ทำงานด้วยโฟลเดอร์ข้อความใน Outlook บนเว็บ

ตามค่าเริ่มต้น บัญชีผู้ใช้ของคุณเริ่มด้วยโฟลเดอร์ต่อไปนี้:

• กล่องจดหมายเข้า ข้อความขาเข้าจะเข้ามาในกล่องจดหมายเข้าของคุณ เว้นแต่ว่าคุณได้สร้างกฎกล่องจดหมายเข้าเพื่อเปลี่ยนเส้นทางไปยังโฟลเดอร์อื่น หรือถูกระบุว่าเป็นอีเมลขยะ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การจัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎใน Outlook

• อีเมลขยะ ข้อความที่มีคุณลักษณะของอีเมลขยะ แต่ตัวกรองสแปมไม่ได้บล็อกก่อนที่จะมาถึงกล่องจดหมายของคุณ จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์นี้โดยอัตโนมัติ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการกรองอีเมลขยะและสแปมใน Outlook บนเว็บ

• แบบร่าง ถ้าคุณเริ่มเขียนข้อความแต่เขียนไม่เสร็จ ข้อความจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์แบบร่างของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถกลับมาที่ข้อความในภายหลังเพื่อทําการแก้ไข แล้วส่งข้อความได้

• รายการที่ถูกส่ง ตามค่าเริ่มต้น สําเนาของทุกข้อความที่คุณส่งจะถูกใส่ไว้ในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ของคุณ

• รายการที่ถูกลบ เมื่อคุณลบข้อความ ข้อความนั้นจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ

คำสั่งที่สามารถทำกับโฟลเดอร์ส่วนใหญ่ได้นั้นจะอยู่ในเมนูบริบทที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกขวาที่โฟลเดอร์

• สร้างโฟลเดอร์ย่อยใหม่ ใช้เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยใหม่ในโฟลเดอร์ที่คุณคลิกขวา

• ลบโฟลเดอร์ ย้ายโฟลเดอร์และเนื้อหาทั้งหมดไปยังรายการที่ถูกลบ

• ลบทั้งหมด ย้ายรายการทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่เลือกไปยังรายการที่ถูกลบ

• ทําเครื่องหมายว่าอ่านแล้วทั้งหมด ทําเครื่องหมายว่าอ่านแล้วรายการทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่เลือก

• ตั้งชื่อใหม่ ตั้งชื่อโฟลเดอร์ด้วยชื่ออื่น ไม่สามารถเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์เริ่มต้น เช่น โฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้าได้

สร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อจัดระเบียบข้อความของคุณตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์สําหรับโครงการหนึ่งๆ สําหรับข้อความทั้งหมดจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง หรือสําหรับข้อความทั้งหมดที่ส่งไปยังกลุ่มการแจกจ่ายที่คุณเป็นสมาชิก

สร้างโฟลเดอร์ใหม่

1. ที่ด้านล่างของรายการโฟลเดอร์ ให้เลือก โฟลเดอร์ใหม่

2. ให้ใส่ชื่อโฟลเดอร์และกด Enter ในกล่องโฟลเดอร์ใหม่

สร้างโฟลเดอร์ย่อยใหม่

1. ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเพิ่มโฟลเดอร์ย่อย

2. เลือก สร้างโฟลเดอร์ย่อยใหม่

3. ในกล่องโฟลเดอร์ใหม่ ให้ใส่ชื่อโฟลเดอร์และกด Enter

1. ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ

2. เลือก เปลี่ยนชื่อ

3. ใส่ชื่อโฟลเดอร์และกด Enter

1. ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยที่คุณต้องการลบ

2. เลือก ลบโฟลเดอร์

3. เลือก ตกลง เพื่อยืนยัน

ใน Outlook บนเว็บ โฟลเดอร์รายการโปรดจะมีโฟลเดอร์เหล่านี้โดยอัตโนมัติ: กล่องจดหมายเข้า รายการที่ส่ง และรายการที่ถูกลบ คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ไปยังรายการโปรดเพื่อให้ง่ายต่อการติดตามโฟลเดอร์ที่สําคัญที่สุดสําหรับคุณ การเพิ่มโฟลเดอร์ไปยังรายการโปรดจะไม่ย้ายโฟลเดอร์ แต่จะสร้างลิงก์ไปยังโฟลเดอร์นั้นแทน โฟลเดอร์ที่เพิ่มลงในรายการโปรดจะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ

