การสร้างและเรียกใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนที่คุณจะใช้คิวรีเพื่อลบข้อมูลใดๆ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ไม่ใช่ไฟล์แบบอ่านอย่างเดียว:

  1. คลิกขวาที่ เริ่ม แล้วคลิก เปิด Windows Explorer

  2. คลิกขวาที่ไฟล์ฐานข้อมูล แล้วคลิก คุณสมบัติ

  3. ดูว่ามีการเลือกแอตทริบิวต์ อ่านอย่างเดียว ไว้หรือไม่

• ตรวจสอบว่าคุณมีสิทธิ์ที่จําเป็นในการลบระเบียนออกจากฐานข้อมูลหรือไม่ ถ้าคุณไม่แน่ใจ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณหรือผู้ออกแบบฐานข้อมูล

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เปิดใช้งานเนื้อหาในฐานข้อมูลแล้ว ตามค่าเริ่มต้น Access จะบล็อกคิวรีแอคชันทั้งหมด (คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูล และคิวรีแบบใช้สร้างตาราง) เว้นแต่ว่าคุณจะเชื่อถือฐานข้อมูลก่อน สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการให้ความเชื่อถือฐานข้อมูล ให้ดูส่วน หยุดโหมดปิดใช้งานจากการบล็อกคิวรี

• ขอให้ผู้ใช้ฐานข้อมูลรายอื่นปิดตาราง ฟอร์ม คิวรี และรายงานทั้งหมดที่ใช้ข้อมูลที่คุณต้องการลบ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการละเมิดการล็อก

• ก่อนที่คุณจะแก้ไขหรือลบระเบียน การทําสําเนาสํารองของฐานข้อมูล เป็นความคิดที่ดีในกรณีที่คุณต้องการย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงของคุณ

การใช้เกณฑ์ที่ระบุในคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการระบุเป็นเกณฑ์สําหรับการลบ ใส่เกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่งในแถว เกณฑ์ ของตัวออกแบบคิวรี แล้วล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดง สําหรับแต่ละเขตข้อมูลเกณฑ์

ตัวอย่างของเวลาที่คุณอาจต้องการใช้ตัวเลือกนี้: สมมติว่าคุณต้องการลบคําสั่งซื้อที่ค้างอยู่ทั้งหมดสําหรับลูกค้าออก เมื่อต้องการค้นหาเฉพาะระเบียนเหล่านั้น คุณจะต้องเพิ่มเขตข้อมูล รหัสลูกค้า และ วันที่สั่งซื้อ ลงในตารางออกแบบคิวรี จากนั้นให้คุณใส่หมายเลข ID ของลูกค้า และวันที่ที่คําสั่งซื้อของลูกค้านั้นไม่ถูกต้อง

1. บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก มุมมอง > มุมมองแผ่นข้อมูล

2. ตรวจสอบว่าคิวรีส่งกลับระเบียนที่คุณต้องการลบ แล้วกด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี

3. เมื่อต้องการเรียกใช้คิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่คิวรีในบานหน้าต่างนําทาง

ด้านบนของหน้า

การลบข้อมูลจากตารางที่เกี่ยวข้อง

ถ้าคุณต้องการลบข้อมูลจากหลายตารางที่สัมพันธ์กัน คุณต้องเปิดใช้งานตัวเลือก Referential Integrity และ ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด สําหรับแต่ละความสัมพันธ์ ซึ่งจะทําให้คิวรีของคุณสามารถลบข้อมูลจากตารางบนด้าน "หนึ่ง" และ "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์ได้ การเตรียมการลบข้อมูลที่เกี่ยวข้องต้องมีการตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:

• กําหนดว่าระเบียนใดอยู่ในด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์ และระเบียนใดอยู่ในด้าน "กลุ่ม"

• ถ้าคุณต้องการลบระเบียนบนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์และระเบียนที่เกี่ยวข้องบนด้าน "กลุ่ม" คุณเปิดใช้งานชุดของกฎที่เรียกว่า Referential Integrity และคุณเปิดใช้งานการลบที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบาย Referential Integrity และวิธีการทํางานทั้งสองอย่าง

• ถ้าคุณต้องการลบระเบียนบนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์เท่านั้น ขั้นแรกให้คุณลบความสัมพันธ์นั้น แล้วลบข้อมูล

ถ้าคุณต้องการเอาข้อมูลออกเฉพาะที่ด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์เท่านั้น คุณสามารถสร้างและเรียกใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนความสัมพันธ์

เมื่อต้องการค้นหาว่าระเบียนใดอยู่บนด้าน "หนึ่ง" และ "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์ บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม ความสัมพันธ์ ให้คลิก ความสัมพันธ์ แท็บ ความสัมพันธ์ จะแสดงตารางในฐานข้อมูลของคุณและความสัมพันธ์ แต่ละความสัมพันธ์จะแสดงเป็นเส้นที่เชื่อมต่อตารางระหว่างเขตข้อมูล

