Vill du automatiskt skapa ett detaljerat och stilrent Visio-flödesschema från en Excel-arbetsbok? Du kan göra det med hjälp av mallarna för datavisualisering. Alla mallar har en associerad Excel-arbetsbok som används för att konvertera processdata till ett flödesschema i Visio. Du kan också använda en egen anpassad Excel-mall, mappa Excel-data till former med guiden Skapa diagram från data och automatiskt skapa diagrammet. Du kan även lägga till fler kolumner med data i Excel som konverteras till Visio-formdata.
Visio har också stöd för tvåvägssynkronisering mellan Visio-diagrammet och Excel-arbetsboken. Du kan inte bara skapa flödesschema, utan genom att redigera data i Excel och uppdatera diagrammet från Visio kan du också göra ändringar i Visio-diagrammet och sedan uppdatera Excel-data i diagrammet.
Möjligheten att använda datavisualiserarmallar är endast tillgänglig med Visio abonnemang 2. Om du inte är säker på vilken version av Visio du använder väljer du Arkiv > Konto > Om Visio. Mer information om prenumerationsversionen av Visio finns i Visio Abonnemang 2 .
Om du inte ser datavisualiserarmallarna eller har andra frågor om att komma igång går du till sidan Vanliga frågor och svar om Datavisualiseraren.
Obs!: För att kunna använda den här funktionen måste du ha en Microsoft 365-prenumeration. Om du är Microsoft 365 prenumerant kontrollerar du att du har den senaste versionen av Office. Om du är IT-ansvarig och hanterar Microsoft 365-uppdateringsprocessen rekommenderar vi att du tar en titt på kanalutgivningssidan. Där kan du se vilka uppdateringar som tillhandahålls i de olika kanalerna.
Artikelinnehåll
Skapa ett datavisualiserardiagram
Innan du börjar
Samla ihop dina idéer och arbeta med dem som ett utkast på papper eller som pennanteckning. Det här första utkastet kan hjälpa dig att snabbt få igång arbetet och göra de följande stegen smidigare.
Om du vill skapa ett datavisualiserardiagram kan du arbeta samtidigt i Excel och Visio. Det kan vara enklare att arbeta i två fönster på din Windows-enhet eller i en miljö med flera bildskärmar. När du visuellt kan jämföra arbetet mellan Excel och Visio ser du lättare att du gör vad du har för avsikt att göra.
Rekommenderas Titta på det här Microsoft Office-videoklippet om du vill se det i praktiken: Datavisualiserare: Demo.
Fas 1: Välj en datavisualiserarmall
-
Öppna Visio eller välj Arkiv > Nytt om du redigerar ett diagram.
-
Välj MALLAR.
-
Välj Flödesschema.
-
Välj Enkelt flödesschema – Datavisualiserare, Korsfunktionellt flödesschema – Datavisualiserare eller Granskningsdiagram – Datavisualiserare.
En datavisualiserarmall har en Excel-ikon i det övre vänstra hörnet.
Mer information om flödesscheman och deras former finns i Skapa ett enkelt flödesschema och Skapa ett korsfunktionellt flödesschema.
Fas 2: Skapa en Excel-arbetsbok
-
Välj Excel-datamall i förhandsgranskningen av mallen.
Obs Om du vill använda samma Exempel på Excel-mallar som används i den här artikeln som referens kan du ladda ned dem från följande länkar:
-
Välj Arkiv > Spara, ange dator, nätverksserver eller SharePoint-dokumentbibliotek, ange ett filnamn och välj sedan Spara.
-
Om du vill lägga till ett nytt kalkylblad längst ned i arbetsboken väljer du Nytt blad
-
Skapa en Excel-tabell. Mer information om hur du använder Excel-tabeller finns i Översikt över Excel-tabeller, Skapa eller ta bort en Excel-tabell och Ändra storlek på en tabell genom att lägga till eller ta bort rader och kolumner.
-
Du kan lägga till kolumner och rader i den tabell som används för att skapa Visio-diagrammet. Det finns särskilda krav för kolumnrubriker och värden i Excel-tabellen. Använd avsnittet Hur Excel-kolumner interagerar med Visio-flödesschemakomponenter som en visuell guide.
Fas 3: Lägg till ytterligare formdata i Excel-tabellen (valfritt)
-
Undersök fliken Processkarta i Excel-mallen. Kolumnerna i Excel-tabellen har färgerna blå och grön. Färgen ger en visuell ledtråd om skillnaden mellan kolumnerna.
De blå kolumnerna används för att skapa flödesschemat i Visio-diagrammet. Alla kolumner läggs också till som formdata.
-
Om du vill lägga till ytterligare formdata kan du lägga till en eller flera kolumner i Excel-tabellen.