• หากต้องการเพิ่มโฟลเดอร์ไปยังรายการโปรด ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ และเลือก เพิ่มไปยังรายการโปรด

• เมื่อต้องการจัดระเบียบโฟลเดอร์ในรายการโปรด ให้เลือกโฟลเดอร์แล้วลากไปยังตําแหน่งใหม่ในลําดับชั้นของโฟลเดอร์ หรือคลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วเลือก ย้ายขึ้นในรายการ หรือ ย้ายลงในรายการ

• เมื่อต้องการนําโฟลเดอร์ออก ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการลบออกจากรายการโปรด แล้วเลือก ลบออกจากรายการโปรด การกระทํานี้จะเอาเฉพาะการเชื่อมโยงไปยังโฟลเดอร์ออกเท่านั้น โฟลเดอร์จะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ

คุณอาจสามารถเพิ่มโฟลเดอร์สาธารณะไปยังรายการโปรดได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายขององค์กรของคุณ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีสร้างโฟลเดอร์สาธารณะใน Outlook บนเว็บ และเพิ่มลงในรายการโปรดของคุณ ให้ดูที่ สร้างและแชร์โฟลเดอร์สาธารณะ

นโยบายการเก็บถาวรและนโยบายการเก็บข้อมูลช่วยให้คุณย้ายหรือลบข้อความโดยอัตโนมัติหลังจากที่ข้อความเหล่านั้นอยู่ในกล่องจดหมายของคุณเป็นระยะเวลาหนึ่ง เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับนโยบายเหล่านี้และวิธีกําหนดนโยบายเหล่านั้น ให้ดู กําหนดป้ายชื่อการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรใน Outlook บนเว็บ

เมื่อคุณลบข้อความหรือโฟลเดอร์ ข้อความหรือโฟลเดอร์นั้นจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ คุณสามารถเอาข้อความออกจากโฟลเดอร์ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถตั้งค่าให้ Outlook บนเว็บ ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณออกจากระบบ

ล้างโฟลเดอร์ Deleted Items เมื่อคุณลงชื่อออกจากระบบ

1. คลิกการตั้งค่า  ที่ด้านบนของหน้าจอ

2. เลือกจดหมาย>การจัดการข้อความ

3. ในหัวข้อตัวเลือกข้อความ เลือกช่องที่อยู่ถัดจากล้างโฟลเดอร์รายการที่ลบ

4. คลิก บันทึก

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการคืนค่าข้อความที่ถูกลบ ให้ดู กู้คืนและคืนค่ารายการที่ถูกลบใน Outlook

ใช้คำสั่งบนแถบคำสั่งOutlook บนเว็บ หรือตั้งค่ากฎให้ Outlook บนเว็บ ย้ายข้อความไปในโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติเมื่อได้รับ

ใช้คำสั่งต่างๆ เพื่อจัดการข้อความโดยอัตโนมัติ

คําสั่งต่างๆ เช่น ล้าง และ ย้ายไปยัง ช่วยให้คุณลบหรือย้ายข้อความจากผู้ส่งที่ระบุได้โดยอัตโนมัติ คําสั่งจะปรากฏบนแถบคําสั่ง Outlook บนเว็บ เมื่อคุณเลือกข้อความในกล่องจดหมายเข้าของคุณ

• ล้าง ช่วยให้คุณลบอีเมลที่ไม่ต้องการในกล่องจดหมายเข้าของคุณได้อย่างรวดเร็ว เมื่อคุณเลือกข้อความ คุณสามารถลบอีเมลขาเข้าทั้งหมดจากผู้ส่งคนนั้นโดยอัตโนมัติ เก็บเฉพาะอีเมลล่าสุดและลบอีเมลที่เหลือ หรือลบอีเมลที่เก่ากว่า 10 วัน

• ย้ายไปยัง ช่วยให้คุณย้ายข้อความเฉพาะบางรายการไปยังโฟลเดอร์อื่นได้

ตั้งค่ากฎเพื่อจัดการข้อความโดยอัตโนมัติ

ใช้กฎเพื่อย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติเมื่อได้รับข้อความเหล่านั้น

