สร้างศูนย์ระเบียน

การกำหนดแผนการจัดการระเบียน

ในระดับสูงสุดมีสองขั้นตอนหลักๆที่เกี่ยวข้องในการออกแบบไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อใช้โปรแกรมการจัดการระเบียน:

1. องค์กรต้องพัฒนากลยุทธ์การจัดการระเบียนและแผนการจัดการระเบียนอย่างเป็นทางการ นี่คือความพยายามในการทำงานร่วมกันที่เกี่ยวข้องกับการประสานงานระหว่างผู้จัดการระเบียนเจ้าหน้าที่การปฏิบัติตามนโยบายผู้เชี่ยวชาญด้าน IT และผู้ปฏิบัติงานข้อมูล

2. องค์กรต้องกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนอย่างน้อยหนึ่งไซต์เพื่อใช้แผนการจัดการระเบียน

ส่วนด้านล่างเค้าร่างองค์ประกอบหลักที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอนเหล่านี้

การวางแผนการจัดการระเบียน

ก่อนที่องค์กรสามารถกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนให้เป็นโซลูชันการจัดการระเบียนของระเบียนดังกล่าวควรพัฒนาแผนอย่างเป็นทางการสำหรับกลยุทธ์การจัดการระเบียน องค์ประกอบเฉพาะของแผนการจัดการระเบียนที่เป็นทางการมีแนวโน้มที่จะไม่ซ้ำกันสำหรับองค์กรหรือธุรกิจแต่ละรายการ อย่างไรก็ตามแผนการจัดการระเบียนทั้งหมดจะรวมถึงเอกสารและกระบวนการต่อไปนี้:

แผนไฟล์      แผนไฟล์จะอธิบายชนิดของเอกสารหรือรายการที่องค์กรที่ได้รับการยอมรับเป็นระเบียนทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ซึ่งจะระบุตำแหน่งที่จัดเก็บระเบียนเหล่านี้และจะมีข้อมูลที่แตกหนึ่งชนิดจากระเบียนอื่น แผนไฟล์จะทำหน้าที่เป็นคอลเลกชันที่ครอบคลุมของนโยบายกระบวนการและแนวทางสำหรับการสร้างการจัดเก็บและการจัดการระเบียน แผนไฟล์ควรจะครอบคลุมระเบียนทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงสื่อรวมถึงกระดาษบล็อกพร้อมๆอีเมลและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ยังต้องระบุวิธีที่แต่ละระเบียนมีการจัดประเภทการรักษาความปลอดภัยและในที่สุด นอกจากนี้ควรมีข้อควรพิจารณาสำหรับประเภทพิเศษของระเบียนเช่นเป็นความลับความสำคัญความลับทางการค้าหรือระเบียนที่มีสิทธิ์ สุดท้ายแผนไฟล์จะต้องระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการระเบียนแต่ละชนิด

ไลบรารีระเบียน    ไลบรารีระเบียนจะเป็นไลบรารีเอกสารหลักที่คุณสร้างเพื่อจัดประเภทและจัดเก็บระเบียนที่สำคัญ คุณสร้างไลบรารีระเบียนสำหรับระเบียนแต่ละชนิดที่คุณต้องการเก็บไว้ ระเบียนจะถูกกำหนดเส้นทางไปยังไลบรารีที่เหมาะสมโดยยึดตามการตั้งค่าที่กำหนดไว้ในตัวจัดระเบียบเนื้อหา

ชนิดเนื้อหา    คุณสร้างชนิดเนื้อหาเพื่อกำหนดชนิดของระเบียนที่องค์กรของคุณจำเป็นต้องใช้ในการจัดเก็บและระบุคุณสมบัติที่ไม่ซ้ำกันสำหรับระเบียนแต่ละชนิด ด้วยการกำหนดชนิดเนื้อหาสำหรับชนิดระเบียนที่เฉพาะเจาะจงองค์กรของคุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละกลุ่มของเนื้อหาเหล่านี้จะได้รับการจัดการด้วยวิธีที่สอดคล้องกัน เอกสาร Office, Pdf, TIFFs (รูปภาพที่สแกน), อีเมล, การสนทนาข้อความโต้ตอบแบบทันทีวิดีโอและระเบียนที่มีอยู่จริงสามารถจัดประเภทและจัดเก็บไว้ด้วยชนิดเนื้อหาที่คุณสร้างขึ้นได้ ระเบียนใดก็ตามที่เรียกว่า "สัญญา" ตัวอย่างเช่นจะถือว่าเป็นวิธีเดียวกันและในลักษณะที่สอดคล้องกันภายในระบบการจัดการระเบียนของ SharePoint การใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อจัดประเภทและจัดเก็บระเบียนเป็นวิธีอื่นในการใช้ไลบรารีระเบียน

