คุณสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายของบุคคลอื่นได้ ถ้าคุณได้รับสิทธิ์ที่เหมาะสมในการเข้าถึงกล่องจดหมายของพวกเขา
พิจารณาสถานการณ์สมมติเหล่านี้
-
ผู้จัดการต้องการให้ผู้ช่วยตรวจสอบโฟลเดอร์เฉพาะบนกล่องจดหมายของเขาหรือเธอ ในสถานการณ์สมมตินี้ ผู้ช่วยจะได้รับสิทธิ์ที่เหมาะสมกับโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของผู้จัดการ แต่ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่ได้รับ ถ้าพวกเขาตอบกลับข้อความ พวกเขาสามารถตอบกลับได้ด้วยตนเองเท่านั้น
-
ผู้จัดการต้องการให้ผู้ช่วยตรวจสอบอีเมลในนามของเขาหรือเธอ ในสถานการณ์สมมตินี้ ผู้ช่วยจะได้รับสิทธิ์ที่เหมาะสมในการเข้าถึงโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายของผู้จัดการ แต่เมื่อพวกเขาตอบกลับข้อความ การตอบกลับของพวกเขาจะแสดงเป็นกําลังในนามของผู้จัดการ การแชร์ชนิดนี้ต้องการสิทธิ์การเข้าถึงในฐานะผู้รับมอบสิทธิ์ สําหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับการตั้งค่าสิทธิ์ของผู้รับมอบสิทธิ์ ให้ดู อนุญาตให้ส่งข้อความในนามของคุณเมื่อแชร์โฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย
หมายเหตุ: การแชร์โฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายสามารถทําได้โดยใช้บัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนที่มีการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม หรือบัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนที่โฮสต์โดย Exchange Online
เลือกตัวเลือกแท็บด้านล่างสำหรับเวอร์ชันของ Outlook ที่คุณใช้อยู่ ฉันใช้ Outlook เวอร์ชันใด
หมายเหตุ: ถ้าขั้นตอนภายใต้แท็บ Outlook ใหม่ นี้ยังไม่ทํางาน คุณอาจยังไม่ได้ใช้ Outlook ใหม่สําหรับ Windows เลือกแท็บ Outlook แบบคลาสสิก และทําตามขั้นตอนเหล่านั้นแทน
แชร์และเข้าถึงโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายใน Outlook ใหม่
มีสองวิธีในการโต้ตอบกับโฟลเดอร์ที่แชร์: คุณสามารถเป็นเจ้าของกล่องจดหมายที่ต้องการแชร์โฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์หรือทั้งกล่องจดหมายได้
-
เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: คุณเป็นเจ้าของโฟลเดอร์และตัดสินใจที่จะแชร์กับผู้อื่น คุณตั้งค่าระดับสิทธิ์ที่เหมาะสมสําหรับผู้ที่คุณต้องการใช้โฟลเดอร์ร่วมกัน
-
ผู้ถูกเชิญ: เมื่อมีคนแชร์โฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายกับคุณ คุณจะได้รับคําเชิญให้แชร์โฟลเดอร์ เมื่อคุณยอมรับการเชิญ โฟลเดอร์จะปรากฏขึ้นในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณ สิ่งที่คุณสามารถทําได้ในโฟลเดอร์ที่แชร์ จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระดับสิทธิ์
เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: แชร์โฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายกับผู้อื่น
เมื่อต้องการแชร์โฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์หรือแชร์กล่องจดหมายทั้งหมดของคุณกับผู้อื่นในองค์กรของคุณ ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้:
-
นําทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์
-
คลิกขวาที่โฟลเดอร์แล้วเลือก การแชร์และสิทธิ์
-
ในหน้าต่าง สิทธิ์สําหรับโฟลเดอร์ ถ้าบุคคลนั้นไม่ได้รวมอยู่ในรายการบุคคลที่คุณกําลังแชร์ด้วย ให้เลือก เพื่อเพิ่มบุคคลนั้น
-
ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณให้สิทธิ์ แล้วเลือก เพิ่ม
-
จากรายการของชื่อบนหน้าต่าง สิทธิ์สําหรับโฟลเดอร์ ให้เลือกชื่อของบุคคลที่คุณเพิ่งเพิ่ม
-
ในส่วน สิทธิ์ ให้เลือกดรอปดาวน์ ระดับสิทธิ์ แล้วเลือกสิทธิ์ที่คุณต้องการมอบให้กับผู้ใช้นี้ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะเลือกระดับสิทธิ์ใด ให้ดูส่วนด้านล่าง ตัวเลือกสําหรับการแชร์โฟลเดอร์
-
ยืนยันการตั้งค่าการใช้ร่วมกัน แล้วคลิก ตกลง บุคคลที่คุณกําลังแชร์ด้วยจะได้รับอีเมลเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณแชร์โฟลเดอร์กับพวกเขา
เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการใช้โฟลเดอร์ย่อยร่วมกัน คุณต้องทําตามขั้นตอนเดียวกัน แต่ให้ใช้โฟลเดอร์หลักร่วมกันด้วย
เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: เอาสิทธิ์การใช้งานร่วมกันออก
-
นําทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณกําลังแชร์
-
คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วเลือก การแชร์และสิทธิ์
-
เลือกบุคคลที่คุณกําลังแชร์ด้วย แล้วเลือก ลบ ไอคอน
ผู้ถูกเชิญ: ยอมรับและดูโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์กับคุณ
เมื่อมีคนแชร์โฟลเดอร์กับคุณ อีเมลจะถูกส่งเพื่อแจ้งให้คุณทราบ ขณะนี้คุณสามารถเพิ่มสิ่งนี้ลงในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้
-
ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่ แชร์กับฉัน
-
เลือก เพิ่มโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์
-
ใส่ที่อยู่อีเมลหรือชื่อของบุคคลที่แชร์โฟลเดอร์กับคุณ แล้วคลิก เพิ่ม
-
ชื่อของบุคคลจะปรากฏภายใต้โหนด แชร์กับฉัน ขยายโหนดเพื่อดูโฟลเดอร์ทั้งหมดที่บุคคลนั้นแชร์กับคุณ
ผู้ถูกเชิญ: นําโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์ออกจากบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณ
ถ้าคุณตัดสินใจว่าคุณไม่ต้องการเห็นกล่องจดหมายหรือโฟลเดอร์ของบุคคลอื่นทุกครั้งที่คุณเปิด Outlook ใหม่ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วเลือก นําโฟลเดอร์ที่แชร์ออก
ตัวเลือกสำหรับการแชร์โฟลเดอร์
เมื่อคุณแชร์โฟลเดอร์ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ที่กําหนดว่าผู้ใช้แต่ละคนที่เข้าถึงโฟลเดอร์สามารถทําอะไรได้บ้าง การเลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ ระดับสิทธิ์ จะทริกเกอร์การเลือกสิทธิ์การเข้าถึงอ่านเขียนอื่นๆ และลบ สกรีนช็อตทางด้านขวา จะแสดงระดับสิทธิ์ที่เลือกโดยอัตโนมัติเมื่อเลือกระดับสิทธิ์ของผู้แก้ไขการประกาศ