1. ในกล่องจดหมายเข้าของคุณ เลือกข้อความที่คุณต้องการกำหนดกฎ และเลือก บนแถบคำสั่ง

2. เลือก สร้างกฎ กล่องโต้ตอบ สร้างกฎ จะเปิดขึ้น

3. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความจากผู้ส่งนั้นเข้าไป

4. เมื่อต้องการเลือกเงื่อนไขและการดำเนินการอื่น ๆ ให้เลือกตัวเลือกเพิ่มเติม

   ตามค่าเริ่มต้น กล่องกาเครื่องหมาย หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม จะถูกเลือกไว้ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ กฎที่ตามมาจะถูกละเว้น แม้ว่าจะนําไปใช้กับข้อความก็ตาม

5. เลือก ตกลง เพื่อบันทึกกฏที่คุณเลือก

ตามค่าเริ่มต้น บัญชีผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นด้วยโฟลเดอร์ต่อไปนี้:

• กล่องจดหมายเข้า ข้อความขาเข้าจะเข้ามาในกล่องจดหมายเข้าของคุณ เว้นแต่ว่าคุณได้สร้างกฎกล่องจดหมายเข้าเพื่อเปลี่ยนเส้นทางไปยังโฟลเดอร์อื่น หรือถูกระบุว่าเป็นอีเมลขยะ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การจัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎใน Outlook

• กองข้อความ ช่วยให้คุณกรองจดหมายโดยยึดตามวิธีที่คุณจัดการข้อความขาเข้าในอดีต เมื่อเปิดใช้งาน เซิร์ฟเวอร์อีเมลจะติดตามข้อความที่คุณอ่านหรือไม่อ่าน ข้อความที่คุณไม่อ่านจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ กองข้อความ

• รายการที่ถูกส่ง ตามค่าเริ่มต้น สําเนาของทุกข้อความที่คุณส่งจะถูกใส่ไว้ในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ของคุณ

• รายการที่ถูกลบ เมื่อคุณลบข้อความ ข้อความนั้นจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ

ใน Outlook บนเว็บ ถ้าคุณเลือก เพิ่มเติม ภายใต้ โฟลเดอร์ คุณจะพบว่าโฟลเดอร์เริ่มต้นเหล่านั้นถูกจัดระเบียบภายใต้ รายการโปรด โฟลเดอร์เริ่มต้นเดียวกันยังแสดงอยู่ภายใต้โฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ และกลายเป็นส่วนหนึ่งของรายการโฟลเดอร์ที่ยาวขึ้น ซึ่งหลายโฟลเดอร์อาจสร้างโดยผู้ดูแลระบบของคุณ โฟลเดอร์ที่ผู้ดูแลระบบของคุณอาจเพิ่มได้แก่:

• แบบร่าง ถ้าคุณสร้างหรือตอบกลับข้อความ แต่ไม่สามารถทําให้เสร็จได้ในทันที ข้อความนั้นจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์แบบร่างของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถกลับมาที่ข้อความในภายหลังเพื่อทําการแก้ไข แล้วส่งข้อความได้

• อีเมลขยะ ข้อความที่มีคุณลักษณะของอีเมลขยะ แต่ตัวกรองสแปมไม่ได้บล็อกก่อนที่จะมาถึงกล่องจดหมายของคุณ จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์นี้โดยอัตโนมัติ บทความ เรียนรู้เกี่ยวกับอีเมลขยะและฟิชชิ่ง มีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโฟลเดอร์อีเมลขยะของคุณ

• หมายเหตุ โฟลเดอร์นี้เป็นโฟลเดอร์แบบอ่านอย่างเดียว คุณต้องใช้ Outlook เพื่อสร้างหรือแก้ไขรายการในโฟลเดอร์นี้

• ประวัติการสนทนา ตามค่าเริ่มต้น สําเนาของทุกการสนทนาที่คุณมีใน Skype for Business จะถูกวางไว้ในโฟลเดอร์ ประวัติการสนทนา ของคุณ

คุณสามารถทําอะไรกับโฟลเดอร์ส่วนใหญ่ได้ในเมนูทางลัด (บริบท) ที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกโฟลเดอร์และคลิกขวา ทางลัดใดที่จะปรากฏขึ้นจะขึ้นอยู่กับว่าคุณได้เลือกโฟลเดอร์ภายใต้รายการโปรดหรือภายใต้โฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ

โฟลเดอร์รายการโปรด

โฟลเดอร์รายการโปรดจะแสดงโฟลเดอร์จดหมายยอดนิยม เมนูทางลัดมีคุณลักษณะของตัวเลือกที่ใช้หรือจําเป็นต้องใช้บ่อยที่สุดเมื่อทํางานกับโฟลเดอร์เหล่านี้

