การกรองเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการดูเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงในฐานข้อมูล Access คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อแสดงระเบียนที่ระบุในฟอร์ม รายงาน คิวรี หรือแผ่นข้อมูล หรือเพื่อพิมพ์เฉพาะบางระเบียนจากรายงาน ตาราง หรือคิวรี เมื่อใช้ตัวกรอง คุณจะสามารถจํากัดข้อมูลในมุมมองได้โดยไม่เปลี่ยนแปลงการออกแบบของวัตถุต้นแบบ
ในบทความนี้
วิธีที่ตัวกรองมีประโยชน์
เนื่องจากมุมมองที่คุณได้รับหลังจากที่คุณนําตัวกรองไปใช้จะมีเฉพาะระเบียนที่มีค่าที่คุณเลือกไว้ ข้อมูลที่เหลือจะยังคงซ่อนอยู่จนกว่าคุณจะล้างตัวกรอง
หมายเหตุ: คอลัมน์ในแผ่นข้อมูลและตัวควบคุมในแบบฟอร์มและรายงานที่ผูกกับนิพจน์ไม่สนับสนุนการกรอง
มีตัวกรองหลายชนิดและบางชนิดใช้งานง่ายและถอดออกได้ Access มีตัวกรองทั่วไปบางตัวที่มีอยู่แล้วภายในทุกมุมมอง ความพร้อมใช้งานของคําสั่งตัวกรองจะขึ้นอยู่กับชนิดและค่าของเขตข้อมูล
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูระเบียนของบุคคลที่วันเกิดอยู่ในเดือนที่ระบุ ให้คลิกคอลัมน์ วันเกิด บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ตัวกรอง แล้วคลิก ตัวกรองวันที่ ในกล่องโต้ตอบ แล้วเลือกช่วงเวลาที่ต้องการ
1. ตัวกรองที่พร้อมใช้งานสําหรับคุณจะขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลในคอลัมน์ที่เลือก
2. ตัวกรอง วันที่ทั้งหมดในรอบระยะเวลา จะละเว้นส่วนวันและปีของค่าวันที่
ในมุมมองที่กรองแล้วนี้ คุณจะเห็นเฉพาะระเบียนที่ส่วนเดือนของเขตข้อมูล BirthDate ถูกตั้งค่าเป็น เมษายน
1. ไอคอนตัวกรองในส่วนหัวของคอลัมน์และแถบตัวนําทางระเบียนระบุว่ามุมมองปัจจุบันถูกกรองบนคอลัมน์ BirthDate
2. ในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อคุณโฮเวอร์ เมาส์ เหนือส่วนหัวของคอลัมน์ คุณจะเห็นเกณฑ์ตัวกรองปัจจุบัน
หมายเหตุ: เมื่อคุณนําตัวกรองไปใช้กับคอลัมน์ที่ถูกกรองอยู่แล้ว ตัวกรองก่อนหน้าจะถูกเอาออกโดยอัตโนมัติ แม้ว่าตัวกรองเดียวจะมีผลกับเขตข้อมูลในแต่ละครั้ง แต่คุณสามารถระบุตัวกรองที่แตกต่างกันสําหรับแต่ละเขตข้อมูลในมุมมองได้
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูชื่อของที่ติดต่อที่อาศัยอยู่ในสหราชอาณาจักรซึ่งมีวันเกิดอยู่ในเดือนเมษายน คุณสามารถกรองตารางที่ติดต่อบนเขตข้อมูล CountryRegion และเขตข้อมูล BirthDate ได้ด้วย เมื่อคุณกรองหลายเขตข้อมูลในมุมมองเดียว ตัวกรองจะถูกรวมโดยใช้ตัวดําเนินการ AND ดังนี้
CountryRegion = UK AND month of BirthDate = เมษายน
เมื่อต้องการเปลี่ยนกลับไปเป็นมุมมองที่ไม่มีการกรอง ให้เอาตัวกรองออก การเอาตัวกรองออกชั่วคราวจะเป็นการเอาตัวกรองออกจากมุมมองชั่วคราว เพื่อให้คุณสามารถสลับกลับไปยังมุมมองเดิมที่ไม่มีการกรองได้
เมื่อต้องการสลับระหว่างมุมมองที่ถูกกรองและไม่มีการกรอง: ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก สลับตัวกรอง
เมื่อต้องการเอาตัวกรองออกจากมุมมองอย่างถาวร ให้ล้างตัวกรอง เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการล้างตัวกรอง ให้ดูส่วน ล้างตัวกรอง