กำหนดการการเก็บข้อมูล    กำหนดการการเก็บข้อมูลจะระบุระยะเวลาที่ชนิดระเบียนแต่ละชนิดในแผนไฟล์ต้องถูกรักษาไว้ (ระยะเวลาการเก็บข้อมูล) และกระบวนการสำหรับการทิ้งทิ้งเมื่อถึงจุดสิ้นสุดของงวดนี้ (กระบวนการการจัดการ) แนวทางในกำหนดการเก็บข้อมูลมักจะยึดตามข้อกำหนดทางกฎหมายความเสี่ยงต่อองค์กรและความต้องการทางธุรกิจ นอกจากนี้กำหนดการเก็บข้อมูลจะอธิบายถึงผูกพันการจัดการความเสี่ยงที่กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลสำหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิด

เอกสารข้อกำหนดเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ    เอกสารข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามนโยบายจะกำหนดกฎที่ระบบ IT สำหรับการจัดการระเบียนต้องเป็นไปตามความสามารถที่พวกเขาต้องมีและชนิดของการตรวจสอบทั่วไปที่พวกเขาต้องสนับสนุนเพื่อให้แน่ใจว่าการปฏิบัติตามข้อบังคับ

• กระบวนการอย่างเป็นทางการสำหรับการระงับการจัดการระเบียน      กระบวนการนี้ซึ่งมักจะเรียกว่าการระงับรายละเอียดวิธีการที่องค์กรหยุดการจัดการระเบียนเมื่อเหตุการณ์เช่นการดำเนินคดีการตรวจสอบหรือการสืบสวนเกิดขึ้น

• ระบบสำหรับการตรวจสอบและการรายงานการจัดการระเบียน      เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานมีการยื่นการเข้าถึงและการจัดการระเบียนตามนโยบายและกระบวนการที่กำหนดโปรแกรมการจัดการระเบียนจะต้องมีกระบวนการหรือระบบสำหรับการตรวจสอบและการรายงานเกี่ยวกับการจัดการระเบียน

ด้านบนของหน้า

การกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน

หลังจากที่องค์กรเข้ามาในการวางแผนการจัดการระเบียนโดยละเอียดและพัฒนาแผนอย่างเป็นทางการสำหรับการจัดการระเบียนจะสามารถสร้างและกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อช่วยในการใช้โปรแกรมนี้ได้

คุณจำเป็นต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน:

1. สร้างไลบรารีหรือรายการระเบียนเพื่อจัดการและจัดเก็บชนิดของระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนไฟล์

   • เราขอแนะนำให้คุณสร้างไลบรารีระเบียนหนึ่งไลบรารีสำหรับชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดในแผนระเบียนของคุณ

   • เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังศูนย์ระเบียนข้อมูลเหล่านั้นจะถูกกำหนดเส้นทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้อง

2. สร้างคอลัมน์สำหรับไลบรารีเอกสารรายการหรือชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มีและแสดง metadata สำหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนไฟล์

3. ระบุนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิดบนไซต์ศูนย์ระเบียน นโยบายเหล่านี้ควรแสดงระยะเวลาการเก็บข้อมูลและการตรวจสอบความต้องการที่ระบุไว้ในแผนไฟล์ขององค์กรและกำหนดการเก็บข้อมูลขององค์กรของคุณ

4. กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางระเบียนแต่ละชนิดไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่เหมาะสม เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังไซต์ศูนย์ระเบียนโดยทางโปรแกรมแอปพลิเคชันจะใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อกำหนดวิธีการจัดประเภทระเบียนภายในไซต์ศูนย์ระเบียนและตำแหน่งที่จะส่ง

ด้านบนของหน้า