• ย้ายขึ้นในรายการ หรือ ย้ายลงในรายการ ใช้หนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้เพื่อจัดตําแหน่งโฟลเดอร์ใหม่ให้สูงขึ้นหรือต่ํากว่าในลําดับชั้นของโฟลเดอร์

• เอาออกจากรายการโปรด เอาโฟลเดอร์ออกจากรายการโปรด การเอาโฟลเดอร์ออกจากรายการโปรดไม่ได้เป็นการเอาโฟลเดอร์นั้นออกจากโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ

• ล้างโฟลเดอร์ ลบทุกอย่างในโฟลเดอร์ รวมถึงโฟลเดอร์ย่อย

• ทําเครื่องหมายว่าอ่านแล้วทั้งหมด ทําเครื่องหมายทุกรายการในโฟลเดอร์ว่าอ่านแล้ว

• กําหนดนโยบาย กําหนดนโยบายการเก็บถาวรหรือนโยบายการเก็บข้อมูลให้กับข้อความในโฟลเดอร์ ตัวเลือกนี้อาจไม่พร้อมใช้งานถ้าผู้ดูแลระบบของคุณไม่ได้เปิดใช้งาน

• สิทธิ์ ให้ผู้ใช้อื่นสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณ

โฟลเดอร์ส่วนบุคคล

โฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณคือคอลเลกชันของโฟลเดอร์จดหมายทั้งหมดที่คุณสามารถใช้งานได้ เมนูทางลัด (บริบท) ที่แนบมากับโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณมีตัวเลือกมากกว่าเมนูทางลัดที่มีโฟลเดอร์รายการโปรด อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกบางอย่างอาจไม่พร้อมใช้งานสําหรับโฟลเดอร์ทั้งหมด และตัวเลือกบางอย่างอาจไม่พร้อมใช้งานเนื่องจากสิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบ

เมนูลัดสำหรับโฟลเดอร์ส่วนตัวมีสี่ตัวเลือกที่ไม่มีในเมนูทางลัดสำหรับโฟลเดอร์รายการโปรด:

• สร้างโฟลเดอร์ใหม่ ใช้เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยใหม่ในโฟลเดอร์ที่คุณคลิกขวา

• ตั้งชื่อใหม่ ตั้งชื่อโฟลเดอร์ด้วยชื่ออื่น ไม่สามารถเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์เริ่มต้น เช่น โฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้าได้

• เพิ่มลงในรายการโปรด เพิ่ม (ลิงก์) โฟลเดอร์ปัจจุบันไปยังรายการโปรดของคุณ

• ย้าย เปิดหน้าต่างเพื่อให้คุณสามารถย้ายโฟลเดอร์ที่เลือกไปยังตําแหน่งใหม่ในลําดับชั้นโฟลเดอร์ได้ คุณยังสามารถเลือกและลากโฟลเดอร์ไปยังตําแหน่งใหม่ได้อีกด้วย

  : ในครั้งถัดไปที่คุณเข้าสู่ระบบ โฟลเดอร์ที่คุณสร้างจะจัดเรียงตามลำดับตัวอักษร

สร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อจัดระเบียบข้อความของคุณตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์สําหรับโครงการหนึ่งๆ สําหรับข้อความทั้งหมดจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง หรือสําหรับข้อความทั้งหมดที่ส่งไปยังกลุ่มการแจกจ่ายที่คุณเป็นสมาชิก

สร้างโฟลเดอร์ใหม่

1. ด้านล่างโฟลเดอร์ ให้เลือกเพิ่มเติม

   

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ถัดจาก รายการโปรด หรือชื่อโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ ให้คลิกปุ่ม สร้างโฟลเดอร์ใหม่ .

   • คลิกขวาที่โฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ จากนั้นเลือกสร้างโฟลเดอร์ใหม่

3. ให้ใส่ชื่อโฟลเดอร์และกด Enter ในกล่องโฟลเดอร์ใหม่

สร้างโฟลเดอร์ย่อยใหม่

1. ด้านล่างโฟลเดอร์ เลือกเพิ่มเติม

   

2. ในโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเพิ่มโฟลเดอร์ย่อยลงไป แล้วเลือก สร้างโฟลเดอร์ย่อยใหม่

3. ในกล่องโฟลเดอร์ใหม่ ให้ใส่ชื่อโฟลเดอร์ย่อยและกด Enter

1. ด้านล่างโฟลเดอร์ เลือกเพิ่มเติม

   

2. ในโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ แล้วเลือกเปลี่ยนชื่อ

3. ใส่ชื่อโฟลเดอร์และกดป้อนข้อมูล

คุณสามารถลากโฟลเดอร์ไปยังตำแหน่งใหม่ในลำดับชั้นโฟลเดอร์ของคุณ หรือใช้ตัวเลือกย้าย ในเมนูลัด

1. ด้านล่างโฟลเดอร์ เลือกเพิ่มเติม

   

2. ในโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้าย และเลือกย้าย

3. ในหน้าต่างย้ายโฟลเดอร์ ที่เปิดขึ้นมา ให้เลือกโฟลเดอร์ใหม่เพื่อย้ายโฟลเดอร์เข้าไป และเลือกย้าย

คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อย้ายโฟลเดอร์เข้าไปด้วยการคลิกขวาที่โฟลเดอร์แม่ที่คุณต้องการ แล้วเลือก สร้างโฟลเดอร์ใหม่ คุณสามารถย้ายข้อความขาเข้าไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุได้ตามเกณฑ์ที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ เรียนรู้วิธี จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎใน Outlook

1. ด้านล่างโฟลเดอร์ เลือกเพิ่มเติม

   

2. คลิกขวาที่โฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยที่คุณต้องการลบ แล้วเลือก ลบ

3. เลือก ตกลง เพื่อยืนยัน

ใน Outlook บนเว็บ โฟลเดอร์รายการโปรดจะรวมโฟลเดอร์เหล่านี้โดยอัตโนมัติ: กล่องจดหมายเข้า กองข้อความ รายการที่ส่ง รายการที่ถูกลบ คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ไปยังรายการโปรดเพื่อให้ง่ายต่อการติดตามโฟลเดอร์ที่สําคัญที่สุดสําหรับคุณ การเพิ่มโฟลเดอร์ไปยังรายการโปรดจะไม่ย้ายโฟลเดอร์ แต่จะสร้างลิงก์ไปยังโฟลเดอร์นั้นแทน โฟลเดอร์ที่เพิ่มลงในรายการโปรดจะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ

• หากต้องการเพิ่มโฟลเดอร์ในรายการโปรด ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ และเลือก Add to Favorites

• เมื่อต้องการจัดระเบียบโฟลเดอร์ ให้เลือกโฟลเดอร์แล้วลากไปยังตําแหน่งใหม่ในลําดับชั้นโฟลเดอร์ หรือคลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วเลือก ย้ายขึ้นในรายการ หรือ ย้ายลงในรายการ

• เมื่อต้องการนําโฟลเดอร์ออก ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการลบออกจากรายการโปรด แล้วเลือก ลบออกจากรายการโปรด การกระทํานี้จะเอาเฉพาะการเชื่อมโยงไปยังโฟลเดอร์ออกเท่านั้น โฟลเดอร์จะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ

คุณอาจสามารถเพิ่มโฟลเดอร์สาธารณะไปยังรายการโปรดได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายขององค์กรของคุณ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีสร้างโฟลเดอร์สาธารณะใน Outlook บนเว็บ และเพิ่มลงในรายการโปรดของคุณ ให้ดูที่ สร้างและแชร์โฟลเดอร์สาธารณะ

นโยบายการเก็บถาวรและนโยบายการเก็บข้อมูลช่วยให้คุณย้ายหรือลบข้อความโดยอัตโนมัติหลังจากที่ข้อความเหล่านั้นอยู่ในกล่องจดหมายของคุณเป็นระยะเวลาหนึ่ง เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับนโยบายเหล่านี้และวิธีกําหนดนโยบายเหล่านั้น ให้ดู กําหนดป้ายชื่อการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรใน Outlook บนเว็บ

เมื่อคุณลบข้อความ ข้อความนั้นจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ คุณสามารถเอาข้อความออกจากโฟลเดอร์ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถตั้งค่าให้ Outlook บนเว็บ ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณออกจากระบบ ผู้ดูแลระบบของคุณอาจตั้งค่านโยบายให้ล้างรายการจากโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของคุณหลังจากที่รายการเหล่านั้นอยู่ที่นั่นเป็นเวลาตามจํานวนวันที่กําหนดไว้แล้ว