De gröna kolumnerna indikerar ytterligare formdata som du kan lägga till i varje form. Du kan lägga till valfritt antal ytterligare kolumner. Som standard är inte dessa data synliga i diagrammet, om du inte lägger till datagrafik. Om du vill visa formdata i Visio-diagrammet väljer du Data > Formdatafönster. Mer information om formdata och datagrafik finns i Lägga till data i former och Datagrafik, en översikt.
Fas 4: Skapa ett Visio-diagram med guiden
-
Gå tillbaka till Visio och välj din måttenhet i förhandsgranskningen av mallen och välj sedan Skapa.
-
Gör följande på den första sidan i guiden Skapa diagram från data:
-
Under Vilket diagram vill du skapa från data väljer du en mall: Enkelt flödesschema, Korsfunktionellt flödesschema (vågrätt) eller Korsfunktionellt flödesschema (lodrätt).
-
Välj en arbetsbok i en lista över de senast använda arbetsböckerna under Välj Excel-arbetsboken eller välj Bläddra och leta reda på den arbetsbok som du skapade i fas 2.
-
Välj tabellen som innehåller dina Excel-processdata under Välj en tabell eller ett anpassat område i arbetsboken.
-
Välj Slutför. Då godkänns alla standardvärden som Visio fyller i för de andra sidorna i guiden.
-
Därmed skapas diagrammet automatiskt i en behållare. Beroende på storleken på flödesschemat läggs ytterligare Visio-sidor till.
Fas 5: Spara Visio-diagrammet
-
Välj Arkiv > Spara, leta reda på en plats, ange ett filnamn och välj sedan Spara.
Det är en bra idé att ha Excel- och Visio-filerna på samma plats eftersom de samverkar.
Fas 6: Synkronisera data och diagram
När du har skapat ett diagram med datavisualiseraren kanske du vill göra ändringar i det. Visio har stöd för dubbelriktad synkronisering mellan källdata och diagrammet.
Tips Behåll båda filerna synkroniserade och uppdaterade när du är klar med dem. Uppdatera diagrammet när du ändrar Excel-data: uppdatera Excel-data när du ändrar diagrammets innehåll.
Ändra data i Excel och sedan uppdatera diagrammet
-
Ändra källdata i Excel-tabellen. Du kan lägga till, uppdatera eller ta bort rader.
-
Spara Excel-arbetsboken.
-
I Visio aktiverar du fliken Dataverktygsdesign i menyfliksområdet genom att klicka i diagrambehållaren och sedan välja Uppdatera diagram.
Resultatet blir att ändringar du gjort i Excel-arbetsboken visas i Visio-diagrammet. Obs!
-
Om du har gjort ändringar i diagrammet som kan gå förlorade när du har uppdaterat, visas dialogrutan Konflikt vid uppdatering av diagram i Visio.
-
Uppdateringen ändrar endast former och anslutningar i behållaren.
-
Alla formateringsändringar som du gör för former och kopplingar i behållaren bevaras.
-
Se till att ha alla diagramformer och kopplingslinjer i behållaren. Andra objekt på sidan som är utanför behållaren påverkas inte. Mer information om behållare finns i Förtydliga strukturen i diagram med hjälp av behållare och listor.
Ändra diagrammets innehåll och uppdatera sedan Excel-data
-
Göra ändringar i Visio-diagrammet. Du kan lägga till, uppdatera eller ta bort former och kopplingar.
-
Om Excel-arbetsboken finns på en stationär dator eller en nätverksserver ska du kontrollera att den har sparats och stängts.
-
Aktivera fliken Dataverktygsdesign i menyfliksområdet genom att klicka i diagrambehållaren och sedan välja Uppdatera källdata.
Resultatet blir att ändringar du gjort i Visio-diagrammet uppdateras i Excel-arbetsboken . Om data går förlorade i Excel visas dialogrutan Konflikt med att uppdatera källdata i Visio. Undvik problem genom att följa metodtipsen:
-
Spara en säkerhetskopia av Excel-data innan du skriver över ändringarna.
-
Använd en Excel-tabell som datakälla, inte ett anpassat område, i Excel-arbetsboken. När du har valt Skriva över i dialogrutan Uppdatera källdata omvandlar Visio det anpassade området i en Excel-tabell.
-
Använd inte formler i Excel-datakällan. Efter att du valt Skriv över i dialogrutan Uppdatera källdata omvandlar Visio formeln till formelresultatet.
-
Du har skapat diagrammet med hjälp av följande alternativ i guiden Skapa diagram från data, där datakolumner mappas till funktioner och faser: Mappa > Fler alternativ > Behåll ordningen på kolumnvärdena från dina data för att skapa > Välj funktion eller Banor eller Välj fas eller tidslinje. I det här fallet kräver Visio ytterligare en kolumn i dina data som representerar kopplingen mellan formerna. När du har valt Skriv över i dialogrutan Uppdatera källdata kan den extra kolumnen läggas till.
-
Du har skapat ett korsfunktionellt flödesschema med båda banor och faser baserade på ordningen på datavärden i Excel. Du har skapat diagrammet med hjälp av följande alternativ i guiden Skapa diagram från data, där datakolumner kopplas till processteg och -aktiviteter: Mappning > Specificera hur processteg/-aktiviteter ska kopplas > Koppla sekventiellt. I det här fallet kräver Visio ytterligare en kolumn i dina data som representerar kopplingen mellan formerna. Om du ändrar ordning på banor eller faser i diagrammet ändras ordningen i datakällan. När du har valt Skriv över i dialogrutan Uppdatera källdata följer banorna och faserna i diagrammet inte längre dataordningen i Excel-arbetsboken.
Fas 7: Anpassa interaktionen mellan Excel-tabellen och Visio-diagrammet (valfritt)
Det finns tillfällen då du kanske vill anpassa skapandet av dina datavisualiserardiagram. Du kanske till exempel vill använda olika former för att uppfylla din organisations standarder, eller mappa till olika kolumnnamnen i Excel-tabellen.
-
När du väljer Skapa för att öppna guiden Skapa diagram från data och du har angett värden på första sidan (se fas 4) väljer du Nästa eller Tillbaka för att visa varje sida i guiden.
-
Välj Hjälp (?) för mer information om hur du anpassar varje alternativ på sidan. Mer information finns i Använda guiden Skapa diagram från data.
Hur Excel-kolumner interagerar med Visio-flödesschemakomponenter
Använd följande steg-för-steg-beskrivning för att förstå hur varje Excel kolumn används för att skapa Visio flödesschema.
Observera att en serie "flikar" ("ID", "Beskrivning", "Nästa ID" och så vidare) används nedan för att illustrera de olika kolumnerna i en Excel tabell. Klicka på ett fliknamn för att visa bilden för kolumnen.
Processteg-ID Ett tal som identifierar varje form i flödesschemat. Den här kolumnen är obligatorisk och varje värde i Excel-tabellen måste vara unikt och får inte vara tomt. Det här värdet visas inte i flödesschemat.
Beskrivning av processteg Text som läggs till i varje form i flödesschemat.
ID för nästa steg Processteg-ID för nästa form i sekvensen. En förgreningsform har två nästa steg och representeras av kommaavgränsade tal, till exempel 4,5. Du kan ha fler än två nästa steg.
Kopplingsetikett För förgreningsformer representeras kopplingsetiketter som text avgränsad med ett kommatecken, till exempel Ja,Nej. Ja motsvarar 4 och Nej motsvarar 5 i exemplet.
Formtyp Den formtyp som du vill representera i Visio-diagrammet, till exempel Process eller Beslut. Microsoft rekommenderar att du använder listrutor för att verifiera dina val.
Funktion och fas Den funktion (eller simbana) och fas (eller tidslinje) som varje form tillhör. Den här kolumnen gäller endast ett korsfunktionellt flödesschema och ignoreras av ett enkelt flödesschema.
Använda andra stenciler för att skapa ett datavisualiserardiagram
Förutom att använda datavisualiserarmallar kan du också använda stenciler från andra mallar när du skapar ett datavisualiserardiagram. Skapa till exempel processdiagram för finansiella transaktioner eller lagerhantering. Det finns andra processorienterade stenciler som bland annat BPMN Basic och mallar för arbetsflödesobjekt. Du kan även lägga till anpassade former med hjälp av stencilen Mina former. Mer information finns i Skapa, spara och dela anpassade stenciler.
-
Öppna ett datavisualiserardiagram (enkelt flödesschema eller korsfunktionellt flödesschema) som du redan har skapat.
-
Välj Skapa för att öppna guiden Skapa diagram från data och när du har angett värden på första sidan väljer du Nästa tills sidan Forma mappning visas i guiden.
-
Lägg till en eller flera stenciler med hjälp av alternativet Fler former.
-
Markera en form och mappa till datavärden för kolumnen Formtyp genom att dra den.
Skapa och länka till underprocessdiagram
För närvarande stöder inte funktionen Datavisualiserare skapandet av underprocesser från en enda Excel-tabell. Du kan dock skapa flera diagram med olika tabeller i en Visio-fil och sedan länka former som en alternativ lösning.
-
Välj en datavisualiserarmall i Visio-skrivbordsappen och välj sedan länken till Excel-datamallen för att öppna Excel. Välj sedan Skapa för att öppna visio-datavisualiserarmallen.
