Företagets resurspool är en lista över personer, material och kostnader som ska användas som resurser i projektplaner. Innan du kan tilldela resurser till aktiviteter måste de läggas till i Project Online eller Project Server. De kan läggas till via Active Directory-synkronisering eller så kan du lägga till dem manuellt.
Det kan vara krångligt att ange resurser en i taget manuellt. Ett annat manuellt alternativ är att importera resurser med hjälp av en extern datafil. Du kan även uppdatera befintliga resurser på samma sätt, genom att importera ändringarna från en extern datafil.
Project Professional används tillsammans med Project Online eller Project Server för att importera data från en extern fil. Project Professional kan importera filer i följande filformat:
-
Project-filformat: .mpp och .mpt
-
Excel-filformat: .xlsx, .xlsb, .xls
-
.txt
-
.csv
-
.xml
Oavsett format bör filen innehålla minst visningsnamnet för de resurser du vill lägga till i företagets resurspool. Filen kan innehålla annan resursinformation som är viktig för din organisation. Sedan kan du mappa fälten i den externa filen till fälten i Resurscenter i Project Online eller Project Server.
: Om du har fält som inte är tillgängliga som standard i Project Server eller Project Online måste du skapa anpassade fält innan du mappar några data. Så snart de anpassade fälten finns i Project Server eller Project Online kan du mappa fälten i den externa datafilen med de anpassade fälten.
Så här importerar du nya eller ändrar befintliga resurser i en företagsresurspool:
-
Gå till Resurscenter i Project Server eller Project Online.
-
Markera de resurser du vill ändra, eller markera minst en resurs om du planerar att lägga till ytterligare resurser i poolen.
-
Klicka på Resurser > Öppna. Då öppnas Project Professional med vyn Resurslista.
: Om du ansluter till Project Online kanske du uppmanas att ange ditt konto och lösenord när Project Professional startar.
-
I Project Professional klickar du på Arkiv > Öppna och väljer sedan den externa datafilen med resursinformationen som du importerar.
-
Klicka på Nästa i Importguiden.
-
Markera Ny import- och exportspecifikation och klicka sedan på Nästa.
-
Gör något av följande:
-
Om du ändrar befintliga resurser väljer du Sammanfoga data med det aktiva projektet och klickar sedan på Nästa.
-
Om du lägger till nya resurser väljer du Lägg till data i det aktiva projektet och klickar sedan på Nästa.
-
-
Klicka på Resurser och klicka sedan på Nästa.
-
Markera källkalkylbladets namn om du använder en Excel-fil, annars blir fältet nedtonat.
-
Mappa fälten i den externa filen med Project Professional-fälten och klicka sedan på Nästa.
: I förhandsgranskningen ser du hur dina data ser ut i Project Professional.
-
Om du ändrar befintliga resurser markerar du först det fält som ska användas för att slå samman data från den externa filen med Project Professional, klickar på Ange sammanslagningsnyckel och klickar sedan på Nästa.
Om du till exempel anger fältet Namn som sammanslagningsnyckel används data som är associerade med det namnet i den externa filen för att ändra posten med det namnet i företagets resurspool.
: Om du vill återanvända fältkonverteringarna när du lägger till eller uppdaterar resurser vid ett senare tillfälle väljer du Spara import- och exportspecifikation.
-
Klicka på Slutför
Resurserna finns nu i Resurslistan. När du stänger filen ska du klicka på Ja när du uppmanas att spara dina ändringar i utcheckade företagsresurser.
Gå tillbaka till Resurscenter i Project Online eller Project Server och kontrollera att resurserna har lagts till i företagets resurspool.
Mer information finns i Hantera resurser i Project Professional.