ล้างโฟลเดอร์ Deleted Items เมื่อคุณลงชื่อออกจากระบบ

1. ที่ด้านบนของหน้าจอ ให้คลิก การตั้งค่า

2. ภายใต้ การตั้งค่าแอปของคุณ ให้เลือก จดหมาย

3. เลือก การประมวลผลอัตโนมัติ > ตัวเลือกข้อความ > ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบเมื่อฉันออกจากระบบ

4. คลิก บันทึก

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการคืนค่าข้อความที่ถูกลบ ให้ดู กู้คืนและคืนค่ารายการที่ถูกลบใน Outlook

ใช้คำสั่งบนแถบเมนูOutlook บนเว็บ หรือตั้งค่ากฎเพื่อให้ Outlook บนเว็บ ย้ายข้อความลงในโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับ

ใช้คำสั่งต่างๆ เพื่อจัดการข้อความโดยอัตโนมัติ

คําสั่งต่างๆ เช่น ล้าง และ ย้ายไปยัง ช่วยให้คุณลบหรือย้ายข้อความจากผู้ส่งที่ระบุได้โดยอัตโนมัติ คําสั่งจะปรากฏบนแถบเมนู Outlook บนเว็บ เมื่อคุณเลือกข้อความในกล่องขาเข้าของคุณ

• ล้าง ช่วยให้คุณลบอีเมลที่ไม่ต้องการในกล่องจดหมายเข้าของคุณได้อย่างรวดเร็ว เมื่อคุณเลือกข้อความ คุณสามารถลบอีเมลขาเข้าทั้งหมดจากผู้ส่งคนนั้นโดยอัตโนมัติ เก็บเฉพาะอีเมลล่าสุด หรือลบอีเมลที่เก่ากว่า 10 วันได้โดยอัตโนมัติ

• ย้ายไปยัง ช่วยให้คุณสามารถย้ายข้อความเฉพาะใด ๆ หรือย้ายข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งคนนั้นไปยังโฟลเดอร์อื่นได้โดยอัตโนมัติ

ตั้งค่ากฎการจัดการข้อความโดยอัตโนมัติ

ใช้กฎเพื่อย้ายข้อความโดยอัตโนมัติลงในโฟลเดอร์เมื่อได้รับข้อความเหล่านั้น

1. ในกล่องจดหมายเข้าของคุณ ให้เลือกข้อความที่คุณต้องการกําหนดกฎ แล้วคลิก บนแถบเมนู Outlook บนเว็บ

   

2. คลิก สร้างกฎ กล่องโต้ตอบ กฎกล่องจดหมายเข้าใหม่ (แบบฟอร์ม) จะเปิดขึ้น

   • ชื่อ แสดงชื่อของผู้ส่ง

   • เมื่อข้อความมาถึง และตรงกับเงื่อนไขเหล่านี้ทั้งหมด ตามค่าเริ่มต้น สามเงื่อนไขจะถูกตั้งค่าไว้สําหรับข้อความที่ได้รับ เลือกลูกศรเพื่อเลือกเงื่อนไขอื่นๆ ถ้าคุณต้องการใช้เงื่อนไขเพิ่มเติม ให้เลือก เพิ่มเงื่อนไข

   • ทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ ตามค่าเริ่มต้น มีการตั้งค่าหนึ่งในสามการดําเนินการที่กําหนดไว้ล่วงหน้า เลือกลูกศรเพื่อเลือกการดําเนินการอื่นๆ ถ้าคุณต้องการเพิ่มการกระทําอื่น ให้เลือก เพิ่มการกระทํา

   • ยกเว้นถ้าตรงกับเงื่อนไขใดๆ เหล่านี้ ตามค่าเริ่มต้น จะไม่มีการตั้งค่าข้อยกเว้น เลือกลูกศรเพื่อตั้งค่าข้อยกเว้นให้กับเงื่อนไขด้านบน เลือก เพิ่มข้อยกเว้น ถ้าจําเป็นต้องใช้มากกว่าหนึ่งรายการ

   • หยุดการดำประมวลผลกฎเพิ่มเติม ตามค่าเริ่มต้น กล่องกาเครื่องหมายจะถูกเลือกไว้ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ กฎที่ตามมาจะถูกละเว้น แม้ว่าจะนําไปใช้กับข้อความก็ตาม

3. คลิก ตกลง เพื่อบันทึกกฎ คุณอาจได้รับคําเตือนเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนกฎของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของบัญชีของคุณ ถ้าจําเป็น โปรดปรึกษาผู้ดูแลระบบของคุณ