การตั้งค่าตัวกรองจะยังคงมีผลจนกว่าคุณจะปิดวัตถุ แม้ว่าคุณจะสลับไปยังมุมมองอื่นของวัตถุก็ตาม กล่าวอีกนัยหนึ่ง ถ้าคุณกรองฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูล การตั้งค่าตัวกรองจะยังคงมีผลแม้ว่าคุณจะสลับไปยังมุมมองฟอร์มหรือมุมมองเค้าโครง และจะยังคงมีผลอยู่จนกว่าคุณจะปิดฟอร์ม ถ้าคุณบันทึกวัตถุในขณะที่ตัวกรองถูกนําไปใช้ ตัวกรองนั้นจะพร้อมใช้งานในครั้งถัดไปที่คุณเปิดวัตถุนั้น เมื่อต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับการบันทึกตัวกรอง ให้ดูส่วน บันทึกตัวกรอง ในบทความนี้
เลือกและใช้ชนิดตัวกรอง
คุณสามารถเลือกจากตัวกรองพร้อมใช้งานหลายตัวสําหรับชนิดข้อมูล ตัวกรองเหล่านี้จะพร้อมใช้งานเป็นคําสั่งเมนูในมุมมองต่อไปนี้: แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน และเค้าโครง นอกจากตัวกรองเหล่านี้แล้ว คุณยังสามารถกรองฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลโดยการกรอกฟอร์ม (เรียกว่า กรองตามฟอร์ม)
ถ้าคุณต้องการความยืดหยุ่นเพิ่มเติม และถ้าคุณสะดวกในการเขียนนิพจน์ คุณสามารถสร้างตัวกรองของคุณเองโดยใช้ตัวเลือกบนแท็บ กรอง เอกสาร
เลือกจากตัวกรองชนิดต่อไปนี้:
ตัวกรองทั่วไป: เมื่อต้องการกรองหาค่าเฉพาะหรือช่วงของค่า
กรองตามส่วนที่เลือก: เมื่อต้องการกรองแถวทั้งหมดในตารางที่มีค่าที่ตรงกับค่าที่เลือกในแถวโดยการกรองมุมมองแผ่นข้อมูล
กรองตามฟอร์ม เมื่อต้องการกรองหลายเขตข้อมูลในฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล หรือถ้าคุณกําลังพยายามค้นหาระเบียนที่เฉพาะเจาะจง
ตัวกรองขั้นสูง: เมื่อต้องการกรองชนิดที่คุณกําหนดเกณฑ์ตัวกรองแบบกําหนดเอง
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคําสั่งตัวกรองในมุมมองใดๆ ผู้ออกแบบฟอร์มหรือฐานข้อมูลอาจปิดใช้งานการกรอง โปรดติดต่อผู้ออกแบบเพื่อขอรับความช่วยเหลือเพิ่มเติม
ตัวกรองทั่วไป
ยกเว้นเขตข้อมูลวัตถุ OLE และเขตข้อมูลที่แสดงค่าจากการคํานวณ ชนิดเขตข้อมูลทั้งหมดมีตัวกรองทั่วไป รายการของตัวกรองที่พร้อมใช้งานจะขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลและค่าของเขตข้อมูลที่เลือก
คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการกรอง เมื่อต้องการกรองหลายคอลัมน์หรือตัวควบคุมหลายรายการ คุณต้องเลือกและกรองแต่ละคอลัมน์หรือตัวควบคุมแยกต่างหาก หรือใช้ตัวเลือกตัวกรองขั้นสูง ดูส่วน กรองตามฟอร์ม และ ตัวกรองขั้นสูง ในบทความนี้สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูตัวกรองที่พร้อมใช้งานสําหรับเขตข้อมูล BirthDate บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ตัวกรอง
1. เมื่อต้องการกรองค่าที่ระบุ ให้ใช้รายการกล่องกาเครื่องหมาย รายการจะแสดงค่าทั้งหมดที่แสดงอยู่ในเขตข้อมูลในปัจจุบัน
2. เมื่อต้องการกรองช่วงของค่า ให้คลิกหนึ่งในตัวกรองเหล่านี้ แล้วระบุค่าที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูวันเกิดที่อยู่ระหว่างวันที่ปัจจุบันและจุดสิ้นสุดของปี ให้คลิก ระหว่าง แล้วระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่เหมาะสมในกล่องโต้ตอบ ระหว่าง เมื่อต้องการดูวันเกิดทั้งหมดที่ตรงกับวันที่ที่ระบุ ให้คลิกวันที่และวันเกิดทั้งหมดที่ตรงกับวันที่ที่ระบุนั้นจะแสดงขึ้น
โปรดทราบว่าค่าในฟิลด์วันที่มีผลกระทบกับรายการของตัวกรองเฉพาะชนิด ถ้าค่าวันที่ล่าสุดในเขตข้อมูลวันที่อยู่ภายในสองปีที่ผ่านมา คุณจะเห็นรายการตัวกรองที่ยาวและละเอียดมากขึ้น ถ้าไม่มีวันที่ในเขตข้อมูลที่มีอายุน้อยกว่าสองปี คุณจะเห็นรายการตัวกรองที่สั้นกว่า
