Dubblettdata kryper ofta in när flera användare lägger till data i databasen samtidigt eller om databasen inte har utformats för att söka efter dubbletter. Det är enklare att använda en fråga när du vill ta bort många dubblettdata. Det första steget är att Hitta dubblettposter med en fråga i databasen.
Obs!: De metoder som beskrivs i den här artikeln gäller inte för Access-webbappar.
Innan du tar bort data
Du kan inte ångra databorttagning, så se till att databasen är klar innan du försöker ta bort dubblettposter:
-
Kontrollera att filen inte är skrivskyddad.
-
Om du delar databasen med andra ber du dem att stänga de objekt som du vill arbeta med för att undvika möjliga datakonflikter.
-
Om du har behörighet att öppna databasen i exklusivt läge: Klicka på Arkiv >Öppnaoch välj databasen. Klicka på pilen bredvid Öppna och klicka på Öppna exklusivt.
-
Det viktigaste är att komma ihåg att säkerhetskopiera databasen. Det enda sättet att återställa borttagna poster är att återställa dem från en säkerhetskopia. En borttagningsåtgärd kan också ta bort poster i relaterade tabeller.
Obs!: Om du vill återställa från en säkerhetskopia stänger du och byter namn på den ursprungliga filen så att säkerhetskopian kan använda namnet på den ursprungliga versionen. Tilldela säkerhetskopian namnet på den ursprungliga versionen och öppna den i Access.
Skapa och köra en borttagningsfråga
-
Klicka på fliken Skapa > Frågedesign och dubbelklicka på tabellen som du vill ta bort poster från.
-
Dubbelklicka på asterisken (*) för att lägga till alla tabellfält i frågedesignern.
-
Lägg till fälten som du vill använda för att identifiera posterna för borttagning. Anta till exempel att en kund går i konkurs och att du måste ta bort alla väntande order för den kunden. Om du bara vill hitta dessa poster kan du lägga till fälten Kund-ID och Orderdatum i designrutnätet.
-
Du kan också lägga till villkor på raden Villkor. Du kan till exempel lägga till kund-ID:t för den kund som gick i konkurs och det datum efter vilket kundens order är ogiltiga.
-
Avmarkera kryssrutan Visa för varje villkorsfält.
-
Klicka på Kör på fliken Design. Kontrollera att frågan returnerar de poster som du vill ta bort.
-
Klicka på Designvy och sedan på Ta bort på fliken Design. Urvalsfrågan ändras till en borttagningsfråga, raden Visa i den nedre delen av rutnätet döljs och raden Ta bort läggs till.
-
Ytterligare en verifiering innan du kör borttagningsfrågan: Kontrollera att raden Ta bort i kolumnen * (alla fält) visar Från och Var ska visas i någon av villkorskolumnerna.
-
Klicka på Kör > Ja på fliken Design.
Mer information finns i Jämföra två tabeller och hitta poster utan matchningar.
