ลดขนาดกล่องจดหมายและไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst และ .ost) ของคุณ

มีหลายวิธีในการลดขนาดกล่องจดหมายของคุณ 

คุณสามารถใช้เครื่องมือ ล้างกล่องจดหมาย เพื่อดูขนาดของกล่องจดหมายและแต่ละโฟลเดอร์ได้ เครื่องมือนี้ยังสามารถช่วยคุณค้นหาข้อความเก่าหรือข้อความที่มีขนาดใหญ่มากซึ่งคุณอาจต้องการลบหรือย้ายไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)

บ่อยครั้งที่สาเหตุของกล่องจดหมายขนาดใหญ่คือโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบขนาดใหญ่ เครื่องมือมีปุ่มสําหรับดูขนาดของโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของคุณ และล้างโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของคุณ

ในบางครั้ง Outlook จะจัดเก็บรายการที่ขัดแย้งกันในโฟลเดอร์ที่เรียกว่า ข้อขัดแย้ง ข้อขัดแย้งจะเกิดขึ้นเมื่อสําเนาของรายการที่เก็บอยู่บนเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณไม่ซิงค์กับสําเนาของรายการที่ถูกจัดเก็บไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ เครื่องมือล้างกล่องจดหมายสามารถลบข้อขัดแย้งเหล่านี้ให้คุณได้

เรียกใช้เครื่องมือล้างกล่องจดหมาย

1. คลิกแท็บ ไฟล์

2. คลิก เครื่องมือ > ล้างกล่องจดหมาย

3. เลือก ดูขนาดกล่องจดหมาย, ค้นหารายการที่เก่ากว่า, ค้นหารายการที่มีขนาดใหญ่กว่า, ดูขนาดรายการที่ถูกลบ, โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบว่างเปล่า, ดูขนาดข้อขัดแย้ง หรือ ข้อขัดแย้งว่างเปล่า เพื่อทํางานที่คุณต้องการ

ใช้ การล้างข้อมูลการสนทนา เพื่อเอาข้อความซ้ําออก

ในเธรดอีเมลที่ยาว มักจะมีข้อความจํานวนมากที่มีข้อมูลทั้งหมดเหมือนกับข้อความก่อนหน้า การล้างข้อมูลการสนทนาสามารถเอาข้อความซ้ําเหล่านั้นออกได้โดยอัตโนมัติ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ใช้การล้างข้อมูลการสนทนาเพื่อลบข้อความซ้ํา

ค้นหาข้อความขนาดใหญ่

คุณสามารถค้นหาข้อความทั้งหมดที่มีขนาดใหญ่กว่าขนาดที่ระบุได้จากกล่องค้นหาของ Outlook คลิกในกล่องค้นหาแล้วพิมพ์: ส่งข้อความ:>5 mb ซึ่งจะค้นหาข้อความทั้งหมดที่มีขนาดใหญ่กว่า 5 เมกะไบต์ คุณสามารถลบข้อความเหล่านี้บางส่วนหรือทั้งหมด หรือย้ายไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) อื่นได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการย้ายรายการ ให้ดู ย้ายหรือคัดลอกข้อความระหว่างโฟลเดอร์

ถ้าคุณลบรายการจากไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) หรือไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost) Outlook จะกระชับไฟล์ในเบื้องหลังโดยอัตโนมัติในระหว่างที่ไม่ได้ใช้งาน เมื่อคุณไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ของคุณ แต่ Outlook ยังคงทํางานอยู่

หมายเหตุ: Outlook จะกระชับไฟล์เฉพาะเมื่อมี 'พื้นที่ว่าง' (พื้นที่ว่าง) มากกว่า 20% (พื้นที่ที่ไม่ได้ใช้) ในไฟล์

คุณยังสามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเริ่มกระบวนการกระชับด้วยตนเองได้ทันที ซึ่งอาจใช้เวลาหลายนาทีเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์

1. ลบรายการใดๆ ที่คุณไม่ต้องการเก็บและล้างโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ

2. คลิก ไฟล์ > การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ > การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ 

3. บนแท็บ ไฟล์ข้อมูล ให้คลิกไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการกระชับ แล้วคลิก การตั้งค่า
   
   หมายเหตุ: ถ้าคุณกําลังใช้บัญชีผู้ใช้อีเมล Exchange หรือ Outlook.com คุณจําเป็นต้องคลิกแท็บ ขั้นสูง > การตั้งค่าไฟล์ข้อมูล Outlook เพิ่มเติม

4. ในกล่องโต้ตอบ ไฟล์ข้อมูล Outlook ให้คลิก กระชับข้อมูลเดี๋ยวนี้ แล้วคลิก ตกลง