การกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถทำอะไรได้บ้าง

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถทำงานต่อไปนี้ได้

• กําหนดเส้นทางเอกสารไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์อื่น    ดังนั้น ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจึงทําหน้าที่เป็นกั้นประตูสําหรับเอกสาร ในแต่ละครั้งที่มีการอัปโหลดเอกสาร ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะใช้กฎที่คุณสร้างขึ้นเพื่อกําหนดตําแหน่งที่จะย้ายเอกสาร จากนั้นเอกสารจะกําหนดเส้นทางเอกสารไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง ซึ่งสามารถอยู่ในไซต์คอลเลกชันอื่นได้ กฎอาจยึดตามชนิดเนื้อหาและเมตาดาต้ารวมกัน

• อัปโหลดเอกสารทั้งหมดไปยังไลบรารีสําหรับปล่อย    คุณสามารถกําหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อวางเอกสารที่อัปโหลดทั้งหมดในไลบรารีสําหรับปล่อย ซึ่งสามารถใส่ Metadata และกระบวนการส่งเสร็จสมบูรณ์ได้

• จัดการขนาดโฟลเดอร์    คุณสามารถกําหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อตรวจสอบจํานวนรายการในโฟลเดอร์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีโฟลเดอร์ที่มีจํานวนรายการมากกว่าที่ระบุ ตามค่าเริ่มต้น ขีดจํากัดนี้คือ 2500 รายการ และเมื่อรายการหมายเลข 2501 มาถึง ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะสร้างโฟลเดอร์ใหม่และวางเอกสารนั้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถระบุจํานวนรายการที่ตัวจัดระเบียบเนื้อหาอนุญาตในโฟลเดอร์เดียว

• จัดการการส่งที่ซ้ํากัน    เมื่อเอกสารถูกอัปโหลดที่มีอยู่แล้วในไลบรารี คุณสามารถให้ตัวจัดระเบียบเนื้อหาใช้เวอร์ชัน SharePoint หรือเปลี่ยนชื่อไฟล์โดยการเพิ่มอักขระที่ไม่ซ้ํากัน สิ่งนี้ทําให้แน่ใจได้ว่าทั้งเอกสารที่มีอยู่และรายการที่ซ้ํากันจะถูกรักษาไว้

• รักษาบันทึกการตรวจสอบ    ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถเก็บบันทึกการตรวจสอบเกี่ยวกับเอกสารที่เก็บไว้กับเอกสารหลังจากที่เอกสารนั้นถูกเวียนส่งไปแล้ว

เปิดใช้งานฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหาบนไซต์

คุณต้องมีสิทธิ์เจ้าของไซต์เป็นอย่างน้อย และต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์การประกาศ

เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสำหรับไซต์หนึ่ง

1. นำทางไปยังหน้าที่คุณต้องการกำหนดค่า

2. คลิก การตั้งค่า แล้วเลือก การตั้งค่าไซต์ จากเมนูดรอปดาวน์

   สําหรับ SharePoint ให้คลิก การตั้งค่า คลิก เนื้อหาของไซต์ แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ในกลุ่ม การกระทําในไซต์ ให้คลิก จัดการฟีเจอร์ของไซต์

4. ถัดจากชื่อฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหา ให้คลิก เปิดใช้งาน เมื่อฟีเจอร์ถูกเปิดใช้งาน คําว่า ใช้งานอยู่ จะปรากฏในคอลัมน์ สถานะ

   

กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

1. นำทางไปยังไซต์ที่คุณต้องการกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่ระบุโดยอัตโนมัติ

2. คลิก การตั้งค่า แล้วเลือก การตั้งค่าไซต์ จากเมนูดรอปดาวน์

   สําหรับ SharePoint ให้คลิก การตั้งค่า คลิก เนื้อหาของไซต์ แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

3. ในกลุ่ม การดูแลไซต์ ให้เลือก การตั้งค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหา

   หมายเหตุ: ลิงก์การตั้งค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะปรากฏต่อเมื่อฟีเจอร์ถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์นี้เท่านั้น

4. ในส่วน เปลี่ยนเส้นทางผู้ใช้ไปยังไลบรารีสําหรับปล่อย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อบังคับใช้ตัวจัดระเบียบเนื้อหา การดําเนินการนี้จะเปลี่ยนเส้นทางผู้ใช้ไปยังไลบรารีสําหรับปล่อยโดยอัตโนมัติเมื่อพวกเขาพยายามอัปโหลดเอกสาร

5. ในส่วน การส่งไปยังไซต์อื่น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการอนุญาตให้กฎกำหนดทิศทางเอกสารไปยังไซต์อื่น

6. ในส่วน การทำพาร์ติชันโฟลเดอร์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างโฟลเดอร์ย่อยหลังจากตำแหน่งที่ตั้งเป้าหมายมีจำนวนรายการมากเกินไป เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยโดยอัตโนมัติหลังจากที่ตำแหน่งที่ตั้งมีรายการเกินจำนวนที่กำหนดไว้

   • ในกล่อง จำนวนรายการในหนึ่งโฟลเดอร์ ให้พิมพ์จำนวนเอกสารที่สามารถเก็บไว้ในโฟลเดอร์หนึ่งๆ ก่อนที่จะต้องสร้างโฟลเดอร์ใหม่

   • ในกล่อง รูปแบบของชื่อโฟลเดอร์ ให้ระบุข้อตกลงการตั้งชื่อสำหรับโฟลเดอร์ใหม่ที่จะถูกสร้างขึ้น

7. ในส่วน การส่งที่ซ้ำกัน ให้เลือกว่าคุณต้องการให้ส่วนที่ซ้ำใช้ฟีเจอร์การกำหนดรุ่น หรือต้องการให้ส่วนที่ซ้ำมีอักขระเฉพาะแนบอยู่กับชื่อไฟล์ของรายการเสมอ

8. ในส่วน คงค่าบริบท ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการบันทึกบันทึกการตรวจสอบหรือ Metadata เป็นรายการตรวจสอบสำหรับรายการหรือเอกสารที่ส่ง

9. ในส่วน ตัวจัดการกฎ ให้ใส่ชื่อผู้ใช้ที่เป็นผู้จัดการกฎในองค์กรของคุณ ผู้จัดการกฎต้องมีสิทธิ์จัดการเว็บไซต์เพื่อเข้าถึงหน้าการตั้งค่ากฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหา สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างกฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกําหนดเส้นทางเอกสาร

10. เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่เหมาะสมเพื่อให้ข้อความอีเมลส่งไปยังผู้จัดการกฎโดยอัตโนมัติ ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถส่งข้อความอีเมลเมื่อการส่งไม่ตรงกับกฎ หรือเมื่อเนื้อหาใดๆ ถูกส่งไปยังตัวจัดระเบียบเนื้อหา

    หมายเหตุ: อีเมลต้องได้รับการกําหนดค่าโดย SharePoint หรือผู้ดูแลระบบเครือข่ายของคุณเพื่อให้เซิร์ฟเวอร์หรือบริการสําหรับกล่องกาเครื่องหมายเหล่านี้เปิดใช้งานได้

11. ในส่วน จุดการส่ง ให้ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับไซต์อื่นหรือซอฟต์แวร์การส่งข้อความทางอีเมลอื่นที่สามารถส่งเนื้อหาไปที่ไซต์ปัจจุบันได้

    เคล็ดลับ: ส่วนนี้จะให้ URL ของบริการเว็บเพื่อให้คุณส่งเนื้อหาไปยังไซต์นั้นในกรณีที่คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์หรือโซลูชันแบบกำหนดเองเพื่อส่งเอกสารจากระบบอีเมล