รูปต่อไปนี้แสดงความสัมพันธ์ทั่วไป ความสัมพันธ์ในฐานข้อมูลส่วนใหญ่จะมีด้าน "หนึ่ง" และด้าน "กลุ่ม" ไดอะแกรมความสัมพันธ์แสดงด้าน "หนึ่ง" ที่มีตัวเลขหนึ่ง (1) และด้าน "กลุ่ม" ที่มีสัญลักษณ์อนันต์ (∞)

เมื่อคุณลบระเบียนที่ด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์ คุณจะลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดบนด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์ด้วย อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณลบระเบียนบนด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์ โดยทั่วไปแล้วคุณจะไม่ลบระเบียนบนด้าน "หนึ่ง"

นอกจากนี้ Access จะบังคับใช้ชุดของกฎที่เรียกว่า Referential Integrity โดยอัตโนมัติ กฎเหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าคีย์นอกในฐานข้อมูลมีค่าที่ถูกต้อง Foreign Key คือคอลัมน์ที่มีค่าตรงกับค่าในคอลัมน์คีย์หลักของอีกตารางหนึ่ง

แก้ไขความสัมพันธ์

ทําตามขั้นตอนเหล่านี้เมื่อคุณต้องการลบข้อมูลบนด้าน "หนึ่ง" และ "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์เท่านั้น

1. บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม ความสัมพันธ์ ให้คลิก ความสัมพันธ์

2. คลิกขวาที่ความสัมพันธ์ (เส้น) ที่เชื่อมต่อตารางที่เกี่ยวข้องในการดําเนินการลบ แล้วคลิก แก้ไขความสัมพันธ์ บนเมนูทางลัด

3. ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขความสัมพันธ์ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล่องกาเครื่องหมาย บังคับให้มี Referential Integrity ถูกเลือกอยู่

4. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ลบระเบียนที่เกี่ยวข้อง ทั้งหมด

   หมายเหตุ: การลบระเบียนบนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์จะลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดบนด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์ จนกว่าคุณจะปิดใช้งานคุณสมบัตินี้อีกครั้ง

5. คลิก ตกลง ปิดบานหน้าต่าง ความสัมพันธ์ แล้วไปยังชุดขั้นตอนถัดไป

ลบความสัมพันธ์

1. ถ้าคุณยังไม่ได้ทํา ให้เปิดบานหน้าต่างความสัมพันธ์

2. บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม ความสัมพันธ์ ให้คลิก ความสัมพันธ์

   จดบันทึกเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์เพื่อให้คุณสามารถคืนค่าความสัมพันธ์ได้หลังจากที่คุณลบข้อมูลของคุณ

3. คลิกขวาที่ความสัมพันธ์ (เส้น) ที่เชื่อมต่อตารางที่เกี่ยวข้องกับการดําเนินการลบ แล้วคลิก ลบ บนเมนูทางลัด

ด้านบนของหน้า

ตัวอย่างเกณฑ์สําหรับคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการเกณฑ์ตัวอย่างบางเกณฑ์ที่คุณสามารถใช้ในคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเมื่อคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลบเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการลบออกแล้ว ตัวอย่างเหล่านี้บางตัวอย่างใช้อักขระตัวแทน

ด้านบนของหน้า

เพราะเหตุใดฉันจึงเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดนี้ และฉันจะแก้ไขได้อย่างไร

ถ้าคุณสร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูลโดยใช้หลายตาราง และคุณสมบัติ ระเบียนที่ไม่ซ้ํากัน ของคิวรีถูกตั้งค่าเป็น ไม่ Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด ไม่สามารถลบออกจากตารางที่ระบุ ได้เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถาม

เมื่อต้องการแก้ปัญหานี้ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ระเบียนที่ไม่ซ้ำกัน ของคิวรีเป็น ใช่

1. เปิดคิวรีแบบใช้ลบข้อมูลในมุมมองออกแบบ

2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติของคิวรีไม่ได้เปิดอยู่ ให้กด F4 เพื่อเปิดแผ่นคุณสมบัติดังกล่าว

3. คลิกที่ตัวออกแบบคิวรีเพื่อแสดงคุณสมบัติคิวรี (แทนการแสดงคุณสมบัติเขตข้อมูล)

4. ในแผ่นคุณสมบัติของคิวรี ให้ไปที่คุณสมบัติ ระเบียนที่ไม่ซ้ำกัน แล้วตั้งค่าเป็น ใช่

การหยุดโหมดปิดใช้งานจากการบล็อกคิวรี

ตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณเปิดฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปที่คุณไม่ได้เลือกให้เชื่อถือหรือไม่ได้อยู่ในตําแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ Access จะบล็อกคิวรีการดําเนินการทั้งหมดไม่ให้ทํางาน

ถ้าคุณลองเรียกใช้คิวรีแอคชันและดูเหมือนว่าไม่มีสิ่งใดเกิดขึ้น ให้ตรวจสอบข้อความต่อไปนี้บนแถบสถานะ Access:

การกระทำหรือเหตุการณ์นี้ถูกบล็อกโดยโหมดปิดใช้งาน

เมื่อคุณเห็นข้อความนั้น ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเปิดใช้งานเนื้อหาที่ถูกบล็อก:

• บนแถบข้อความ คําเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัย ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหา แล้วเรียกใช้คิวรีของคุณอีกครั้ง

ด้านบนของหน้า