คุณสามารถจํากัดสิทธิ์เนื้อหาในข้อความอีเมลใน Outlook ด้วยการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) เช่นเดียวกับที่คุณสามารถจํากัดสิทธิ์ในไฟล์ Microsoft Office อื่นๆ ได้
สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณกําลังใช้ Office บนอุปกรณ์ Surface RT คุณสามารถดูจดหมายที่มีการป้องกันแบบ IRM ได้ แต่คุณไม่สามารถส่งได้ ต้องการดูว่าคุณกําลังใช้ Office เวอร์ชันใดใช่หรือไม่
การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ช่วยให้คุณสามารถระบุสิทธิ์การเข้าถึงข้อความอีเมลได้ IRM ช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับถูกอ่าน พิมพ์ ส่งต่อ หรือคัดลอกโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ IRM ยังช่วยให้องค์กรบังคับใช้นโยบายองค์กรที่ควบคุมและเผยแพร่ข้อมูลที่เป็นความลับหรือที่เป็นกรรมสิทธิ์ ทั้งภายในองค์กรและกับลูกค้าและคู่ค้า
หลังจากสิทธิ์สําหรับข้อความถูกจํากัดโดยใช้ IRM ข้อจํากัดการเข้าถึงและการใช้งานจะถูกบังคับใช้โดยไม่คํานึงถึงตําแหน่งของข้อความ เนื่องจากสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อความอีเมลจะถูกบันทึกไว้ในไฟล์ข้อความเอง
หมายเหตุ: IRM ไม่สามารถป้องกันไม่ให้เนื้อหาถูกลบ ถูกขโมย เสียหาย หรือถูกจับภาพและส่งโดยโปรแกรมหรือไวรัสคอมพิวเตอร์ที่เป็นอันตรายได้ นอกจากนี้ยังไม่สามารถป้องกันไม่ให้เนื้อหาถูกคัดลอกด้วยมือหรือพิมพ์ใหม่ หรือป้องกันไม่ให้รูปถ่ายดิจิทัลหรือการจับภาพหน้าจอถูกถ่ายจากเนื้อหาที่ถูกจํากัด
ในครั้งแรกที่คุณพยายามเปิดข้อความอีเมลที่ใช้สิทธิ์แบบจํากัด คุณจะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน ถ้าเซิร์ฟเวอร์การให้สิทธิ์การใช้งานตรวจสอบข้อมูลประจําตัวของคุณ เซิร์ฟเวอร์จะออกสิทธิ์การใช้งานที่ใช้ ซึ่งกําหนดระดับการเข้าถึงไฟล์ที่คุณมี กระบวนการนี้จําเป็นสําหรับแต่ละไฟล์ที่ใช้สิทธิ์แบบจํากัด กล่าวอีกนัยหนึ่ง เนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจํากัดจะไม่สามารถเปิดได้ ถ้าเซิร์ฟเวอร์สิทธิ์การใช้งานไม่ได้ให้สิทธิ์การใช้งานเนื้อหานั้นแก่คุณ
ดูข้อความเมื่อ IRM ไม่พร้อมใช้งาน
ถ้าคุณต้องอ่านหรือเปิดเนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจํากัด แต่ Outlook ไม่พร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์ที่คุณกําลังใช้งาน คุณสามารถใช้เว็บเบราว์เซอร์ได้ ถ้าคุณใช้ Outlook บนเว็บ หรือ Outlook Web App (OWA) คุณสามารถดูข้อความที่ถูกจํากัดบนเบราว์เซอร์ใดก็ได้
เอา IRM ออกจากข้อความที่คุณส่ง
ถ้าคุณเป็นผู้ส่งข้อความเดิมและคุณต้องการเอาสิทธิ์แบบจํากัดออก ให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
-
เปิดข้อความที่เข้ารหัสลับจากโฟลเดอร์ รายการที่ส่ง ของคุณโดยการดับเบิลคลิกที่ข้อความนั้น
-
เลือก ไฟล์ > เข้ารหัสลับ > การเข้าถึงที่ไม่จํากัด
-
เลือก บันทึก
หมายเหตุ:
-
การเอาสิทธิ์ที่ถูกจํากัดออกจากข้อความที่คุณส่งจะไม่อัปเดตข้อความในกล่องจดหมายของผู้รับ เฉพาะสําเนาของข้อความในโฟลเดอร์ รายการที่ส่ง ของคุณเท่านั้นที่จะได้รับผลกระทบ
-
คุณไม่สามารถเอา IRM ออกจากข้อความที่มีบุคคลอื่นส่งถึงคุณ
ชนิดไฟล์ที่ครอบคลุมโดยนโยบาย IRM เมื่อแนบมากับข้อความ
เมื่อชนิดไฟล์ต่อไปนี้ถูกแนบกับข้อความที่มีการจัดการสิทธิ์ใน Outlook ชนิดไฟล์เหล่านั้นจะถูกจัดการสิทธิ์โดยอัตโนมัติ
หมายเหตุ: ถ้าคุณแนบไฟล์ข้อความ Outlook (.msg) ลงในข้อความที่มีการจัดการสิทธิ์ (เช่น การส่งต่อข้อความ Outlook หลายข้อความภายในข้อความเดียว) ข้อความที่แนบจะไม่ถูกจัดการสิทธิ์
เอกสาร Word
ชนิดไฟล์ |
นามสกุล |
---|---|
เอกสาร |
.doc |
เอกสาร |
.docx |
เอกสารที่เปิดใช้งานแมโครได้ |
.docm |
เทมเพลต |
.dot |
เทมเพลต |
.dotx |
เทมเพลตที่เปิดใช้งานแมโครได้ |
.dotm |
เอกสาร Excel
ชนิดไฟล์ |
นามสกุล |
---|---|
เวิร์กบุ๊ก |
.xls |
เวิร์กบุ๊ก |
.xlsx |
เวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งานแมโครได้ |
.xlsm |
เทมเพลต |
.xlt |
เทมเพลต |
.xltx |
เทมเพลตที่เปิดใช้งานแมโครได้ |
.xltm |
เวิร์กบุ๊กไบนารีที่ไม่ใช่ XML |
.xlsb |
Add-in ที่เปิดใช้งานแมโครได้ |
.xla |
Add-in ที่เปิดใช้งานแมโครได้ |
.xlam |
เอกสาร PowerPoint
ชนิดไฟล์ |
นามสกุล |
---|---|
งานนำเสนอ |
.ppt |
งานนำเสนอ |
.pptx |
งานนำเสนอที่เปิดใช้งานแมโครได้ |
.pptm |
เทมเพลต |
.pot |
เทมเพลต |
.potx |
เทมเพลตที่เปิดใช้งานแมโครได้ |
.potm |
การนำเสนอ |
.pps |
การนำเสนอ |
.ppsx |
การนำเสนอที่เปิดใช้งานแมโครได้ |
.ppsm |
ธีมของ Office |
.thmx |
ไฟล์ InfoPath
ชนิดไฟล์ |
นามสกุล |
---|---|
ฟอร์ม/แม่แบบแบบไดนามิก |
.xsn |
เอกสาร XPS
ชนิดไฟล์ |
นามสกุล |
---|---|
ข้อกําหนด XML Paper |
.xps |