หมายเหตุ: ตัวกรองเฉพาะชนิดจะไม่พร้อมใช้งานสําหรับเขตข้อมูลใช่/ไม่ใช่ วัตถุ OLE และสิ่งที่แนบมา รายการค่าไม่พร้อมใช้งานสําหรับเขตข้อมูลข้อความยาว หรือสําหรับเขตข้อมูลที่มี Rich Text
นําตัวกรองทั่วไปไปใช้
-
เปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้: แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ให้ตรวจสอบว่าไอคอน ไม่มี การกรอง หรือ ไม่มีตัวกรอง สีจาง ปรากฏอยู่
เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเอาตัวกรองทั้งหมดสําหรับวัตถุใดวัตถุหนึ่งออก บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด
-
คลิกที่ใดก็ได้ในคอลัมน์หรือตัวควบคุมที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการกรอง และบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ตัวกรอง
เมื่อต้องการนําตัวกรองทั่วไปไปใช้: ชี้ไปที่ ตัวกรองข้อความ (หรือ ตัวเลข หรือ วันที่) แล้วคลิกตัวกรองที่คุณต้องการ ตัวกรอง เช่น เท่ากับ และ ระหว่าง พร้อมท์ให้คุณใส่ค่าที่จําเป็น
เคล็ดลับ: อักขระบางตัว เช่น *, % และ ? จะมีความหมายพิเศษเมื่อถูกระบุในกล่องข้อความตัวกรอง ตัวอย่างเช่น * จะแทนสตริงของอักขระ ดังนั้นสตริง a* จะตรงกับสตริงที่ขึ้นต้นด้วย a และไม่เพียงแต่สตริงสัญพจน์ a* เมื่อต้องการเพิกเฉยต่อความหมายพิเศษของอักขระ ให้ใส่ไว้ในวงเล็บเหลี่ยม [] ดังนี้: a[*] ฐานข้อมูลที่ใช้มาตรฐาน ANSI-89 treat *, ?, [, ], , -, และ # เป็นอักขระพิเศษ ฐานข้อมูลที่ใช้มาตรฐาน ANSI-92 treat %, _, [, ], ^ และ - เป็นอักขระพิเศษ คุณสามารถใช้มาตรฐานกับ Access แต่คุณไม่สามารถผสมมาตรฐานทั้งสองได้ (เช่น ?a*) ในบางนิพจน์
เมื่อต้องการนําตัวกรองไปใช้โดยยึดตามค่าเขตข้อมูล ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากค่าที่คุณไม่ต้องการกรอง แล้วคลิก ตกลง
เมื่อต้องการกรองค่าในรายการแบบยาวเพียงหนึ่งค่าหรือเพียงไม่กี่ค่า ก่อนอื่นให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย (เลือกทั้งหมด) จากนั้นเลือกค่าที่คุณต้องการ
เมื่อต้องการกรองหาค่า Null (ค่า Null จะระบุว่าไม่มีข้อมูล) ในเขตข้อมูลข้อความ ตัวเลข และวันที่: ในรายการกล่องกาเครื่องหมาย ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย (เลือกทั้งหมด) แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจาก (ว่าง)
กรองตามสิ่งที่เลือก
เมื่อต้องการดูแถวทั้งหมดในตารางที่มีค่าที่ตรงกับค่าในแถว คุณสามารถกรองมุมมองแผ่นข้อมูลได้อย่างรวดเร็วด้วยการเลือกค่าที่ระบุ แล้วคลิกคําสั่ง ส่วนที่เลือก รายการดรอปดาวน์จะแสดงตัวเลือกการกรองที่พร้อมใช้งาน ตัวเลือกเหล่านี้จะแตกต่างกัน โดยขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของค่าที่เลือก อีกวิธีหนึ่งในการเข้าถึงตัวเลือกตัวกรองการเลือกคือการคลิกขวาที่เซลล์ที่ระบุ
ตัวอย่างเช่น ถ้าค่า 21/2/1967 ถูกเลือกไว้ในเขตข้อมูล BirthDate บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ส่วนที่เลือก เพื่อแสดงตัวกรองตามคําสั่งการเลือก แล้วเลือกตัวเลือกการกรองของคุณ
รายการของคําสั่งยังขึ้นอยู่กับจํานวนของค่าที่เลือก ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกเฉพาะอักขระบางตัวในค่า คุณจะเห็นรายการคําสั่งต่างๆ โดยขึ้นอยู่กับส่วนของเขตข้อมูลที่คุณเลือก
1. กรองโดยใช้จุดเริ่มต้นของค่าเขตข้อมูล...
2. ... ตรงกลางของค่าเขตข้อมูล...
3. ... หรือจุดสิ้นสุดของค่าเขตข้อมูล
หมายเหตุ: การกรองส่วนที่เลือกบางส่วนไม่พร้อมใช้งานสําหรับเขตข้อมูลแบบหลายค่า คําสั่ง การเลือก ไม่พร้อมใช้งานสําหรับสิ่งที่แนบมา
เมื่อต้องการเอาตัวกรองออก บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก สลับตัวกรอง หรือคลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด
นําตัวกรองไปใช้โดยยึดตามส่วนที่เลือก
-
เปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้: แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ให้ตรวจสอบว่าไอคอน ไม่มี การกรอง หรือ ไม่มีตัวกรอง สีจาง ปรากฏอยู่
-
ย้ายไปยังระเบียนที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหนึ่งของตัวกรอง แล้วคลิกภายในคอลัมน์ (ในมุมมองแผ่นข้อมูล) หรือตัวควบคุม (ในมุมมองฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง)
เมื่อต้องการกรองตามส่วนที่เลือกบางส่วน เลือกอักขระที่คุณต้องการ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ส่วนที่เลือก แล้วคลิกตัวกรองที่คุณต้องการนําไปใช้
กรองตามฟอร์ม
ตัวกรองนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการกรองหลายเขตข้อมูลในฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล หรือถ้าคุณกําลังพยายามค้นหาระเบียนที่เฉพาะเจาะจง Access จะสร้างฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลเปล่าที่คล้ายกับฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลเดิม แล้วทําให้คุณสามารถทําเขตข้อมูลต่างๆ ให้เสร็จสมบูรณ์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว Access จะค้นหาระเบียนที่มีค่าที่ระบุ
หมายเหตุ: คุณไม่สามารถระบุค่าเขตข้อมูลสําหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่าโดยใช้ตัวกรองตามฟอร์ม หรือสําหรับเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลข้อความยาว ไฮเปอร์ลิงก์ ใช่/ไม่ใช่ หรือวัตถุ OLE แม้ว่าคุณจะสามารถระบุค่าสําหรับเขตข้อมูลอื่นๆ ในชุดระเบียนได้
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการค้นหาระเบียนลูกค้าทั้งหมดที่ตําแหน่งเจ้าของของผู้ติดต่อ และบุคคลนั้นอยู่ในพอร์ตแลนด์หรือใน Eugene ให้เปิดแผ่นข้อมูลลูกค้าหรือฟอร์ม และบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก กรองตามฟอร์ม
ใส่ชุดของค่าชุดแรก แล้วคลิกแท็บ หรือ ที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูลหรือฟอร์ม แล้วใส่ชุดของค่าถัดไป โปรดทราบว่า ถ้าคุณต้องการให้ค่าเขตข้อมูลทํางานเป็นตัวกรองโดยอิสระจากค่าเขตข้อมูลอื่นๆ คุณต้องใส่ค่านั้นบนแท็บ ค้นหา และแต่ละแท็บ หรือ แต่ละแท็บ หรือ แสดงชุดค่าตัวกรองสํารอง
เมื่อต้องการดูเฉพาะระเบียนที่ตรงกับข้อมูลป้อนเข้าของคุณ ให้ทําดังนี้ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก สลับตัวกรอง
นําตัวกรองไปใช้โดยการกรอกฟอร์ม
-
เปิดตารางหรือคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มในมุมมองฟอร์ม
