การใส่ข้อมูลลงในเซลล์เวิร์กชีตด้วยตนเอง

1. บนเวิร์กชีต ให้คลิกที่เซลล์

2. พิมพ์ตัวเลขหรือข้อความที่คุณต้องการใส่ แล้วกด ENTER หรือ TAB

   เมื่อต้องการใส่ข้อมูลบนบรรทัดใหม่ภายในเซลล์ ให้ใส่ตัวแบ่งบรรทัดโดยการกด ALT+ENTER

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือก

2. คลิก ขั้นสูง แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมาย แทรกจุดทศนิยมโดยอัตโนมัติ ภายใต้ ตัวเลือกการแก้ไข

3. ในกล่อง ตำแหน่ง ให้ใส่ตัวเลขที่มีค่าบวกสำหรับจำนวนหลักที่จะแสดงทางด้านขวาของเลขทศนิยม หรือใส่ตัวเลขที่มีค่าลบสำหรับจำนวนหลักที่จะแสดงทางด้านซ้ายของเลขทศนิยม

   ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใส่ 3 ในกล่อง ตําแหน่ง แล้วพิมพ์ 2834 ในเซลล์ ค่าจะปรากฏเป็น 2.834 ถ้าคุณใส่ -3 ในกล่อง ตําแหน่ง แล้วพิมพ์ 283 ค่าจะเป็น 283000

4. บนเวิร์กชีต ให้คลิกเซลล์ แล้วใส่ตัวเลขที่คุณต้องการ

   ข้อมูลที่คุณพิมพ์ลงในเซลล์ก่อนเลือกตัวเลือก ตำแหน่งทศนิยมคงที่ จะไม่ได้รับผลกระทบ

   เมื่อต้องการหยุดใช้ตัวเลือก ตำแหน่งทศนิยมคงที่ ชั่วคราว ให้พิมพ์จุดทศนิยมเมื่อคุณใส่ตัวเลข

1. บนเวิร์กชีต ให้คลิกที่เซลล์

2. พิมพ์วันที่หรือเวลาต่อไปนี้

   • สำหรับวันที่ ให้ใช้เครื่องหมายทับหรือยัติภังค์เพื่อแยกส่วนของวันที่ ตัวอย่างเช่น พิมพ์ 9/5/2545 หรือ 5-ก.ย.-2545

   • เมื่อต้องการใส่เวลาที่ยึดตามนาฬิกาแบบ 12 ชั่วโมง ให้ใส่เวลาตามด้วยช่องว่าง แล้วพิมพ์ a หรือ p หลังจากเวลา ตัวอย่างเช่น 9:00 p. มิฉะนั้น Excel จะใส่เวลาเป็น AM

     เมื่อต้องการใส่วันที่และเวลาปัจจุบัน ให้กด Ctrl+Shift+; (อัฒภาค)

• เมื่อต้องการใส่วันที่หรือเวลาที่เป็นปัจจุบันเสมอเมื่อคุณเปิดเวิร์กชีตอีกครั้ง คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน TODAY และ NOW

• เมื่อคุณใส่วันที่หรือเวลาในเซลล์ วันที่หรือเวลาจะปรากฏในรูปแบบวันที่หรือเวลาเริ่มต้นสําหรับคอมพิวเตอร์ของคุณหรือในรูปแบบที่นําไปใช้กับเซลล์ก่อนที่คุณจะใส่วันที่หรือเวลา รูปแบบวันที่หรือเวลาเริ่มต้นจะยึดตามการตั้งค่าวันที่และเวลาในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกภูมิภาคและภาษา (แผงควบคุม นาฬิกา ภาษา และภูมิภาค) ถ้าการตั้งค่าเหล่านี้บนคอมพิวเตอร์ของคุณมีการเปลี่ยนแปลง วันที่และเวลาในเวิร์กบุ๊กของคุณที่ไม่ได้จัดรูปแบบโดยใช้คําสั่ง จัดรูปแบบเซลล์ จะแสดงตามการตั้งค่าเหล่านั้น

• ถ้าคุณต้องการนำรูปแบบวันที่หรือเวลาเริ่มต้นไปใช้ ให้คลิกเซลล์ที่มีค่าวันที่หรือเวลา แล้วกด Ctrl+Shift+# หรือ Ctrl+Shift+@

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการใส่ข้อมูลเดียวกัน เซลล์ไม่จําเป็นต้องอยู่ติดกัน

2. ในเซลล์ที่ใช้งานอยู่ ให้พิมพ์ข้อมูล แล้วกด Ctrl+Enter

   คุณสามารถใส่ข้อมูลเดียวกันลงในเซลล์หลายๆ เซลล์ได้โดยใช้ จุดจับเติม เพื่อใส่ข้อมูลลงในเซลล์เวิร์กชีตโดยอัตโนมัติ

   สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่บทความ เติมข้อมูลในเซลล์เวิร์กชีตโดยอัตโนมัติ

ด้วยการทำให้หลายเวิร์กชีตใช้งานอยู่พร้อมกัน คุณสามารถใส่ข้อมูลใหม่หรือเปลี่ยนข้อมูลบนเวิร์กชีตหนึ่ง แล้วการเปลี่ยนแปลงนั้นจะถูกนำไปใช้กับเซลล์ในตำแหน่งเดียวกันที่อยู่ในเวิร์กชีตทั้งหมดที่เลือกไว้

1. คลิกแท็บของเวิร์กชีตแรกที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแก้ไข แล้วกด Ctrl ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกแท็บของเวิร์กชีตอื่นที่คุณต้องการซิงโครไนซ์ข้อมูล

   

   หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นแท็บของเวิร์กชีตที่คุณต้องการ ให้คลิกปุ่มเลื่อนแท็บเพื่อค้นหาเวิร์กชีต แล้วคลิกแท็บของเวิร์กชีตนั้น ถ้าคุณยังไม่พบแท็บเวิร์กชีตที่คุณต้องการ คุณอาจต้องขยายหน้าต่างเอกสารให้ใหญ่สุด

2. บนเวิร์กชีตที่ใช้งานอยู่ ให้เลือกเซลล์หรือ ช่วง ที่คุณต้องการแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่หรือใส่ข้อมูลใหม่

3. ในเซลล์ที่เลือกไว้ ให้พิมพ์ข้อมูลใหม่หรือแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ และกด Enter หรือ Tab เพื่อย้ายการเลือกไปที่เซลล์ถัดไป

   การเปลี่ยนแปลงนั้นจะถูกนำไปใช้กับเวิร์กชีตทั้งหมดที่คุณเลือก

4. ทำตามขั้นตอนก่อนหน้านี้ซ้ำจนกว่าคุณจะใส่หรือแก้ไขข้อมูลเสร็จเรียบร้อย

• เมื่อต้องการยกเลิกการเลือกเวิร์กชีตหลายแผ่น ให้คลิกเวิร์กชีตใดก็ได้ที่ไม่ได้เลือกไว้ ถ้าเวิร์กชีตที่ไม่ได้เลือกไม่ปรากฏให้เห็น คุณสามารถคลิกขวาที่แท็บของเวิร์กชีตที่เลือก แล้วคลิก ยกเลิกการจัดกลุ่มแผ่นงาน

• เมื่อคุณใส่หรือแก้ไขข้อมูล การเปลี่ยนแปลงจะมีผลต่อเวิร์กชีตทั้งหมดที่เลือก และอาจแทนที่ข้อมูลที่คุณไม่ได้ตั้งใจเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ เพื่อช่วยหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถดูเวิร์กชีตทั้งหมดพร้อมกันเพื่อระบุข้อขัดแย้งของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้น

  1. บนแท็บ มุมมอง ในกลุ่ม หน้าต่าง ให้คลิก หน้าต่างใหม่

  2. สลับไปที่หน้าต่างใหม่ และคลิกที่เวิร์กชีตหนึ่งที่คุณต้องการดู

  3. ทำขั้นตอนที่ 1 และ 2 ซ้ำสำหรับแต่ละเวิร์กชีตที่คุณต้องการดู

  4. บนแท็บ มุมมอง ในกลุ่ม หน้าต่าง ให้คลิก จัดเรียงทั้งหมด จากนั้นจึงคลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ

  5. เมื่อต้องการดูเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กที่ใช้งานอยู่เท่านั้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หน้าต่างของเวิร์กบุ๊กที่ใช้งานอยู่ ในกล่องโต้ตอบ จัดเรียงหน้าต่าง

มีการตั้งค่ามากมายใน Excel ที่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงเพื่อช่วยให้การใส่ข้อมูลด้วยตนเองง่ายขึ้น การเปลี่ยนแปลงบางอย่างจะมีผลต่อเวิร์กบุ๊กทั้งหมด บางการเปลี่ยนแปลงจะมีผลต่อทั้งเวิร์กชีต และบางการเปลี่ยนแปลงจะมีผลเฉพาะกับเซลล์ที่คุณระบุเท่านั้น

เปลี่ยนแปลงทิศทางสำหรับคีย์ Enter

เมื่อคุณกด Tab เพื่อใส่ข้อมูลในเซลล์ต่างๆ ในหนึ่งแถว แล้วกด Enter เมื่อสุดแถวนั้น ตามค่าเริ่มต้น ส่วนที่เลือกจะย้ายไปยังจุดเริ่มต้นของแถวถัดไป

การกด Enter จะย้ายส่วนที่เลือกลงมาหนึ่งเซลล์ และการกด Tab จะย้ายส่วนที่เลือกไปทางขวาหนึ่งเซลล์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนทิศทางการย้ายสําหรับแป้น Tab ได้ แต่คุณสามารถระบุทิศทางอื่นสําหรับแป้น Enter ได้ การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้จะมีผลต่อทั้งเวิร์กชีต เวิร์กชีตอื่นที่เปิดอยู่ เวิร์กบุ๊กอื่นที่เปิดอยู่ และเวิร์กบุ๊กใหม่ทั้งหมด

