När du kör en import- eller exportguide i Access kan du spara de inställningar du använde som en specifikation, så att du när som helst kan upprepa åtgärden. En specifikation innehåller all information som Access behöver för att upprepa samma åtgärd utan att du behöver göra några inmatningar. En specifikation som importerar data från en Excel-arbetsbok lagrar till exempel namnet på Excel-källfilen, namnet på måldatabasen och annan information, till exempel om du lade till data i en befintlig tabell eller importerade data till en ny tabell, information om primärnycklar och fältnamn.
Du kan spara en import- eller exportåtgärd för valfritt filformat som stöds i Access. Du kan inte spara information om en länkningsåtgärd eller en åtgärd där du bara exporterar delar av ett datablad.
Även om huvudsyftet med en specifikation är att spara alla viktiga detaljer så att du kan upprepa importen eller exporten utan inmatningar så är en specifikation fortfarande mycket flexibel. Du kan till exempel ändra namnet på källfilen eller målfilen innan du kör specifikationen igen. På så sätt kan du använda en enda specifikation med flera olika käll- eller målfiler.
En specifikation som exporterar formaterade data till Excel eller Word följer aktuella filter- och kolumninställningar för objektet i Access. Om källobjektet (tabellen, frågan, formuläret eller rapporten) är öppet när du kör specifikationen exporteras bara de data som för närvarande visas i vyn i Access. Om objektet inte är öppet avgör de senast sparade inställningarna för objektet vilka data som exporteras.
Skapa en import- eller exportspecifikation
-
Starta import- eller exportåtgärden från Access.
Import- och exportguiderna finns på fliken Externa data. Importguiderna finns i gruppen Importera och länka och exportguiderna finns i gruppen Exportera.
-
Följ anvisningarna i guiden. När du klickar på OK eller Slutför och åtgärden slutförs utan fel i Access visas sidan Spara importsteg eller Spara exportsteg i guiden.
-
Klicka på Spara importsteg eller Spara exportsteg på sidan i guiden för att spara information om åtgärden som en specifikation.
Ytterligare en uppsättning kontroller visas i Access. I den här bilden visas dialogrutan med de tillgängliga kontrollerna.
-
Ange ett namn på specifikationen i rutan Spara som.
-
I rutan Beskrivning skriver du en beskrivning som hjälper dig och andra användare att identifiera åtgärden senare.
-
Om du vill skapa en Outlook-uppgift som påminner dig när det är dags att utföra åtgärden igen klickar du på Skapa Outlook-uppgift.
-
Klicka på Spara import eller Spara export för att spara specifikationen. Access skapar och lagrar specifikationen i den aktuella databasen.
-
Om du har markerat Skapa Outlook-uppgift på sidan Spara importsteg eller Spara exportsteg i guiden öppnas ett Outlook-uppgiftsfönster. Fyll i information om uppgiften och klicka sedan på Spara och stäng.
Vad mer behöver jag veta?
-
Information om hur du kör sparade specifikationer finns i artikeln Köra en sparad import- eller exportåtgärd.
-
Information om hur du schemalägger specifikationer för körning vid vissa tidpunkter finns i artikeln Schemalägga en import- eller exportåtgärd.
-
Information om hur du byter namn på en specifikation, tar bort specifikationer eller uppdaterar namn på filer i specifikationer finns i artikeln Hantera dataaktiviteter.
Video: Spara information om en import- eller exportåtgärd
Här är en video som du kan watch som hjälper dig genom ett exempel på hur du sparar information om en import- eller exportåtgärd. Videon visar också hur du skapar ett makro som kör en sparad import- eller exportspecifikation.
Obs!: Den här videon spelades in med Access 2010, men samma grundläggande steg gäller även för nyare versioner.