เคล็ดลับ: ถ้าคุณเอากล่องกาเครื่องหมายอันใดอันหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับระดับสิทธิ์ออก ระดับจะเปลี่ยนเป็น กําหนดเอง
ตารางด้านล่างแสดงรายละเอียดชนิดของสิทธิ์ที่ให้ โดยขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ที่คุณตั้งค่า
ระดับสิทธิ์ |
กิจกรรมที่แชร์ผู้ใช้สามารถดำเนินการ |
---|---|
เจ้าของ |
สร้าง อ่าน ปรับเปลี่ยน และลบรายการทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่แชร์ ในฐานะเจ้าของ ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนระดับสิทธิ์ที่ผู้อื่นมีสําหรับโฟลเดอร์ได้ |
ผู้แก้ไขประกาศ |
สร้าง อ่าน ปรับ เปลี่ยน และลบรายการทั้งหมด และสร้างโฟลเดอร์ย่อย |
ผู้แก้ไข |
สร้าง อ่าน ปรับเปลี่ยน และลบรายการทั้งหมด |
ผู้เขียนประกาศ |
สร้าง และอ่านรายการ สร้างโฟลเดอร์ย่อย และปรับเปลี่ยน และลบรายการที่คุณสร้าง |
ผู้สร้าง |
สร้าง และอ่านรายการ และปรับเปลี่ยน และลบรายการที่คุณสร้าง |
ผู้เขียนที่ไม่ทำการแก้ไข |
สร้าง และอ่านรายการ และลบรายการที่คุณสร้าง |
ผู้รีวิว |
อ่านรายการเท่านั้น |
ผู้สนับสนุน |
สร้างรายการเท่านั้น |
ไม่มี |
ไม่สามารถทํากิจกรรมใดๆ ผู้ใช้ยังคงอยู่ในรายการสิทธิ์ แต่ไม่มีสิทธิ์และไม่สามารถเปิดโฟลเดอร์ได้ |
กำหนดเอง |
ทำงานต่าง ๆ ที่กำหนด โดยเจ้าของโฟลเดอร์ |
เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: ให้สิทธิ์ในการเข้าถึงโฟลเดอร์
-
ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์ แล้วเลือก คุณสมบัติ
-
เมื่อต้องการค้นหาผู้ใช้หรือกลุ่มที่ติดต่อที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วย บนแท็บ สิทธิ์ ภายใต้ สิทธิ์ ให้เลือก เพิ่ม
-
ในสมุดรายชื่อส่วนกลาง ให้เลือกผู้ใช้และกลุ่มที่ติดต่อที่คุณต้องการ คลิก เพิ่ม หลังจากเลือกแต่ละรายการแล้ว เมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้หรือกลุ่ม ผู้ใช้หรือกลุ่มเหล่านั้นจะปรากฏในกล่องทางด้านขวาของปุ่ม เพิ่ม เมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้เสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง
-
เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการแชร์ด้วย แล้วเลือกระดับสิทธิ์จากรายการดรอปดาวน์
-
สิทธิ์จะเรียงลำดับจาก เจ้าของ ซึ่งมีสิทธิ์ทั้งหมดไปจนถึง ผู้สนับสนุน ซึ่งมีสิทธิ์น้อยที่สุด
-
หลังจากที่คุณเลือกระดับสิทธิ์แล้ว คุณสามารถปรับแต่งสิทธิ์ได้โดยการเลือกปุ่ม หรือเลือกและยกเลิกการเลือกกล่อง ถ้าคุณทําเช่นนั้น ระดับสิทธิ์สําหรับผู้ใช้หรือกลุ่มจะเปลี่ยนเป็น กําหนดเอง
ในตัวอย่างที่แสดงที่นี่ Diane และ Kim มีระดับสิทธิ์ผู้เขียนและผู้แก้ไขประกาศที่มีอยู่แล้วภายใน Vernon ได้รับการกําหนดระดับตัวแก้ไข ซึ่งจากนั้นจะถูกกําหนดให้อนุญาตให้เขาลบรายการของตนเองได้
-
ตั้งค่าสิทธิ์ที่ต่างกันสําหรับผู้ใช้หรือกลุ่มอื่นโดยการทําซ้ําขั้นตอนที่ 2 ถึง 6
-
คลิก ตกลง
ผู้ถูกเชิญ: เข้าถึงโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายของบุคคลอื่นใน Outlook แบบคลาสสิก
