ถ้าคุณต้องการส่งจดหมายจํานวนมากไปยังรายการที่อยู่ที่คุณเก็บไว้ในสเปรดชีต Microsoft Excel คุณสามารถใช้จดหมายเวียนของ Microsoft Word ได้ กระบวนการจดหมายเวียนจะสร้างแผ่นป้ายจ่าหน้าจดหมายที่คุณสามารถพิมพ์ได้ และป้ายผนึกแต่ละป้ายบนแผ่นงานจะมีที่อยู่จากรายการ
เมื่อต้องการสร้างและพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมาย คุณต้องเตรียมข้อมูลเวิร์กชีตใน Excel ก่อน จากนั้นใช้ Word เพื่อกําหนดค่า จัดระเบียบ ตรวจทาน และพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมาย
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการเตรียมข้อมูลของคุณสําหรับจดหมายเวียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:
-
ชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณตรงกับชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทรกในป้ายชื่อของคุณ
-
ข้อมูลทั้งหมดที่จะผสานจะมีอยู่ในชีตแรกของสเปรดชีตของคุณ
-
ข้อมูลรหัสไปรษณีย์ได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องในสเปรดชีตเพื่อให้ Word สามารถอ่านค่าได้อย่างถูกต้อง
-
สเปรดชีต Excel ที่จะใช้ในจดหมายเวียนจะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องของคุณ
-
การเปลี่ยนแปลงหรือการเพิ่มไปยังสเปรดชีตของคุณจะเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะเชื่อมต่อกับเอกสารจดหมายเวียนของคุณใน Word
หมายเหตุ: คุณสามารถนําเข้าข้อมูลจากสเปรดชีต Excel ของคุณโดยการนําเข้าข้อมูลจากไฟล์ที่ใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv) หรือไฟล์ข้อความ (.txt) และใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความเพื่อสร้างสเปรดชีตใหม่สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสําหรับจดหมายเวียนของ Word
เมื่อสเปรดชีตพร้อมแล้ว ให้เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นเปิด Word แล้วทําตามขั้นตอนใน พิมพ์ป้ายผนึกสําหรับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ
