Det kan finnas tillfällen när du vill sortera poster i Access baserat på månadsdelen av datumvärden och ignorera dag och år. Eller så kanske du bara vill sortera poster baserat på de första tecknen i ett textfält. Det här avsnittet visar hur du gör de här sökningarna genom att skapa enkla uttryck.
Vad vill du göra?
Sortera efter delar av datumvärden
När du sorterar poster med hjälp av något av kommandona Sortera används hela datumvärdet – dag, månad och år – för att fastställa varje posts position. Men anta att du bara vill sortera födelsedagar baserat på de månader då de inträffar och ignorera dag- och årsdelen av värdena.
Om du bara vill sortera på en del av datumvärdena måste du skriva ett uttryck. Du kan sortera data i en tabell eller resultatet av en fråga – men först måste du vara i databladsvyn. Du skriver uttrycket i frågeområdet på fliken Filter . Uttrycket du skapar extraherar bara de data du vill ha och använder det sedan som grund för sortering.
Visa fliken Filter
-
Växla tabell eller fråga till databladsvyn.
Om du arbetar med en fråga kör du frågan för att visa resultatet i databladsvyn.
-
Klicka på Avancerat i gruppen Sortera & filter på fliken Start och klicka sedan på Avancerat filter/sortering på snabbmenyn.
I Access visas en ny objektflik med Filter i namnet.
Skapa uttrycket
-
Klicka på Avancerat i gruppen Sortera & filter på fliken Start och klicka sedan på Avancerat filter/sortering på snabbmenyn.
-
Skriv ett uttryck på raden Fält i den första kolumnen. Om du till exempel vill sortera efter månad oavsett år skriver du uttrycket Uttr1: DatumDel("m",[Födelsedatum]) på raden Fält i den första kolumnen.
-
Om du vill sortera poster efter dagar inom varje månad skriver du Uttr2: DatumDel("d",[Födelsedatum]) på raden Fält i den andra kolumnen.
Funktionen DatumDel i den första kolumnen sorterar posterna efter månad och funktionen DatumDel i den andra kolumnen sorterar posterna efter dagar inom varje månad.
-
På raden Sortera väljer du Stigande eller Fallande för vart och ett av uttrycken.
I en stigande sortering i den första kolumnen visas januari högst upp och december längst ned. I en stigande sortering i den andra kolumnen visas 1 högst upp och 31 längst ned. En fallande sorteringsordning gör motsatsen.
-
Klicka på Växlingsfilter i gruppen Sortera & filter på fliken Start.
Sortera på delar av textvärden
Att sortera på delar av textvärden påminner mycket om att sortera på delar av datumvärden. Du måste skriva ett uttryck i fönstret Avancerat filter/sortering för att extrahera de tecken som utgör grunden för sortering.
Anta att fältet Ort innehåller värden som North Seattle, South Seattle, North Tacoma eller South Tacoma. Anta att du vill ignorera det första ordet och sortera posterna enbart på det andra ordet.
-
Klicka på Avancerat i gruppen Sortera & filter på fliken Start och klicka sedan på Avancerat filter/sortering på snabbmenyn.
-
Skriv ett uttryck på raden Fält i den första kolumnen. Skriv till exempel =Mitt([Ort], 7) om du vill ignorera de första sex tecknen i fältet Ort.
Funktionen Mitt returnerar en understräng som finns i en angiven sträng eller ett visst fält. I det här fallet returnerar funktionen för varje post värdet med början från det sjunde tecknet (d.v.s. efter blanksteget) i fältet Ort.
-
I cellen Sortera väljer du Stigande eller Fallande.
-
Klicka på Växlingsfilter i gruppen Sortera & filter på fliken Start.