ถ้าคุณกําลังใช้ Outlook แบบคลาสสิก กล่องจดหมายที่คุณได้รับสิทธิ์ให้เข้าถึงจะแสดงในรายการโฟลเดอร์ของคุณโดยอัตโนมัติ ในตัวอย่างด้านล่าง Adam Barr ได้รับสิทธิ์เข้าถึงกล่องจดหมายของ Kim Akers กล่องจดหมายของคิมจะแสดงในรายการโฟลเดอร์ของอดัมโดยอัตโนมัติ
หมายเหตุ: ถ้าคุณเพิ่งได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงกล่องจดหมาย อาจใช้เวลาสองถึงสามชั่วโมงเพื่อให้กล่องจดหมายของผู้ใช้อื่นแสดงในรายการโฟลเดอร์ของคุณ
สิ่งที่คุณสามารถทําได้ในกล่องจดหมายนี้จะขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ที่คุณได้รับจากบุคคลที่แชร์กล่องจดหมายกับคุณ
แชร์และเข้าถึงโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายใน Outlook บนเว็บ
มีสองวิธีในการโต้ตอบกับโฟลเดอร์ที่แชร์: คุณสามารถเป็นเจ้าของกล่องจดหมายที่ต้องการแชร์โฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์หรือทั้งกล่องจดหมายได้
-
เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: คุณเป็นเจ้าของโฟลเดอร์และตัดสินใจที่จะแชร์กับผู้อื่น คุณตั้งค่าระดับสิทธิ์ที่เหมาะสมสําหรับผู้ที่คุณต้องการใช้โฟลเดอร์ร่วมกัน
-
ผู้ถูกเชิญ: เมื่อมีคนแชร์โฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายกับคุณ คุณจะได้รับคําเชิญให้แชร์โฟลเดอร์ เมื่อคุณยอมรับการเชิญ โฟลเดอร์จะปรากฏขึ้นในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณ สิ่งที่คุณสามารถทําได้ในโฟลเดอร์ที่แชร์ จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระดับสิทธิ์
เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: แชร์โฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายกับผู้อื่น
เมื่อต้องการแชร์โฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์หรือแชร์กล่องจดหมายทั้งหมดของคุณกับผู้อื่นในองค์กรของคุณ ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้:
-
นําทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์
-
คลิกขวาที่โฟลเดอร์แล้วเลือก การแชร์และสิทธิ์
-
ในหน้าต่าง สิทธิ์สําหรับโฟลเดอร์ ถ้าบุคคลนั้นไม่ได้รวมอยู่ในรายการบุคคลที่คุณกําลังแชร์ด้วย ให้เลือก เพื่อเพิ่มบุคคลนั้น
-
ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณให้สิทธิ์ แล้วเลือก เพิ่ม
-
จากรายการของชื่อบนหน้าต่าง สิทธิ์สําหรับโฟลเดอร์ ให้เลือกชื่อของบุคคลที่คุณเพิ่งเพิ่ม
-
ในส่วน สิทธิ์ ให้เลือกดรอปดาวน์ ระดับสิทธิ์ แล้วเลือกสิทธิ์ที่คุณต้องการมอบให้กับผู้ใช้นี้ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะเลือกระดับสิทธิ์ใด ให้ดูส่วนด้านล่าง ตัวเลือกสําหรับการแชร์โฟลเดอร์
-
ยืนยันการตั้งค่าการใช้ร่วมกัน แล้วคลิก ตกลง บุคคลที่คุณกําลังแชร์ด้วยจะได้รับอีเมลเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณแชร์โฟลเดอร์กับพวกเขา
เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการใช้โฟลเดอร์ย่อยร่วมกัน คุณต้องทําตามขั้นตอนเดียวกัน แต่ให้ใช้โฟลเดอร์หลักร่วมกันด้วย
เจ้าของโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมาย: เอาสิทธิ์การใช้งานร่วมกันออก
-
นําทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณกําลังแชร์
-
คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วเลือก การแชร์และสิทธิ์
-
เลือกบุคคลที่คุณกําลังแชร์ด้วย แล้วเลือก ลบ ไอคอน
ผู้ถูกเชิญ: ยอมรับและดูโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์กับคุณ
เมื่อมีคนแชร์โฟลเดอร์กับคุณ อีเมลจะถูกส่งเพื่อแจ้งให้คุณทราบ ขณะนี้คุณสามารถเพิ่มสิ่งนี้ลงในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้
-
ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่ แชร์กับฉัน
-
เลือก เพิ่มโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์
-
ใส่ที่อยู่อีเมลหรือชื่อของบุคคลที่แชร์โฟลเดอร์กับคุณ แล้วคลิก เพิ่ม
-
ชื่อของบุคคลจะปรากฏภายใต้โหนด แชร์กับฉัน ขยายโหนดเพื่อดูโฟลเดอร์ทั้งหมดที่บุคคลนั้นแชร์กับคุณ
ผู้ถูกเชิญ: นําโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์ออกจากบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณ
ถ้าคุณตัดสินใจว่าคุณไม่ต้องการเห็นกล่องจดหมายหรือโฟลเดอร์ของบุคคลอื่นอีกต่อไปทุกครั้งที่คุณเปิด Outlook ใหม่ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วคลิก เอาโฟลเดอร์ที่แชร์ออก
ตัวเลือกสำหรับการแชร์โฟลเดอร์
เมื่อคุณแชร์โฟลเดอร์ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ที่กําหนดว่าผู้ใช้แต่ละคนที่เข้าถึงโฟลเดอร์สามารถทําอะไรได้บ้าง การเลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ ระดับสิทธิ์ จะทริกเกอร์การเลือกสิทธิ์การเข้าถึงอ่านเขียนอื่นๆ และลบ สกรีนช็อตทางด้านขวา จะแสดงระดับสิทธิ์ที่เลือกโดยอัตโนมัติเมื่อเลือกระดับสิทธิ์ของผู้แก้ไขการประกาศ
เคล็ดลับ: ถ้าคุณเอากล่องกาเครื่องหมายอันใดอันหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับระดับสิทธิ์ออก ระดับจะเปลี่ยนเป็น กําหนดเอง
ตารางด้านล่างแสดงรายละเอียดชนิดของสิทธิ์ที่ให้ โดยขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ที่คุณตั้งค่า
ระดับสิทธิ์ |
กิจกรรมที่แชร์ผู้ใช้สามารถดำเนินการ |
---|---|
เจ้าของ |
สร้าง อ่าน ปรับเปลี่ยน และลบรายการทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่แชร์ ในฐานะเจ้าของ ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนระดับสิทธิ์ที่ผู้อื่นมีสําหรับโฟลเดอร์ได้ |
ผู้แก้ไขประกาศ |
สร้าง อ่าน ปรับ เปลี่ยน และลบรายการทั้งหมด และสร้างโฟลเดอร์ย่อย |
ผู้แก้ไข |
สร้าง อ่าน ปรับเปลี่ยน และลบรายการทั้งหมด |
ผู้เขียนประกาศ |
สร้าง และอ่านรายการ สร้างโฟลเดอร์ย่อย และปรับเปลี่ยน และลบรายการที่คุณสร้าง |
ผู้สร้าง |
สร้าง และอ่านรายการ และปรับเปลี่ยน และลบรายการที่คุณสร้าง |
ผู้เขียนที่ไม่ทำการแก้ไข |
สร้าง และอ่านรายการ และลบรายการที่คุณสร้าง |
ผู้รีวิว |
อ่านรายการเท่านั้น |
ผู้สนับสนุน |
สร้างรายการเท่านั้น |
ไม่มี |
ไม่สามารถทํากิจกรรมใดๆ ผู้ใช้ยังคงอยู่ในรายการสิทธิ์ แต่ไม่มีสิทธิ์และไม่สามารถเปิดโฟลเดอร์ได้ |
กำหนดเอง |
ทำงานต่าง ๆ ที่กำหนด โดยเจ้าของโฟลเดอร์ |