-
Använd Excel-datamallen för att skapa tabeller för processer och underprocesser. Placera tabellen för varje underprocess i ett annat blad och spara sedan Excel-filen.
Exempel: Blad 1: Huvudprocess, Blad 2: Underprocess1, Blad 3: Underprocess2.
-
Växla tillbaka till Visio-skrivbordsprogrammet och använd guiden för att importera tabellen Huvudprocess till sida 1 på Visio-arbetsytan.
-
Under arbetsytan väljer du ikonen + för att skapa en sida 2. På fliken Data väljer du Skapa för att starta importguiden igen. Välj att importera data från nästa blad i Excel-arbetsboken och slutföra stegen i guiden.
-
Fortsätt att skapa nya sidor i Visio och använda guiden för var och en av de underprocessdatatabeller som du har skapat.
-
Slutligen markerar du sidan med huvudprocessdiagrammet och högerklickar på en form för att länka till en underprocess. Välj Hyperlänk och länka den till en form i något av underprocessdiagrammen.
Använda datagrafik i diagram
Du kan förbättra diagrammet genom att lägga till datagrafik, som kan synliggöra formdata i diagrammet. I praktiken kan du förvandla diagrammet till en instrumentpanel för processen där datagrafiken visar prestationsindikatorer med hjälp av ikoner baserat på dina formdata.
-
Öppna datavisualiserardiagrammet.
Välj den behållare för vilken du vill använda datagrafik.
-
Välj Data > Datagrafikfält.
-
Markera de datagrafikfält du vill lägga till i diagrammet.
Datagrafik tillämpas på hela diagrammet. Om du vill dölja datagrafik för vissa former ska du behålla datakolumnvärdena tomma i Excel-arbetsboken för dessa rader.
-
Om du vill kan du ange ytterligare alternativ på fliken Data. Mer information finns i Datagrafik, en översikt.
Hantera Excel-arbetsboken som är länkad till diagrammet
Ibland kan du behöva länka om eller uppdatera den associerade Excel-arbetsboken. Du kan enkelt göra detta från Visio.
Länka om Excel-arbetsboken med Visio-diagrammet
Om Excel-arbetsboken som är länkad till ett datavisualiserardiagram har bytt namn eller flyttats till en annan plats bryts länken mellan Visio-diagrammet och Excel-arbetsboken. Det här problemet kan också uppstå om du byter namn på Excel-tabellen.
-
Välj behållaren för datavisualiserardiagrammet. Då aktiveras fliken Design under Dataverktyg i menyfliksområdet.
-
Välj Design för dataverktyg > länka om källdata.
-
Bläddra till den omdöpta eller flyttade Excel-arbetsboken.
-
Markera en tabell eller ett anpassat område i arbetsboken.
-
Om du vill åtgärda den brutna länken väljer du Länka om.
När du försöker uppdatera diagrammet eller uppdatera källdata och länken bryts uppmanas du också att länka om.
Viktigt Ändra inte kolumnnamnen i Excel-tabellen som är kopplade till diagrammet. Annars misslyckas omlänkningen.
Öppna Excel-arbetsboken som är länkad till diagrammet
Du kan ändra det länkade innehållet i Excel direkt från Visio. Du kanske till exempel vill lägga till mycket innehåll och göra det enklare att redigera data i ett kalkylblad.
-
I Visio väljer du behållaren för datavisualiserardiagrammet. Då aktiveras fliken Design under Dataverktyg i menyfliksområdet.
-
Välj Design för dataverktyg > Data med öppen källkod.
-
Gör ändringarna i Excel och spara och stäng sedan arbetsboken.
-
Om du vill se ändringarna i diagrammet väljer du Design för dataverktyg > Uppdatera diagram.
Nästa steg
Här är några uppgifter som du kanske vill utföra när du har skapat ett datavisualiserardiagram.
-
Teman Ett tema i Visio är en uppsättning färger och effekter som du kan lägga till i en ritning med en enkel klickning. Med teman kan du snabbt skapa ritningar med en professionell design. Mer information finns i Skapa ritningar med ett professionellt utseende med teman.
-
Layout I Visio finns instruktioner och automatiska verktyg vars funktion är att se till att formerna i diagrammen är rätt justerade och har rätt avstånd till varandra. Det får ritningen att bli så tydlig som möjligt och ger den ett välordnat utseende. Mer information finns i Justera och placera former i ett diagram.
-
Exportera Du kan exportera ett datavisualiserardiagram med tillhörande Excel-arbetsbok till ett Visio-mallpaket (.vtpx). I ett Visio-mallpaket sparas diagraminställningar, stenciler och data så att andra får en startpunkt när de snabbt vill skapa egna datavisualiserardiagram. Andra användare kan installera mallpaketet lokalt. Mer information finns i Exportera och installera ett mallpaket för Datavisualiserare.