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ให้ตรวจสอบว่าไอคอน ไม่มี การกรอง หรือ ไม่มีตัวกรอง สีจาง ปรากฏอยู่
-
บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก กรองตามฟอร์ม บนเมนูทางลัด
-
ขึ้นอยู่กับว่าคุณกําลังทํางานในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือในมุมมองฟอร์ม ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
มุมมองแผ่นข้อมูล: คลิกแถวแรกในคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง คลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วเลือกค่า เมื่อต้องการเพิ่มค่าเพิ่มเติม เพียงคลิกแท็บ หรือ ที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูลแล้วเลือกค่าอื่น
มุมมองฟอร์ม: คลิกลูกศรที่ปรากฏในตัวควบคุม แล้วเลือกค่าที่จะกรอง เมื่อต้องการเพิ่มค่าเพิ่มเติม ให้คลิกแท็บ หรือ ที่ด้านล่างของฟอร์ม แล้วเลือกค่าอื่น
เคล็ดลับ: คุณไม่สามารถระบุค่าเขตข้อมูลสําหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่าได้โดยใช้ตัวกรองตามฟอร์ม แต่คุณสามารถระบุค่าสําหรับเขตข้อมูลที่ไม่มีหลายค่าในชุดระเบียนได้
-
เมื่อต้องการระบุรายการของค่าที่เป็นไปได้สําหรับเขตข้อมูล ให้ใช้ตัวดําเนินการ หรือ ตัวอย่างเช่น ระบุ "Portland" หรือ "Oregon" ในเขตข้อมูล City เพื่อกรองระเบียนที่มีค่าใดค่าหนึ่ง
-
เมื่อต้องการกรองตามสถานะของตัวควบคุม เช่น กล่องกาเครื่องหมายหรือปุ่ม ให้คลิกตัวควบคุมเพื่อให้อยู่ในสถานะที่คุณต้องการ เมื่อต้องการส่งกลับตัวควบคุมไปยังตําแหน่งที่เป็นกลาง เพื่อไม่ให้ตัวควบคุมนั้นเป็นเกณฑ์ในการกรองระเบียน ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวควบคุมนั้นไม่พร้อมใช้งาน (ปรากฏเป็นสีจาง)
-
เมื่อต้องการกรองสําหรับระเบียนที่มีค่า Null (หายไป) ไม่ใช่ Null ว่างเปล่า (ค่าว่างหรือ "") หรือค่าที่ไม่ว่าง ให้พิมพ์ Is Null, Is Not Null, "" หรือ Not "" ในเขตข้อมูล
-
-
ถ้าคุณต้องการระบุเกณฑ์สํารองสองชุด ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูเฉพาะชื่อของที่ติดต่อที่ค่า CountryRegion คือ USA และวันเกิดอยู่ในเดือนเมษายน คุณสามารถเลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
เมื่อต้องการเรียกใช้ระเบียนทั้งหมดที่ตรงกับชุดเงื่อนไขชุดใดชุดหนึ่งของหลายชุด ให้ระบุเกณฑ์โดยการใส่ชุดของเงื่อนไขชุดแรก คลิกแท็บ หรือ แล้วใส่ชุดเงื่อนไขถัดไป โปรดทราบว่า ถ้าคุณต้องการให้ค่าเขตข้อมูลทํางานเป็นตัวกรองโดยอิสระจากค่าเขตข้อมูลอื่นๆ คุณต้องใส่ค่านั้นบนแท็บ ค้นหา และแต่ละแท็บ หรือ กล่าวอีกนัยหนึ่ง แท็บ ค้นหา และแต่ละแท็บ หรือ จะแสดงชุดค่าตัวกรองสํารอง
-
โปรดทราบว่าทุกครั้งที่คุณเพิ่มเกณฑ์เขตข้อมูลลงในแท็บ หรือ Access จะสร้างแท็บ หรือ อีกแท็บหนึ่ง ซึ่งช่วยให้คุณสามารถระบุเกณฑ์ "หรือ" ได้หลายเกณฑ์ ตัวกรองจะส่งกลับระเบียนใดๆ ที่มีค่าทั้งหมดที่ระบุบนแท็บ ค้นหา หรือค่าทั้งหมดที่ระบุบนแท็บ หรือ แท็บ หรือ แรก หรือค่าทั้งหมดที่ระบุบนแท็บ หรือ อื่นๆ