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือก

2. ในประเภท ขั้นสูง ภายใต้ ตัวเลือกการแก้ไข ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หลังจากกด Enter ให้ย้ายส่วนที่เลือก แล้วคลิกทิศทางที่คุณต้องการในกล่อง ทิศทาง

เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์

ในบางครั้ง เซลล์อาจแสดง ##### กรณีนี้อาจเกิดขึ้นได้เมื่อเซลล์มีตัวเลขหรือวันที่ และความกว้างของคอลัมน์ไม่สามารถแสดงอักขระทั้งหมดที่รูปแบบต้องการได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเซลล์ที่มีรูปแบบวันที่ "mm/dd/yyyy" มี 31/12/2558 อย่างไรก็ตาม คอลัมน์กว้างพอที่จะแสดงอักขระหกตัวเท่านั้น เซลล์จะแสดง ##### เมื่อต้องการดูเนื้อหาทั้งหมดของเซลล์ด้วยรูปแบบปัจจุบัน คุณต้องเพิ่มความกว้างของคอลัมน์

1. คลิกเซลล์ที่คุณต้องการเปลี่ยนความกว้างคอลัมน์

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เซลล์ ให้คลิก รูปแบบ

   

3. ภายใต้ ขนาดเซลล์ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • เมื่อต้องการปรับข้อความทั้งหมดให้พอดีในเซลล์ ให้คลิก ปรับความกว้างของคอลัมน์พอดีอัตโนมัติ

   • เมื่อต้องการเพิ่มขนาดความกว้างคอลัมน์ ให้คลิก ความกว้างคอลัมน์ แล้วพิมพ์ความกว้างที่คุณต้องการลงในกล่อง ความกว้างคอลัมน์

ตัดข้อความในเซลล์

คุณสามารถแสดงข้อความหลายบรรทัดภายในเซลล์ได้ด้วยการตัดข้อความ การตัดข้อความในเซลล์จะไม่มีผลต่อเซลล์อื่น

1. คลิกเซลล์ที่คุณต้องการตัดข้อความ

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การจัดแนว ให้คลิก ตัดข้อความ

   

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตัดข้อความ ให้ดูบทความ การตัดข้อความในเซลล์

เปลี่ยนรูปแบบของตัวเลข

ใน Excel รูปแบบของเซลล์จะแยกจากข้อมูลที่เก็บอยู่ในเซลล์ ความแตกต่างของการแสดงผลนี้อาจมีผลกระทบอย่างมากเมื่อข้อมูลเป็นตัวเลข ตัวอย่างเช่น เมื่อตัวเลขที่คุณใส่ถูกปัดเศษ โดยปกติแล้วจะมีเฉพาะตัวเลขที่แสดงอยู่เท่านั้นที่ถูกปัดเศษ การคํานวณจะใช้ตัวเลขจริงที่เก็บอยู่ในเซลล์ ไม่ใช่ตัวเลขที่มีการจัดรูปแบบที่แสดงอยู่ ดังนั้น การคํานวณอาจไม่ถูกต้องเนื่องจากการปัดเศษในเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์

หลังจากที่คุณพิมพ์ตัวเลขลงในเซลล์ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบการแสดงตัวเลขได้

1. คลิกเซลล์ที่มีตัวเลขที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตัวเลข ให้คลิกลูกศรถัดจากกล่อง รูปแบบตัวเลข แล้วคลิกรูปแบบที่คุณต้องการ

   

   เมื่อต้องการเลือกรูปแบบตัวเลขจากรายการรูปแบบที่พร้อมใช้งาน ให้คลิก รูปแบบตัวเลขเพิ่มเติม แล้วคลิกรูปแบบที่คุณต้องการใช้ในรายการ ประเภท

จัดรูปแบบตัวเลขเป็นข้อความ

สำหรับตัวเลขที่ไม่ควรจะถูกคำนวณใน Excel เช่น หมายเลขโทรศัพท์ คุณสามารถตั้งค่าให้เป็นข้อความได้โดยนำรูปแบบข้อความไปใช้กับเซลล์ว่างก่อนที่จะพิมพ์ตัวเลข

1. เลือกเซลล์ว่าง

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตัวเลข ให้คลิกลูกศรถัดจากกล่อง รูปแบบตัวเลข แล้วคลิก ข้อความ

   

3. พิมพ์ตัวเลขที่คุณต้องการลงในเซลล์ที่จัดรูปแบบแล้ว

   ตัวเลขที่คุณใส่ก่อนที่คุณจะนํารูปแบบข้อความไปใช้กับเซลล์จะต้องถูกใส่อีกครั้งในเซลล์ที่จัดรูปแบบ เมื่อต้องการใส่ตัวเลขใหม่เป็นข้อความอย่างรวดเร็ว ให้เลือกเซลล์แต่ละเซลล์ กด F2 แล้วกด Enter