บทความนี้จะอธิบายวิธีการตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับเขตข้อมูลตารางหรือตัวควบคุมบนฟอร์มในฐานข้อมูล Access ค่าเริ่มต้นที่คุณตั้งค่าจะปรากฏในเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมเมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างระเบียนใหม่ในฐานข้อมูลของคุณ
ในบทความนี้
ทําความเข้าใจค่าเริ่มต้น
คุณสามารถเพิ่มค่าเริ่มต้นให้กับเขตข้อมูลตารางหรือตัวควบคุมฟอร์มเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการให้ Access ใส่ค่าในระเบียนใหม่โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้ Access เพิ่มวันที่ปัจจุบันลงในคําสั่งซื้อใหม่ได้เสมอ
โดยทั่วไปแล้ว คุณจะเพิ่มค่าเริ่มต้นให้กับเขตข้อมูลตารางของคุณ คุณสามารถเพิ่มค่าโดยการเปิดตารางในมุมมองออกแบบ แล้วใส่ค่าในคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น สําหรับเขตข้อมูล ถ้าคุณตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับเขตข้อมูลตาราง Access จะนําค่าของคุณไปใช้กับตัวควบคุมใดๆ ที่คุณยึดตามเขตข้อมูลนั้น ถ้าคุณไม่ได้ผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูลตาราง หรือคุณลิงก์ไปยังข้อมูลในตารางอื่น ให้คุณตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับตัวควบคุมฟอร์มของคุณเอง
คุณสามารถตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับเขตข้อมูลตารางที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลข้อความสั้น ข้อความยาว ตัวเลข วันที่/เวลา สกุลเงิน ใช่/ไม่ใช่ และ ไฮเปอร์ลิงก์ ได้ ถ้าคุณไม่ใส่ค่า เขตข้อมูลจะยังคงเป็น Null (ว่าง) จนกว่าคุณจะใส่ค่า หลังจากที่คุณกําหนดค่าเริ่มต้นแล้ว Access จะนําค่านั้นไปใช้กับระเบียนใหม่ที่คุณเพิ่ม ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนค่าในระเบียนจากค่าเริ่มต้นเป็นค่าอื่นได้ เว้นแต่ว่ากฎการตรวจสอบจะห้ามไว้
ตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับเขตข้อมูลตาราง
เมื่อคุณตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับเขตข้อมูลตาราง ตัวควบคุมใดๆ ที่คุณผูกกับเขตข้อมูลนั้นจะแสดงค่าเริ่มต้น
ตั้งค่าเริ่มต้น
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ
-
เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
-
บนแท็บ ทั่วไป ให้พิมพ์ค่าในกล่องคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น
ค่าที่คุณใส่จะขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลที่ตั้งค่าไว้สําหรับเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์ =Date() เพื่อแทรกวันที่ปัจจุบันในเขตข้อมูลวันที่/เวลา สําหรับตัวอย่างของค่าเริ่มต้น ให้ดูที่ ตัวอย่างของค่าเริ่มต้น ในบทความนี้
-
บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
การตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับตัวควบคุม
โดยทั่วไปแล้ว คุณจะตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับตัวควบคุมเฉพาะเมื่อคุณไม่ได้ผูกตัวควบคุมนั้นเข้ากับเขตข้อมูลตาราง หรือเมื่อคุณลิงก์ไปยังข้อมูลในตารางอื่น
ตั้งค่าเริ่มต้น
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ
-
คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก คุณสมบัติ หรือกด F4
-
คลิกแท็บ ทั้งหมด ในแผ่นคุณสมบัติ ค้นหาคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น แล้วใส่ค่าเริ่มต้นของคุณ
-
กด CTRL+S เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
ตั้งค่าแถวเริ่มต้นสําหรับกล่องรายการหรือกล่องคําสั่งผสม
ตามค่าเริ่มต้น ตัวควบคุมกล่องรายการและกล่องคําสั่งผสมจะแสดงรายการสองชนิด: รายการค่าและรายการการค้นหา รายการค่าคือรายการที่กําหนดค่าตายตัวของรายการที่อยู่ในคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว ของกล่องรายการหรือตัวควบคุมกล่องคําสั่งผสม ในทางตรงกันข้าม รายการการค้นหาจะใช้ข้อมูลจากเขตข้อมูลการค้นหา (เขตข้อมูลที่ใช้คิวรีเพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากตารางอื่น) แล้วโหลดข้อมูลนั้นลงในตัวควบคุมกล่องคําสั่งผสม
สําหรับรายการค่าและรายการการค้นหา คุณสามารถระบุได้ว่ารายการใดจะปรากฏตามค่าเริ่มต้น แต่คุณทําตามขั้นตอนที่แตกต่างกันสําหรับรายการแต่ละชนิด ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับรายการค่าและรายการการค้นหา
ตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับรายการค่า
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ
-
คลิกขวาที่กล่องรายการหรือตัวควบคุมกล่องข้อความ แล้วคลิก คุณสมบัติ หรือกด F4
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว มีรายการค่า รายการในรายการค่าจะล้อมรอบด้วยเครื่องหมายอัญประกาศคู่ และคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค ตัวอย่างเช่น คุณอาจเห็นรายการดังนี้: "ดี";" Fair";" จน"
-
ถ้าคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว มีคิวรี (สตริงข้อความที่ขึ้นต้นด้วย SELECT) ให้ไปที่ขั้นตอนชุดถัดไป
-
ในกล่องคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ให้พิมพ์ดังต่อไปนี้
[control_name] ItemData(n)
ในกรณีนี้ control_name คือชื่อของตัวควบคุมกล่องรายการหรือกล่องคําสั่งผสม และ n คือหมายเลขของรายการที่คุณต้องการทําให้เป็นค่าเริ่มต้น ถ้าคุณไม่ทราบชื่อของตัวควบคุม ให้ดูที่ค่าในคุณสมบัติ ชื่อ ที่อยู่ที่ด้านบนของแผ่นคุณสมบัติ
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตัวควบคุมกล่องคําสั่งผสมที่ชื่อ ว่า เจ้าของ และคุณต้องการใช้ค่าที่สามในรายการเป็นค่าเริ่มต้น คุณพิมพ์สิ่งต่อไปนี้ในกล่องคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น :
[เจ้าของ] ItemData(2)
คุณพิมพ์ 2 แทน 3 เนื่องจาก ItemData เป็นแบบศูนย์ ซึ่งหมายความว่าจะเริ่มนับที่ศูนย์ ไม่ใช่จํานวนหนึ่ง
-
บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ แล้วสลับกลับไปยังมุมมองฟอร์ม ค่าเริ่มต้นที่คุณเลือกควรปรากฏในรายการหรือกล่องคําสั่งผสมเมื่อคุณเพิ่มระเบียนลงในฐานข้อมูลของคุณ
ตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับรายการการค้นหา
-
เปิดตารางที่มีข้อมูลต้นฉบับสําหรับเขตข้อมูลการค้นหาของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
โปรดสังเกตค่าคีย์ที่เชื่อมโยงกับรายการที่คุณต้องการทําให้เป็นค่าเริ่มต้น
หมายเหตุ: ตามค่าเริ่มต้น Access จะซ่อนเขตข้อมูลคีย์หลักและ Foreign Key ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูลคีย์ ให้คลิกขวาที่เซลล์ใดๆ ในแถวส่วนหัวของตาราง คลิก ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ และในกล่องโต้ตอบ ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ ให้เลือกเขตข้อมูลคีย์ของคุณ แล้วคลิก ปิด
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่มีเขตข้อมูลการค้นหาของคุณ แล้วคลิก มุมมองออกแบบ
-
เลือกเขตข้อมูลการค้นหา และบนแท็บ ทั่วไป ในกล่องคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ให้พิมพ์ค่าคีย์ที่คุณจดบันทึกไว้ในขั้นตอนที่ 1 และ 2 นี่คือค่าที่สอดคล้องกับข้อมูลในรายการที่คุณต้องการทําให้เป็นค่าเริ่มต้น
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีผู้จําหน่าย 10 ราย และคุณต้องการให้ชื่อของผู้จําหน่ายที่ใช้บ่อยที่สุดของคุณปรากฏตามค่าเริ่มต้น เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้คุณค้นหาค่าคีย์ที่ระบุผู้ขายโดยไม่ซ้ํากัน และคุณใส่ค่าคีย์นั้นในกล่องคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของเขตข้อมูล Foreign Key
-
บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ สลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล และใส่ระเบียนใหม่ ค่าเริ่มต้นของคุณจะปรากฏในเขตข้อมูลการค้นหาของคุณเมื่อคุณเพิ่มระเบียน
ตัวอย่างของค่าเริ่มต้น
ตารางต่อไปนี้แสดงรายการและอธิบายค่าเริ่มต้นบางอย่าง คุณสามารถปรับตัวอย่างเหล่านี้เพื่อใช้กับข้อมูลของคุณเองได้
นิพจน์ |
ค่าเขตข้อมูลเริ่มต้น |
---|---|
1 |
1 |
"MT" |
MT |
"นิวยอร์ก N.Y" |
New York, N.Y. (โปรดทราบว่าคุณต้องใส่ค่าในเครื่องหมายอัญประกาศ ถ้ามีเครื่องหมายวรรคตอน) |
"" |
สตริงความยาวเป็นศูนย์ |
วันที่( ) |
วันที่ของวันนี้ |
=Yes |
"Yes" จะแสดงเป็นภาษาท้องถิ่นของคอมพิวเตอร์ |