงลดลงเมื่อเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูล ดังนั้น คุณอาจต้องการพิจารณาเปลี่ยนค่าที่แสดงในกล่อง ดัชนีอัตโนมัติบนการนําเข้า/สร้าง หรือลดจํานวนค่าเพื่อลดจํานวนดัชนีที่สร้าง