Utföra arbetet snabbare genom att skapa och använda ett index

I den här artikeln

• Vad är ett index?

• Avgöra vilka fält som ska indexeras

• Skapa ett index

• Ta bort ett index

• Visa och redigera index

• Automatiskt skapade index

Vad är ett index?

Du kan använda ett index för att söka efter och sortera poster snabbare med Access. I ett index sparas platsen för poster baserat på det eller de fält som du väljer att indexera. När Access hämtar platsen från indexet kan data sedan hämtas genom att programmet direkt flyttar till rätt plats. Därför går det mycket snabbare än att söka igenom alla poster för att hitta rätt data.

Avgöra vilka fält som ska indexeras

Du kan skapa index som baseras på ett eller flera fält. Du vill förmodligen indexera fält som du ofta söker igenom, fält som du sorterar och fält som du ansluter till fält i andra tabeller i frågor för flera tabeller. Index kan öka snabbheten i sökningar och frågor, men de kan ge långsammare prestanda när du lägger till eller uppdaterar data. När du anger data i en tabell som innehåller ett eller flera indexerade fält, måste Access uppdatera indexen varje gång en post läggs till eller ändras. Om du lägger till poster med hjälp av en tilläggsfråga eller genom att lägga till importerade poster blir processen också sannolikt långsammare om måltabellen innehåller index.

Du kan inte indexera fält som innehåller datatyperna OLE-objekt, Beräknad eller Bifogad fil. Övriga fält bör indexeras om följande villkor uppfylls:

• Fältets datatyp är Kort text, Lång text, Tal, Datum/tid, Räknare, Valuta, Ja/Nej eller Hyperlänk.

• Sökning efter värden kommer att ske i fältet.

• Fältets värden ska sorteras.

• Många olika värden kommer att lagras i fältet. Om fältet innehåller många identiska värden ökar dock inte indexet frågornas hastighet i någon större omfattning.

Skapa ett index

Om du vill skapa ett index bestämmer du först om du vill skapa ett index med ett fält eller ett flerfältsindex. Du skapar ett index för ett enda fält genom att ange egenskapen Indexerad . I följande tabell visas möjliga inställningar för egenskapen Indexerat .

Om du har skapat ett unikt index kan du inte lägga till ett nytt värde i fältet om detta värde redan finns i en annan post i samma fält. Ett unikt index skapas automatiskt för primärnycklar i Access, men du vill kanske förhindra dubbletter även i andra fält. Du kan exempelvis skapa ett unikt index för ett fält som innehåller serienummer så att inte två produkter får samma serienummer.

Skapa index med ett fält    

1. Högerklicka på namnet på den tabell i navigeringsfönstret som du vill skapa indexet i och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

2. Klicka på Fältnamn för det fält som du vill indexera.

3. Klicka på fliken Allmän under Fältegenskaper.

4. I egenskapen Indexerad klickar du på Ja (dubbletter tillåtna) om du vill aktivera dubbletter, eller Ja (inga dubbletter) om du vill skapa ett unikt index.

5. Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst eller trycka på CTRL+S.

Skapa index med flera fält    

Om du vill skapa ett flerfältsindex för en tabell tar du med en rad för varje fält i indexet och tar bara med indexnamnet på den första raden. Alla rader behandlas som en del av samma index tills det kommer till en rad som innehåller ett annat indexnamn. Om du vill infoga en rad högerklickar du på den plats där du vill infoga en rad och klickar sedan på Infoga rader på snabbmenyn.

1. Högerklicka på namnet på den tabell i navigeringsfönstret som du vill skapa indexet i och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

2. Klicka på Index i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

   Fönstret Index visas. Ändra storleken på fönstret så att några tomma rader och indexets egenskaper visas.

3. Skriv ett namn för indexet på den första tomma raden i kolumnen Indexnamn. Du kan namnge indexet efter ett av indexfälten eller använda ett annat namn.

4. Klicka på pilen i kolumnenFältnamn och sedan på det första fält som du vill använda för indexet.

5. Lämna kolumnen Indexnamn tom på den följande raden och klicka på det andra fältet för indexet i kolumnen Fältnamn. Upprepa detta tills du har markerat alla fält som du vill ta med i indexet.

6. Om du vill sortera fältvärdena i en annan ordning klickar du på Stigande eller Fallande i kolumnen Sorteringsordning i fönstret Index. Standardsorteringsordningen är Stigande.

7. Under Indexegenskaper i fönstret Index anger du sedan indexegenskaper för raden i kolumnen Indexnamn som innehåller namnet på indexet. Välj egenskaper enligt följande tabell.

   Etikett	Värde
   Primär	Ja anger att indexet är primärnyckeln.
   Unik	Ja anger att alla värden i indexet måste vara unika.
   Ignorera Null-värden	Ja anger att poster med ett Null-värde i indexfältet ignoreras.

8. Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst eller trycka på CTRL+S.

9. Stäng fönstret Index.

Ta bort ett index

Du kan ta bort indexet om du upptäcker att du inte längre behöver det eller om det påverkar prestandan för mycket. Det är då endast indexet som tas bort och inte det eller de fält som indexet baseras på.

1. Högerklicka på namnet på den tabell i navigeringsfönstret som du vill ta bort indexet från och klicka på Designvy på snabbmenyn.

2. Klicka på Index i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

   Fönstret Index visas. Ändra storleken på fönstret så att några tomma rader och indexets egenskaper visas.

3. Markera den rad i indexfönstret som innehåller indexet du vill ta bort och tryck på DEL.

4. Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst eller trycka på CTRL+S.

5. Stäng fönstret Index.

Visa och redigera index

Du kanske vill granska indexet för en tabell för att bedöma hur mycket det kan tänkas påverka arbetet eller för att kontrollera att vissa fält är indexerade.

1. Högerklicka på namnet på den tabell i navigeringsfönstret som du vill ändra indexet för och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

2. Klicka på Index i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

   Fönstret Index visas. Ändra storleken på fönstret så att några tomma rader och indexets egenskaper visas.

3. Visa eller redigera index och indexegenskaper efter egna behov.

4. Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst eller trycka på CTRL+S.

5. Stäng fönstret Index.

Automatiskt skapade index

I vissa fall skapas index automatiskt i Access. Index skapas exempelvis automatiskt för fältet med tabellens primärnyckel.

En annan källa för att automatiskt skapa index är alternativet Indexera automatiskt vid import/skapa i dialogrutan Access-alternativ . Access indexerar automatiskt alla fält med namn som börjar eller slutar med de tecken som anges i rutan Indexera automatiskt vid import/skapa , till exempel ID, nyckel, kod eller num. Så här visar eller ändrar du den aktuella inställningen:

1. Klicka på Arkiv > Alternativ. 

2. Klicka på Objektdesigner och lägg sedan till, ändra eller ta bort värdena i rutan Indexera automatiskt när du importerar/skapar under Tabelldesign. Avgränsa värdena med semikolon (;).

   Obs!: Om ett fältnamn börjar eller slutar med ett av de värden som finns i rutan indexeras fältet automatiskt.

3. Klicka på OK.

För varje index du skapar måste Access arbeta mer vilket medför försämrade prestanda när information läggs till eller uppgraderas. Genom att ändra värdena i rutan Indexera automatiskt när du importerar/skapar eller minska antalet värden kan du minska det antal index som skapas och därmed minska problemet.

Överst på sidan