-
เมื่อต้องการเอาตัวกรองออกและแสดงระเบียนทั้งหมด ให้คลิก สลับตัวกรอง อีกครั้ง
เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนตัวกรองตามฟอร์ม ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก กรองตามฟอร์ม อีกครั้ง ชุดเงื่อนไขตัวกรองปัจจุบันจะแสดงขึ้น
ตัวกรองขั้นสูง
ในบางครั้ง คุณอาจต้องการนําตัวกรองที่เป็นชนิดตัวกรองขั้นสูงไปใช้ และคุณอาจต้องเขียนเกณฑ์ตัวกรองด้วยตัวคุณเอง ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการค้นหาระเบียนที่มีวันที่เกิดขึ้นในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมาหรือหกเดือนที่ผ่านมา
การใช้ตัวกรองขั้นสูงจําเป็นต้องมีการเขียนนิพจน์ นิพจน์จะคล้ายกับสูตรใน Excel และกับเกณฑ์ที่คุณระบุเมื่อออกแบบคิวรี
ตัวอย่างหนึ่งที่คุณอาจใช้ตัวกรองขั้นสูงคือ การค้นหาชื่อของที่ติดต่อที่มีวันเกิดเกิดขึ้นในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมา หลังจากที่คุณใช้ตัวกรองขั้นสูง คุณสามารถจํากัดผลลัพธ์ไว้ที่ผลลัพธ์ที่มีประเทศ/ภูมิภาคเป็นสหรัฐอเมริกาเพิ่มเติมได้
นําตัวกรองขั้นสูงไปใช้
-
เปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้: แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองยังไม่ได้ถูกกรอง บนแถบนําทางระเบียน ให้ตรวจสอบว่า ไม่มีตัวกรอง ปรากฏเป็นสีจาง (ไม่พร้อมใช้งาน) ถ้าแถบตัวนําทางระเบียนไม่สามารถมองเห็นได้ ให้คลิก ขั้นสูง ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง บนแท็บ หน้าแรก แล้วคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด (ถ้า ล้างตัวกรองทั้งหมด ปรากฏเป็นสีจาง จะไม่มีตัวกรองมีผล)
-
บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ตัวกรอง/เรียงลําดับขั้นสูง บนเมนูทางลัด
-
เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการกรองไปยังเส้นตาราง
-
ในแถว เกณฑ์ ของแต่ละเขตข้อมูล ให้ระบุเกณฑ์ เกณฑ์จะถูกนําไปใช้เป็นชุด และเฉพาะระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์ทั้งหมดในแถว เกณฑ์ เท่านั้นที่จะแสดงขึ้น เมื่อต้องการระบุเกณฑ์สํารองสําหรับเขตข้อมูลเดียว ให้พิมพ์เกณฑ์แรกในแถว เกณฑ์ และเกณฑ์ที่สองในแถว หรือ และอื่นๆ
เคล็ดลับ:
-
ทั้งชุดของเกณฑ์ในแถว หรือ จะถูกนําไปใช้เป็นทางเลือกแทนชุดเกณฑ์ในแถว เกณฑ์ เกณฑ์ใดๆ ที่คุณต้องการนําไปใช้สําหรับทั้งชุดของเกณฑ์จะต้องพิมพ์ทั้งในแถว เกณฑ์ และแถว หรือ คลิก สลับตัวกรอง เพื่อดูแถวที่กรองแล้ว
-
วิธีที่ดีในการเรียนรู้การเขียนเกณฑ์คือการใช้ตัวกรองทั่วไปหรือตัวกรองโดยยึดตามการเลือกที่สร้างผลลัพธ์ที่ใกล้เคียงกับสิ่งที่คุณกําลังค้นหา จากนั้น เมื่อตัวกรองถูกนําไปใช้กับมุมมอง ให้แสดงแท็บ วัตถุตัวกรอง
-
คําสั่งพิเศษบนแท็บ กรองเอกสาร
มีคําสั่งพิเศษสองคําสั่งที่พร้อมให้คุณใช้งานบนแท็บ กรอง เอกสาร เมื่อคุณคลิกขวาที่ใดก็ได้เหนือเส้นตารางออกแบบบนแท็บ คําสั่ง โหลดจากคิวรี และ บันทึกเป็นคิวรี จะพร้อมใช้งานบนเมนูทางลัด
คําสั่ง โหลดจากคิวรี จะโหลดการออกแบบของคิวรีที่เลือกลงในตาราง การทําเช่นนี้จะช่วยให้คุณใช้เกณฑ์คิวรีเป็นเกณฑ์ตัวกรองได้
คําสั่ง บันทึกเป็นคิวรี ช่วยให้คุณบันทึกการตั้งค่าตัวกรองเป็นคิวรีใหม่ได้
เอาตัวกรองออก หรือนำกลับมาใช้ใหม่
เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองข้อมูลที่ไม่มีการกรอง ให้เอาตัวกรองออกโดยการคลิก กรอง บนแถบตัวนําทางระเบียนเพื่อแปลงกลับเป็นมุมมองแบบเต็ม
เมื่อคุณลบตัวกรองปัจจุบันออก ตัวกรองจะถูกเอาออกจากฟิลด์ทั้งหมดในมุมมองชั่วคราว ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณนําตัวกรองบนเขตข้อมูล CountryRegion และ BirthDate ไปใช้ก่อน แล้วเอาตัวกรองออก คุณจะเห็นระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง
เมื่อต้องการนําตัวกรองล่าสุดไปใช้ใหม่ ให้คลิก ไม่มีการกรอง บนแถบนําทางระเบียน
ล้างตัวกรอง
ล้างตัวกรองเมื่อคุณไม่ต้องการแล้ว การล้างตัวกรองจะลบตัวกรองออกจากมุมมอง และคุณไม่สามารถนําตัวกรองนั้นไปใช้ใหม่ได้โดยการคลิก ไม่มีการกรอง บนแถบสถานะ คุณสามารถล้างตัวกรองเดียวจากเขตข้อมูลเดียว หรือล้างตัวกรองทั้งหมดจากเขตข้อมูลทั้งหมดในมุมมอง
-
เมื่อต้องการล้างตัวกรองเดียวออกจากเขตข้อมูลเดียว: ให้คลิกขวาที่คอลัมน์หรือตัวควบคุมที่ถูกกรอง แล้วคลิก ล้างตัวกรองออกจากชื่อเขตข้อมูล
-
เมื่อต้องการล้างตัวกรองทั้งหมดออกจากเขตข้อมูลทั้งหมด บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลําดับ & ตัวกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด บนเมนูทางลัด
บันทึกตัวกรองข้อมูล
การบันทึกตัวกรองอาจเป็นประโยชน์ถ้าคุณจะใช้ตัวกรองนั้นอีกครั้ง การตั้งค่าตัวกรองที่มีผลในเวลาที่คุณปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานจะถูกบันทึกพร้อมกับวัตถุโดยอัตโนมัติ และจะพร้อมใช้งานสําหรับการนํากลับมาใช้ใหม่ อย่างไรก็ตาม ตามค่าเริ่มต้น การตั้งค่าตัวกรองจะไม่ถูกนําไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดวัตถุในครั้งถัดไป
เพื่อให้แน่ใจว่าตัวกรองปัจจุบันจะถูกนําไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานในครั้งถัดไป จากแผ่นคุณสมบัติของวัตถุ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ FilterOnLoad ของวัตถุเป็น ใช่ คุณสมบัติ FilterOnLoad จะถูกนําไปใช้ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดวัตถุ เมื่อใดก็ตามที่คุณเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้ คุณต้องปิดวัตถุแล้วเปิดอีกครั้งเพื่อนําการตั้งค่าใหม่ไปใช้
หมายเหตุ: การตั้งค่าคุณสมบัติ FilterOnLoad จะถูกนําไปใช้เมื่อโหลดวัตถุเท่านั้น การตั้งค่าคุณสมบัตินี้สําหรับวัตถุในมุมมองออกแบบ แล้วสลับไปยังมุมมองอื่นจะไม่ทําให้การตั้งค่าถูกนําไปใช้ คุณต้องปิดและเปิดวัตถุอีกครั้งเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าคุณสมบัติ FilterOnLoad มีผล