Applies ToWord for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 for Mac Word 2024 PowerPoint 2024 for Mac Word 2021 Word 2021 for Mac Word 2019 Word 2019 for Mac Word 2016

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางอย่างในการเตรียมสเปรดชีต Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

  • ชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณตรงกับชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทรกในจดหมายเวียนของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการระบุชื่อผู้อ่านในเอกสารของคุณ คุณจะต้องแยกคอลัมน์สำหรับชื่อและนามสกุล

  • ข้อมูลทั้งหมดที่จะผสานจะมีอยู่ในชีตแรกของสเปรดชีตของคุณ

  • รายการข้อมูลพร้อมเปอร์เซ็นต์ สุกลเงิน และรหัสไปรษณีย์ได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องในสเปรดชีต เพื่อให้ Word สามารถอ่านค่าได้อย่างเหมาะสม

  • สเปรดชีต Excel ที่จะถูกใช้ในจดหมายเวียน ถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เฉพาะที่ของคุณ

  • การเปลี่ยนแปลงหรือการเพิ่มเติมใด ๆ ในสเปรดชีตของคุณจะต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะเชื่อมต่อกับเอกสารจดหมายเวียนของคุณใน Word

หมายเหตุ: 

เชื่อมต่อและแก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมาย

เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

แก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

  1. เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งแก้ไขรายชื่อผู้รับเป็นส่วนที่เน้น

  2. ใน ผู้รับจดหมายเวียน ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากชื่อของบุคคลใดก็ตามที่คุณไม่ต้องการรับการส่งจดหมายของคุณ

    เลือกแถวด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย

    หมายเหตุ: นอกจากนี้คุณยังสามารถเรียงลำดับหรือกรองรายชื่อเพื่อทำให้การค้นหาชื่อและที่อยู่ง่ายขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การเรียงลำดับข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน หรือ การกรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

คุณสามารถแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนตั้งแต่หนึ่งเขตข้อมูลเป็นต้นไป เพื่อดึงข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณลงในเอกสารของคุณ

เมื่อต้องการแทรกเขตข้อมูลผสานบนซองจดหมาย ป้ายชื่อ ข้อความอีเมล หรือจดหมาย

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > บล็อกที่อยู่

    เขตข้อมูลผสาน Insert Address Block

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แทรกบล็อกที่อยู่

  2. เมื่อต้องการเพิ่มบรรทัดแสดงคำทักทาย ให้เลือก บรรทัดแสดงคำทักทาย

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งบรรทัดแสดงคำทักทายเป็นส่วนที่เน้น

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย

  3. เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลผสานอื่นๆ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ ให้ดู แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

  4. เลือก ตกลง

  5. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ถ้าคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าข้อความอีเมล ให้ดู การผสานอีเมลใน Word

หลังจากที่คุณแทรกเขตข้อมูลผสานที่คุณต้องการแล้ว ให้แสดงตัวอย่างผลลัพธ์เพื่อยืนยันว่าเนื้อหาถูกต้อง จากนั้น คุณก็พร้อมที่จะทํากระบวนการผสานให้เสร็จสมบูรณ์

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงกลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. เลือก ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับผลลัพธ์การแสดงตัวอย่างจดหมายเวียน หรือ ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อเลื่อนดูระเบียนในแหล่งข้อมูลของคุณว่าแสดงผลออกมาอย่างไรในเอกสาร

  3. ไปที่ เสร็จสิ้น & ผสาน > พิมพ์เอกสารหรือ ส่งข้อความอีเมล

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเสร็จสิ้นและผสานและตัวเลือกของคำสั่ง

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน เอกสารดังกล่าวจะยังคงเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ คุณสามารถนำเอกสารจดหมายเวียนกลับมาใช้ใหม่กับการส่งเมลจำนวนมากครั้งถัดไปของคุณได้

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือก ตกลง เมื่อ Word พร้อมท์คุณให้เชื่อมต่อต่อไป

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางอย่างในการเตรียมสเปรดชีต Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

  • ชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณตรงกับชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทรกในจดหมายเวียนของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการระบุชื่อผู้อ่านในเอกสารของคุณ คุณจะต้องแยกคอลัมน์สำหรับชื่อและนามสกุล

  • ข้อมูลทั้งหมดที่จะผสานจะมีอยู่ในชีตแรกของสเปรดชีตของคุณ

  • รายการข้อมูลพร้อมเปอร์เซ็นต์ สุกลเงิน และรหัสไปรษณีย์ได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องในสเปรดชีต เพื่อให้ Word สามารถอ่านค่าได้อย่างเหมาะสม

  • สเปรดชีต Excel ที่จะถูกใช้ในจดหมายเวียน ถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เฉพาะที่ของคุณ

  • การเปลี่ยนแปลงหรือการเพิ่มเติมใด ๆ ในสเปรดชีตของคุณจะต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะเชื่อมต่อกับเอกสารจดหมายเวียนของคุณใน Word

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนใน Word

เชื่อมต่อและแก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมาย

เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

  1. เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู จดหมายเวียน: แก้ไขผู้รับ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียงลำดับและการกรอง ให้ดู เรียงลำดับข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน หรือ กรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

  2. เลือก ตกลง

คุณสามารถแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนตั้งแต่หนึ่งเขตข้อมูลเป็นต้นไป เพื่อดึงข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณลงในเอกสารของคุณ

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > แทรกเขตข้อมูลผสาน

  2. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

  3. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 และ 2 ตามต้องการ

  4. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ถ้าคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าข้อความอีเมล ให้ดู การผสานอีเมลใน Word

หลังจากที่คุณแทรกเขตข้อมูลผสานที่คุณต้องการแล้ว ให้แสดงตัวอย่างผลลัพธ์เพื่อยืนยันว่าเนื้อหาถูกต้อง จากนั้น คุณก็พร้อมที่จะทํากระบวนการผสานให้เสร็จสมบูรณ์

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. เลือก ถัดไป หรือ ก่อนหน้า เพื่อเลื่อนดูระเบียนในแหล่งข้อมูลของคุณว่าแสดงผลออกมาอย่างไรในเอกสาร

  3. ไปที่ เสร็จสิ้นและผสาน > พิมพ์เอกสารหรือ ผสานไปยังอีเมล

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน เอกสารดังกล่าวจะยังคงเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ คุณสามารถนำเอกสารจดหมายเวียนกลับมาใช้ใหม่กับการส่งเมลจำนวนมากครั้งถัดไปของคุณได้

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือก ตกลง เมื่อ Word พร้อมท์คุณให้เชื่อมต่อต่อไป

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย

ค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาทั่วไปหรือรับความช่วยเหลือจากฝ่ายสนับสนุน